公立醫(yī)院人事檔案管理研究

王愛(ài)華

摘 要：隨著國(guó)家醫(yī)藥衛(wèi)生改革的深化進(jìn)行，出臺(tái)了公立醫(yī)院取消事業(yè)編制，醫(yī)生多點(diǎn)執(zhí)業(yè)和人才流動(dòng)等政策，使醫(yī)療人才的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。醫(yī)院發(fā)展重在實(shí)施人才戰(zhàn)略，人事檔案是人才戰(zhàn)略的重要載體，結(jié)合公立醫(yī)院特點(diǎn)，規(guī)范管理人事檔案，最大化地發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，顯得尤為必要?；诖?，本文對(duì)公立醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；人事檔案；管理；研究

公立醫(yī)院建立科學(xué)、完善的人事檔案管理制度，一方面能夠推動(dòng)人才戰(zhàn)略的實(shí)施，為挖掘、培養(yǎng)、選拔、使用、管理人才助力；另一方面，實(shí)施人才戰(zhàn)略，能夠充實(shí)和豐富人事檔案的內(nèi)涵，推動(dòng)公立醫(yī)院人事檔案管理水平的提升。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，能夠使公立醫(yī)院人才戰(zhàn)略實(shí)施步入良性軌道，從而帶動(dòng)學(xué)科的合理設(shè)置和發(fā)展，提升醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，為公立醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展保駕護(hù)航。

1 人事檔案在公立醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的作用

1.1 人事檔案在公立醫(yī)院選人用人上提供依據(jù)。公立醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)院職工個(gè)人工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)的記載，是重要的人力信息資源，為人才戰(zhàn)略實(shí)施提供直接依據(jù)。根據(jù)人事檔案中的資料和數(shù)據(jù)，明確不同人才的不同優(yōu)勢(shì)，在選人用人，申報(bào)各項(xiàng)人才計(jì)劃、評(píng)價(jià)人才技能時(shí)提供方便、準(zhǔn)確、快捷的查詢利用，提供重要評(píng)價(jià)依據(jù)。

1.2 檔案數(shù)據(jù)分析促進(jìn)人力資源合理配置。做好人事檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，全面掌握醫(yī)院中的人才結(jié)構(gòu)，可以節(jié)約管理成本，提高工作效率，為培養(yǎng)和選拔高素質(zhì)人才并留住、用好人才出謀獻(xiàn)策。

通過(guò)定期分析人事檔案數(shù)據(jù)，對(duì)缺少后備人才或某一研究方向空白的學(xué)科，有針對(duì)性地補(bǔ)充、引進(jìn)、培養(yǎng)學(xué)科發(fā)展所需人才，構(gòu)建合理人才梯隊(duì)，促進(jìn)人力資源科學(xué)配置。

1.3 公開(kāi)模范人才檔案信息，激勵(lì)人才隊(duì)伍建設(shè)。通過(guò)針對(duì)性的公開(kāi)人事檔案信息，宣傳和樹立模范人物和先進(jìn)典型，學(xué)習(xí)先進(jìn)模范的專業(yè)特長(zhǎng)和先進(jìn)事跡，彰顯先進(jìn)，督促后進(jìn)。倡導(dǎo)尊重知識(shí)、重用人才的風(fēng)氣，營(yíng)造比學(xué)趕超、奮發(fā)作為的良好氛圍。用賽馬機(jī)制激發(fā)人才潛能，使外在壓力與內(nèi)在活力并舉，不僅有利于醫(yī)院內(nèi)部形成公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)，公正選拔的用人環(huán)境，而且有利于調(diào)動(dòng)個(gè)人工作積極性和主動(dòng)性。

2 公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)人事檔案不夠重視，管理理念待更新。公立醫(yī)院人事制度受限于傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理，普遍存在對(duì)檔案管理重視不夠，人力物力投入不到位的情況，難以適應(yīng)即將實(shí)行的公立醫(yī)院去編制和醫(yī)生多點(diǎn)執(zhí)業(yè)政策，在很大程度上制約人事檔案管理水平的提高。

