高職院校檔案管理的若干特點(diǎn)

張琮

摘 要：檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，對(duì)于新組建的高職院校，要抓好檔案管理工作，必須了解掌握本類院校檔案管理的一系列特點(diǎn)，這些特點(diǎn)表現(xiàn)在：管理的起點(diǎn)較低、管理人員能力較弱、管理中遇到的新困難較多、新增檔案的收集與管理難度較大、突出檔案的服務(wù)功能表現(xiàn)不足等等。只有圍繞這些特點(diǎn)研究提出有針對(duì)性的措施，才能有效提高高職院校檔案管理的水平，從而更好服務(wù)于學(xué)校中心工作。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；特點(diǎn)

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

高校檔案管理，是高校檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的重要組成部分。高校檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是高校整個(gè)管理體系中的重要組成部分，“是提高學(xué)校管理水平、工作效率和工作質(zhì)量的重要條件，也是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)十分重要的工作”。[1]所以，它具有高校管理的一般屬性，故它隸屬管理工作范疇。但是，因?yàn)閲?guó)家高等教育在整個(gè)國(guó)家社會(huì)發(fā)展中所承擔(dān)的特殊使命，從而使高校檔案管理又有了很強(qiáng)的政治性。而從最終的目的意義上說(shuō)，其最鮮明的特點(diǎn)還在于它的服務(wù)性上。目前國(guó)家確立科教興國(guó)戰(zhàn)略、人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，特別是創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，高校檔案及其管理服務(wù)于本校的人才培養(yǎng)、事業(yè)發(fā)展，乃至社會(huì)的創(chuàng)新事業(yè)都具有其他業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)難以企及的十分特殊的重要作用。

那么，如何在高校管理中突出檔案管理的特點(diǎn)，從而讓檔案管理提質(zhì)量、上水平、增效益，真正更好地服務(wù)于國(guó)家高等教育各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展呢？筆者認(rèn)為，首要的應(yīng)該考慮分析掌握高校本身的一系列特點(diǎn)。本文僅從高職院校自身的特點(diǎn)出發(fā)，試圖分析其檔案管理的若干特點(diǎn)。

一、新組建的高職院校所表現(xiàn)出的許多特點(diǎn)，決定了其檔案管理的起點(diǎn)不同于一般普通的高等學(xué)校。

我國(guó)目前全國(guó)大約有1100多所各類高等職業(yè)院校，這些院校大都建成于21世紀(jì)初的前幾年，而且一般都是由原來(lái)的中等職業(yè)（專業(yè)）學(xué)校升格，或由多所此類學(xué)校聯(lián)合組建而成。

這些學(xué)校由于原來(lái)各種條件所限，加之對(duì)于檔案工作認(rèn)識(shí)程度不同，管理水平各異，使其在檔案室的建設(shè)、管理人員的安排、檔案資料的收集與保管等方面都存在許多這樣那樣的問題，

可以說(shuō)“無(wú)論是管理機(jī)制、管理手段、還是開發(fā)利用、人員素質(zhì)都仍然存在著與高校事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方，需要不斷加強(qiáng)和改進(jìn)”。[2]這些都給新組建的職業(yè)院校規(guī)劃建設(shè)專門的檔案機(jī)構(gòu)造成很大困難。再加上新院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視情況的差異，出現(xiàn)了學(xué)校組建至今已經(jīng)十年左右時(shí)間，特別是國(guó)家教育部頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》也已經(jīng)過去了八年，仍有部分院校不能按要求建立符合規(guī)范要求的檔案機(jī)構(gòu)或管理部門。所以面對(duì)此類院校，最緊迫的首要工作是建設(shè)成立本院校獨(dú)立的檔案館（室），這是開展檔案管理的組織保障和工作前提。而且在上有國(guó)家教育主管部門對(duì)于檔案管理的明確要求下，后建設(shè)本單位檔案管理專門機(jī)構(gòu)的院校應(yīng)該按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，無(wú)論是用房、設(shè)施設(shè)備、人員配置都應(yīng)該一步到位，千萬(wàn)不可再行湊合。

