企業(yè)印章管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析和建議

沈真

摘 要：印章在企業(yè)日常社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中地位和作用日益重要，印章管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)亦愈來愈大。因此充分揭示印章管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，促進(jìn)企業(yè)提高印章風(fēng)險(xiǎn)防控能力和管理水平，加強(qiáng)對(duì)印章管理的風(fēng)險(xiǎn)研究分析十分必要。

關(guān)鍵詞：印章管理；風(fēng)險(xiǎn)；分析；建議

印章是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部行使基本權(quán)利和義務(wù)的載體，是企業(yè)法人進(jìn)行正常工作流程的重要手段，同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部工作人員進(jìn)行企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的工具，因此，對(duì)印章的管理應(yīng)根據(jù)印章的使用環(huán)境、使用用途和使用需要作進(jìn)一步的細(xì)分和辨識(shí)。不同的公司對(duì)印章管理各有不同，例如有的公司實(shí)行雙人輪崗制，有的實(shí)行專人專章管理等，但無論怎樣，對(duì)印章的管理還是以安全、便捷、易操作為出發(fā)點(diǎn)。

對(duì)印章的管理，安全是首要任務(wù)。但由于印章使用涉及使用人員范圍廣、使用環(huán)境各有不同等因素，所以對(duì)印章管理存在一定管理難度，管理過程中存在的漏洞和問題也比較明顯，容易造成種種風(fēng)險(xiǎn)隱患。為此，本人結(jié)合多年來從事印章管理的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)印章管理過程中的各種問題提出一些建議，希望與大家共同探討。

一、印章管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)

1.印章管理流程、制度存在缺陷或不足

若企業(yè)在實(shí)際印章管理過程中，對(duì)印章管理的流程和制度沒有及時(shí)更新和完善，就會(huì)造成印章管理的缺陷或不足。由于企業(yè)在發(fā)展過程中，印章的使用環(huán)境也會(huì)隨著變化，以人為主體的使用方在印章使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，所以企業(yè)就有必要針對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)更新和完善印章管理流程、制度。

2.印章管理人員職責(zé)不清晰、職權(quán)未監(jiān)管

一個(gè)企業(yè)中印章的直接管理人員的權(quán)力是比較高的，所以企業(yè)若沒有制定清晰的工作職責(zé)，沒有設(shè)置對(duì)其監(jiān)督管理權(quán)限，對(duì)于企業(yè)和個(gè)人來講，都存在一定的管理漏洞，甚至?xí)鸱韶?zé)任。例如企業(yè)未建立印章管理的保管人、監(jiān)護(hù)人、簽字人等審批流程，未明確印章管理的監(jiān)督人職責(zé)、名單等。

3.印章管理存在管理人員過多，組織擁擠

印章管理的宗旨是安全、快捷，若印章管理背離這個(gè)宗旨，就會(huì)造成管理效率低下、失效。印章管理人員不宜過多，一來是節(jié)約企業(yè)人力資源，二來也是為了提升工作效率，減少中間無用環(huán)節(jié)，給印章使用人員帶來便捷。

4.印章管理存在管理權(quán)限重疊現(xiàn)象

若印章管理人員有多個(gè)，而他們的職責(zé)又相差無幾，這樣就會(huì)造成印章管理的混亂、重疊，導(dǎo)致相互扯皮、推諉，造成管理和流程失控，甚至引起法律風(fēng)險(xiǎn)。

5.印章使用不符合相關(guān)規(guī)定，主要表現(xiàn)如圖1所示，詳述如下：

（1）印章使用流程是否符合相關(guān)規(guī)定

在企業(yè)內(nèi)部，印章在使用前應(yīng)先由相關(guān)部門審批，待合格后才能交印，否則印章管理人員應(yīng)拒絕交印。若印章需要對(duì)外出具，則須通過有關(guān)部門同意簽字后，才能由印章管理人員出具，同時(shí)填寫相應(yīng)對(duì)外出具章。在企業(yè)中是否嚴(yán)格遵循相關(guān)用章規(guī)定，決定了用章管理是否安全。

（2）印章使用是否存在提前現(xiàn)象

印章使用人員往往為了圖方便、減少繁瑣環(huán)節(jié)而違反相關(guān)用章規(guī)定，提前在空白合同、協(xié)議、支款憑證和往來函文中加蓋公章，導(dǎo)致用章混亂、失控，容易造成企業(yè)利益受損，甚至承擔(dān)法律風(fēng)險(xiǎn)。