多數(shù)公立醫(yī)院人事檔案依賴人事部門管理，缺乏專職人事檔案管理人員；人事檔案管理人員沿襲被動(dòng)接收檔案資料的傳統(tǒng)，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，臨床工作人員往往重臨床、輕管理，對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案資料收集不齊全，保管不完善，甚至造成資料丟失，直接影響人事檔案歸檔質(zhì)量和規(guī)范管理。

2.2 人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單、存放分散凌亂?，F(xiàn)有人事檔案內(nèi)容大多較為簡(jiǎn)單，片面關(guān)注履歷、簡(jiǎn)介等，體現(xiàn)工作業(yè)績(jī)和成長(zhǎng)軌跡方面的材料少，難以突出個(gè)體特色，忽略了以人為本的人力資源開(kāi)發(fā)管理理念。檔案材料甄別不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案內(nèi)容因人而異，缺少統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

部分人事檔案資料存放在職能部門。比如，科研部門統(tǒng)計(jì)科研課題、論文、專利、獲獎(jiǎng)情況；教學(xué)部門保存有臨床帶教、課堂教學(xué)等檔案；人事部門負(fù)責(zé)職稱評(píng)審、外出進(jìn)修等情況；醫(yī)政、護(hù)理等部門負(fù)責(zé)臨床工作質(zhì)量等。人事檔案分散管理，降低了人力資源的效力。

2.3 檔案管理手段落后，數(shù)據(jù)缺少時(shí)效性?，F(xiàn)代人力資源管理要求方便快捷地檢索各種人才信息。但目前人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)管理模式，以手工操作、簡(jiǎn)單的電腦檢索為主，大多未配備專業(yè)人事檔案管理軟件進(jìn)行信息化管理，檔案信息時(shí)效性較差。

2.4 人事檔案缺少利用，發(fā)揮作用少。管理層對(duì)人事檔案重視度不夠，重保管，輕利用，很少花時(shí)間精力對(duì)人事檔案資料進(jìn)行分類、整理、分析；人事檔案管理人員因循守舊，對(duì)人事工作的發(fā)展缺少規(guī)劃和設(shè)想，缺少主動(dòng)創(chuàng)新利用檔案資源為醫(yī)院發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的意識(shí)，使得人事檔案的利用率較低，沒(méi)有充分發(fā)揮其在實(shí)施人才戰(zhàn)略中的重要作用。

3 公立醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍。

3.1.1 更新人事檔案管理理念，提高思想認(rèn)識(shí)。廣泛宣傳人事檔案對(duì)于醫(yī)院和個(gè)人的重要性，使廣大職工尤其是領(lǐng)導(dǎo)層和臨床醫(yī)務(wù)人員提高對(duì)人事檔案的重視程度，積極配合人事檔案管理工作。

3.1.2 配備專職專業(yè)人事檔案管理人員。設(shè)置專職人事檔案管理員，要求兼具人事管理與檔案管理知識(shí)，同時(shí)醫(yī)院配備必要的設(shè)備，不斷引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到人事檔案管理部門，為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)。

3.1.3 定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化管理知識(shí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)。檔案隊(duì)伍中的臨床、職能部門等非檔案專業(yè)人員，可通過(guò)發(fā)放工作手冊(cè)，建立微信群等方式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)操守教育，適應(yīng)新形勢(shì)下人事檔案管理工作的新要求。

3.2 制定人事檔案統(tǒng)一存檔內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。

3.2.1 人事檔案存檔信息全面。公立醫(yī)院人事檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，結(jié)合工作性質(zhì)和特點(diǎn)，存檔內(nèi)容涵蓋：社會(huì)任職、外語(yǔ)程度、人才學(xué)科、主攻方向、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、繼續(xù)教育、進(jìn)修情況、學(xué)術(shù)思想、學(xué)術(shù)傳承，以及論文、專著、課題、獲獎(jiǎng)、專利情況；既要體現(xiàn)歷史材料，也要體現(xiàn)成長(zhǎng)發(fā)展的內(nèi)容。通過(guò)檔案可以了解個(gè)人專業(yè)特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好、業(yè)務(wù)水平、成長(zhǎng)經(jīng)歷等，并預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，為醫(yī)院及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，選用人才提供依據(jù)。

