高校物資采購(gòu)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)分析

摘 要：高校物資采購(gòu)內(nèi)部控制的目的是為了加強(qiáng)學(xué)院物資采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，保證采購(gòu)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校廉政建設(shè)，提高資金使用效益，保證學(xué)校采購(gòu)工作規(guī)范化。它由請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)實(shí)施、合同簽訂、合同履行、驗(yàn)收、付款各環(huán)節(jié)組成。學(xué)院物資采購(gòu)工作實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，物資采購(gòu)遵循公開、公平、公正、效益及維護(hù)學(xué)院利益的原則。健全有效的內(nèi)部控制，能保證組織會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整、組織運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的效率及效果、組織運(yùn)營(yíng)決策和國(guó)家法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行。除此之外，強(qiáng)化高校采購(gòu)人員的職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，健全機(jī)制加強(qiáng)監(jiān)督，才能切實(shí)增強(qiáng)高校物資采購(gòu)內(nèi)部控制執(zhí)行中的有效性。

關(guān)鍵詞：高校、內(nèi)部控制、采購(gòu)工作、管理

一、內(nèi)部控制的存在價(jià)值

內(nèi)部控制制度已經(jīng)成為現(xiàn)在每個(gè)單位對(duì)經(jīng)濟(jì)方面進(jìn)行調(diào)控的重要內(nèi)容。加強(qiáng)內(nèi)部控制既可以保證學(xué)校財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性，還可以保證學(xué)?；顒?dòng)運(yùn)行的高效率。現(xiàn)如今學(xué)校里也不敢保證沒(méi)有貪污的現(xiàn)象，雖然學(xué)校相對(duì)于其他地方來(lái)說(shuō)是非常神圣的，可隨著時(shí)間的變化，事物變得都不一樣了，人心早就模糊到想象不到的程度了。而且由于人為等一些難以控制的因素的影響，內(nèi)部控制不能達(dá)到特別理想的結(jié)果。

二、高校物資采購(gòu)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

1.請(qǐng)購(gòu)與審批階段的控制

1.1采購(gòu)申請(qǐng)控制。請(qǐng)購(gòu)過(guò)程一定要保證真實(shí)，相關(guān)人員要按照實(shí)際需求進(jìn)行填寫，不能私下添加請(qǐng)購(gòu)單里沒(méi)有的東西，價(jià)格高的設(shè)備一定要仔細(xì)查看采購(gòu)要求，避免出錯(cuò)；經(jīng)過(guò)請(qǐng)購(gòu)部門蓋章以后或簽字以后，送往歸口管理部門審批。

1.2采購(gòu)審批控制。相關(guān)部門按照規(guī)定進(jìn)行審批，遇到不符合規(guī)定的申請(qǐng)，退回請(qǐng)購(gòu)部門，讓相關(guān)人員進(jìn)行修改；遇到緊急采購(gòu)情況的話，可以先審批，然后告訴他們以后補(bǔ)充相關(guān)的手續(xù)；面對(duì)技術(shù)性強(qiáng)的物品采購(gòu)，還是要專家來(lái)看看，進(jìn)行集體商議，商議以后再審批。

2.采購(gòu)實(shí)施階段的內(nèi)部控制

2.1采購(gòu)信息公示控制。采購(gòu)部門接到采購(gòu)信息以后，應(yīng)該及時(shí)的在學(xué)校網(wǎng)站或者黑板報(bào)上展現(xiàn)出來(lái)，在規(guī)定時(shí)間里符合學(xué)校采購(gòu)條件的供應(yīng)商可以開始報(bào)名然后領(lǐng)采購(gòu)單。采購(gòu)部門一定要認(rèn)真核查報(bào)名供應(yīng)商的資料，確定并保證他們是符合條件的。

2.2采購(gòu)具體實(shí)施控制。采購(gòu)實(shí)施前也要做好準(zhǔn)備工作，首先請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一些評(píng)價(jià)，對(duì)我們選擇供應(yīng)商有幫助；專家要保持自己想法的獨(dú)立，別受其他因素的打擾；采購(gòu)前，供應(yīng)商需要交采購(gòu)相關(guān)文件以及保證金，活動(dòng)準(zhǔn)時(shí)開始，那些不遵守時(shí)間的將不會(huì)被考慮；另外，實(shí)施過(guò)程中，學(xué)校需要派一些人進(jìn)行全程監(jiān)看，以免發(fā)生腐化事件。

2.3采購(gòu)結(jié)果公示控制?；顒?dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門要及時(shí)公布結(jié)果，接受社會(huì)的公開監(jiān)管。

3.合同簽訂及履行階段的內(nèi)部控制

3.1供應(yīng)商簽約資格控制。合同現(xiàn)如今是不可少的，對(duì)于合同內(nèi)容的制定需要仔細(xì)，制定合同時(shí)要認(rèn)真檢查對(duì)方的公章，減免上當(dāng)?shù)膸茁?，還要看簽字人的身份是否真實(shí)，這樣的話這份合同才算有效。一般情況下，負(fù)責(zé)簽字的都是該公司的法人代表，為了安全考慮，可以向?qū)Ψ揭筇峁┧纳矸葑C明等一系列東西；如果過(guò)來(lái)簽字的只是他們公司的業(yè)務(wù)人員，這時(shí)候更應(yīng)該小心一些，要求對(duì)方提供其公司法人代表的授權(quán)書還有他自身的身份證明等相關(guān)資料。這些資料都核實(shí)過(guò)以后，該公司就符合簽約條件了。

