從會(huì)計(jì)角度淺談企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制下付款環(huán)節(jié)的控制管理

鄧永

企業(yè)在購(gòu)買物資或接受勞務(wù)及支付款項(xiàng)等到相關(guān)活動(dòng)中，為了節(jié)約和周轉(zhuǎn)資金愿意及多采用應(yīng)付賬款方式。應(yīng)付賬款是由于雙方采用商業(yè)信用，致使物資交易時(shí)間與實(shí)際款項(xiàng)結(jié)算時(shí)間不一致而產(chǎn)生負(fù)債。它是一種最常見、最普遍的流動(dòng)負(fù)債，是流動(dòng)負(fù)債中最大的一類，也是買賣雙方在購(gòu)銷活動(dòng)中產(chǎn)生的短期負(fù)債。因此，加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)付款項(xiàng)的管理將變得越發(fā)重要。

一、付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

有的企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)核算體系中應(yīng)付賬款的管理與核對(duì)并未重視，在實(shí)際會(huì)計(jì)核算中存在諸多問題。由于核算不規(guī)范和不重視，導(dǎo)致應(yīng)付賬款核算的隨意性，以致出現(xiàn)違法犯規(guī)等問題，嚴(yán)重影響了企業(yè)的形象和及資金管理。

1.應(yīng)付款項(xiàng)處理存在問題

有的業(yè)務(wù)人員在采購(gòu)物資時(shí)，違反客觀實(shí)際，無視實(shí)際價(jià)款存在的合法性虛增應(yīng)付賬款，要求供貨單位將實(shí)際價(jià)款與應(yīng)付賬款的差額部分返還給自己，假公濟(jì)私；有的管理層，在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，故意“做大”應(yīng)付賬款，將實(shí)際價(jià)款與應(yīng)付賬款差額納入賬外小金庫(kù)。有的會(huì)計(jì)人員在向供貨單位購(gòu)買貨物后。取得了藍(lán)字發(fā)貨票，但由于質(zhì)量?jī)r(jià)格等問題，把貨退回，取得了紅字發(fā)貨票，有關(guān)會(huì)計(jì)人員用藍(lán)字發(fā)貨計(jì)人應(yīng)付賬款，而故意將紅字發(fā)貨票隱藏，隱瞞退貨，中飽私囊。

有些企業(yè)債務(wù)不分“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收賬款”、“其他應(yīng)付款”科目而統(tǒng)統(tǒng)在“應(yīng)付賬款”賬戶中核算。雖然“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收賬款”、“其他應(yīng)付款”同屬債務(wù)，但它們的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)卻不相同。因此，必須根據(jù)不同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)分別核算不同的業(yè)務(wù)，并且在資產(chǎn)負(fù)債表上分項(xiàng)準(zhǔn)確地反映企業(yè)債務(wù)狀況，以便為報(bào)表使用者提供可靠的財(cái)務(wù)信息。

2.應(yīng)付款項(xiàng)核對(duì)存在問題

應(yīng)付賬款要管理好，就得及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)溝通，查找原因，保證雙方賬目余額一致。但在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些單位平時(shí)不對(duì)賬，或者很少對(duì)賬，有的到年底才對(duì)一次賬，更有甚者到年底因?yàn)閱螕?jù)不齊、急于結(jié)賬而草草了事，應(yīng)付賬款的余額為逐年滾動(dòng)而成，越滾越對(duì)不清。

應(yīng)付賬款要核對(duì)清楚，雙方記賬時(shí)間口徑和記賬業(yè)務(wù)口徑必須保持一致。但在實(shí)際對(duì)賬工作中發(fā)現(xiàn)，有些單位的財(cái)務(wù)人員不顧會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，工作上情緒化現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因而在對(duì)賬時(shí)表現(xiàn)出單方面作賬、不提供單據(jù)、不給對(duì)賬時(shí)間、有意提前或推后結(jié)賬時(shí)間甚至以權(quán)壓人、拒不配合的現(xiàn)象，致使雙方記賬的時(shí)間口徑和業(yè)務(wù)口徑不一致，給對(duì)賬工作造成了很大的困難。

二、付款環(huán)節(jié)的控制措施

1.建立付款結(jié)算單制度

企業(yè)償還賬款時(shí)，應(yīng)取得加蓋收款單位公章的收款憑證或加蓋收款單位公章的授權(quán)委托書，授權(quán)誰負(fù)責(zé)向企業(yè)經(jīng)辦收款，當(dāng)經(jīng)辦人變更時(shí)，委托書也應(yīng)變更。委托書由財(cái)務(wù)部門妥善保管。對(duì)供應(yīng)商改變賬號(hào)、更改開戶行、更改名稱時(shí)，要有嚴(yán)格的程序和證明材料才能付款。這樣做，有利于完善財(cái)務(wù)手續(xù)，劃清責(zé)任界限，規(guī)范會(huì)計(jì)核算行為，提高會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量，增加企業(yè)財(cái)務(wù)收支、債權(quán)、債務(wù)的透明度，堵塞財(cái)務(wù)管理漏洞，遏制違法違紀(jì)情況的發(fā)生。

