試論高校儀器設備檔案資料的現(xiàn)代化管理

隋秀芬

摘要：高校儀器設備作為提高高?？蒲惺聵I(yè)、技術開發(fā)能力的重要試驗設備，對其管理非常重要，特別是檔案資料管理工作，是體現(xiàn)儀器設備從出廠到報廢的全過程內(nèi)容，也是相關使用者對儀器設備進行了解的重要依據(jù)，因此有必要加強高校儀器設備檔案資料管理，而目前在科學技術不斷的發(fā)展下，信息技術、計算機技術以及網(wǎng)絡技術的應用已經(jīng)成為改變傳統(tǒng)管理模式的新途徑，更為提高高校儀器設備檔案管理水平發(fā)揮了重要的應用價值。

關鍵詞：高校 儀器設備 檔案資料 現(xiàn)代化管理

科學技術不斷創(chuàng)新的當代，信息技術越來越具有應用價值，目前已經(jīng)成為各企業(yè)管理與運營的重要應用技術之一，當然我國各高校也不落其后，現(xiàn)代化管理模式已經(jīng)成為高校儀器設備檔案資料管理的主要途徑。為了更好的提高儀器設備檔案管理水平，下面將從現(xiàn)代化管理在高校儀器設備管理中應用的重要性進行分析，同時針對是如何實現(xiàn)高校儀器設備現(xiàn)代化管理模式進行方法分析，以此來提高高校儀器設備管理水平。

一、實施現(xiàn)代化管理的重要性

儀器設備作為高等院校在研究與創(chuàng)新技術以及科研過程中重要的應用產(chǎn)品，其作用性非常大，同時又是高校在發(fā)展過程中不可缺少的應用設備。與此同時，高校儀器設備檔案管理非常重要，該項工作可以促進儀器設備更好的被應用到高校發(fā)展中。因此檔案管理已經(jīng)成為不可忽視的環(huán)節(jié)，更是高校實驗室中不可缺少的儀器設備資料查閱之地，因此，對儀器設備的檔案資料管理便成為高校管理工作中重要的任務。隨著教育領域發(fā)展越來越速度，對高校建設期望越來越高，而儀器設備作為高校建設中不可缺少的應用設施，其數(shù)量已經(jīng)處于逐漸增長的狀態(tài)中，并且儀器設備功能越來越先進化，面對新的功能，在應用中需要對相關資料完全了解，因此，保管資料便成為檔案管理中的主要責任，面對這些數(shù)量較大的儀器設備資料若是利用傳統(tǒng)的管理方案，不但需要足夠的人力，同時還需要足夠的時間與空間，并且工作質(zhì)量還不一定能夠達到滿意效果。

而在科學技術發(fā)達的時代中，計算機網(wǎng)絡技術已經(jīng)走進高校檔案資料管理中，不但可以將大量的儀器設備資料通過計算機技術進行收集、整理、分類、分析、歸檔、統(tǒng)一等工作，減少了大量的工作量，同時還能夠利用計算機、網(wǎng)絡、信息等技術實現(xiàn)快速查找、閱讀等功能，方便使用者對儀器設備相關信息查找與學習，有效地提高儀器設備資料管理的安全性，并保證資料的完整性，可為使用者提供便捷的查閱方式。因此，實施現(xiàn)代化管理模式對高校儀器設備檔案資料管理水平以及高校發(fā)展都有著重要的意義。

二、儀器設備現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)方法

若想提高高校儀器設備檔案管理水平，首先要對現(xiàn)代化管理模式認可，并了解管理內(nèi)容以及作用，同時還要做好適應現(xiàn)代化管理模式的準備。因此要充分掌握提高管理水平的技巧，就目前而言，完善高校儀器設備檔案資料管理的主要從兩個方面入手，第一方面是建立儀器設備檔案文庫，為儀器設備設立專屬存檔之地，不僅可以提高工作的方便性，更能引起高校師生以及管理人員對儀器設備的重視。第二方面是利用現(xiàn)代化科學技術，建立信息化檔案資料管理模式，促進檔案資料信息的有效性、準確性以及共享性。

