完善醫(yī)院財務檔案管理工作的有效措施

黃光淼

摘要：隨著時代的進步與發(fā)展，我國的醫(yī)療體制也進行了相應的改革，市場經(jīng)濟體制的建立和完善，促進了醫(yī)院在改革中的發(fā)展。醫(yī)院財務檔案是醫(yī)院在進行醫(yī)療、科研、教學等多種活動中形成的，對財務收支情況進行詳細記錄的歷史資料，同樣也是醫(yī)院部署工作計劃和決策的重要參考依據(jù)，具有極強的研究價值。本文中筆者主要是立足于醫(yī)院財務檔案管理的現(xiàn)狀，對財務檔案管理中存在的問題進行分析，根據(jù)問題提出有效的解決措施。

關鍵詞：醫(yī)院財務；檔案管理；有效措施

一、完善醫(yī)院財務檔案管理工作的意義

完善醫(yī)院財務檔案管理工作是社會發(fā)展對醫(yī)療行業(yè)的要求，醫(yī)院財務檔案管理工作的完善，從一方面來說也是對檔案管理的創(chuàng)新，只有創(chuàng)新才能更加深刻的認識到當前醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的客觀形勢，才能不斷推動醫(yī)院檔案管理工作的進展。[1]科學技術的革新和成熟，使科技成果在較短的時間段內(nèi)轉(zhuǎn)化成為社會生產(chǎn)力，在經(jīng)濟社會中發(fā)揮著重要作用，醫(yī)院財務檔案管理部門的主要任務是收集、保管、存放醫(yī)院檔案資料，并加以開發(fā)、利用，在現(xiàn)代化管理和多樣化需求的今天，不斷完善檔案管理工作，在跟上醫(yī)院整體發(fā)展步伐的同時，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作的積極作用。

二、醫(yī)院財務檔案管理工作中存在的問題

（一）財務檔案管理不規(guī)范

從當前醫(yī)院財務檔案的現(xiàn)狀來說，案卷質(zhì)量相對較差，難以進行規(guī)范。醫(yī)院對于財務檔案的收集、裝訂，均形成了一整套規(guī)定制度，[2]但由于監(jiān)管力度不強，導致醫(yī)院財務檔案并沒有按照相應規(guī)定進行收集、裝訂，使得檔案卷宗出現(xiàn)不規(guī)范、不美觀，甚至檔案資料的真實性難以保證的現(xiàn)狀。

（二）缺少專門的檔案部門

財務檔案需要實行嚴格的保密，但當前我國一些醫(yī)院并沒有成立專門的財務檔案管理部門，雖然只是少數(shù)，但對醫(yī)院自身的發(fā)展來說，產(chǎn)生極大的威脅。一些醫(yī)院未設置專門的檔案管理部門，也沒有專門的人員負責檔案管理，各部門管理環(huán)節(jié)分散、工作內(nèi)容分散，造成檔案管理不規(guī)范，檔案的完整性、保密性和安全性受到威脅。

（三）財務檔案銷毀影響到其他工作環(huán)節(jié)

財務檔案記錄著醫(yī)院不同科室的重要內(nèi)容，而財務檔案的銷毀時檔案管理中必不可少的一環(huán)，在實際工作中，財務檔案銷毀這一環(huán)節(jié)并不為大多數(shù)人所重視，甚至出現(xiàn)無人銷毀、無人敢銷毀的現(xiàn)象，[3]出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因是：財務檔案數(shù)量龐大，銷毀需要花費大量人力物力，一些重要檔案的銷毀，直接或間接的影響到醫(yī)院工作的其他環(huán)節(jié)。

三、完善醫(yī)院財務檔案管理的措施

醫(yī)院財務檔案管理是對醫(yī)院經(jīng)濟狀況的集中體現(xiàn)，是醫(yī)院重要的經(jīng)濟史料。在信息化時代，加強醫(yī)院財務檔案管理刻不容緩，[4]筆者結(jié)合自身工作實踐，對當前醫(yī)院財務檔案管理中存在的問題，提出了有效的改進措施。

（一）配備專門財務檔案管理人員

醫(yī)院加強專門財務檔案管理人員的配備，財務檔案管理工作主要包括：對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、邊沿、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)，在一些醫(yī)院中，由于缺乏專業(yè)財務檔案管理人員，因此，在其中一些環(huán)節(jié)中，由會計兼職負責，甚至也有一些環(huán)節(jié)沒有人員負責。隨著醫(yī)院規(guī)模的逐漸擴大，醫(yī)院就醫(yī)環(huán)境的不斷改善，人們的保健意識逐漸提高，檔案數(shù)量也隨之增多，設置專門財務檔案管理人員成為必然要求。醫(yī)院領導也應對財務檔案管理工作起到重視，應加強人力、物力的投入，配備齊全的財務檔案管理人員，保證財務檔案的整齊和內(nèi)容齊全。做好防鼠蟲、防火、防潮等保護工作，嚴格做好安全和保密工作，建立完善的借閱、歸檔、移交、銷毀等登記管理制度。

（二）加強現(xiàn)代管理技術的應用

在信息化時代，應注重拓展財務檔案管理的新領域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不能很好的適應當前醫(yī)院發(fā)展需要，在以電子材料為載體和紙質(zhì)檔案形式并存的情況下，信息化財務管理顯示出其優(yōu)勢，強大的核算管理功能使醫(yī)院財務檔案管理工作發(fā)展更為先進，加強電算化會計檔案管理，能有效保證醫(yī)院經(jīng)濟的正常運行，保證醫(yī)院資產(chǎn)安全，為醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展做好保障。[5]由于電子信息技術存在一定的漏洞，數(shù)據(jù)已被修改，應嚴格按照計算機授權(quán)、審批制度執(zhí)行，做好安全保密措施，及時維護、備份數(shù)據(jù)，防止人為的惡意修改，建立會計軟件多用戶、分權(quán)限管理，充分利用磁盤、硬盤等介質(zhì)存儲財務報表和財務賬簿。

（三）做好財務檔案的銷毀鑒定工作

財務檔案的鑒定銷毀是檔案管理中不可獲取的重要環(huán)節(jié)，做好財務檔案的鑒定銷毀，不僅能有效節(jié)省存儲空間，還能減少檔案管理的保管費用。醫(yī)院應根據(jù)相應規(guī)定，制定切實可行的財務檔案鑒定銷毀制度，銷毀前應由財務機構(gòu)提出銷毀意見，并編制銷毀清單，將銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、保管日期、銷毀日期等內(nèi)容進行標記，在銷毀名冊上由責任人簽名，確保銷毀工作做到有理有據(jù)，嚴格規(guī)范的實行，能有效節(jié)省存儲空間，節(jié)省人力、財力。

四、結(jié)語

本文中筆者在通過實際調(diào)查研究和自身實踐相結(jié)合的基礎上，對當前醫(yī)院財務管理工作中存在的問題進行分析，同時對完善醫(yī)院財務檔案管理工作的有效措施進行研究。醫(yī)院財務檔案涉及到醫(yī)院發(fā)展的方方面面，醫(yī)院財務檔案管理人員通過不斷提高自身專業(yè)水平，促進檔案管理工作發(fā)展。

參考文獻：

[1]朱宏華.加強醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義與有效措施[J].辦公室業(yè)務，2014，19：105.

[2]杜巍，葉娜，余雪花.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015，05：71-72.