3.2.2 人事檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。在收集人事檔案材料時(shí)，要嚴(yán)格檔案的審查、鑒別，歷史材料要認(rèn)真核對(duì)；動(dòng)態(tài)更新的內(nèi)容要準(zhǔn)確翔實(shí)，附有證書或文件的掃描件。做到檔案信息管理數(shù)字化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3 明晰檔案移交流程，運(yùn)用信息技術(shù)提高時(shí)效。

3.3.1 建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。人事檔案立卷后，其內(nèi)容要隨著個(gè)人發(fā)展不斷補(bǔ)充反映成長(zhǎng)經(jīng)歷、教育背景、業(yè)務(wù)能力等新信息的文件材料，更新及時(shí)，動(dòng)態(tài)管理，力求縮短檔案資料與實(shí)際情況的“時(shí)間差”，保證人事檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

3.3.2 明晰人事檔案歸檔流程。檔案管理流程清晰，權(quán)責(zé)分明。流程為：個(gè)人提供原始資料；科室收集；醫(yī)政、護(hù)理、科研、教學(xué)部門初步甄別鑒定；移交人事部門整理預(yù)歸檔；移交檔案室歸檔保管利用。

3.3.3 利用信息技術(shù)保證檔案時(shí)效性。檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[1]。

信息化管理具有自動(dòng)編整、儲(chǔ)存量大、收集標(biāo)準(zhǔn)、方便查閱、利于統(tǒng)計(jì)、方便編研等優(yōu)勢(shì)，還可系統(tǒng)反映人才成長(zhǎng)軌跡，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析對(duì)比，是人事檔案管理最有效的工具。同時(shí)，按照使用權(quán)限開(kāi)展網(wǎng)上查詢、搜索和評(píng)價(jià)等，不僅能增強(qiáng)醫(yī)院全體職工檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，而且沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開(kāi)放。

3.4 分析人事檔案數(shù)據(jù)，為人才戰(zhàn)略服務(wù)。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極開(kāi)展多種編研和數(shù)據(jù)分析，并將信息傳遞給管理層和用人部門，使醫(yī)院的人事檔案為臨床一線工作服務(wù)，為科學(xué)布局人才、使用人才服務(wù)。

3.4.1 為學(xué)科發(fā)展規(guī)劃服務(wù)。定期分析人事檔案信息，掌握人才儲(chǔ)備狀況，預(yù)測(cè)學(xué)科發(fā)展人才需求，并根據(jù)各類人才不同特點(diǎn)和能力，把人才分配到最能發(fā)揮其作用的崗位上，實(shí)現(xiàn)人盡其才，才盡其用，帶動(dòng)醫(yī)院各學(xué)科的合理設(shè)置和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院總體可持續(xù)發(fā)展。

3.4.2 為人才培養(yǎng)發(fā)展服務(wù)。人事檔案為公立醫(yī)院職工發(fā)展提供機(jī)遇，是醫(yī)院發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、晉級(jí)晉職等工作的信息來(lái)源。隨著衛(wèi)生改革不斷深化，優(yōu)化人力資源配置，建立和培養(yǎng)一支政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、辦事效率高的現(xiàn)代化專業(yè)人才隊(duì)伍[2]，是每個(gè)醫(yī)院面臨的問(wèn)題。利用人事檔案信息，建立公立醫(yī)院人才庫(kù)，并通過(guò)分析人才個(gè)性特征，制定多元化的人才職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，能夠促進(jìn)優(yōu)秀人才脫穎而出、快速成長(zhǎng)。

3.4.3 為提高人才使用效率服務(wù)。建立符合公立醫(yī)院實(shí)際、科學(xué)可行的動(dòng)態(tài)考核體系，對(duì)院內(nèi)人員定期進(jìn)行績(jī)效考核，及時(shí)跟進(jìn)考核結(jié)果并整理歸檔。將考核結(jié)果作為評(píng)聘、晉升、獎(jiǎng)懲的依據(jù)，并不斷完善激勵(lì)機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和人才成長(zhǎng)機(jī)制，從而促進(jìn)人才工作積極性的發(fā)揮，提高了人才使用效率。

公立醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)施離不開(kāi)人事檔案管理工作的有力支持。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要作用，使人事檔案管理逐步走向科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化，為人力資源的開(kāi)發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為公立醫(yī)院健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供人力資源保障。

參考文獻(xiàn)：

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