（3）印章使用是否存在混用、共用現(xiàn)象

印章使用人員有時(shí)為了節(jié)省時(shí)間，對(duì)印章使用完全“不按套路出牌”，存在印章的混用、共用現(xiàn)象，導(dǎo)致一旦產(chǎn)生糾紛，難以界定經(jīng)辦責(zé)任，容易造成法律風(fēng)險(xiǎn)。

（4）印章使用是否存在廢仍用之現(xiàn)象

按照企業(yè)印章管理規(guī)定，對(duì)發(fā)生權(quán)限變更、業(yè)務(wù)變更或撤消的印章應(yīng)予以銷毀，企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)廣而告之，若印章使用人員不嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，對(duì)廢舊印章仍然使用，就會(huì)造成印章使用混亂，新舊章界定不清晰，影響印章的使用監(jiān)督。

（5）印章使用登記是否準(zhǔn)確、完整、相符

印章在使用前應(yīng)由經(jīng)辦人登記準(zhǔn)確、完整的信息，并由印章管理員檢查登記信息是否與實(shí)際相符，否則拒絕交印。若沒有按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，容易造成發(fā)生問題后無法追溯責(zé)任，造成無法監(jiān)管。

（6）印章使用是否有完備的保管制度和設(shè)施

印章在使用完后交由印章管理員存放在指定的保管設(shè)施內(nèi)，并且印章管理員也應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的保管制度。若將印章隨便放置于公開場(chǎng)合，無人保管，就會(huì)存在嚴(yán)重的安全隱患，容易造成印章?lián)p壞、被盜、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

（7）印章使用是否有可靠的交接手續(xù)

印章保管員在職務(wù)變更、退休后就不再經(jīng)辦印章管理職責(zé)，此時(shí)應(yīng)按照印章管理規(guī)定與被交接人進(jìn)行可靠完整的交接手續(xù)，并由雙方簽字確認(rèn)，企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)廣而告之。反之，則會(huì)產(chǎn)生印章管理效率低下、停滯的問題，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

（8）印章使用備案是否齊全

印章在使用過程中產(chǎn)生的所有資料，例如登記冊(cè)、檔案冊(cè)等材料必須定期保存在檔案室，以備核查，所有材料必須齊全。否則容易造成法律風(fēng)險(xiǎn)。

（9）印章使用的監(jiān)督機(jī)制是否完善，執(zhí)行是否到位

印章在使用過程中的監(jiān)督機(jī)制是保障印章安全和有效的主要方式，所以監(jiān)督機(jī)制應(yīng)完善，并且對(duì)其執(zhí)行也應(yīng)到位。否則就會(huì)造成印章管理無法及時(shí)整改和糾正，容易引起法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、印章管理過程中的幾點(diǎn)建議

如圖2所示。

對(duì)健全印章管理制度的建議。

1.印章管理職能人員的設(shè)置

印章管理中，相關(guān)職能人員不能為同一人，例如管理員和監(jiān)督員不能為同一人，建議印章管理的各個(gè)職能由不同人員擔(dān)任，并且相互之間沒有直接利害關(guān)系。對(duì)印章的管理應(yīng)與部門的經(jīng)營(yíng)決策相聯(lián)系，一般對(duì)印章的管理應(yīng)由企業(yè)或部門的最高負(fù)責(zé)人親自管理或交由授權(quán)人員管理。

2.印章管理手續(xù)流程的設(shè)立

一個(gè)高效、有序印章管理需要幾個(gè)流程明確、執(zhí)行到位的手續(xù)流程，各個(gè)印章的使用都應(yīng)按照手續(xù)流程的規(guī)定分步進(jìn)行，防止違規(guī)用印。例如對(duì)印章報(bào)廢、印章交接、印章經(jīng)辦、印章保管等環(huán)節(jié)應(yīng)設(shè)立較為明確的手續(xù)流程，并且規(guī)定各環(huán)節(jié)的責(zé)任、義務(wù)和權(quán)限。

3.印章管理使用人員的確立

印章管理中，無論是管理員、經(jīng)辦人都應(yīng)預(yù)先確立，并且明確自己的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)格按照印章管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，避免印章混用、冒用、盜用和偽造等情況發(fā)生，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)整改，并將此作為評(píng)定和衡量人員的標(biāo)準(zhǔn)之一。

三、小結(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)及企業(yè)規(guī)模的發(fā)展，印章的種類、數(shù)量的不斷增多，印章管理的風(fēng)險(xiǎn)愈來愈多，管理的難度亦會(huì)愈來愈大。因此，本人從分析印章管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，以促進(jìn)企業(yè)提高印章風(fēng)險(xiǎn)防控能力和管理水平為目標(biāo)，印章管理是一個(gè)持續(xù)提高、深入研究的課題，希望通過本文能與相關(guān)人員進(jìn)一步溝通和提高。

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