“互聯(lián)網(wǎng)+”思維在檔案管理實(shí)踐中的運(yùn)用

程安琪

摘 要 我國政府提出在各行各業(yè)應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維實(shí)施改革，在檔案管理方面也獲得了一些進(jìn)展。目前集中于信息化革新，即檔案管理紙質(zhì)版本向電子版本的轉(zhuǎn)化。完成檔案管理的初步階段之后，需要深化其改革實(shí)踐，使其在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維應(yīng)用之下獲得2.0級(jí)發(fā)展。以下就按照“互聯(lián)網(wǎng)+”思維對(duì)檔案管理實(shí)踐的進(jìn)一步升級(jí)展開具體探討。

關(guān)鍵詞 “互聯(lián)網(wǎng)+”思維；檔案管理；實(shí)踐；運(yùn)用

中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2017）182-0078-02

“互聯(lián)網(wǎng)+”內(nèi)容豐富，其思維的本質(zhì)特征表現(xiàn)在“融合”方面，其功能主要是“效率”。因此，在檔案管理中實(shí)踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，或通過對(duì)其思維的轉(zhuǎn)化、落實(shí)到實(shí)際管理工作方面，需要增加“融合”性推進(jìn)措施，提高管理“效率”。另一方面，實(shí)踐該思維，需要增加匹配性的人員培訓(xùn)、機(jī)制完善。

1 從“融合”層面運(yùn)用

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實(shí)踐運(yùn)用中，主旨在于通過其思維，將檔案管理與其它資源進(jìn)行融合，既包括以信息技術(shù)為基底的技術(shù)工具融合；也包括“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與其他思維融合。實(shí)踐技術(shù)工具融合，要求在現(xiàn)有檔案管理電子化完成的基礎(chǔ)上，引入“信息傳輸”所必需的其他技術(shù)工具。比如，電子郵件及其類似形式。由于檔案管理中的軟件平臺(tái)操作系統(tǒng)屬于固定化系統(tǒng)，需要從技術(shù)方面采取一些措施。比如，制作可分割、可直接劃分為多個(gè)“文檔”的系統(tǒng)平臺(tái)，然后，將其與其它新媒介進(jìn)行融合式推進(jìn)。

在思維融合方面實(shí)踐，需要從檔案管理出發(fā)，將系統(tǒng)思維、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、以人為本思維進(jìn)行融合。比如，在實(shí)踐檔案管理中，始終以“人”的管理為核心，引入系統(tǒng)思維，將各個(gè)部分資源進(jìn)行有效融合。在與其他資源融合方面，可實(shí)踐多種可利用資源的融合，并使其得到科學(xué)配置；其實(shí)質(zhì)是將檔案管理作為一個(gè)“項(xiàng)目”實(shí)施具體管理，并關(guān)注每個(gè)項(xiàng)下設(shè)置，從而在整體—部分原理之上，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資源、人力資源、信息資源、技術(shù)資源融合。在“融合”實(shí)踐方面，具體是在電子檔案管理平臺(tái)，設(shè)置查詢、共享、傳遞、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等各個(gè)頁面功能，將其融合到一個(gè)系統(tǒng)之中，利用技術(shù)之便達(dá)到專業(yè)平臺(tái)的操作。然后，將這種專業(yè)化的操作平臺(tái)，與其他技術(shù)工具實(shí)施融合，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)間的融合，類似QQ、微信之類手機(jī)平臺(tái)工具的融合。在這個(gè)方面因涉及檔案管理高效化利用，所以，在實(shí)際的融合路徑中，建議從檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，借助技術(shù)工具實(shí)踐App制作，可直接委托信息公司完成制作事宜，并將其安裝在其管理人員及應(yīng)用人員的手機(jī)之中，通過任務(wù)式分發(fā)提高融合的最大化。

2 從“效率”層面運(yùn)用

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實(shí)踐的最終目的即是達(dá)到對(duì)檔案管理的高效化利用。為了達(dá)到目標(biāo)，除了上文所說的媒介融合、思維融合、操作平臺(tái)融合之外；需要突顯出檔案管理中的管理“效率”。檔案管理屬于人力資源管理，其特征在于人才信息資源的利用，技術(shù)工具融合、管理思維融合能夠滿足其外在制度化、流程化、專業(yè)化實(shí)踐。為了效率進(jìn)一步提高，需要對(duì)檔案管理的信息資源本身進(jìn)行革新，促進(jìn)效率提升。我國檔案管理的利用率并不在技術(shù)之弊，而是來自于“應(yīng)用程序化不足”“執(zhí)行力度較弱”；可以借用資源融合簡化程序、提高執(zhí)行監(jiān)督。

