數(shù)字檔案資源建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策分析

李叢

摘 要：我國(guó)數(shù)字檔案資源建設(shè)目前還存在收集渠道不暢、缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范、傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案重復(fù)存儲(chǔ)、服務(wù)功能不完善等問(wèn)題，究其原因是因?yàn)殡娮游募行亩ㄎ蝗笔?、法律障礙和行業(yè)壁壘、檔案信息的收集內(nèi)容單一、技術(shù)運(yùn)用能力不足，因此，檔案部門要注重探索建立集中管理的數(shù)字檔案管理體制、建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系、加強(qiáng)數(shù)字檔案信息服務(wù)工作、完善相關(guān)法律法規(guī)、加強(qiáng)新技術(shù)的廣泛應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案資源建設(shè)；問(wèn)題；對(duì)策

隨著電子檔案建設(shè)成果大量增加以及電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，數(shù)字檔案資源日益豐富。數(shù)字檔案資源以更加快捷的方式，向公眾提供高效便利的信息服務(wù)。在此過(guò)程中，檔案館越來(lái)越清晰地認(rèn)識(shí)到，檔案資源建設(shè)制約著檔案的信息服務(wù)。然而，我國(guó)數(shù)字檔案資源建設(shè)還存在一些不容忽視的問(wèn)題。這些問(wèn)題能否得以解決，制約著數(shù)字檔案資源服務(wù)的質(zhì)量，影響到公眾的利用效率。因此，如何認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案資源建設(shè)面臨的問(wèn)題，探索其解決方法，是當(dāng)前各級(jí)檔案館都需要關(guān)注的問(wèn)題。

1 數(shù)字檔案資源建設(shè)面臨的問(wèn)題

1.1 數(shù)字檔案資源收集渠道不暢。隨著辦公手段現(xiàn)代化和無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級(jí)增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要。但是，數(shù)字檔案信息主要在單位內(nèi)部局域網(wǎng)運(yùn)行，政府網(wǎng)部分運(yùn)行，加之檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，大部分辦公網(wǎng)絡(luò)在設(shè)計(jì)時(shí)，并未將檔案電子化管理考慮在其中，因而，數(shù)字檔案收集還沒有建立起暢通渠道。檔案部門對(duì)于如何與迅速發(fā)展的電子政務(wù)接軌，如何收集急劇增長(zhǎng)的電子文檔還未形成有效的對(duì)策。

1.2 數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范。許多國(guó)家成功的數(shù)字檔案管理經(jīng)驗(yàn)證明，數(shù)字檔案資源建設(shè)離不開統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范，否則，就會(huì)造成數(shù)據(jù)孤島。目前，我國(guó)還有大量的檔案資源沒有數(shù)字化，通過(guò)紙質(zhì)載體分散在各個(gè)不同系統(tǒng)、不同級(jí)別的檔案館內(nèi)。雖然也有一部分檔案館進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是，由于地區(qū)之間、行業(yè)之間、部門之間檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，大都各自為政，從而導(dǎo)致數(shù)字檔案信息出現(xiàn)孤島現(xiàn)象。以目前數(shù)字檔案建設(shè)常見格式為例，文字格式有DOC、XML、RTF和TXT，圖像數(shù)據(jù)格式有JPEG和TIFF，網(wǎng)絡(luò)圖像查詢格式有CEB和PDF。但隨著科技水平的不斷進(jìn)步，這些格式又發(fā)展出很多版本，且兼容性不強(qiáng)，因此，如果沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范，勢(shì)必導(dǎo)致數(shù)字檔案資源的格式標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)混亂，無(wú)法兼容。

1.3 傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案重復(fù)存儲(chǔ)。和傳統(tǒng)檔案比，數(shù)字化檔案資源存在磁化和病毒的嚴(yán)重危害，遭受損壞后，具有不易恢復(fù)的致命缺點(diǎn)。[1]數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體不同，壽命也不同，對(duì)保管條件的要求比較苛刻。早期經(jīng)常采用的3.5英寸軟盤在常溫下最長(zhǎng)保存時(shí)間為 15年，目前普通光盤最長(zhǎng)保存期限為20年，數(shù)字膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)的保管時(shí)間還要視保管條件而定。為此，在電子文件傳遞和保存過(guò)程中，往往還需要以紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔和保存，這就造成電子檔案和紙質(zhì)檔案雙重保存模式，在這種保存模式下，存在大量重疊問(wèn)題，造成資源浪費(fèi)。

