淺議干部人事檔案管理

王偉真

摘 要：干部人事檔案是干部成長的記錄與憑證，也是上級組織部門選拔任用干部時的主要參考依據(jù)。因此其保密性、完整性、真實(shí)性尤為重要。一個不完整、不真實(shí)的干部檔案形同虛設(shè)！如何實(shí)現(xiàn)干部人事檔案及時、完整、準(zhǔn)確的歸檔？如何更有效地管好干部人事檔案？如何配合新形勢下，利用干部人事檔案服務(wù)好組織部門，服務(wù)大局、服務(wù)民生、服務(wù)中心工作，一直是干部人事檔案管理永恒的主題。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；管理

一、集中統(tǒng)管好處多

從一個干部確定身份時起，其“三齡、二歷、一身份”就既是收集的核心內(nèi)容，又是審查歸檔的全部資料。收集工作貴在及時、全面、完整，而準(zhǔn)確有效更是關(guān)鍵。因此有關(guān)單位和分管人員務(wù)必認(rèn)真負(fù)責(zé)，務(wù)必細(xì)致周到，務(wù)必上下配合，務(wù)必打好這項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理，實(shí)踐證明是一種提質(zhì) 增效、轉(zhuǎn)型升級的好手段。濰坊市組織部、人力資源和社會保障局建立了“濰坊市干部人事檔案管理中心”，把全市市直機(jī)關(guān)、事業(yè)單位科級及以下人員的干部人事檔案集中到“濰坊市干部人事檔案管理中心”來統(tǒng)一管理，收到了很好的效果。

歸檔到“濰坊市干部人事檔案管理中心”的過程是一個對其檔案再審查的過程。是對每個干部人事檔案的“三齡、二歷、一身份”再確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要是檔案中有關(guān)材料里有的不全、不實(shí)。不全的再補(bǔ)全，不實(shí)的再糾正。保證了進(jìn)入“濰坊市干部人事檔案管理中心”的干部人事檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。

二、查閱利用更方便代，我中心在管理好檔案的同時更要利用好檔案

只有利用才能體現(xiàn)檔案的價值，只有利用才能使檔案變“活”。為此，我們提供了寬敞明亮、摘抄復(fù)印方便、檢索工具齊全的查閱室及電子檔案查詢室，有熟悉室藏、調(diào)卷迅速的檔案人員負(fù)責(zé)對內(nèi)外調(diào)閱檔案。使用微機(jī)、目錄、帳冊和密集架標(biāo)簽等多種檢索工具相結(jié)合的調(diào)檔方法，提高了查找速度。干部人事檔案由于其自身特殊屬性，調(diào)閱、查閱、借閱量非常大，每年查借閱檔案2000余卷，復(fù)印檔案材料近1萬頁。在今后的工作中要不斷從服務(wù)環(huán)境、服務(wù)效率、服務(wù)水平入手，為干部人事檔案工作保駕護(hù)航。

三、便于檔案的提質(zhì)增效和轉(zhuǎn)型升級

干部人事檔案集中了，管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一了，監(jiān)管查閱更方便了，管檔人員更精干了。如剛歸到“濰坊市干部人事檔案管理中心”的干部人事檔案都是紙質(zhì)檔案，不便于保管，不便于查閱，進(jìn)入“濰坊市干部人事檔案管理中心”后，通過電子掃描加工后變成有備份的電子信息化檔案，保管查閱更上了一層樓。做到了入庫標(biāo)準(zhǔn)化，歸檔規(guī)范化，管理系統(tǒng)化，升級更優(yōu)化。

四、電子檔案唱主角

電子檔案是用電子文件完成的邏輯歸檔，實(shí)際上更加具備檔案特征的表現(xiàn)形態(tài)。電子檔案不僅包涵了真實(shí)、完整的電子文件，實(shí)際上是包括相應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)的總稱。是一種新的檔案載體。

人事檔案的電子信息化必然會改變管理模式。隨著逐步實(shí)現(xiàn)電子文件和文檔一體化后，今后電子信息化檔案的傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)都只能依賴于電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，高度集成，大數(shù)據(jù)智慧，工作效率上達(dá)到更高的層次。

“三網(wǎng)一庫”要求今后的干部人事檔案管理“存量數(shù)字化、增量電子化”。這不只是單指硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施高端、大氣、上檔次。還包括檔案管理領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案專業(yè)工作人員的思維方法要跟上適應(yīng)這個新常態(tài)。所以必須以戰(zhàn)略的眼光規(guī)范建設(shè)電子信息化檔案的未來。

五、安保體系更完善

過去傳統(tǒng)的干部人事檔案安全管理已經(jīng)有了成熟的經(jīng)驗(yàn)，即防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等。包括抗震都有一套行之有效的制度和辦法。但是電子信息化檔案的安全保護(hù)又有新的更高的要求。一是必須科學(xué)的設(shè)立異地備份體系。二是網(wǎng)絡(luò)安全上必須做到防黑客攻擊！必須專網(wǎng)專用。三是對高素質(zhì)的專業(yè)檔案人員在政治上、思想上、作風(fēng)上都要有更高的保密要求。每個工作人員都必須忠誠于黨和國家，為國守史、為黨管檔、為民立功。

六、拓展服務(wù)前途大

干部人事檔案存管的目的就是利用，雖然它不能夠像技術(shù)檔案（如技術(shù)底圖）那樣再利用后立竿見影的看出節(jié)省了多少投資，但無形的服務(wù)卻能夠產(chǎn)生無限的價值。首先是為組織部門選賢任能時作為參考依據(jù)，讓德才兼?zhèn)涞娜瞬牡玫教嵘@正是干部人事檔案的核心價值所在。其次是為民服務(wù)。2016年春節(jié)，大年初一上午，全國人們都沉浸在走親訪友的歡樂氣氛中時，濰坊市干部人事檔案管理中心的辦公室響起了一陣急促的電話鈴聲，我“中心”值班的工作人員，接起這個從市直單位打來的查詢檔案資料的電話，原來是一位年邁的干部去世，單位要求出示一份生平的材料，為其寫補(bǔ)告，當(dāng)我中心工作人員核實(shí)有關(guān)查閱資料全部手續(xù)齊全后，很快讓他得到了滿意的答復(fù)。當(dāng)電話傳出他激動的感謝時，我中心工作人員也沉浸在為民生服務(wù)的幸福中。

干部檔案作為人事檔案的主體，可以選擇性地開放一些優(yōu)秀共產(chǎn)黨員，勞動模范、曾經(jīng)的戰(zhàn)斗英雄等干部檔案，通過影像視頻等方式傳播教育青少年；或在檔案展廳屏幕上講演，認(rèn)人們從中發(fā)現(xiàn)智慧、得到力量。啟發(fā)人們的工作干勁。也可以有選擇的摘出一些有犯錯人員的檔案，把他們犯錯的教訓(xùn)警示人們?？傊?，檔案人員要千方百計(jì)利用合適的節(jié)點(diǎn)及恰當(dāng)?shù)某尸F(xiàn)方式，把好的檔案信息傳遞給大眾，使其受到深刻的感悟和體驗(yàn)，這樣讓檔案“活”起來，其自身價也就超越時空了。