淺析政府采購(gòu)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

袁昌平

摘要：采購(gòu)檔案是政府機(jī)關(guān)的重要文件，記錄了政府采購(gòu)中的各項(xiàng)重要的內(nèi)容，同時(shí)還可以給政府今后的采購(gòu)工作提供參考性意見。采購(gòu)檔案管理是政府采購(gòu)工作的記錄方式，具有較高的應(yīng)用性，已經(jīng)成為評(píng)估、監(jiān)督和處理采購(gòu)?fù)对V等問題的主要操作方式。但是受各項(xiàng)因素影響，導(dǎo)致政府采購(gòu)檔案管理中依然存在較多問題，影響了采購(gòu)檔案管理工作效率。本文主要對(duì)政府采購(gòu)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)性提出了相關(guān)對(duì)策，以期給同行研究學(xué)者提供參考。

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu)；檔案管理；存在問題；對(duì)策分析

中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)識(shí)別碼：A

文章編號(hào)：1001-828X（2016）036-000045-02

政府采購(gòu)工作是一項(xiàng)較復(fù)雜的事情，需要結(jié)合法律及方法，對(duì)制定的物品進(jìn)行采購(gòu)，政府采購(gòu)檔案是記錄和反應(yīng)政府采購(gòu)工作的重要資料，也是反映采購(gòu)活動(dòng)情況的重要資料，妥善管理這些資料對(duì)政府采購(gòu)工作效率的提升具有很大作用，同時(shí)還可以樹立正面的市場(chǎng)發(fā)展形象，實(shí)際應(yīng)用價(jià)值較高，必須及時(shí)對(duì)其進(jìn)行分析。

一、概述

（一）定義

政府采購(gòu)檔案是記錄政府各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)及相關(guān)決策的書面資料，可以將其理解為我國(guó)政府采購(gòu)管理部采購(gòu)人員及采購(gòu)代理部門在采購(gòu)活動(dòng)的記錄，一般以紙質(zhì)、表格及聲相等形式儲(chǔ)存，促進(jìn)了政府采購(gòu)工作的規(guī)范化發(fā)展。

（二）政府采購(gòu)檔案管理工作的意義

政府采購(gòu)檔案管理是我國(guó)政府加強(qiáng)管理、規(guī)范采購(gòu)行為和提高采購(gòu)質(zhì)量等各項(xiàng)工作的行為。加強(qiáng)采購(gòu)檔案管理，不僅可以規(guī)范的記錄、統(tǒng)計(jì)并分析各項(xiàng)采購(gòu)行為，還可以節(jié)省財(cái)政支出，方便了各級(jí)人員的監(jiān)督檢查，此外還給采購(gòu)活動(dòng)問題的出現(xiàn)提供了較強(qiáng)的證據(jù)。因此政府采購(gòu)檔案管理對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和國(guó)家安定具有重大意義。除此之外，還可以結(jié)合采購(gòu)形成完善管理機(jī)制，推動(dòng)政府的廉政建設(shè)，進(jìn)而幫助政府部門樹立良好的社會(huì)形象。

二、采購(gòu)檔案管理中存在的問題

從采購(gòu)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，受人員、硬件及管理方法等因素的影響，導(dǎo)致采購(gòu)檔案管理效率較低下，影響了政府采購(gòu)工作的進(jìn)展，具體可以從以下幾方面進(jìn)行分析。

（一）專業(yè)人員較匱乏，管理質(zhì)量低下

從當(dāng)前我國(guó)企業(yè)采購(gòu)檔案管理現(xiàn)狀來看，由于很多企業(yè)還沒有從思想上認(rèn)識(shí)到采購(gòu)檔案管理的重要性，進(jìn)而出現(xiàn)了各種采購(gòu)檔案管理問題。這些問題的出現(xiàn)與采購(gòu)檔案管理人員具有很大聯(lián)系。目前很多企業(yè)認(rèn)為采購(gòu)檔案崗位可有可無，導(dǎo)致管理人員不充足，有的企業(yè)雖然設(shè)立了采購(gòu)檔案管理崗位，但由于這些人員缺少資質(zhì)和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，還不能滿足采購(gòu)檔案管理要求，有的企業(yè)甚至出現(xiàn)了一身兼多職問題，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較低下。

