城建檔案管理及開(kāi)發(fā)利用研究

摘要：城建檔案管理指的是包括檔案收集、整理、保護(hù)、鑒定及利用等工作在內(nèi)，服務(wù)于城市建設(shè)、規(guī)劃和管理的一項(xiàng)工作。近年來(lái)，隨著城市化進(jìn)程的不斷加劇，城市建設(shè)正在如火如荼的發(fā)展，如何開(kāi)發(fā)和利用城建檔案成為了社會(huì)大眾廣泛關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題。為此，本文結(jié)合實(shí)際，分析了城建檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的管理和開(kāi)發(fā)利用意見(jiàn)，希望能夠?yàn)槌墙ㄊ聵I(yè)的發(fā)展提供一些參考和建議。

關(guān)鍵詞：城建檔案 管理 開(kāi)發(fā)利用 措施研究

城建檔案包含了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作中的相關(guān)文字、圖像、表格等技術(shù)資料，是反映城市建設(shè)速度和效果的重要文件，也是城市進(jìn)行下一步擴(kuò)建、改建的關(guān)鍵依據(jù)。近年來(lái)，城市建設(shè)逐漸走入了發(fā)展高峰，城建檔案的作用也越來(lái)越明顯，如何做好檔案的管理和開(kāi)發(fā)，成為了社會(huì)大眾都在關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題。為此，需要從當(dāng)前城建檔案的管理情況入手，分析改進(jìn)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的措施，以更好的發(fā)揮出城建檔案的價(jià)值。

一、城建檔案的管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

首先，由于思想上不夠重視，現(xiàn)存的城建檔案的利用率非常低，適用范圍局限在了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)上，社會(huì)公眾則很少使用檔案服務(wù)。同時(shí)，由于宣傳效果不佳，公眾對(duì)檔案的性質(zhì)、用途和意義等一無(wú)所知，往往是涉及到貸款時(shí)才想到城建檔案，檔案管理就像一個(gè)擺設(shè)，這是目前客觀存在的問(wèn)題。其次，很多城建檔案管理部門(mén)的工作都是比較被動(dòng)的，且工作形式單一，很多制度和措施并沒(méi)有落入實(shí)踐。利用者在接受城建檔案服務(wù)時(shí)，往往會(huì)經(jīng)過(guò)很多道手續(xù)，例如門(mén)衛(wèi)登記、手工檢索、申報(bào)等，流程較多，容易浪費(fèi)利用者的時(shí)間，且閱覽環(huán)境比較差，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，導(dǎo)致利用效率非常低。另外，和西方國(guó)家相比，我國(guó)的檔案管理工作起步比較晚，相應(yīng)的編制和研究工作也比較落后，編研產(chǎn)品比較少，且大部分不夠?qū)嵱?，這也是阻礙城建檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要原因。

二、城建檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用措施分析

（一）改變誤區(qū)，做好檔案收集工作

首先，不管是城建檔案管理人員還是社會(huì)大眾，都應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)城建檔案的作用和價(jià)值，改變自己思想上的誤區(qū)，能夠正確利用城建檔案，發(fā)揮其最大價(jià)值。檔案館應(yīng)該結(jié)合國(guó)家宣傳部門(mén)，加強(qiáng)對(duì)城建檔案的宣傳，使社會(huì)大眾能夠正確認(rèn)識(shí)到城建檔案的意義，方便日后使用。其次，做好檔案的收集工作，為檔案的利用提供條件保障。檔案館應(yīng)該嚴(yán)格核實(shí)檔案的準(zhǔn)確性，然后將涉及到的內(nèi)容和技術(shù)交到相應(yīng)的技術(shù)審核部門(mén)，然后簽訂檔案管理責(zé)任書(shū)，與建筑企業(yè)形成統(tǒng)一聯(lián)盟。同時(shí)，嚴(yán)格按照法律程序進(jìn)行檔案管理和應(yīng)用，檔案館應(yīng)該參與到城建規(guī)劃和建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，收集完整的基礎(chǔ)資料，避免信息缺失。