3.2合同簽訂過(guò)程控制。學(xué)校的請(qǐng)購(gòu)部門將采購(gòu)文件、供應(yīng)商的相關(guān)文件還有雙方簽訂的合同經(jīng)歸口管理部門審查并簽字以后，還要去學(xué)校審計(jì)處審簽，如果采購(gòu)數(shù)量超出限度以后還要經(jīng)過(guò)校長(zhǎng)辦公會(huì)議審查，由相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽署，最后蓋上校長(zhǎng)辦公室的章。

3.3合同變更、解除或終止控制。合同一旦簽訂了，沒(méi)有特殊情況，一般是不會(huì)解除的，所以解除理由需要相當(dāng)充分才可以，要讓對(duì)方同意，像當(dāng)時(shí)簽訂時(shí)一樣，解除時(shí)也需要一系列審批手續(xù)，如果發(fā)覺(jué)合同對(duì)學(xué)校利益產(chǎn)生嚴(yán)重危害，要立即進(jìn)行補(bǔ)救。

3.4合同履行的控制。合同既然簽訂了，就要嚴(yán)格遵循里面的內(nèi)容。向供應(yīng)商可以適當(dāng)收取一些保證金，以免對(duì)方違約。如果學(xué)校自己違約了，就要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行究查。

4.驗(yàn)收階段的內(nèi)部控制

4.1驗(yàn)收崗位的職責(zé)控制。請(qǐng)購(gòu)部門將采購(gòu)物品帶回時(shí)，學(xué)校應(yīng)該安排一些人員對(duì)這些物品進(jìn)行檢查，避免采購(gòu)人員做一些小動(dòng)作，影響活動(dòng)運(yùn)行。

4.2驗(yàn)收實(shí)施控制。驗(yàn)收過(guò)程中要嚴(yán)格按照采購(gòu)單等一系列文件進(jìn)行檢查，根據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，超過(guò)合同中采購(gòu)數(shù)量的物品需要進(jìn)行合理的審批。如果供應(yīng)商遲遲不發(fā)貨，我們可以向他們索要一定數(shù)目的賠償金。

5.付款階段的內(nèi)部控制

學(xué)校的財(cái)務(wù)部門要根據(jù)采購(gòu)人員提供的采購(gòu)單等一系列憑據(jù)出具付款申請(qǐng)單，然后進(jìn)行登記，最后進(jìn)行付款，會(huì)計(jì)人員在付款時(shí)需要得到授權(quán)人的同意，按合同上的的付款方式付款，然后蓋章。

三、加強(qiáng)采購(gòu)管理力度，確保高校采購(gòu)內(nèi)部控制的有效執(zhí)行

1.強(qiáng)化學(xué)習(xí)教育，提高采購(gòu)人員的素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)該多進(jìn)行反腐的教育活動(dòng)，組織人們認(rèn)真學(xué)習(xí)我國(guó)刑法，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和采購(gòu)人員認(rèn)識(shí)到犯罪的嚴(yán)重性。完善采購(gòu)活動(dòng)的運(yùn)作制度，減少采購(gòu)人員在此期間犯罪的可能。

2.加強(qiáng)采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)人員有著很大的作用，對(duì)他們的素質(zhì)培養(yǎng)一定要重視起來(lái)，如果可能的話可以請(qǐng)教政府相關(guān)部門的人員，請(qǐng)他們過(guò)來(lái)指導(dǎo)，更好的提高采購(gòu)人員的素質(zhì)。

3.健全機(jī)制、加強(qiáng)監(jiān)督。任何事情在公開的情況下都會(huì)變得很好，讓采購(gòu)活動(dòng)變得透明，可以減少相關(guān)人員犯罪的可能，也可以提高活動(dòng)的質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)：現(xiàn)在我們國(guó)家許多高校注重培養(yǎng)學(xué)生的綜合能力，使校園活動(dòng)變得豐富多彩，因此學(xué)校活動(dòng)特別多，采購(gòu)活動(dòng)也多了，所以學(xué)校對(duì)于加強(qiáng)采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制也重視起來(lái)，積極進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的整頓，加大整個(gè)過(guò)程的監(jiān)管強(qiáng)度，每個(gè)采購(gòu)人員需要做到嚴(yán)格要求自己，爭(zhēng)取盡快建立學(xué)校采購(gòu)“透明化工程”。

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作者簡(jiǎn)介：

朱遠(yuǎn)明（1969.5—），男，漢族，江蘇揚(yáng)州人，本科，助理研究員，研究方向：高校后勤管理，高校招投標(biāo)管理，高校物資采購(gòu)。