（二）檔案收集時(shí)間較長(zhǎng)，影響了檔案管理完整性

一些地方政府進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，由于缺少規(guī)范，增加了采購(gòu)資料收集難度，容易出現(xiàn)采購(gòu)檔案缺失等問題，影響了采購(gòu)檔案完整性。例如采購(gòu)人員拒絕簽訂合同或不出示收據(jù)，導(dǎo)致采購(gòu)資料難以歸檔。同時(shí)受采購(gòu)檔案管理機(jī)制影響，投訴人越級(jí)向紀(jì)委或當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)投訴，主要以領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)批準(zhǔn)為準(zhǔn)，但是領(lǐng)導(dǎo)人員工作較繁忙，很難及時(shí)處理各部門匯報(bào)的材料，或者因忙于其他事務(wù)而忘記處理，均會(huì)影響采購(gòu)檔案管理的進(jìn)展。

（三）檔案管理保密性不強(qiáng)

檔案本身就是一種機(jī)密性文檔，一旦出現(xiàn)泄密，將會(huì)產(chǎn)生多種問題。但是從當(dāng)前的檔案管理情況來看，企業(yè)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)此種問題。在實(shí)際工作中，采購(gòu)中心進(jìn)行評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)泄密而被控訴訟，在社會(huì)范圍中引起了較大議論。因此檔案管理保密性已經(jīng)成為影響采購(gòu)的核心因素。但是由于我國(guó)很多采購(gòu)中心還不能認(rèn)識(shí)到檔案管理保密性的嚴(yán)重性，不能加強(qiáng)管理，導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)了較多問題，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成了巨大影響。

（四）檔案管理與實(shí)際使用相脫離

檔案具有較強(qiáng)的原始性、實(shí)證性及使用效應(yīng)，其中使用是發(fā)揮檔案的主要方式。我國(guó)企業(yè)檔案中包含的專業(yè)技術(shù)參數(shù)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、企業(yè)方針及文化特色等資料，均可以將其制定為標(biāo)書，或者給評(píng)分過程提供較好的理論依據(jù)。從供應(yīng)商的角度分析，原始性證明材料是主要的資料，可以給企業(yè)招投標(biāo)提供依據(jù)。但是目前我國(guó)檔案使用效率依然較低下，浪費(fèi)了較多的檔案資料，影響著企業(yè)的發(fā)展。

（五）檔案管理軟硬件設(shè)施較低下

目前隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多新型管理方式營(yíng)運(yùn)而生，但是由于很多企業(yè)還沒有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不能設(shè)置專門的檔案管理室存放檔案，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成的巨大影響，影響了企業(yè)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變。因此我國(guó)檔案管理軟硬件設(shè)施水平依然較低下，在今后發(fā)展中還要不斷加強(qiáng)。

三、提高政府采購(gòu)檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策分析

結(jié)合當(dāng)前采購(gòu)檔案管理中存在的問題，可以從制度、儲(chǔ)存方式、人員及管理等方面完善，不斷提高采購(gòu)檔案管理工作質(zhì)量。具體分析如下。

（一）完善政府采購(gòu)檔案管理制度

為了促進(jìn)政府采購(gòu)檔案管理工作的進(jìn)展，提高采購(gòu)檔案安全性，必須完善政府采購(gòu)檔案管理制度，促進(jìn)政府采購(gòu)檔案的可持續(xù)發(fā)展。首先，政府部門要建立完善的借閱制度，認(rèn)真整理政府采購(gòu)檔案，未經(jīng)政府部門允許禁止人員私自借閱或查詢，一旦出現(xiàn)必須按照制度處理。如果因工作需求，必須借閱采購(gòu)檔案，必須由借閱人書寫書面申請(qǐng)書或填寫申請(qǐng)表，并標(biāo)明借閱檔案相關(guān)信息，如數(shù)量、日期、名稱等，由相關(guān)部門審核后再進(jìn)行借閱。需要注意的是，必須加強(qiáng)商業(yè)機(jī)密及招投標(biāo)等文件管理，避免泄漏商業(yè)秘密。

（二）實(shí)現(xiàn)采購(gòu)文件分類立卷儲(chǔ)存

采購(gòu)活動(dòng)是一項(xiàng)較復(fù)雜的活動(dòng)，在活動(dòng)開展中會(huì)產(chǎn)生較多的原始資料，也就是采購(gòu)文件。我國(guó)法律明確規(guī)定，采購(gòu)文件主要由招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)道、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)時(shí)相關(guān)記錄、答疑函等組成。因此進(jìn)行采購(gòu)檔案管理時(shí)，必須按照采購(gòu)文件進(jìn)行儲(chǔ)存，可以根據(jù)先后順序操作，保證文件連貫性，并按照固定步驟及方法開展，進(jìn)而保證檔案資料的完整性，充分發(fā)揮保管價(jià)值。

