高校圖書與檔案信息資源整合的策略與價值

張衛(wèi)華

摘 要：隨著用戶的信息環(huán)境的變化，信息獲取者更加渴望快捷、方便、簡潔的信息獲取方式，因此，高校檔案、圖書急需積極探索一種共享合作的信息整合模式，將圖書、檔案信息資源整合在一個寬泛廣闊的平臺上，真正實現(xiàn)越來越迫切的便捷化、信息化、知識化、數(shù)字化需求，同時將重點放在盡量開發(fā)可滿足需求的具備針對性的資源，以逐步提升信息資源建設(shè)的有效性和準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：信息整合；檔案；圖書檔案資源

1 研究背景

1.1 前提條件。高校檔案與圖書具有許多相近之處，比如對信息的收集和整理是前提，最終目的都是為了向大眾提供各自所儲備的信息資源，業(yè)務(wù)開展多通過閱覽、外借、參考咨詢等一系列手段進(jìn)行，而且二者在著錄項目內(nèi)容、著錄的標(biāo)識符號、著錄格式、目錄組織的程序上都大體相同，最主要的區(qū)別在檔案更側(cè)重于原始記錄性，圖書更側(cè)重流通性[1]。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用拉近了圖書、檔案這兩個學(xué)科之間的距離，文獻(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化使得各類檔案、文獻(xiàn)信息的組織趨向統(tǒng)一，向一體化方向整合。

劉旭光、劉蔚在《淺談圖書檔案一體化管理》中，提出圖書與檔案“結(jié)合”的幾個可行條件：①圖書檔案同宗同源；②現(xiàn)代檔案學(xué)和現(xiàn)代圖書館學(xué)具有相同的學(xué)科內(nèi)核和構(gòu)成體系；③圖書工作和檔案工作在業(yè)務(wù)上具有共同點；④檔案工作、圖書工作對庫房、物資設(shè)備、現(xiàn)代化管理設(shè)施的要求基本一致；⑤計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為圖書檔案信息資源共享提供保障；⑥在檔案工作和圖書工作的實踐中，往往是你中有我，我中有你。[2]這些基于信息資源的管理、開發(fā)和利用的理論、原則、方法上的共性，成為兩者整合的先決條件。

1.2 履行原則。信息資源整合指將某一范圍內(nèi)，原本離散的、多元的、異構(gòu)的、分散的信息資源通過邏輯的或物理的方式組織為一個整體，使之有利于管理、利用和服務(wù)。

信息整合并不是簡單做加法，在進(jìn)行中有許多需要遵守的原則：①整體性原則，又稱完整性，在信息資源整合工作里盡力保持信息資源對象的完整與全面。②科學(xué)性原則，主要是指對整合工作進(jìn)行全面規(guī)劃、科學(xué)論證，在確保整合的合理性、科學(xué)性和規(guī)范化基礎(chǔ)上開展。③層次性原則。一是整合數(shù)據(jù)的層次性；二是指信息資源整合的結(jié)構(gòu)性；三是檢索操作的層次性。④最優(yōu)化原則，整合后的信息資源達(dá)到最佳的使用效果，將原本并不是緊密關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)有機(jī)地聯(lián)系在一起，并能夠發(fā)現(xiàn)隱藏在其中的信息和知識，使一加一大于二。[3]

2 高校圖書與檔案信息資源整合的策略

2.1 整合機(jī)構(gòu)以加強(qiáng)資源整合的基礎(chǔ)。學(xué)校行政體制改革。高校檔案圖書情報信息資源整合需要打破常規(guī)，建立全新的體制。在當(dāng)前高校，圖書、檔案等具體工作被劃分在不同管理單位，從領(lǐng)導(dǎo)人員到具體業(yè)務(wù)人員鮮有互通，盡管檔案、圖書業(yè)務(wù)相通之處很多，但由于各單位、部門的利益糾葛和管轄范疇等諸多因素制約，彼此的聯(lián)系很少，這便在一定程度上造成資源、設(shè)備、人力和財力的浪費。雖然目前已有實踐，但采取的是縱向合作的模式，具體操作為存在隸屬關(guān)系的文化機(jī)構(gòu)在一定層次上共建共享信息資源，并未突破平行、不相隸屬組織之間合作的瓶頸。[4]面對這種情況，有學(xué)者提出對圖書館和檔案館進(jìn)行重組，將辦公設(shè)備、劃撥款項、人員編制和信息資源進(jìn)行全方位融合，以優(yōu)化圖書館和檔案館的信息資源配置。例如天津南開大學(xué)泰達(dá)學(xué)院圖書館，采取館長負(fù)責(zé)制的一館兩中心，即文獻(xiàn)信息中心和檔案信息中心，以實體融合換取優(yōu)良的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益[5]。

