關(guān)于計算機電子檔案管理應用與發(fā)展探究

羅竹意

摘 要：我國經(jīng)濟在飛速發(fā)展，科技水平在不斷提高，科學技術(shù)的運用為人們的生活帶來了許多便利，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展，影響到了人的生活的方方面面，在檔案管理中計算機技術(shù)發(fā)揮了重要的作用，電子檔案被人們普遍運用，但在人們運用電子檔案的過程中也不可避免的出現(xiàn)了一些問題，比如電子檔案的不安全問題。本文對計算機電子檔案應用的重要性和在運用計算機電子檔案的過程中出現(xiàn)的問題進行具體分析，并給出合理化的改進建議。

關(guān)鍵詞：計算機；電子檔案；應用研究

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，計算機技術(shù)快速發(fā)展并逐漸應用到人們生活的各個領(lǐng)域，計算機對于檔案的作用是促使了電子檔案的出現(xiàn)，而且促進了電子檔案的發(fā)展，檔案對于各種機構(gòu)、企業(yè)的發(fā)展有重要的作用，檔案可以記錄各種機構(gòu)、企業(yè)的重要信息并為機構(gòu)、企業(yè)的工作提供依據(jù)。在計算機技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案多為紙質(zhì)版，在管理的過程中容易發(fā)生丟失，計算機電子檔案很好的解決了這個問題，為檔案管理工作帶來了方便，提高了管理效率，適應了時代的要求。

1 計算機電子檔案重要性

1.1 便于管理檔案

檔案數(shù)量比較多，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不利于進行管理，管理紙質(zhì)檔案的時候需要花費時間和精力，而且紙質(zhì)檔案還比較容易丟失、損壞。計算機電子檔案的運用方便了工作人員的管理，有效改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，提高了工作人員的工作效率。運用計算機電子檔案，可以設置查看檔案的人員權(quán)限，規(guī)定特定人員可以查看檔案；可以通過多種形式呈現(xiàn)檔案；可以讓檔案自動排序。提升管理檔案的效率。

1.2 減少管理檔案成本

在檔案管理中運用計算機電子檔案，可以減少成本，計算機電子檔案處理信息的效率極高，計算機電子檔案在存儲方面有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案存儲占用的空間比較大，而運用計算機檔案，可以將檔案輸入到計算機中，存儲到計算機的數(shù)據(jù)庫，節(jié)省現(xiàn)實空間，計算機的數(shù)據(jù)庫擁有很大的空間，非常便于檔案存儲。運用計算機電子檔案有利于進行查詢，節(jié)省查詢成本，傳統(tǒng)檔案管理中如果要想查詢檔案信息的話，需要投入大量的人力成本，花費的時間比較長，如果沒有電子檔案的運用，是很難實現(xiàn)減少成本的目標的，通過運用電子檔案，可以輸入自己想要查找的信息，在很短的時間內(nèi)就可以知道結(jié)果，計算機自己進行查找而且結(jié)果非常具有準確性，極大的提高了職工的工作效率，節(jié)省了時間。

1.3 利于傳播信息

如今已經(jīng)進入信息化社會，人們通過使用計算機可以很方便的獲取自己想要的信息，增強了信息的共享性，對于計算機電子檔案來說，克服了傳統(tǒng)檔案的空間局限性，也克服了時間上的缺點，使檔案信息可以讓需要的人快速獲得，促進信息共享可能性的實現(xiàn)。

2 計算機電子檔案現(xiàn)狀

2.1 電子檔案機構(gòu)合作力度不夠

根據(jù)我國管理檔案機構(gòu)的現(xiàn)實情況來看，檔案機構(gòu)大多采取封閉化的管理方式，對外部實行開放策略的占很少的比例，而且檔案機構(gòu)之間也沒有進行有效的合作，機構(gòu)之間也沒有進行很好的交流溝通，在沒有進行溝通的情況下，就很難對自己的檔案機構(gòu)有一個正確的認識，不利于檔案機構(gòu)發(fā)現(xiàn)自己在管理檔案的過程中存在的問題，也不利于針對問題采取措施進行有效地改善，促進檔案機構(gòu)在檔案管理方面的提高。而且基本上每個檔案機構(gòu)的情況都差不多，沒有對檔案管理進行各方面的優(yōu)化，極容易造成人力、物力上的浪費，也不能對資金進行優(yōu)化配置。隨著我國信息化進程的加快，檔案管理往信息化的方向發(fā)展是必然的，而以上敘述的問題必將對電子檔案的發(fā)展有不利影響。