（三）強(qiáng)化采購(gòu)文件的管理

為了深入落實(shí)采購(gòu)檔案工作，可以從以下幾方面開展。第一，加強(qiáng)監(jiān)督，實(shí)施專人管理。根據(jù)政府采購(gòu)檔案管理相關(guān)要求，為了保證采購(gòu)檔案工作的順利進(jìn)展，各級(jí)部門及領(lǐng)導(dǎo)人員必須加強(qiáng)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督力度，在管理和整理文件方面實(shí)施專人管理。同時(shí)還要加強(qiáng)管理，給采購(gòu)檔案制定明確的管理場(chǎng)所。第二，正確收集并保存采購(gòu)文件。一般完成采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，要求采購(gòu)機(jī)構(gòu)安排專人對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行整理、收集和分類，并妥善保存，一般可按照準(zhǔn)時(shí)、精確原則操作，避免因長(zhǎng)期未儲(chǔ)存造成采購(gòu)資料丟失或殘缺等問題。第三，還要加強(qiáng)采購(gòu)文件保密，按照規(guī)定的管理制度保存文檔，提高采購(gòu)檔案安全，避免因檔案地勢(shì)、損壞或改動(dòng)等影響檔案真實(shí)性。通常進(jìn)行招投標(biāo)等文件管理時(shí)，由于此類文件較特殊，內(nèi)部包含商業(yè)秘密，所以進(jìn)行此類文件儲(chǔ)存時(shí)，如果未得到相關(guān)人員的認(rèn)可，不能私自公開文件，避免影響企業(yè)的利益。第四，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案管理向電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。目前在科學(xué)技術(shù)的帶動(dòng)下，出現(xiàn)了各種技術(shù)，所以也要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，提高各項(xiàng)工作效率。

（四）自覺接受各個(gè)管理部門的監(jiān)督

目前《采購(gòu)法》中已經(jīng)明確規(guī)定，采購(gòu)代理人或相關(guān)機(jī)構(gòu)，如果違背法律私自隱瞞、篡改或破壞應(yīng)該歸檔保存的檔案，根據(jù)行為嚴(yán)重程度處以2萬到10萬元不等的處罰，同時(shí)還要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人與主管人員及機(jī)構(gòu)進(jìn)行懲處。如果出現(xiàn)嚴(yán)重犯罪行為，還要進(jìn)行刑事問責(zé)。相關(guān)監(jiān)督管理部門必須要從思想上認(rèn)識(shí)到，肆意破壞政府采購(gòu)檔案是一種嚴(yán)重的違法行為，可將其列入到相關(guān)考核中，使用檢查評(píng)價(jià)等方式提高監(jiān)督力度，認(rèn)真處理違規(guī)操作等問題，促進(jìn)采購(gòu)檔案的規(guī)范化發(fā)展。

（五）提高檔案管理人員的水平

政府采購(gòu)檔案管理是影響政府采購(gòu)檔案管理工作的主要因素。目前市場(chǎng)上普遍存在在職員工專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)水平低下等問題，而且很多采購(gòu)檔案管理均未受過專業(yè)的培訓(xùn)，不能了解我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理制定的法律法規(guī)。所以必須提高政府采購(gòu)檔案管理工作人員的水平，要求采購(gòu)人員結(jié)合實(shí)際工作需求，不斷學(xué)習(xí)采購(gòu)檔案管理新知識(shí)和新技能，熟練掌握我國(guó)政府采購(gòu)檔案法規(guī)及相關(guān)要求，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中。同時(shí)，政府必須定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求檔案管理人員熟練各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，不斷提高檔案管理人員的職業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感和事業(yè)心，進(jìn)而高效、全面的完成檔案工作，延長(zhǎng)政府采購(gòu)檔案的壽命。除此之外，招聘檔案管理人員時(shí)，必須從人員職業(yè)道德、專業(yè)技能及學(xué)歷等方面進(jìn)行考核，不符合要求者堅(jiān)決不使用。

四、結(jié)語(yǔ)

政府采購(gòu)檔案管理工作是政府采購(gòu)中較重要的環(huán)節(jié)，只有加強(qiáng)檔案管理，才能規(guī)范市場(chǎng)中進(jìn)行的各種行為，進(jìn)而維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，提高國(guó)家利益。因此在實(shí)際操作中，我國(guó)必須結(jié)合政府采購(gòu)檔案管理現(xiàn)狀，制定明確的法律法規(guī)，提高檔案管理安全性；加強(qiáng)監(jiān)督控制，認(rèn)真處理違法行為；積極引入高素質(zhì)、高技能型人才，提高業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)政府采購(gòu)檔案的規(guī)范化發(fā)展，不斷提高我國(guó)政府采購(gòu)檔案的管理效率。