個人工作觀念更新。高校管理者從圖書、檔案事業(yè)共同發(fā)展方向進(jìn)行變革的同時，個人也應(yīng)對圖書、檔案工作方法以及工作觀念進(jìn)行更新。作為高校圖書或檔案工作者，必須樹立適應(yīng)知識創(chuàng)新工作的新觀念。如今，“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的實踐日益普及，科學(xué)與技術(shù)的快速發(fā)展已使多項事業(yè)得到飛速且長遠(yuǎn)的進(jìn)步，這就需要高校的圖書、檔案工作者將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段運(yùn)用于圖書、檔案的知識創(chuàng)新服務(wù)之中。正如梁繼宏在《信息時代高校圖書與檔案資源的整合模式探討》中提出的舉措：“實現(xiàn)圖書、檔案等文獻(xiàn)采購編目、查詢、借閱等服務(wù)工作全程網(wǎng)絡(luò)化，將傳統(tǒng)的圖書檔案、資料服務(wù)工作方式改變?yōu)殚_放型的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)方式，將原來的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極為教師和學(xué)生的主動服務(wù)，用非常先進(jìn)的技術(shù)手段為知識創(chuàng)新提供更全面更具體的文獻(xiàn)信息服務(wù)?！盵6]

2.2 聚合資源以鞏固資源整合的進(jìn)行。數(shù)字化平臺建設(shè)。高校檔案、圖書信息資源整合的最終結(jié)果往往需要通過建設(shè)一個全媒體數(shù)字化的信息資源服務(wù)平臺予以實現(xiàn)，指基于校園局域網(wǎng)，在同一個平臺提供整合信息服務(wù)的工作方式。這個平臺應(yīng)是一種數(shù)字化信息資源平臺，它的實現(xiàn)依賴于計算機(jī)、通訊與網(wǎng)絡(luò)的綜合技術(shù)平臺，具有較強(qiáng)的開放性和廣泛性。該系統(tǒng)可實現(xiàn)信息發(fā)布、信息交流、信息反饋及互動等功能，最終得以向利用者提供更加專業(yè)化、智能化、精準(zhǔn)化的多維度集成式服務(wù)。[7]高校具有更為便利的整合實施條件，例如，數(shù)字圖書和檔案資源整合最需要的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)條件，打破了傳統(tǒng)技術(shù)條件下地域、時間和行業(yè)的限制，更益于整合圖書、檔案以及更多其他類型信息機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫及功能，并提供更廣泛、更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

人力全方位培養(yǎng)。進(jìn)入信息化時代后，人才成為發(fā)展最重要的資本之一，所有的發(fā)展、競爭都離不開人力資源，所以想要對圖書、檔案信息進(jìn)行整合，就要發(fā)掘和培養(yǎng)人才，這樣才能使三者的整合快速完成。圖書、檔案信息整合最需要的是一批既掌握相當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)技術(shù)，又具備圖書、檔案方面的專業(yè)知識，擅長外語、懂得統(tǒng)籌管理、了解業(yè)務(wù)內(nèi)容，并掌握了數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡(luò)管理、系統(tǒng)工程等基本技能的高素質(zhì)人才。雖然高資歷的復(fù)合型現(xiàn)有人才很難得，但這種人才的培養(yǎng)和尋求具有先天優(yōu)勢，不僅部門內(nèi)工作人員眾多，因相似背景易產(chǎn)生相互的交流，這就可使單向人才通過各色見聞和學(xué)習(xí)成為圖書、檔案整合一體化所需要的專業(yè)人才，再通過學(xué)校層面的激勵制度，及理念培養(yǎng)，這些越來越重要的人才可實現(xiàn)自給自足，已達(dá)到收集人才的目標(biāo)。

