淺析如何發(fā)揮普通高校院系辦公室職能作用

蔡昂

摘 要：該文淺析高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室職能主要包括綜合管理職能，助手、參謀職能，服務(wù)與協(xié)調(diào)職能。并分別針對(duì)高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室職能的相應(yīng)特點(diǎn)及要求，對(duì)如何有針地性地、更好地開展二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作進(jìn)行相關(guān)的思考及研究。

關(guān)鍵詞：高校 二級(jí)學(xué)院 行政職能部門 工作效率

中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）02（b）-0167-02

高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室是二級(jí)學(xué)院機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，它與二級(jí)學(xué)院的其他機(jī)構(gòu)如教學(xué)辦公室、學(xué)生辦公室等相比又有自身的特點(diǎn)，有自身的職能范圍。明晰高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作職能，良好開展二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作，對(duì)提高高校辦學(xué)管理水平和構(gòu)建現(xiàn)代教育體系具有較大的現(xiàn)實(shí)意義。文章試對(duì)二級(jí)學(xué)院行政辦公室職能進(jìn)行淺析，并對(duì)如何良好地開展二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作進(jìn)行思考。

一般來說，二級(jí)學(xué)院行政辦公室主要包括綜合管理職能、助手和參謀職能、服務(wù)與協(xié)調(diào)職能等職能。高效、有序是行政管理工作追求的目標(biāo)，這除了要求二級(jí)學(xué)院院長以身作則、工作人員克己奉公、踏實(shí)肯干外，還應(yīng)根據(jù)其工作職能的特點(diǎn)和要求，有針對(duì)性地開展工作。

1 綜合管理職能

二級(jí)學(xué)院行政辦公室是學(xué)院的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，其綜合管理，是行政辦公室職能的重要組成部分。其綜合管理職能主要包括資源和資料管理、行政事務(wù)處理、對(duì)外交流等工作。

其中資源、資料管理包括：人事管理、職稱管理、檔案管理、財(cái)產(chǎn)物品管理及國有設(shè)備資料管理等，為學(xué)院的教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等做好服務(wù)工作。這要求工作人員了解熟悉相關(guān)的規(guī)章制度、政策法規(guī)，要有資料登計(jì)造冊(cè)以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、管理的業(yè)務(wù)能力，并要與學(xué)校各管理部門建立良好的信息交流渠道，積極與其他部門交流管理經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。

行政事務(wù)處理包括草擬公文、組織會(huì)議、收集處理信息、接待來訪人員等多項(xiàng)業(yè)務(wù)。這些事務(wù)瑣碎繁雜，要求工作人員有耐心、能用心。

2 助手與參謀職能

行政辦公室既是二級(jí)學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，同時(shí)在落實(shí)學(xué)院各項(xiàng)措施中發(fā)揮著助手、參謀的職能。二級(jí)學(xué)院行政辦公室在處理好日常管理事務(wù)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮助手、參謀的職能，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供盡可能多的便利。首先工作人員要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，掌握全面有效的各種信息，并對(duì)信息進(jìn)行甄別、去偽存真，及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。同時(shí)還要深入思考決策的各方面因素，充分結(jié)合學(xué)院內(nèi)外的客觀情況，及時(shí)提出相關(guān)的合理化建議。最后，決策實(shí)施后，工作人員需要充分地對(duì)決策效果進(jìn)行跟蹤，對(duì)決策結(jié)果進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，并及時(shí)反饋到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層，以便對(duì)決策不斷完善和改進(jìn)，為學(xué)院的各項(xiàng)工作能夠順利開展提供強(qiáng)有力的輔助。

3 服務(wù)與協(xié)調(diào)職能

學(xué)校的工作中心體是學(xué)生，學(xué)校的工作重心是教學(xué)，為廣大師生提供服務(wù)是二級(jí)學(xué)院行政辦公的基礎(chǔ)職能，同是還是二級(jí)學(xué)院的一個(gè)窗口，同時(shí)也應(yīng)良好地向其他部門、其他機(jī)構(gòu)與個(gè)人團(tuán)體，提供職責(zé)范圍內(nèi)的服務(wù)（如咨詢、聯(lián)系、提供信息等服務(wù)）。這些服務(wù)工作，很平凡普通，但它們影響到行政辦公室工作的正常開展與否，影響到辦公室綜合管理參謀、助手等職能的發(fā)揮，甚至影響到全院工作的順利推進(jìn)。

二級(jí)學(xué)院行政辦公室還具有二級(jí)學(xué)院內(nèi)部、二級(jí)學(xué)院與學(xué)校其他部門之間以及校外交住的交流協(xié)調(diào)職能。在處理二級(jí)學(xué)院內(nèi)部、二級(jí)學(xué)院與學(xué)校其他部門之間以及校外交住這些關(guān)系中，均需要行政辦公室工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，處理、緩解各種矛盾與沖突，保證工作的有序開展。其主要體現(xiàn)在部門領(lǐng)導(dǎo)間關(guān)系的協(xié)調(diào)，在涉及學(xué)院發(fā)展、教師的利益相關(guān)制度辦法等事務(wù)時(shí)，需學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)通過召開黨政聯(lián)席會(huì)等充分進(jìn)行溝通、交流，行政辦公室也要綜合領(lǐng)導(dǎo)中的不同意見，消除領(lǐng)導(dǎo)間存在的分歧和矛盾，促成一致認(rèn)識(shí)，保證工作順利推進(jìn)。在領(lǐng)導(dǎo)與教師之間關(guān)系的協(xié)調(diào)上，二級(jí)學(xué)院的行政辦公室起到橋梁的作用。促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)和教師之間的溝通、交流，使領(lǐng)導(dǎo)能準(zhǔn)確把握院情，以提出相關(guān)政策。行政辦公室作為二級(jí)學(xué)院對(duì)外交流的重要窗口，做好聯(lián)絡(luò)兄弟學(xué)院和校內(nèi)職能部門以及對(duì)外宣傳等工作，提高對(duì)外公關(guān)的效能，提高二級(jí)學(xué)院在校內(nèi)外的整體形象，這是展示學(xué)院發(fā)展的一個(gè)重要窗口。

4 結(jié)語

高校二級(jí)學(xué)院辦行政公室對(duì)提高高校辦學(xué)管理水平和構(gòu)建現(xiàn)代教育體系具有較大的現(xiàn)實(shí)意義，要充分發(fā)揮其重要作用，不斷提高工作效率，強(qiáng)化工作水平，使其能高效有序地運(yùn)作，為高校乃至高等教育發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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