（二）做好編研工作，提高利用效率

當(dāng)前，很多檔案館的人員和崗位設(shè)置不夠合理，城建檔案編研工作止步不前，缺乏完善的條件。為此，檔案館應(yīng)該結(jié)合社會(huì)力量，加強(qiáng)對(duì)編研工作的投入力度，創(chuàng)造良好的發(fā)展空間，促進(jìn)編研工作的有序開(kāi)展。編研人員應(yīng)該明確自身的責(zé)任，堅(jiān)持實(shí)用性的原則，能夠?qū)υ假Y料進(jìn)行篩選、過(guò)濾、整理和保存，使城建檔案更加系統(tǒng)化和科學(xué)化，增加其內(nèi)涵和價(jià)值。編研工作的質(zhì)量和效率不僅影響了檔案館自身的發(fā)展，還與社會(huì)大眾有著直接性的聯(lián)系，因此，應(yīng)該加強(qiáng)物質(zhì)投入，增加檔案的種類和層次，引進(jìn)高素質(zhì)的編研人才，跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。

（三）建立健全城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)

根據(jù)上文提到的，當(dāng)前城建檔案管理工作還比較被動(dòng)，和利用者之間的聯(lián)系不夠密切，城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)就是在此環(huán)境下發(fā)展起來(lái)的一種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，它的作用在于增加檔案的利用途徑，提高檔案的服務(wù)水平。電子計(jì)算機(jī)檢索是信息網(wǎng)絡(luò)體系中的一部分，它能夠?qū)⒏鱾€(gè)部分的信息匯入到同一個(gè)檢索系統(tǒng)中，通過(guò)用戶輸入條目或者關(guān)鍵詞，及時(shí)將相關(guān)信息呈現(xiàn)出來(lái)，這是有效提高利用效率的重要途徑。另外，檔案信息網(wǎng)絡(luò)中還包含了信息聯(lián)網(wǎng)功能，用戶能夠進(jìn)入到更大的社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)中，不再僅僅局限在一個(gè)檔案館中，呈現(xiàn)的檔案信息也更加廣泛和全面。需要注意的是，城建檔案應(yīng)在保證安全性的情況下穩(wěn)步發(fā)展，避免信息泄露。

（四）提高工作人員的素質(zhì)，滿足社會(huì)要求

城建檔案工作人員在檔案的利用中起了決定性的作用，因此需要提高對(duì)工作人員的要求，進(jìn)而滿足社會(huì)大眾對(duì)城建檔案利用的需求。首先，檔案館的工作人員應(yīng)該樹(shù)立正確的發(fā)展觀念，主動(dòng)研習(xí)城建政策、法律法規(guī)和城市的發(fā)展情況等，能夠及時(shí)回答提問(wèn)者的問(wèn)題，為他們提供專業(yè)的咨詢。同時(shí)，工作人員應(yīng)不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)與同事之間的交流和溝通，處理好與各個(gè)科室和人員的關(guān)系，利用自己的人格魅力和專業(yè)素養(yǎng)贏得社會(huì)大眾的認(rèn)可，從而為檔案館增加色彩。另外，檔案館可以通過(guò)建立考核制度，將不同環(huán)節(jié)細(xì)化成可評(píng)價(jià)的指標(biāo)，確定要求，結(jié)合一些必要的檢查和監(jiān)督措施，來(lái)確定工作人員的表現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

城建檔案的管理和開(kāi)發(fā)工作是非常重要的，城市的未來(lái)發(fā)展需要依靠城建檔案的協(xié)助。為此，不管是檔案館領(lǐng)導(dǎo)人還是工作人員，都應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)城建檔案的意義和重要性，收集完善的基礎(chǔ)資料，然后將信息完善到城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)中，優(yōu)化用戶的利用感受，發(fā)揮出城建檔案的真正價(jià)值。

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（作者簡(jiǎn)介：向玲，重慶市涪陵區(qū)建筑勘察設(shè)計(jì)質(zhì)量審查中心，綜合科分管檔案，檔案中級(jí)：館員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。）