研究中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

顏曉燕

【摘要】二十一世紀(jì)是信息化數(shù)字化的時代，現(xiàn)代信息基本都會以數(shù)據(jù)的形式保存在網(wǎng)絡(luò)中，這樣有利于信息的保存與調(diào)取，方便人們查找歸納整理。我國的中小學(xué)校的管理也形成信息化的趨勢，由于每年的學(xué)生數(shù)量很多學(xué)生信息數(shù)據(jù)龐大，歸納整理起來不方便，而且也不易保存。所以中學(xué)生檔案管理信息化的建設(shè)時十分必要的。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案管理 信息化 有效對策

【中圖分類號】G633 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）11-0020-01

時代發(fā)展，學(xué)校教學(xué)規(guī)模也日益擴大，學(xué)生的信息量也在飛速增加。所以很多中學(xué)都建設(shè)學(xué)生檔案管理的信息化，但是現(xiàn)階段我國中學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)仍然在各方面有不足之處，比如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、 專業(yè)人才短缺、 管理觀念存在差異等，中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)的目前仍然沒有達到理想的標(biāo)準(zhǔn)，我們必須通過科學(xué)的改革措施，才能完善中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。

一、中學(xué)檔案管理信息化

目前，我國中學(xué)校園檔案館基本配備了現(xiàn)代化管理設(shè)備以及學(xué)校檔案管理的應(yīng)用管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理。通過利用檔案管理系統(tǒng)，完成了文書檔案、教學(xué)檔案、等各類學(xué)校檔案的編目、排序、檢索和輸出等工作，基本實現(xiàn)學(xué)校檔案管理中各類檔案的信息化處理，以及自動化管理。這也促進檔案工作的順利進行，保證了學(xué)校檔案工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。

電子檔案的案卷和文件的檢索已基本替代傳統(tǒng)的人工檢索查找方式，提高了檔案資料查找的速度和準(zhǔn)確度。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過程中的問題

信息化時代，許多中學(xué)電子檔案管理的建設(shè)已構(gòu)成，但利用率、普及率不高，可操作性不強，這也說明檔案管理信息化的建設(shè)還存在許多問題。

（一）檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低，缺少專業(yè)老師

大部分的中學(xué)檔案管理部門還未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理教師隊伍。專門從事檔案相關(guān)工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不合理。而且中 學(xué)的檔案員大多都是未接受過檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化 建設(shè)的基本理論知識技能。

（二）檔案室基礎(chǔ)設(shè)施簡陋

由于大多數(shù)中學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，學(xué)校的資金大部分投資給學(xué)校重點建設(shè)項目或與教務(wù)任務(wù)相關(guān)的建設(shè)。對于學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資很少。從檔案管理團隊到檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)都很簡陋。

（三）管理體制比較混亂。

現(xiàn)在大部分中學(xué)檔案管理部門是與學(xué)校其他部門在一起，沒有獨立的管理體系，直接領(lǐng)導(dǎo)是校長或主任，沒有細化體系。政府的檔案管理機構(gòu)除了通知學(xué)校檔案工作人員參加一些會議和培訓(xùn)外，很少過問學(xué)校檔案工作，也很少到學(xué)校進行檢查和指導(dǎo)。

（四）數(shù)字化建設(shè)水平低。

大部分中學(xué)可以做到檔案室配有電腦，檔案室檔案信息數(shù)字化的管理水平較低，沒有好好利用數(shù)字化帶來的便捷。

（五）檔案利用率低

現(xiàn)在中學(xué)檔案還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料較多，并且電子檔案的利用率較低，據(jù)有關(guān)人員調(diào)查統(tǒng)計， 中學(xué)檔案案卷平均利用率僅為 10% 左右。這也是值得中學(xué)管理人員深思的問題。

三、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

（一）提高認識、轉(zhuǎn)變觀念。

我們必須充分認識中學(xué)檔案的價值地位、作用和意義，也要充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。檔案信息化建設(shè)是否完善是衡量中學(xué)現(xiàn)代化水平高低的重要標(biāo)尺。

（二）明確指導(dǎo)思想，確立相關(guān)原則

在中學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中，要采用循序漸進的指導(dǎo)思想。而且，確立保障重點的原則，就是依據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性的不同，按輕重緩急的順序?qū)n案進行信息化加工。還要有技術(shù)實用性原則， 就是對檔案信息化處理要采用最有實用價值的模式。

（三）增加經(jīng)費投入

各級政府要依法增加對中學(xué)教育的經(jīng)費投入，以便中學(xué)有可用資金投入學(xué)校檔案信息化建設(shè)中。另外，中學(xué)要多方籌措資金， 設(shè)立專項資金進行學(xué)校檔案信息化建設(shè)。

（四）提高檔案管理隊伍素質(zhì)

要為檔案工作人員的培訓(xùn)創(chuàng)造良好的條件， 定期舉辦培訓(xùn)班對檔案管理人員進行專業(yè)檔案管理知識培訓(xùn)， 改善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)， 提高其綜合業(yè)務(wù)能力。

（五）建立健全制度，完善管理體制

學(xué)校應(yīng)依法建立健全的檔案管理制度，修改原有的規(guī)章制度并制定新的規(guī)章制度，還要理順檔案管理體制。中學(xué)應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理機構(gòu)，真正建立起分級管理的檔案管理體制。政府各部門要將中學(xué)的檔案信息化工作納入統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)范圍。

結(jié)語：

中學(xué)檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的新趨勢，校園檔案管理信息化的建設(shè)已經(jīng)成為了檔案信息管理的重要任務(wù)。檔案管理工作人員要勇于擔(dān)負起檔案信息化建設(shè)的責(zé)任，不斷優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)計方案，提高檔案管理的信息化水平。

參考文獻：

[1]毛凌.淺談中學(xué)人事檔案管理中存在的問題及對策[J].科教新報（教育科研），2014（3）.