二、新組建的高職院校，大都沒有合格的符合專業(yè)要求的檔案工作管理人員，這對(duì)高職院校檔案建設(shè)、管理和服務(wù)都造成極大困難。

任何組織的管理水平，都是由組織中工作人員的管理水平?jīng)Q定的。新組建的高職院校，其前身由于校舍條件、辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)費(fèi)使用，特別是囿于當(dāng)時(shí)人員構(gòu)成的局限，決定了其檔案資料數(shù)量不足、種類不全，大部分學(xué)校不可能成立獨(dú)立的檔案管理部門，檔案資料文件一般都由單位辦公室代為保存，具體工作由辦公室臨時(shí)指定工作人員進(jìn)行兼管。這些被指定的管理者，很少有專門的檔案管理資質(zhì)。這就造成了此類學(xué)校檔案管理水平不高，難以實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)于學(xué)校中心工作的目的。而新組建后的高職院校，在成立了專業(yè)部門的學(xué)校，其管理人員仍然是過去相關(guān)人員的簡(jiǎn)單拼湊，其中部分有檔案管理專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格的人員，甚至是由其他如圖書、財(cái)會(huì)、教師職稱系列轉(zhuǎn)換而來(lái)，同樣難以達(dá)到檔案管理的專業(yè)要求，無(wú)法承擔(dān)合格有效的檔案管理工作。由于社會(huì)發(fā)展水平的不斷提高，國(guó)家經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的迫切需要，職業(yè)教育、特別的高等職業(yè)教育，在國(guó)家統(tǒng)一的發(fā)展戰(zhàn)略中，尤其是在供給側(cè)改革不斷深化的重要時(shí)刻，承擔(dān)著及其重要的新型人才培養(yǎng)使命。新形勢(shì)對(duì)于高職院校提出了新的要求，高職院校檔案管理工作必須適應(yīng)這種新發(fā)展，不斷提升檔案管理水平，創(chuàng)新管理模式，改進(jìn)服務(wù)方式，積極探索紙質(zhì)檔案電子化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，以及開放式管理等新型模式，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到檔案資料信息數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享，極大提高檔案資料數(shù)據(jù)信息利用、使用效率。但這所有的一切，都需要一個(gè)非常重要的前提，那就是必須具備一支合格的專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍。所以各高職院校務(wù)必把組建一支符合要求的檔案管理隊(duì)伍放以檔案管理工作的首位。對(duì)于原有人員抓緊進(jìn)行分流，有基礎(chǔ)的通過培訓(xùn)使之能夠達(dá)到基本要求，其他人員可安排更適合他們的另外崗位，萬(wàn)不可讓沒有資質(zhì)的人員占了檔案管理本來(lái)就不多的工作崗位。而因缺員需要新進(jìn)人員則一定聘用具有檔案資質(zhì)的專業(yè)人才。同時(shí)也要重視管理隊(duì)伍人員的梯隊(duì)建設(shè)。為本單位檔案管理事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的人才基礎(chǔ)。

三、新組建高職院校檔案資料歸集工作比其他普通高等學(xué)校的任務(wù)要繁重并困難要大得多。

高職院校新組建后，在檔案工作方面遇到的第一個(gè)大問題就是把大量的分散存放于不同學(xué)校的檔案收集起來(lái)。困難在于：各校原來(lái)對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度不同，檔案建設(shè)方面的水平不同，資料收集的多少不同，資料整理分類的情況不同、資料保管的狀況也不同等等。這些都為組建統(tǒng)一的檔案機(jī)構(gòu)造成困難。經(jīng)過幾年的努力，許多院校檔案組織建設(shè)有了雛形，但新的要求不斷增加著新的困難。

其一，國(guó)家為了不斷提升高等教育人才培養(yǎng)水平和教育教學(xué)質(zhì)量，定期對(duì)所有高校開展全面深刻細(xì)致的評(píng)估工作。評(píng)估涉及高等院?；窘ㄔO(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、教育教學(xué)運(yùn)作、管理與規(guī)章制度、圖書資料、實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)等各個(gè)方面，由一整套復(fù)雜的指標(biāo)體系所構(gòu)成，而這些指標(biāo)體系都需要大量的設(shè)施、設(shè)備特別是材料、資料、數(shù)據(jù)來(lái)支撐；

其二，高校教育年度報(bào)表，每年都必須在規(guī)定時(shí)間里按要求通過網(wǎng)絡(luò)完成填報(bào)。填報(bào)過程要求嚴(yán)格，所有表格涉及到前后有關(guān)聯(lián)的數(shù)字、數(shù)據(jù)必須高度一致，否則報(bào)表難以下行，從而導(dǎo)致報(bào)表最終無(wú)法完成。這不僅要求填報(bào)人員工作認(rèn)真細(xì)致， 更重要的是要求平時(shí)資料、數(shù)據(jù)收集齊全、準(zhǔn)確無(wú)誤；