2.2 工作人員綜合素質(zhì)不強

現(xiàn)代社會發(fā)展的進程逐漸加快，隨著社會的發(fā)展，對于人的要求也越來越高，需要很多優(yōu)秀的人才來努力工作，在電子檔案管理方面，對工作人員的要求也有了明顯的提高，對于檔案管理的工作人員，需要有扎實的檔案管理專業(yè)基礎知識，有比較豐富的工作經(jīng)驗，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進行管理，比如掌握與管理檔案相關(guān)的計算機技術(shù)。就現(xiàn)今的電子檔案管理的實際情況來看，管理檔案的工作人員素質(zhì)不高，對于檔案管理的專業(yè)基礎知識也掌握的不牢固，大多數(shù)工作人員缺乏工作經(jīng)驗，對在電子檔案的管理工作中，缺乏長期的鍛煉，對工作情況沒有進行及時的總結(jié)，不能得到有效的反饋，對于工作經(jīng)驗的積累是不利的。還有就是一些工作人員沒有掌握最基礎的計算機知識，對于計算機技術(shù)在檔案管理上的運用也沒有了解清楚，那么通過計算機技術(shù)對電子檔案進行管理就很難達到運用自如的狀態(tài)，也就導致工作效率沒有辦法提高，不利于電子檔案管理工作的開展。

2.3 計算機電子檔案安全性不高

雖然現(xiàn)在信息技術(shù)高速發(fā)展，但同時也帶來了一系列問題，網(wǎng)絡安全問題就是急切需要解決的問題。同樣，計算機電子檔案也出現(xiàn)了安全問題，檔案信息有可能遭到泄露，信息技術(shù)發(fā)展的同時也帶來了黑客這一群體和計算機病毒的發(fā)展，這對于電子檔案的管理造成了極大的風險，檔案庫如果遭到黑客的侵入，就會很容易泄露檔案信息，檔案信息一旦遭到泄露，就會造成很嚴重的后果，不法人員通過偷盜檔案信息來獲取利益，還有計算機病毒的傳播，都為電子檔案帶來不利影響，阻礙了計算機電子檔案的發(fā)展。

3 計算機電子檔案管理策略

3.1 加強檔案機構(gòu)合作

檔案機構(gòu)間要增強合作，要多與檔案機構(gòu)進行溝通交流，通過與其他檔案機構(gòu)進行合作，來尋找自己檔案管理中的不足，并積極采取措施進行改進，吸收其他檔案機構(gòu)管理檔案的優(yōu)秀經(jīng)驗，對自己的檔案管理進行參考，并進行有效性的借鑒。與其他檔案管理機構(gòu)可以采取多種形式進行合作，可以建立檔案管理工作人員的交流會，可以舉辦檔案管理研討會等，通過與其他檔案管理機構(gòu)進行合作交流，實現(xiàn)檔案在管理方面的信息共享，提高計算機電子檔案機構(gòu)的工作效率，提高電子檔案管理的經(jīng)濟效益，為檔案管理工作節(jié)約人力、物力成本，減少財政資源的浪費，促進計算機電子檔案的發(fā)展。

3.2 提高工作人員綜合素質(zhì)

在計算機電子檔案管理工作中，要努力提高計算機電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進管理人員發(fā)展，有利于電子檔案的管理工作的進行，也有利于電子檔案工作的完善。對于提高工作人員的素質(zhì)方面，可以從幾個方面進行努力，我們來進行具體討論。對于工作人員來說，要加強他們的專業(yè)基礎知識，讓他們多學習計算機技術(shù)，對他們的能力進行提高，鼓勵他們對工作情況進行及時的反饋，促進工作效率的提高。對于檔案管理機構(gòu)來說，要對檔案機構(gòu)的工作人員進行培訓，促進他們能力進步，增強他們的專業(yè)基礎知識和工作技能，提高工作人員對工作的主動性。

3.3 加強檔案管理的安全性

對于檔案管理工作中的安全問題，我們要進行努力改善，加強計算機電子檔案的安全管理。檔案管理機構(gòu)可以完善電子檔案管理制度，對于電子檔案管理制度的保密性方面進行完善，還要規(guī)定查找檔案的人員的權(quán)限，通過限制權(quán)限來增強電子檔案的安全性。檔案機構(gòu)可以進行必要的財政投入，為機構(gòu)聘請對電子檔案數(shù)據(jù)庫的維護人員，增加防火墻的設計，對不法人員的非正常侵入形成抵制作用，增強安全性。

4 結(jié)語

對于計算機電子檔案我們要堅持發(fā)展它的優(yōu)越性，克服它的缺點，跟上時代的腳步，推動我國電子檔案的信息化發(fā)展，要解決在發(fā)展過程中遇到的問題，積極采取措施來迎接發(fā)展中的挑戰(zhàn)。促進我國計算機電子檔案的不斷完善，為我國檔案管理的發(fā)展做貢獻。

參考文獻

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