1.4數(shù)字檔案信息服務(wù)功能不完善。當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)化已滲入到了各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)，給檔案信息服務(wù)創(chuàng)造了良好的內(nèi)外部環(huán)境，使檔案信息服務(wù)沿著高效、良性方向發(fā)展，企業(yè)檔案、家庭檔案、民生檔案的建設(shè)在我國(guó)各地初見成效，進(jìn)一步拉近了檔案與人們的距離。由于檔案涉及公民個(gè)人信息如學(xué)歷、房產(chǎn)、銀行業(yè)務(wù)、誠(chéng)信等諸多領(lǐng)域，因此，檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是，目前我國(guó)數(shù)字檔案資源的服務(wù)功能還不完善。一是信息渠道單一?，F(xiàn)在，數(shù)字檔案信息資源服務(wù)主要依靠網(wǎng)絡(luò)，由于網(wǎng)站資源獲取單一，每個(gè)網(wǎng)站基于各自擁有的檔案資源進(jìn)行網(wǎng)站信息的相關(guān)服務(wù)。用戶如需找到自己需要的特定信息，就要對(duì)不同的檔案網(wǎng)站逐個(gè)瀏覽。雖然大部分網(wǎng)站都提供了對(duì)本區(qū)域范圍內(nèi)的部分檔案網(wǎng)站的超鏈接服務(wù)，但只是鏈接到相應(yīng)的網(wǎng)址，遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到檔案資源內(nèi)容的整合和跨庫(kù)檢索，各個(gè)檔案網(wǎng)站從內(nèi)容管理層面看，仍是一個(gè)個(gè)的信息孤島。二是網(wǎng)站內(nèi)容陳舊。網(wǎng)站內(nèi)容不斷更新是可持續(xù)提供信息資源的基本條件。但是，很多網(wǎng)站的更新頻率甚至達(dá)不到每月1次，導(dǎo)致網(wǎng)站上呈現(xiàn)的很多信息屬于“陳年舊事”。

2 制約數(shù)字檔案資源建設(shè)的原因分析

2.1 電子文件中心定位缺失。我國(guó)大多數(shù)電子文件中心定位為對(duì)現(xiàn)行電子文件的一個(gè)中間型保管機(jī)構(gòu)和服務(wù)平臺(tái)。很多地市的電子文件中心都定期將符合要求的電子文件歸檔，歸檔后的電子文件由部門檔案室、電子文件中心保管，這其實(shí)是充當(dāng)了數(shù)字檔案館的角色，使得各個(gè)部門、行業(yè)之間形成的電子文件不能保持與檔案館之間的渠道暢通，長(zhǎng)期處于分散狀態(tài)，不能集中統(tǒng)一管理。

2.2 法律障礙和行業(yè)壁壘。學(xué)者們普遍認(rèn)為，目前的檔案法律法規(guī)存在缺陷，檔案法規(guī)原則性明確，可操作性不強(qiáng)，尤其在檔案資源的歸屬和流向方面顯得無(wú)能為力。如學(xué)籍檔案、病歷檔案的行政主管部門均強(qiáng)調(diào)此類檔案提供查詢、服務(wù)不能由外單位承擔(dān)，不將檔案移交進(jìn)檔案館。

2.3 檔案信息的收集內(nèi)容單一。與歐美國(guó)家檔案館相比較，國(guó)內(nèi)檔案館征集檔案資料的范圍非常狹窄，尤其是缺乏人本、人文檔案，在信息收集、開發(fā)、利用方面，不能做到圍繞中心工作開發(fā)預(yù)測(cè)性的檔案信息，不能主動(dòng)為專業(yè)人員開發(fā)建設(shè)性的檔案信息，影響了檔案自身價(jià)值的發(fā)揮。

2.4 技術(shù)運(yùn)用能力不足。從近年來(lái)統(tǒng)計(jì)資料看，檔案辦公人員對(duì)計(jì)算機(jī)使用率普遍偏低，僅局限于開發(fā)檢索性、介紹性、匯編性的內(nèi)部參考材料，缺少系統(tǒng)性、綜合性、專題性的開發(fā)材料，有些人只會(huì)編輯、打印文檔或傳輸文件，手段十分原始和公式化，沒有開發(fā)帶有通用性、可轉(zhuǎn)換的檔案信息。檔案管理隊(duì)伍中專業(yè)人員比例偏低，現(xiàn)有人員知識(shí)老化，缺乏開發(fā)能力，影響了檔案信息開發(fā)的力度、深度和檔案的利用率。

