信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張在奎　王豐霞

摘要：隨著人們對檔案管理工作的要求越來越嚴格，提升檔案管理工作效率的意義日漸凸顯。毋容置疑，只有檔案管理水平適應現(xiàn)代化社會需要，檔案管理工作才能與時俱進，從而取得預期的效果。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與進步，給檔案管理工作帶來新的機遇同時，也面臨著新的困境。因此要想做好檔案管理工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，必須加快資源發(fā)展的網(wǎng)絡化與數(shù)字化，積極應對電子文件的挑戰(zhàn)，才能為經(jīng)濟建設提供優(yōu)質(zhì)服務。文章主要從信息時代檔案管理工作的重要性出發(fā)，對信息時代檔案管理工作面臨的問題及應對對策進行了分析，希望能為檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理工作；面臨的問題；應對對策

國家社會經(jīng)濟快速發(fā)展推動了信息技術(shù)的進步，當前我國已經(jīng)進入互聯(lián)網(wǎng)時代，信息管理與信息公開的應用已經(jīng)成為社會經(jīng)濟水平與科技水平提升的重要體現(xiàn)。檔案信息化管理工作作為一項復雜且系統(tǒng)性工程項目，對現(xiàn)代化檔案管理有效應用，能夠提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。然而在實際管理工作中，受各種因素影響，使得檔案管理工作面臨諸多問題，只有找出存在問題，并采取有效應對對策，才能促進信息時代檔案管理工作有序進行。

一、信息時代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，檔案管理大部分以紙質(zhì)形式為主，檔案管理方式滯后，管理工作量較大。并且在檔案日常管理和保存過程中，為了避免紙質(zhì)檔案受到火災、受潮和蟲害的影響，確保檔案資料的安全使用，需要投入相應的人力和財力，采取相應應對措施予以處理，以免紙質(zhì)檔案損毀。此外，傳統(tǒng)檔案資料的查閱難度大，不能進行備份，隨著信息時代到來，計算機技術(shù)的發(fā)展與普及，傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容與管理模式逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理的出現(xiàn)，不僅能夠有效解決檔案資料的存放問題，提升檔案使用的安全性，還可提高檔案資料的檢索效率，充分發(fā)揮檔案資料作用。可見在信息時代下，做好檔案管理工作對適應社會發(fā)展，滿足現(xiàn)代化檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）管理軟件缺少通用性

傳統(tǒng)檔案管理工作實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件得到進一步推廣與使用。但從檔案管理工作角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息化與數(shù)據(jù)化，但是仍存在諸多不足之處，降低了檔案管理工作效率與質(zhì)量。例如在實際使用過程中，檔案管理軟件缺少通用性，各個企業(yè)單位使用的計算機規(guī)格與型號不同，軟件之間不能兼容，無法實現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作有序開展帶來不利影響。

（二）檔案管理信息化標準不規(guī)范

檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實際效用，只有實現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)范的管理，才能提升檔案資料使用的安全性與真實性。然而從當前檔案管理工作來看，檔案管理工作缺乏規(guī)范化與標準化，在信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡建設上仍存在顯著性差距，給檔案信息化管理在開發(fā)、共享、服務及規(guī)范上的發(fā)揮與發(fā)展帶來影響。此外，受各種因素限制，檔案管理部門沒有統(tǒng)一規(guī)范檔案編制，檔案編制細則的兼容性較低，導致部分系統(tǒng)軟件的可移植性下降。并且我國當前沒有形成建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標準體系，給信息時代檔案管理工作開展造成嚴重了阻礙。

（三）檔案管理的保密性與安全性有待提升

電子檔案管理系統(tǒng)通常是利用驗證登錄名和密碼雙重保護記性安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，不法分子進入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，直接威脅到檔案資料使用的安全性，導致信息數(shù)據(jù)失真。并且電子檔案信息管理本身具有結(jié)構(gòu)復雜、儲存信息各式各樣的特點，如果計算機遇到系統(tǒng)癱瘓和病毒入侵問題，電子檔案極易受到不法分子的惡意破壞與損毀，給企業(yè)帶來巨大經(jīng)濟損失。

（四）相關(guān)法規(guī)體制不完善

雖然我國頒布了與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)，但是已有的法律法規(guī)大部分針對傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理要求法律法規(guī)應順應時代發(fā)展的腳步，定期頒布與檔案信息化管理有關(guān)的法律法規(guī)，為檔案信息化管理工作提供法律依據(jù)。然而，在實際管理工作中，檔案信息化管理還未形成一整套完善的法律法規(guī)體制，有待進一步完善。