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維中的“效率”功能運(yùn)用，要求將現(xiàn)有的檔案管理中的“信息資源”實(shí)施重新分割與組合。以人事檔案管理為例，實(shí)際的電子檔案在錄入系統(tǒng)中因其“姓名、年齡、籍貫……”等太過煩瑣；所以，對(duì)于一般的基本資料需要實(shí)踐信息資源的重組，利用“身份證模式”直接掃描上傳。針對(duì)其工作經(jīng)驗(yàn)，則需要按照年份，進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下設(shè)的“系譜”方法進(jìn)行細(xì)致羅列；還應(yīng)該利用系統(tǒng)平臺(tái)查詢之便，將信息資源中的“檔案利用率”進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)“應(yīng)用頻率表格”制作，以圖譜顯示方式進(jìn)行排列，使其利用得到優(yōu)化。完成信息資源融合之后，必要按照所采用的系統(tǒng)，進(jìn)行程序化編排，使其利用達(dá)到“一站式”應(yīng)用。針對(duì)執(zhí)行力度較弱的問題，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維進(jìn)行解決；具體操作中可以通過系統(tǒng)打卡實(shí)施監(jiān)督；并在檔案管理人員、工作人員之中成立半自主化討論小組，組織以“電子檔案管理”為專題的討論會(huì)，不斷增加檔案管理工作中實(shí)際遭遇難題的探討，從實(shí)踐提煉經(jīng)驗(yàn)改善其不足之處。

3 配套建設(shè)

目前電子檔案的管理思維基于紙質(zhì)檔案模式，只是形式上的更新。為了達(dá)到“融合”效果，提高管理“效率”，建議在技術(shù)融合、信息資源融合后，按照現(xiàn)有檔案管理流程設(shè)置，增加針對(duì)崗位方面的專業(yè)化培訓(xùn)；同時(shí)，需要增加電子檔案系統(tǒng)操作訓(xùn)練，計(jì)算機(jī)應(yīng)用維護(hù)及一般故障排除訓(xùn)等。從技術(shù)層面可以引入技術(shù)人才，實(shí)施針對(duì)機(jī)構(gòu)自身檔案資源管理融合后的系統(tǒng)開發(fā)；如App開發(fā)、掃描功能開發(fā)、系統(tǒng)簡化。最好按照電子計(jì)算機(jī)原有構(gòu)建模式，利用多個(gè)App組建一個(gè)以檔案管理為核心的App網(wǎng)絡(luò)；最終推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)“一鍵式”檔案管理，使“互聯(lián)網(wǎng)+”思維達(dá)到最終的高效化實(shí)踐。

在管理方面實(shí)踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，應(yīng)逐漸導(dǎo)向人才資源利用中心，將與人才所具備的知識(shí)、能力進(jìn)行對(duì)接式全面評(píng)估。雖然會(huì)花費(fèi)較多時(shí)間，但有必要將人事檔案管理、文獻(xiàn)檔案管理進(jìn)行一些必要的對(duì)接；并把各個(gè)類型的檔案管理實(shí)施“融合”，從而以人為主體的資源、以信息為主體的資源“融合”。擴(kuò)大信息化的檔案管理系統(tǒng)范圍，從交叉、關(guān)聯(lián)中，實(shí)現(xiàn)知識(shí)與人才資源復(fù)用“效率”提高。美國高校在這個(gè)方面經(jīng)驗(yàn)較多，人力資源管理發(fā)達(dá)，尤其是作為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)明者，目前已實(shí)現(xiàn)了不同類型檔案管理的交叉與融合；因此從該方面可增加研究并提高“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用能力。

需要注意制度化革新需要落實(shí)到運(yùn)行機(jī)制的實(shí)踐層面，進(jìn)而提升改革后的執(zhí)行力，強(qiáng)化監(jiān)督效果。在這個(gè)方面，應(yīng)該按照上文中的運(yùn)用實(shí)踐，從中摘錄出具體的技術(shù)指標(biāo)、管理項(xiàng)，并將每個(gè)指標(biāo)明確列入到每個(gè)對(duì)應(yīng)項(xiàng)下；再按照這種思路出發(fā)，制定與其匹配的評(píng)估體系。以當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)的評(píng)估考核體系構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)與實(shí)證結(jié)果觀察，必要采用三表法，提高考核的精準(zhǔn)性。具體的方法是設(shè)計(jì)三欄表格，左右兩欄加下設(shè)橫欄；通常左邊為考核指標(biāo)，右邊為評(píng)估內(nèi)容填寫，下欄為數(shù)據(jù)的表格制作、圖表的趨勢圖譜，以及附錄性質(zhì)的文字說明。在這種評(píng)估體系之下，可以將原來的結(jié)果評(píng)估，擴(kuò)展到包含有過程評(píng)估與自我評(píng)估、互評(píng)等多種方式共用方面；以此增加檔案管理中的績效管理與崗位監(jiān)督；并且能夠滿足內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的當(dāng)前需求。另外，就是以制度、運(yùn)行機(jī)制為主要依據(jù)，在人力資源管理部門設(shè)置與信息化檔案管理相適應(yīng)的知識(shí)培訓(xùn)、技能操作訓(xùn)練，以及團(tuán)隊(duì)建設(shè)；重點(diǎn)挖掘管理潛力，提高知識(shí)復(fù)用水平。

4 結(jié)論

本次探討后認(rèn)為在運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的過程中，重點(diǎn)在于思維轉(zhuǎn)用，并在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與方法提煉路徑選擇下透過體系建設(shè)，將各方面的匹配措施進(jìn)行資源整合，從而獲得融合后效率的最大化提升。希望在未來的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)驗(yàn)中，可以針對(duì)該主題收集更多的資料，在材料增加的廣度、深度方面，更好地完成檔案管理中對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”思維深度運(yùn)用的細(xì)致研究。

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