計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性分析

摘 要 在當(dāng)前社會發(fā)展的過程中，我國電子技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用更加廣泛，因?yàn)槠渚哂袦?zhǔn)確以及快捷的特點(diǎn)，所以常常被應(yīng)用在社會的各個領(lǐng)域中，逐漸成為人們在學(xué)習(xí)以及工作、生活中必不可少的重要工具。在企事業(yè)單位中，檔案信息管理具有非常重要的作用，能夠有效地提高檔案管理的效率以及質(zhì)量。本文主要探析的內(nèi)容有計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢以及計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理應(yīng)用 必要性

在當(dāng)前的檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)屬于非常先進(jìn)的一種技術(shù)工具，相比傳統(tǒng)的技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)具有錄入準(zhǔn)確、快捷等特點(diǎn)。在計(jì)算機(jī)中輸入檔案信息，可以將服務(wù)的質(zhì)量以及工作的效率有效提高，并且還能夠拷貝檔案信息，輸入、打印、查找以及統(tǒng)計(jì)拷貝記錄。另外，當(dāng)前的信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理過程中，可以提高檔案管理者的水平，也符合當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢，更加符合現(xiàn)代技術(shù)要求。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

最近幾年，在我國各行業(yè)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的范圍越來越廣泛，同時在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用。相比傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)有著非常大的優(yōu)勢，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的查缺補(bǔ)漏，簡單便捷化查詢檔案的工作，同時也能夠?qū)⒐ぷ髻|(zhì)量提高，將管理工作的難度降低。在不斷普及以及發(fā)展計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時，現(xiàn)代檔案管理也應(yīng)用著此技術(shù)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中屬于比較先進(jìn)的技術(shù)，可以非常準(zhǔn)確以及快捷地處理數(shù)據(jù)。在一定程度上，將計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地應(yīng)用在檔案管理中，有助于工作整體質(zhì)量以及效率的提高，也更加方便今后進(jìn)行信息查找。另外，我國檔案管理技術(shù)也將面臨全新的挑戰(zhàn)，同時在今后的發(fā)展中也將找到有促進(jìn)其發(fā)展的模式。

在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的意義，在我國發(fā)展社會經(jīng)濟(jì)的過程中更加明顯，倘若要將檔案提供給相關(guān)人員，不必要取出全部的檔案信息，而只要將需要的內(nèi)容取出，可以將文件查找以及提取的效率提高，也可能將文件的保密性提高。在文件傳輸過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)大量發(fā)送以及群發(fā)等功能，還能夠?qū)魉偷乃俾侍岣撸ぷ鞯恼w效率也能夠得到提高。在檔案管理的中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將會出現(xiàn)非常多的電子文件，其主要的載體就是光盤以及計(jì)算機(jī)軟盤等材料，并且和紙質(zhì)文件存在非常大的區(qū)別。

2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的必要性

2.1 我國檔案管理因計(jì)算機(jī)技術(shù)而發(fā)生時代的轉(zhuǎn)變

我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動了信息技術(shù)的發(fā)展，促使我國檔案管理因計(jì)算機(jī)技術(shù)而發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)管理時代逐漸替代了我國傳統(tǒng)紙質(zhì)時代。在一定程度上，計(jì)算機(jī)的發(fā)展將對數(shù)字化檔案的過渡造成直接性影響，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)自動化以及智能化的檔案管理，同時還能夠減少物力和人力。相比于其他發(fā)達(dá)國家，我國應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的技術(shù)還需要不斷提升，因此為了更好地發(fā)展檔案管理工作，我國就應(yīng)該努力創(chuàng)新思想，加強(qiáng)建設(shè)管理檔案的工作團(tuán)隊(duì)，將技術(shù)人員的專業(yè)技能提升，同時將檔案管理的效率提高。

2.2 檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化以及工作人員工作量降低

當(dāng)前，在檔案管理的過程中，有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)十分必要，檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化以及工作人員工作量降低，因?yàn)閼?yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，工作人員只需要在計(jì)算機(jī)中錄入紙質(zhì)文件，之后形成電子文檔。管理檔案信息的主要目的就是保存資料，因?yàn)楸４娴馁Y料都具有供社會各界人士工作參考的作用。另外，在檔案信息管理的過程中應(yīng)用著計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以更加便捷地提取檔案信息，并且對其進(jìn)行分類，更能體現(xiàn)出檔案管理自動化的特點(diǎn)。同時，當(dāng)前的檔案信息管理理念結(jié)合符合時代發(fā)展的新理念，更加有助于將檔案管理工作的效率提高，更有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 人們的工作、學(xué)習(xí)以及生活已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國高科技水平提高的過程中也得到一定的提高，同時人們生活水平隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展也逐漸提高了科技技術(shù)應(yīng)用要求，更多地使用著計(jì)算機(jī)技術(shù)。在人們的日常生活中，都會利用檔子檔案管理技術(shù)來保存大量的電子文檔，同時應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠加快保存的整體效率以及提高保存的整體質(zhì)量。通常情況下，檔案信息化具有“一次投入，多次產(chǎn)出”的特點(diǎn)，在一定程度上能夠打破之前經(jīng)費(fèi)受到限制的局面，并且檔案信息電子化將不會受到空間、時間、地點(diǎn)的制約，能夠?qū)⒎?wù)的范圍拓寬。另外，檔案電子信息化在某些方面，還能夠有助于順利結(jié)合最新的技術(shù)。在制作傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的過程中，往往需要很多的物力、紙張以及人力，這樣不僅僅會造成環(huán)境污染，同時也會出現(xiàn)資金浪費(fèi)等不良狀況，還很容易損壞紙質(zhì)的檔案。在檔案管理的過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用時間不長，在應(yīng)用的過程中還會出問題，但是在技術(shù)發(fā)展中，人們認(rèn)知檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的程度逐漸加深。

3 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前計(jì)算機(jī)屬于高科技產(chǎn)品中的一種，并且也逐漸在各個社會領(lǐng)域中得到非常廣泛的應(yīng)用，同時也發(fā)揮著重要的作用。在我國不斷提高科技水平以及快速發(fā)展社會經(jīng)濟(jì)的過程中，人們生活的各方面也逐漸融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)。人們的日常生活也會出現(xiàn)非常多的電子文檔，倘若要將文檔好好保存下來，就需要利用到電子檔案管理技術(shù)。在檔案管理的過程中，有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將會產(chǎn)生很多的電子文件，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理今后發(fā)展過程中的作用將越來越明顯。

參考文獻(xiàn)

[1]梁海榮.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性分析[J].電腦知識與技術(shù)，2013.21（17）：4117-4118.

[2]王新.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性[J].黑龍江科技信息，2014，20（10）：164-164.

[3]謝俊芝.淺談計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2014.14（03）：147-148.

[4]林洋.談計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性[J].赤子：上中旬，2014，15（13）：200-200.

作者簡介

肖殿華（1975-），男，安徽省阜陽市人。1999年畢業(yè)于安徽機(jī)電學(xué)院電氣工程系應(yīng)用電子技術(shù)專業(yè)，現(xiàn)供職于安徽省阜陽市地方稅務(wù)局電子稅務(wù)管理中心，電子信息工程師，大學(xué)本科學(xué)歷，學(xué)士學(xué)位，研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與信息安全、稅收信息化、稅收大數(shù)據(jù)。

作者單位

安徽省阜陽市地方稅務(wù)局電子稅務(wù)管理中心 安徽省阜陽市 236009