（一）建立高校儀器設備檔案文庫

儀器設備檔案資料管理本身就應該是各高校值得重視的工作之一，而建立儀器設備檔案就首先是為了提高儀器設備檔案資料管理在高校各項管理工作中的地位，不但能夠得到全校師生的注意，同時還能夠調(diào)動管理者的重視與積極性，這對檔案資料管理工作的進展會有很大的幫助。其次是為了提高檔案管理工作效率奠定基礎，建立檔案文庫，可以促進儀器設備檔案資料能夠被迅速、準確的利用起來，這樣在以后的工作中才能夠更好的發(fā)揮檔案資料管理的作用。

高校發(fā)展過程中會不斷的購進先進的新設備，隨之儀器設備的資料會越來越多，而此時檔案文庫則發(fā)揮出應有的作用，對所有的儀器設備檔案資料全部收納其中，使之資料信息越來越豐富，就會為儀器設備使用者在查找資料時提供及時幫助。高校儀器設備檔案管理工作并不是一朝一夕就可以完成的，而是一場長久的管理工作，管理人員對工作中的內(nèi)容要想全部掌握與了解并不是短時間內(nèi)可以完成的，但是由于高校儀器設備檔案資料在科學技術環(huán)境下，可以利用電子技術資料管理來為儀器設備資料進行建檔，并將每一臺儀器設備從出廠、使用到報廢的全程靜動態(tài)信息資料清除記錄，并做好備份，制定統(tǒng)一的檔案管理體系，這樣管理人員在接管工作時就會相對容易。

（二）充分地將網(wǎng)絡化信息共享特點利用起來

高校儀器設備檔案資料管理是面向全校師生的一種服務性的工作，大量的信息資料若是利用傳統(tǒng)管理方法，想了解某一儀器設備信息，翻找起來會相對困難，而在科學技術時代中，這些都已經(jīng)成為很容易辦到的事情。利用計算機網(wǎng)絡技術，對各種儀器設備資料進行存檔，利用網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)儀器設備管理統(tǒng)一化，可提高檔案管理系統(tǒng)軟件功能，發(fā)揮更高的作用，同時還為檔案資料提供了一個無形的、較大的存儲空間。

建立一套具有規(guī)范性、原則性的高校儀器設備管理體系是目前各高校所需要重點做的事情，但是在建立管理體系過程中，還要結(jié)合各校自身經(jīng)濟情況與原有的管理模式進行綜合考慮。同時還要提高網(wǎng)絡環(huán)境下的設備管理系統(tǒng)軟件功能，促使軟件能夠在滿足單機運行的同時，還可以有效的連接網(wǎng)絡，借助網(wǎng)絡技術，提高軟件應用能力。滿足儀器設備從申報、進購、檢查、進庫、使用、檔案建立以及到報廢全過程統(tǒng)一管理化要求，對高校內(nèi)部的全部儀器設備資料進行管理，并保存于計算機中，滿足資料輸入、撤銷、修改、抽查等日常工作需求，這樣不僅可以減少檔案管理工作量，同時還能夠為檔案資料查閱提供方便，提高資料信息的準確度。

隨著校園網(wǎng)的建成，學校各部門、各單位都可以很方便地在網(wǎng)上共享數(shù)據(jù)，因此該軟件還應當可以作為網(wǎng)絡軟件在網(wǎng)絡上運行，供全校所有的設備使用單位使用。每個入網(wǎng)的有權用戶都可以對網(wǎng)上數(shù)據(jù)進行查詢、統(tǒng)計或打印，了解各類設備的基本情況、簡介及使用說明，了解本單位年度設備經(jīng)費的使用情況，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

三、結(jié)語

實施現(xiàn)代化管理模式不但可以保護儀器設備資料的準確性、真實性以及安全性，促使檔案資料管理為提高儀器設備的使用性發(fā)揮重要作用，同時也是促進儀器設備在高校從事教學、科研以及研究新產(chǎn)品中發(fā)揮最大作用。所以說，完善高校儀器設備資料文檔、制定健全的管理制度、有效應用現(xiàn)代化管理是推動高校儀器設備檔案資料管理水平的正確決策。

參考文獻：

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（作者單位：哈爾濱醫(yī)科大學）