三、信息時代檔案管理工作問題的應對對策

（一）加強信息化建設，實現(xiàn)軟件兼容

加強信息化建設作為解決信息時代檔案管理工作不可缺少一部分，實現(xiàn)檔案信息化管理的目的是共享檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源在企業(yè)中的價值。因此為了實現(xiàn)檔案資源共享，檔案管理部門必須引進先進信息技術(shù)，對檔案管理模式進行創(chuàng)新，實現(xiàn)自動化處理，從而提升檔案信息的檢索效率。例如在進行檔案資料分類存儲時，檔案管理部門可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等對管理軟件進行編程，通過計算機與多媒體技術(shù)將對文字類檔案和圖像類檔案進行自動識別，并儲存到相應檔案信息庫中，實現(xiàn)軟件之間的兼容。然后在利用網(wǎng)絡平臺傳輸檔案資料，實現(xiàn)信息資源遠距離、無障礙的共享，這樣不僅能夠存儲海量檔案資源，還可避免出現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資料管理的老化和損毀等問題。

（二）統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標準

統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標準、建立與檔案有關(guān)的管理規(guī)章制度，對檔案管理具有重要意義。隨著科學技術(shù)發(fā)展與進步，檔案管理手段日漸更新與管理水平的提升，必須建立完善與檔案管理有關(guān)的工作體系，統(tǒng)一編制檔案管理細則，并落實到位，從而提升系統(tǒng)軟件的可移植性，實現(xiàn)檔案信息化管理標準的規(guī)范化。此外，還需明確各個工作崗位的責任內(nèi)容，將各個門類和載體的檔案集中起來進行統(tǒng)一管理，讓檔案管理和企業(yè)工作實現(xiàn)同步考核、同步發(fā)展。

（三）提高檔案管理使用的保密性與安全性

我國信息資源豐富多樣，檔案資源作為信息資源中重要構(gòu)成部分，無論是在我國政治建設中，還是在我國社會經(jīng)濟建設與發(fā)展中都起到重要作用。因此在信息時代檔案管理工作中，要想提升檔案管理使用的保密性與安全性，必須建立完善檔案信息安全保障體制，做好相應管理工作。具體可從以下幾方面進行分析：信息技術(shù)的發(fā)展，對于信息而言具有兩面性，雖然客觀上帶動了信息競爭，但是對于檔案資料使用的安全性而言，仍存在安全隱患。因此要想提升檔案信管理使用的安全性與保密性，必須更新傳統(tǒng)管理觀念，提升網(wǎng)絡安全意識，采取有效措施方法不法分子的侵入，以免不法分子篡改、竊取檔案信息。同時管理部門還需通過用戶身份驗證方式，加強檔案信息管理，適時監(jiān)控計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，確保檔案信息的保密性與安全性。例如在檔案管理工作中，會面臨計算病毒入侵的風險，導致檔案信息丟失和泄漏，不能查看檔案內(nèi)容。為此為了確保檔案信息化管理的安全，檔案管理部門需要加強檔案管理，防范不法分子侵入系統(tǒng)，加強對用戶登錄名與密鑰的驗證，借助密鑰管理方式，提升系統(tǒng)使用的安全性。同時加強計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的監(jiān)控力度，在計算機系統(tǒng)中安裝最新版本的殺毒軟件，盡量隔離計算機的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)。并定期做好數(shù)據(jù)庫的備份工作，以保證檔案信息使用的安全性與保密性。

（四）建立完善有關(guān)的法律法規(guī)

建立完善有關(guān)的法律法規(guī)是檔案信息化管理的安全與合理利用的保障，因此在信息時代下，相關(guān)部門應順應時代發(fā)展潮流，建立完善有關(guān)的法律法規(guī)，為檔案信息化管理提供法律依據(jù)，真正做到有法可依，有章可循，以滿足檔案管理未來發(fā)展的需要。同時加強資源數(shù)據(jù)庫建設，安排人員定期對數(shù)據(jù)庫運行進行維護管理，為數(shù)據(jù)庫檔案信息的使用提供安全性與完整性保障。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是檔案管理部門日常管理的主要內(nèi)容，對企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。因此在信息時代下，檔案管理部門必須從解放思想，創(chuàng)新管理理念著手，加強信息化建設，統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標準，建立并完善相關(guān)法律法規(guī)。只有這樣才能滿足未來發(fā)展需要，最終做到節(jié)省開發(fā)資源，提高檔案管理使用的保密性與安全性，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化與規(guī)范化，從而充分發(fā)揮檔案管理的實際作用。

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（作者單位：張在奎，濰坊護理職業(yè)學院；王豐霞，濰坊市中心血站）