2.3 融合服務(wù)以保障資源整合。倡導(dǎo)“以人為本”個性化服務(wù)。在信息收集與構(gòu)建方面，在校大學(xué)生對信息資源提出越來越高的要求，尤為需要個性化檔案的構(gòu)建。不僅具備私密性和特定性，還應(yīng)是動態(tài)的，多種渠道搜集資料以更好地滿足學(xué)生的需求，同時還應(yīng)該積極做好檔案信息建設(shè)的追蹤，進(jìn)行客戶體驗反饋，提供最貼心的服務(wù)。在信息提供與推送方面，用戶的需求越來越呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，不同類型的用戶對知識內(nèi)容、服務(wù)方式、檢索結(jié)果的要求也不盡相同。信息管理領(lǐng)域越來越重視通過定制與推送方式實現(xiàn)個性化服務(wù)。個性化服務(wù)的基礎(chǔ)在于借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人工智能主動評估和預(yù)測用戶的需求，挖掘用戶興趣，根據(jù)用戶需求主動地提供推送服務(wù)。

3 高校圖書與檔案信息資源整合的價值

3.1 有利于改善高校的內(nèi)部管理。改善了信息管理的手段，使圖書館、檔案館不只是知識信息和資料的搜集、存儲、傳播基地，也成為知識創(chuàng)新、信息技術(shù)實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。通過利用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，為用戶提供信息服務(wù)，實現(xiàn)信息資源的智能化。改善了機(jī)構(gòu)管理手段，借鑒信息整合的再造，習(xí)得多種管理技術(shù)和管理方法，對圖書館、檔案館的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合再造，帶動組織結(jié)構(gòu)和管理模式的新思維，解決分工與合作之間的關(guān)系。

3.2 有利于館員的綜合素質(zhì)提升。適當(dāng)調(diào)整圖書、檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)側(cè)重點，在強(qiáng)調(diào)專業(yè)知識學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，開展多領(lǐng)域廣泛學(xué)習(xí)，同時強(qiáng)化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與實踐，為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案信息資源整合提供充足和必要的后備力量，進(jìn)一步構(gòu)建出先進(jìn)的能力、理念和知識結(jié)構(gòu)。這就迫使高校需要改進(jìn)培訓(xùn)模式，例如，提倡學(xué)習(xí)通信技術(shù)和計算機(jī)知識，或者通過開設(shè)學(xué)習(xí)班進(jìn)行技術(shù)層面的培訓(xùn)，讓這些從業(yè)者熟練掌握圖書館檔案信息資源整合中所需的現(xiàn)代化專業(yè)知識，增強(qiáng)高校圖書館、檔案館的競爭力，而且還能調(diào)動館員工作的積極性，從而促進(jìn)圖書館檔案信息資源整合的有效開展，彰顯了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的必要性和重要性。

3.3 有利于建設(shè)智慧化服務(wù)體系。圖書與檔案信息資源整合時要考慮充分利用數(shù)字化與信息技術(shù)，以電子資源為切入點，延展流通領(lǐng)域和流通渠道，整合設(shè)備資源、人才資源、網(wǎng)絡(luò)資源、使用群資源，使其服務(wù)更具現(xiàn)代化和自動化效果，基于需求創(chuàng)建智能化信息服務(wù)模式、個性化服務(wù)模式、知識管理服務(wù)模式，“變擁有為付出，變靜態(tài)為動態(tài)，變分散為整體，變自足為共享”。加強(qiáng)信息溝通，建立綜合信息服務(wù)門戶，提供一站式服務(wù)，構(gòu)建高?？萍记閳蟮馁Y源整合共享機(jī)制，形成統(tǒng)一的大型數(shù)字資源庫。這個過程中，高校在縮小社會上新出現(xiàn)的“技能鴻溝”方面發(fā)揮重要作用，敦促完善自身轉(zhuǎn)型發(fā)展服務(wù)機(jī)制，承擔(dān)社會賦予高校的責(zé)任和使命。

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