當(dāng)前檔案管理中主要問(wèn)題及對(duì)策研究

曹雷

摘要：檔案管理強(qiáng)調(diào)的是保存檔案信息的完整性、詳細(xì)性和準(zhǔn)確性，查詢檔案時(shí)的迅速性和便捷性。由于檔案管理內(nèi)容繁多，且需要保存的時(shí)間較長(zhǎng)，所以檔案管理的難度很高，需要多方面的人力、財(cái)力和物力支持。就當(dāng)前檔案管理中存在的諸多問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以有效提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策；研究

中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.06.033

檔案是記錄發(fā)展過(guò)程的重要信息資源，也是重要的信息參考依據(jù)，檔案管理就是有效實(shí)現(xiàn)信息資源的長(zhǎng)時(shí)間保存和快速查閱，保證信息資源的完整性、準(zhǔn)確性和詳細(xì)性，以及查閱時(shí)的快速性和便捷性。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理在內(nèi)容和形式方面都發(fā)生了諸多變化，比如由傳統(tǒng)的文字檔案演變?yōu)槿缃竦奈淖?、圖片、音頻和視頻等等，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔演變?yōu)槿缃竦碾娮游臋n等等，且需要保存的檔案內(nèi)容也更加繁多，這一系列的發(fā)展變化導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理中出現(xiàn)了諸多實(shí)際性的問(wèn)題。再加上檔案的歷史價(jià)值和社會(huì)作用也越來(lái)越大，為完整詳細(xì)的保存檔案內(nèi)容，為以后的快速發(fā)展提供有用的信息參考，就需要加強(qiáng)檔案系統(tǒng)建設(shè)，積極完善檔案管理全過(guò)程，其中最重要的環(huán)節(jié)就是強(qiáng)化檔案管理的重視程度，全面梳理在當(dāng)前檔案管理中存在的實(shí)際問(wèn)題，結(jié)合單位實(shí)際情況和發(fā)展需求，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以有效提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值作用。

1充分明確當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題

隨著檔案管理在發(fā)展進(jìn)程中的作用日益明顯，企事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度也越來(lái)越大，也更加明確了檔案管理改革和完善的重要性，通過(guò)全面審視和梳理在檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，結(jié)合自身實(shí)際情況和發(fā)展需求進(jìn)行進(jìn)一步的改革和完善，提高檔案管理的價(jià)值作用。因此，通過(guò)全面審視和梳理，當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題有四點(diǎn)。

1.1檔案管理重視程度不高

很多的檔案室就是純粹的材料堆放室，不但環(huán)境陰暗，嚴(yán)重達(dá)不到檔案庫(kù)房“八防”標(biāo)準(zhǔn)，很多檔案因?yàn)榄h(huán)境潮濕，蛀蟲等被大量損壞，里面堆積的東西顯得雜亂無(wú)章，很多檔案并未按照性質(zhì)、目錄和日期等進(jìn)行歸檔分類，檔案室的環(huán)境設(shè)施嚴(yán)重落后，導(dǎo)致檔案查詢程序復(fù)雜，效率緩慢，甚至檔案信息保存不完整或丟失；即便是在實(shí)行信息化的電子檔案的今天，也會(huì)因?yàn)槿狈ν瑫r(shí)兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)能力的專業(yè)人才，而導(dǎo)致在遇到網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題時(shí)沒有被及時(shí)解決，從而導(dǎo)致遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒等，電子檔案丟失等等。究其原因在于，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案室的建設(shè)并不重視，對(duì)檔案室的內(nèi)部環(huán)境、硬件設(shè)施都沒有引起足夠的重視，還沒有全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以及在單位發(fā)展進(jìn)程中所發(fā)揮的重要作用，所以在人力、物力和財(cái)力方面的投入都不夠，導(dǎo)致檔案室并未有效發(fā)揮其職能作用，在實(shí)際使用時(shí)，效率緩慢，效果極差。因此，只有引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，積極加強(qiáng)檔案室的經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)檔案室的環(huán)境設(shè)施建設(shè)和復(fù)合型人才培養(yǎng)，才能有效保障檔案管理工作的快速高效開展。

1.2檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理的核心是人，只有檔案管理人員以高素質(zhì)、高能力投入到檔案管理實(shí)踐工作中，才能有效提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中的積極作用，所以，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力建設(shè)顯得尤為重要。由于檔案管理工作任務(wù)繁多，工作性質(zhì)枯燥繁瑣，導(dǎo)致很多管理人員耐心、責(zé)任心逐漸缺失，對(duì)工作的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度也日漸消失，經(jīng)常出現(xiàn)應(yīng)付了事的工作失誤；甚至很多檔案管理人員都是身兼數(shù)職的工作人員，對(duì)檔案管理工作的投入程度不高，或者臨時(shí)從別的部門抽調(diào)過(guò)來(lái)，導(dǎo)致檔案管理人員的穩(wěn)定性不夠，在交接過(guò)程中，出現(xiàn)檔案存儲(chǔ)程序錯(cuò)誤；有的檔案管理人員完全不具體檔案管理的專業(yè)技能，嚴(yán)重缺乏相關(guān)的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐創(chuàng)新技能，一味地按部就班的工作，導(dǎo)致檔案管理工作效率緩慢等等，這都會(huì)給以后的檔案信息查詢帶來(lái)極大的阻礙，嚴(yán)重影響單位的發(fā)展決策。因此，只有加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力建設(shè)，才能有效推進(jìn)檔案管理工作的有序開展，充分發(fā)揮檔案管理在發(fā)展進(jìn)程中的價(jià)值作用。

