基于工作流平臺(tái)的公文系統(tǒng)

蘇琛涵+馬翔+張星

（中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司西安飛行自動(dòng)控制研究所，西安 710065）

[摘 要] 隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)公文審批流轉(zhuǎn)電子化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)公文辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的需求，研發(fā)了基于工作流，實(shí)現(xiàn)公文的電子化流轉(zhuǎn)，提供公文模板的在線管理、公文在線編輯、一鍵套紅、錯(cuò)誤統(tǒng)計(jì)等功能的公文系統(tǒng)，既方便了用戶的使用， 也提高了公文的制作和流轉(zhuǎn)效率，做到了公文傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

[關(guān)鍵詞] 公文系統(tǒng)；工作流；在線編輯；套紅

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 032

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）07- 0069- 02

1 引 言

傳統(tǒng)的公文的審批，需要申請(qǐng)人員持紙質(zhì)稿紙到各個(gè)流程審核部門分別找審批人簽字或蓋章，其中一個(gè)環(huán)節(jié)耽誤，整個(gè)公文審批流轉(zhuǎn)就延遲了，這種效率低下的方式，失去了公文要及時(shí)快速辦理的意義。

本文的實(shí)踐基礎(chǔ)是國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化的先驅(qū)之一，信息化程度處于行業(yè)領(lǐng)先，作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心構(gòu)件，電子公文流轉(zhuǎn)過(guò)程就是利用信息化手段實(shí)現(xiàn)發(fā)文、核稿、批閱、簽發(fā)、歸檔等行政事務(wù)的無(wú)紙化，其目的在于通過(guò)信息化手段使公文管理過(guò)程更加規(guī)范、準(zhǔn)確、高效、便捷，以使內(nèi)部工作人員能夠突破時(shí)間與地域的限制，方便快捷地通過(guò)電子化渠道實(shí)現(xiàn)公文的處理，高效地進(jìn)行溝通和協(xié)同工作。

2 工作流技術(shù)及其原理

一個(gè)工作流包括一組活動(dòng)及它們之間的連接關(guān)系、過(guò)程的啟動(dòng)和終止條件，以及對(duì)每個(gè)活動(dòng)的詳細(xì)描述，如活動(dòng)的執(zhí)行者、相關(guān)的應(yīng)用程序，需要和產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。而工作流管理系統(tǒng)則是用于定義工作流模型，建立工作流實(shí)例和管理工作流執(zhí)行的系統(tǒng)[1 ]。

工作流技術(shù)通過(guò)將工作分解為定義良好的任務(wù)、角色，按照一定的規(guī)則和過(guò)程來(lái)執(zhí)行這些任務(wù)并對(duì)它們進(jìn)行監(jiān)控，以達(dá)到提高辦事效率、降低工作成本為目的。工作流技術(shù)是工作流管理系統(tǒng)（WFMS） 中的核心技術(shù)，它監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)過(guò)程和計(jì)劃，并對(duì)工作和信息流程以及資源的利用和投入進(jìn)行預(yù)先的跟蹤。

3 基于工作流平臺(tái)的在線公文系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 設(shè)計(jì)目標(biāo)

3.1.1 全流程信息化管理

實(shí)現(xiàn)發(fā)文的起草、核稿、審批、簽發(fā)和歸檔的全流在線進(jìn)行，通過(guò)在線編輯確保紅頭發(fā)文的知悉范圍；根據(jù)擬稿者和管理者的不同權(quán)限，全程查看發(fā)文流轉(zhuǎn)狀態(tài)；對(duì)成文的文檔進(jìn)行在線套紅，自動(dòng)錯(cuò)誤統(tǒng)計(jì)，保證發(fā)文質(zhì)量。

3.1.2 規(guī)范發(fā)文過(guò)程，固化辦理流程

通過(guò)規(guī)范化的發(fā)文稿紙和統(tǒng)一的模板管理，擬稿人必須在線編輯文檔，使用統(tǒng)一的發(fā)文模版，并選擇文種、主送單位、抄送單位等，實(shí)現(xiàn)發(fā)文稿紙?zhí)顚戫?xiàng)目和文檔編輯統(tǒng)一規(guī)范。

3.1.3 行文痕跡跟蹤

發(fā)文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，忠實(shí)記錄文件修改過(guò)程，確定發(fā)文辦理的責(zé)任，保留文件處理的痕跡。

3.1.4 滿足安全保密要求

所有文檔編輯在線進(jìn)行，文檔全部存在服務(wù)器端，有效防止紅頭文件的擴(kuò)散。

3.2 流程設(shè)計(jì)

通過(guò)梳理發(fā)文的全流程和每個(gè)環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，以路徑最短原則，在不影響發(fā)文程序的前提下，調(diào)整處理順序，一人單次完成多項(xiàng)操作，使發(fā)文辦理從原來(lái)12個(gè)環(huán)節(jié)縮短至10個(gè)環(huán)節(jié)，擬定發(fā)文流程涉及8個(gè)角色。

首先發(fā)文部門擬稿人起草發(fā)文稿紙，填寫發(fā)文必要信息，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后提交到所辦秘書，由所辦秘書核對(duì)發(fā)文內(nèi)容及表述，經(jīng)所辦主任審批后提交到主管所領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽的所領(lǐng)導(dǎo)全部通過(guò)后，由所辦秘書進(jìn)行排版和在線套紅，成稿后返回給擬稿人進(jìn)行全文校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤后再由所長(zhǎng)進(jìn)行簽發(fā)，最后再保密室進(jìn)行公文登記和加蓋公章并發(fā)送情報(bào)檔案與標(biāo)準(zhǔn)化中心進(jìn)行歸檔。