其三，新組建的高職院校，由于原來(lái)開展業(yè)務(wù)性質(zhì)單一，導(dǎo)致檔案資料收集分類不全。而現(xiàn)在國(guó)家對(duì)高職院校的辦學(xué)要求及職校本身開設(shè)專業(yè)的快速增加和不斷變化，于是便會(huì)出現(xiàn)許多以前沒有的新檔案。國(guó)家教育部2015年發(fā)布的《關(guān)于深化職業(yè)教育教學(xué)改革全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的若干意見》指出：“堅(jiān)持產(chǎn)教融合、校企合作。推動(dòng)教育教學(xué)改革與產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)銜接配套，加強(qiáng)行業(yè)指導(dǎo)、評(píng)價(jià)和服務(wù)，發(fā)揮企業(yè)重要辦學(xué)主體作用，推進(jìn)行業(yè)企業(yè)參與人才培養(yǎng)全過程，實(shí)現(xiàn)校企協(xié)同育人。堅(jiān)持工學(xué)結(jié)合、知行合一。注重教育與生產(chǎn)勞動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐相結(jié)合，突出做中學(xué)、做中教，強(qiáng)化教育教學(xué)實(shí)踐性和職業(yè)性，促進(jìn)學(xué)以致用、用以促學(xué)、學(xué)用相長(zhǎng)。堅(jiān)持國(guó)際合作、開放創(chuàng)新。在教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)、課程建設(shè)、師資培訓(xùn)、學(xué)生培養(yǎng)等方面加強(qiáng)國(guó)際交流與合作，推動(dòng)教育教學(xué)改革創(chuàng)新，積極參與國(guó)際規(guī)則制訂，提升我國(guó)技術(shù)技能人才培養(yǎng)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力”。還要求學(xué)?！盎顒?dòng)育人、實(shí)踐育人、文化育人”等等。

以上這些都表明，在高職院校檔案建設(shè)中，因?yàn)樾乱蠛托聵I(yè)務(wù)所產(chǎn)生的大量新檔案，才是最能體現(xiàn)職業(yè)院校辦學(xué)特色的東西。但它們從生成到規(guī)范，從收集到歸類，從組卷到入庫(kù)，這一系列過程，對(duì)這些院校的檔案管理者來(lái)說(shuō)，都是巨大的挑戰(zhàn)。這就要求他們不斷學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，深刻領(lǐng)會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的具體規(guī)定，指導(dǎo)各檔案生成部門完整收集必要的資料、信息、數(shù)據(jù)，把新檔案與“管理辦法”的標(biāo)準(zhǔn)要求相結(jié)合，科學(xué)分類，及時(shí)組卷，堅(jiān)決不再給以后檔案管理留下后遺癥。

四、新組建的高職院校，更多的將是面對(duì)不斷新增的檔案的管理問題

從一定意義上說(shuō)，新組建的高職院校原有檔案，其管理要相對(duì)容易一些。困難更大的是源源不斷將要和必須新增的檔案。檔案管理的核心有三，其一是原有檔案的保管，其二是新檔案的歸集，基三是檔案的使用、利用。而檔案事業(yè)的發(fā)展，最重要的是能讓檔案的入口有一個(gè)源源不斷的活水規(guī)范地流進(jìn)。對(duì)于新單位，要突出做好檔案管理的三大核心工作，最基礎(chǔ)的便是制定完整的檔案管理規(guī)章制度。關(guān)鍵是抓好檔案的開源工作。針對(duì)原有類別中的新增檔案尤其是新要求下所生成的新型檔案，一定要精心設(shè)計(jì)，認(rèn)真謀化，制定有利于這方面檔案規(guī)范、完整、及時(shí)的積累、收集和歸整的制度和具體工作指導(dǎo)辦法。并考慮在各檔案產(chǎn)生的業(yè)務(wù)部門配備兼職檔案管理員，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，上崗開展工作，隨時(shí)按要求收集，照規(guī)范歸整，定時(shí)上交期內(nèi)所生成的檔案，確保新生檔案及時(shí)統(tǒng)一歸集到院校檔案館（室）。

五、新組建的高職院校，從一開始就應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理的生命在于對(duì)學(xué)校中心工作的服務(wù)上。

建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案管理，歸根結(jié)底就是為了讓檔案更好地服務(wù)于院校的中心工作，即為學(xué)校的教育教學(xué)、教研科研、評(píng)估總結(jié)、愿景規(guī)劃、創(chuàng)新發(fā)展提供自己獨(dú)特的服務(wù)，發(fā)揮自己獨(dú)到的作用。也就是說(shuō)，檔案的生命就在于它的使用和利于。檔案使用的越充分，利用的效率越高，檔案事業(yè)的發(fā)展動(dòng)力就越強(qiáng)。

總之，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。高職院校應(yīng)當(dāng)從自身檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)到，檔案工作機(jī)構(gòu)是前提，隊(duì)伍是重點(diǎn)，管理是關(guān)鍵，制度是保障，服務(wù)是核心，創(chuàng)新是動(dòng)力。只有六管齊下，方可取得好的成效。

參考文獻(xiàn)：

[1]繆正宇. 淺談高校檔案管理工作〔J〕麗水學(xué)院學(xué)報(bào). 2007（3） 132頁(yè)：

[2]孫立霞. 如何加強(qiáng)高校檔案管理工作〔J〕商業(yè)經(jīng)濟(jì). 2010（7） 114頁(yè)。

張 琮，女 1972年4月出生，大學(xué)本科學(xué)歷，檔案館員職稱，漢中職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室管理員，長(zhǎng)期從事檔案管理工作和檔案管理研究。

研究方向：學(xué)校檔案管理、學(xué)校檔案利用等。