2.加強(qiáng)各供貨單位往來賬款的核對(duì)

在每月付款時(shí)，可向各收款單位提供明細(xì)對(duì)賬單，詳細(xì)羅列該次支付應(yīng)付賬款中所包括的各種貨物的名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、單價(jià)、金額、發(fā)票號(hào)碼、入庫(kù)日期、付款日期等內(nèi)容。涉及大金額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施。

3.實(shí)行崗位分離和崗位輪換

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立與應(yīng)付賬款有關(guān)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保不相容崗位相互分離、制約并形成有效監(jiān)督。需要分工的崗位如：原材料物品的需求必須由生產(chǎn)或銷售部門提出，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)；采購(gòu)人員不能擔(dān)任驗(yàn)收工作；采購(gòu)付款的審批人與執(zhí)行人應(yīng)分離；采購(gòu)、驗(yàn)收和使用物品的人員不得擔(dān)任賬簿記錄工作；付款人不能擔(dān)任尋求供應(yīng)商及索價(jià)業(yè)務(wù)的工作。

4.加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的管理

應(yīng)付賬款的入賬時(shí)間原則上以購(gòu)入材料物資的所有權(quán)轉(zhuǎn)移為標(biāo)志，但在實(shí)務(wù)中，應(yīng)付賬款的記賬時(shí)間還應(yīng)視具體情況而定。料單同時(shí)到達(dá)，一般要等到材料驗(yàn)收入庫(kù)后才能按發(fā)票上的金額登記入賬；料單未同時(shí)到達(dá)，在材料驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)并不登記入賬，于月份終時(shí)暫估計(jì)入賬，按計(jì)劃成本暫估入賬，取得發(fā)票帳單時(shí)，用紅字沖銷原作的紀(jì)錄，同時(shí)根據(jù)發(fā)票借記“原材料”、“庫(kù)存商品”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”科目。應(yīng)該及時(shí)登記賬簿，核對(duì)總分類賬和明細(xì)分類賬及有關(guān)日記賬簿，檢查有關(guān)反常的記錄。例如，應(yīng)付賬款出現(xiàn)借方余額，或者應(yīng)付某一單位的款項(xiàng)記錄在一年之內(nèi)都沒有任何改變，沒有一筆發(fā)生額，或者有發(fā)生額，但是借方與貸方發(fā)生額相同，核對(duì)銀行賬戶和現(xiàn)金支付應(yīng)獨(dú)立進(jìn)行。

5.規(guī)范應(yīng)付賬款的核算

（1）單據(jù)要齊全。要有貨物入庫(kù)單、發(fā)票、合同、采購(gòu)計(jì)劃等單據(jù)，單據(jù)齊全了，入賬時(shí)才會(huì)有可靠的單據(jù)，對(duì)賬時(shí)才會(huì)有充足的依據(jù)。

（2）手續(xù)要完備。入庫(kù)單上要有交貨人、受貨人、庫(kù)管的簽字；采購(gòu)計(jì)劃單上要有采購(gòu)員、采購(gòu)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人的簽字。如此手續(xù)完備了，對(duì)賬時(shí)如要出現(xiàn)問題，才便于查找相關(guān)責(zé)任人。

（3）核算方法要準(zhǔn)確。設(shè)置科目時(shí)，對(duì)于因采購(gòu)而產(chǎn)生的應(yīng)付款，設(shè)置應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款，科目設(shè)置準(zhǔn)確了，對(duì)賬就會(huì)有規(guī)律可循，對(duì)于采購(gòu)類的款項(xiàng)，要嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)合同去核算。

6.加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的檢查函證工作

選擇那些較大金額的債權(quán)人以及在資產(chǎn)負(fù)債表日金額不大甚至為零，但為企業(yè)重要的供貨人的債權(quán)進(jìn)行函證。同時(shí)檢查該筆債務(wù)的相關(guān)憑證資料，核實(shí)交易事項(xiàng)的真實(shí)性。對(duì)企業(yè)利用應(yīng)付賬款虛設(shè)債務(wù)進(jìn)行核查。對(duì)此類違法行為的檢查，一般采用審閱法、復(fù)核法、函證法等方法。發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)應(yīng)追蹤校對(duì)有關(guān)記賬憑證和原始憑證，必要時(shí)可采取函證或派人到債權(quán)單位進(jìn)行調(diào)查取證，確認(rèn)債務(wù)的真實(shí)性。

應(yīng)付款項(xiàng)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中最主要的流動(dòng)負(fù)債，可以直接反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。通過科學(xué)的內(nèi)部控制管理，可以促使企業(yè)強(qiáng)化應(yīng)付賬款管理，從而防止欺詐和舞弊行為的發(fā)生，使得企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有秩序進(jìn)行，保障企業(yè)資金安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]參見2015年CPA教材.

[2]參見2016年高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)教材.

[3]參見周耀華.淺談企業(yè)應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J]2007，4（2）：1-3.