3.3 在線編輯

通過(guò)本地計(jì)算機(jī)安裝在線編輯插件， Word文檔都需要通過(guò)插件在線打開(kāi)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)所有的編輯操作都在線進(jìn)行，無(wú)法下載本地或打印，在線編輯結(jié)束后文檔只能上傳到服務(wù)器端進(jìn)行保存。

系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄每個(gè)審批環(huán)節(jié)審批人的姓名，修改時(shí)間以及進(jìn)行的操作類型和內(nèi)容，如插入、刪除和修改等。不同的審批人修改的部分用不同顏色以示區(qū)別。服務(wù)器端保存了文檔的兩個(gè)版本，分別為有修改痕跡的版本和無(wú)修改痕跡的版本，審批者可根據(jù)需要進(jìn)行選擇查看。當(dāng)審批通過(guò)后，由秘書進(jìn)行定稿，將無(wú)痕跡的文檔自動(dòng)套紅成正式的公文，有痕跡的文檔存檔備份。

3.4 模板套紅

每個(gè)秘書在本地存儲(chǔ)套紅模板，套紅過(guò)程中將正文和標(biāo)題等信息復(fù)制粘貼至模板中相應(yīng)的位置，每一個(gè)紅頭文件需要10到20分鐘的制作時(shí)間。當(dāng)有新的模板時(shí)，必須通知所有秘書進(jìn)行本地的更新。如果制作過(guò)程中對(duì)不慎對(duì)模板式樣進(jìn)行了改動(dòng)也不容易被發(fā)現(xiàn)，因此無(wú)法做到標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一。

現(xiàn)根據(jù)不同的文種，制作不同類型的模板，上傳至系統(tǒng)后統(tǒng)一管理使用。由秘書按照文種選擇對(duì)應(yīng)的模板對(duì)成文進(jìn)行套紅操作，點(diǎn)擊“套紅”后，系統(tǒng)直接將標(biāo)準(zhǔn)紅頭和格式等套入，發(fā)文稿紙已填寫過(guò)的標(biāo)題、正文內(nèi)容、密級(jí)、簽發(fā)人、主送單位、抄送單位、擬稿人和聯(lián)系方式等信息直接寫入到模板中的對(duì)應(yīng)書簽位置，無(wú)需人工再進(jìn)行寫入和核對(duì)。

4 舉措與成效

4.1 信息化使發(fā)文流轉(zhuǎn)透明可控

發(fā)文系統(tǒng)的全流程電子化，使得公文審批過(guò)程清晰透明，保證了審批的高效性和及時(shí)性。在線文檔編輯功能，確保了紅頭文件修改痕跡的保存以及文檔的可控性。通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，使文件辦理流程得以固化，確保了文件的權(quán)威性。

4.2 極大地提高發(fā)文審批效率，規(guī)范了發(fā)文過(guò)程，提高了發(fā)文質(zhì)量

從擬稿、核稿、流轉(zhuǎn)、審批和轉(zhuǎn)發(fā)等，相較于從前的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，大大提高了辦公效率。發(fā)文流程清晰化，工作流的應(yīng)用使原本串行的工作可以并行進(jìn)行，例如會(huì)簽環(huán)節(jié)兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)可以各自辦理并參考對(duì)方的意見(jiàn)，提高的了文件傳閱的工作效率。

4.3 減輕秘書和擬稿人的工作量

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了紅頭文件模板自動(dòng)嵌套功能，一定程度降低了套紅排版工作的難度，秘書只需點(diǎn)擊一鍵套紅功能，所有的內(nèi)容和排版都自動(dòng)調(diào)整好，極大的減輕了秘書的工作量，相比人工排版提高了紅頭文件的制作質(zhì)量。

簡(jiǎn)化后的文件套紅方式，不必再集中由一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書處理，改變了原有的單一秘書核稿模式，可由核稿秘書分別完成，提高了文件辦理的效率。

原來(lái)擬稿人人工跑動(dòng)傳遞費(fèi)時(shí)費(fèi)力（擬辦人遞送、校對(duì)2次，會(huì)簽簽發(fā)至少2次，編號(hào)1次），現(xiàn)在鼠標(biāo)一點(diǎn)輕松完成，大大減少了人力耗費(fèi)。

4.4 統(tǒng)計(jì)和歸檔的電子化飛躍

同時(shí)實(shí)現(xiàn)的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)發(fā)文錯(cuò)誤功能，原來(lái)對(duì)擬稿中出現(xiàn)的錯(cuò)誤只能進(jìn)行階段性人工統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在秘書核稿時(shí)就對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行登記，由系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，提高了工作效率和準(zhǔn)確性。

原來(lái)要查閱歷史發(fā)文需要先到所辦查詢文件編號(hào)，再到檔案室查找紙質(zhì)文件，現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)電子存檔，在電腦前就能實(shí)時(shí)查閱，提高了文件查詢效率。

5 總 結(jié)

通過(guò)基于工作流的公文系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了發(fā)文的擬稿、審批、核稿、簽發(fā)、套紅和歸檔的全流程電子化，自動(dòng)套紅和錯(cuò)誤統(tǒng)計(jì)，并忠實(shí)記錄了文件修改的過(guò)程痕跡。極大提高了發(fā)文效率，規(guī)范了發(fā)文過(guò)程，提高了發(fā)文質(zhì)量。

主要參考文獻(xiàn)

[1]Workflow Management Coalition.The Workflow Reference Model[R].1995.