1.3檔案管理程序不規(guī)范

檔案管理程序是非常重要的核心環(huán)節(jié)，當(dāng)前很多檔案在查詢時(shí)出現(xiàn)不清楚、不完整，目錄和內(nèi)容不符合的混亂現(xiàn)象，其根本原因在于檔案管理的程序不規(guī)范，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)制度章程存檔。檔案管理內(nèi)容繁多，如何保證在多年以后能夠快速準(zhǔn)確查詢到相關(guān)信息，就需要嚴(yán)格規(guī)范檔案管理程序，在對(duì)檔案歸類、裝訂和存儲(chǔ)的各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把關(guān)。因此，正視檔案管理程序中出現(xiàn)的不規(guī)范行為，不斷的改革和完善，規(guī)范檔案管理程序是保障所有檔案資源都能快速準(zhǔn)確地被查閱到的重要舉措。

1.4檔案管理制度不完善

檔案管理工作的有序推進(jìn)必須建立完善的制度保障，落實(shí)到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理質(zhì)量的考核，查閱檔案程序的嚴(yán)審，借閱檔案的明確記錄，加強(qiáng)歸還檔案的時(shí)間要求和提醒等等。當(dāng)前，在檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)很多因?yàn)橹贫炔煌晟贫鴮?dǎo)致的檔案管理人員工作態(tài)度不端正行為，比如檔案隨意外借而沒有明確記錄；檔案長(zhǎng)時(shí)間外借而沒有及時(shí)催促歸還，導(dǎo)致檔案丟失；查閱檔案的程序不到位，而因?yàn)槿饲殛P(guān)系而外借，導(dǎo)致檔案內(nèi)容外泄等等；一系列的現(xiàn)象表明，松散的檔案管理制度會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的有序推進(jìn)。因此，只有加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，才能有效保障檔案管理在歸檔、查閱、記錄和歸還的各個(gè)重要環(huán)節(jié)都清楚明白，嚴(yán)格保障檔案資源的完整性。

2科學(xué)把握有效強(qiáng)化當(dāng)前檔案管理的具體對(duì)策

在明確了當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題后，結(jié)合單位實(shí)際情況和發(fā)展需求對(duì)問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)研究，并提出有建設(shè)性的解決對(duì)策，以強(qiáng)化檔案管理的實(shí)際作用。

2.1加強(qiáng)檔案室經(jīng)費(fèi)投入建設(shè)

加強(qiáng)檔案室內(nèi)部環(huán)境和硬件設(shè)施建設(shè)是保障檔案完整性的重要舉措。建設(shè)明亮干凈的檔案室，嚴(yán)格遵循檔案庫(kù)房“八防”要求，加強(qiáng)檔案室安全保障，防止檔案內(nèi)容被意外損壞。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，電子檔案日益取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此，需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，投入大量經(jīng)費(fèi)，引進(jìn)信息化電腦設(shè)備，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才，指導(dǎo)和培訓(xùn)信息化檔案管理系統(tǒng)的使用。因此，只有對(duì)檔案管理引起足夠的重視，并投入大量的人力、物力和財(cái)力去改善檔案室的內(nèi)部環(huán)境和硬件設(shè)施，才能有效推進(jìn)檔案管理工作的快速高效開展。

2.2加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)能力直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量。一方面，要加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力培養(yǎng)，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，另一方面，要聘請(qǐng)具有專業(yè)檔案管理的專業(yè)人才從事檔案管理工作；另外，在信息化的今天，要積極引進(jìn)同時(shí)兼具檔案管理能力和計(jì)算機(jī)能力的復(fù)合型人才，能有效解決在電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程中遇到的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員選拔聘用制度的完善，及時(shí)淘汰責(zé)任意識(shí)薄弱，專業(yè)能力較差的檔案管理人員，選用有思想、有能力的創(chuàng)新型復(fù)合人才，不斷創(chuàng)新檔案管理進(jìn)程，提高檔案管理質(zhì)量。

2.3加強(qiáng)檔案管理程序建設(shè)

檔案管理內(nèi)容繁多，需要對(duì)檔案內(nèi)容根據(jù)不同的性質(zhì)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。比如根據(jù)檔案的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式特點(diǎn)以及重要程度進(jìn)行分類，并進(jìn)行明確的目錄標(biāo)注，有序排列，方便以后的快速查詢。同一檔案既可以按照時(shí)間被檢索到，也可以按照內(nèi)容被檢索到，有效實(shí)現(xiàn)多重方式查詢的目的。加強(qiáng)檔案管理程序建設(shè)是為了使所有檔案資源的存儲(chǔ)更加明確有序，避免檔案混亂，查詢緩慢的現(xiàn)象發(fā)生。

2.4加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)主要強(qiáng)調(diào)的是檔案查詢的程序，外借的程序和時(shí)間問(wèn)題，要求一切嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。對(duì)需要查詢的重要檔案需要領(lǐng)導(dǎo)的簽字同意，完善查詢程序，而非隨意查詢和外借，同時(shí)做好查詢和外借記錄，詳細(xì)記載每一份檔案的去處，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間外借的檔案要求及時(shí)歸還，并做好歸還記錄。所有檔案的管理程序必須做到清楚明白，并有記錄可查，只有嚴(yán)格遵循檔案管理制度，才能有效保障檔案管理的完整性。

綜上所述，準(zhǔn)確把握當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題，并進(jìn)行問(wèn)題梳理和分析，找準(zhǔn)解決問(wèn)題的有效對(duì)策，才能有效保障檔案管理工作的有序開展，充分發(fā)揮檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要價(jià)值作用。

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