3 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)的對(duì)策

3.1 探索建立集中管理的數(shù)字檔案管理體制。數(shù)字檔案建設(shè)涉及多個(gè)部門，涉及電子文件完整的生命周期，其組織、制度和方法都面臨著融合和集成的要求。對(duì)于電子文件管理，學(xué)界早已提出，最適合的、最有效的管理應(yīng)是全程管理，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理。我國(guó)目前的這種分段管理狀態(tài)無(wú)法適應(yīng)全程管理的需要。這種前端與后端割裂的管理體制，開始阻礙文件與檔案工作的發(fā)展，影響數(shù)字檔案的管理效率。數(shù)字檔案管理必須走由后端輻射全程的道路，因此，必須創(chuàng)新管理體制，理順電子文件中心與檔案管理機(jī)構(gòu)的關(guān)系。各級(jí)檔案館要積極建設(shè)電子文件備份中心，及時(shí)對(duì)本級(jí)各機(jī)關(guān)電子文件進(jìn)行在線接收或離線接收，并相應(yīng)進(jìn)行脫機(jī)異地備份，確保電子文件及時(shí)歸檔。

3.2 建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫(kù)等內(nèi)容，資源類型豐富，如文本、圖形、圖像、聲音、視頻等各類資源。因此，在數(shù)字檔案資源建設(shè)工作中，要對(duì)檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案管理、檔案利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。地方檔案部門應(yīng)在國(guó)家檔案局統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下，開展數(shù)字檔案建設(shè)，防止因建設(shè)數(shù)據(jù)多樣而影響全局資源的互通共享。地方檔案部門要加快推動(dòng)電子文件的信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有較好的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息服務(wù)工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高速信息網(wǎng)成為信息資源存貯和傳播的主要場(chǎng)所，高速信息網(wǎng)把方便的信息服務(wù)帶進(jìn)了家庭和辦公室。數(shù)字檔案管理也必須從收藏走向信息公開，向社會(huì)提供高質(zhì)量的公共文化服務(wù)，這既是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然需要，也是公民對(duì)各類環(huán)境、知識(shí)、文化的需要。[2]因此，在大數(shù)據(jù)背景下，要借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的整合，建立檔案網(wǎng)站集群，為分散的檔案網(wǎng)站提供統(tǒng)一的信息入口或檢索平臺(tái)，為公眾查詢檔案信息提供統(tǒng)一的服務(wù)。對(duì)數(shù)字檔案的收集應(yīng)盡可能擴(kuò)大覆蓋面，加強(qiáng)與工作、生活、學(xué)習(xí)密切相關(guān)的檔案資源的收集，開展數(shù)字檔案資源建設(shè)；要充分利用數(shù)字技術(shù)給檔案工作帶來(lái)的各種契機(jī)，增進(jìn)檔案部門與公眾之間的交流與互動(dòng)，通過(guò)編輯出版書籍、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻、發(fā)行音像制品等多種形式，把“死檔案”變成“活資訊”；建設(shè)智慧管理系統(tǒng)，通過(guò)挖掘和分析數(shù)據(jù)，把“數(shù)據(jù)庫(kù)”變成“思想庫(kù)”。

3.4 完善相關(guān)法律法規(guī)。建立集中統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理體系，需要強(qiáng)有力的法律法規(guī)以及相配套的政策做支撐。因此，應(yīng)在已有法規(guī)基礎(chǔ)上，加快政府信息資源管理法規(guī)建設(shè)，特別是要抓緊制定完善與數(shù)字檔案管理有關(guān)的法規(guī)條例，以制度和法律的形式，將國(guó)家檔案行政主管部門的主導(dǎo)權(quán)牢牢掌握在檔案部門手中，實(shí)現(xiàn)檔案部門對(duì)檔案信息資源的完全掌控，實(shí)現(xiàn)檔案部門對(duì)所有數(shù)字檔案資源的集中、長(zhǎng)久保存。[3]

3.5 加強(qiáng)新技術(shù)的廣泛應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，云計(jì)算、云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用和普及，為我國(guó)檔案部門加強(qiáng)數(shù)字檔案資源管理提供了新的空間，如江西省檔案局（館）利用“云”技術(shù)進(jìn)行的區(qū)域數(shù)字檔案資源建設(shè)與管理。因此，對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，必須加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)和新媒體的運(yùn)用，這對(duì)于數(shù)字檔案的安全保管、對(duì)于充分挖掘數(shù)字檔案的信息價(jià)值，都具有十分重要的作用。

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