信息化管理技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

阮苗

摘要：科學(xué)技術(shù)作為社會經(jīng)濟發(fā)展的推動力，在我國的長期發(fā)展和建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，近幾年科學(xué)技術(shù)迅猛的發(fā)展，在推動經(jīng)濟發(fā)展的同時，還在無形中改變?nèi)藗兊纳罘绞?，而且已?jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪斜夭豢缮俚?。尤其是計算機技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)全面的普及到了我們的日常生活中，使我們的日常生活發(fā)生了翻天覆地的變化，使我們的生活變得更加的方便快捷，而且計算機技術(shù)已經(jīng)可以可衡量經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的一個重要標(biāo)志。計算機在我國的一些企業(yè)單位中更是發(fā)揮著重大的作用，利用計算機技術(shù)可以強化企業(yè)對人員檔案的管理，加強企業(yè)的經(jīng)營，本文重點在研究計算機信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；應(yīng)用

計算機技術(shù)的成熟與發(fā)展，已經(jīng)將我們帶入到了計算機信息化時代，這對政治、經(jīng)濟、文化等行業(yè)的發(fā)展來說，是一個很好的機遇，同時也是一個巨大的挑戰(zhàn)。在信息化時代的背景下，徹底的改變了我國人事檔案人工管理的方式，逐漸的朝著計算機信息化管理的方向發(fā)展，使我國人事檔案的發(fā)展進入一個新的方向，提高了人事檔案的管理的質(zhì)量，避免了人工檔案管理的漏洞。但是計算機信息化技術(shù)管理發(fā)展的時間不長，而且缺乏一定的經(jīng)驗，在人事檔案管理的過程中存在很大的問題，甚至還是影響人事檔案管理的安全性與保密性，針對這一問題，本文進行深入的研究，希望可以解決當(dāng)前人事檔案管理中的一些問題，使我國人事檔案的管理進入一個安全健康的發(fā)展階段。

一、構(gòu)建信息化人事檔案管理的作用

（一）隨著社會發(fā)展的步伐，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

近幾年隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國的信息資源逐步的增加，信息的價值也顯得格外的重要。信息資源的共享化，推動了我國社會的進一步發(fā)展，在這發(fā)展的過程中，我們必須加強多人事檔案信息的管理，由傳統(tǒng)的人工化管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾淼姆较虬l(fā)展，適應(yīng)時代發(fā)展的潮流，在提高人事檔案管理的同時還能提升檔案管理的質(zhì)量。

（二）人事檔案的信息化管理可以使信息資源的共享化

在當(dāng)前的信息化時代，信息資源已經(jīng)企業(yè)發(fā)展的一種重要的戰(zhàn)略物資，而且在社會的發(fā)展與進步中更是發(fā)揮著重要的作用，加強人事檔案的管理不僅僅是對信息資源的科學(xué)化管理而且還能實信息資源的共享化，促進現(xiàn)代化信息建設(shè)的進一步發(fā)展，有利于我國社會經(jīng)濟穩(wěn)定的發(fā)展。

二、當(dāng)前人事檔案信息化管理中存在的漏洞

（一）人事檔案信息化管理的設(shè)備不健全

當(dāng)前我國企業(yè)在人事信息檔案管理方面有很大的欠缺，要想實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化，就必須健全基礎(chǔ)設(shè)備，例如在人事信息檔案管理中需要計算機、掃描儀、以及一些硬件設(shè)備，只有健全基礎(chǔ)的設(shè)備，才能確保人事檔案信息的傳送和貢獻。經(jīng)過調(diào)查就會發(fā)現(xiàn)，我國很多企業(yè)人事信息檔案管理的硬件設(shè)施并不是很健全，這就給企業(yè)人事檔案信息管理帶來了不便，嚴(yán)重影響企業(yè)人事管理的質(zhì)量，并在一定程度上制約企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。

（二）沒有完整的人事檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)單位人事檔案管理必須要嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)作為支撐，在此基礎(chǔ)上才能確保企業(yè)單位人事管理的質(zhì)量。但是從我國當(dāng)前企業(yè)單位人事檔案的管理來看，在人事檔案管理的過程中并沒有嚴(yán)格地管理標(biāo)準(zhǔn)作為支撐，幾乎都是從自身的利益出發(fā)。只是形成了人事檔案信息管理的內(nèi)部通暢，沒有實現(xiàn)信息資源的共享化，這就降低了人事檔案管理的意義，人事檔案管理的重要性在企業(yè)沒有得到充分的體現(xiàn)。

（三）人事信息檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低

人事檔案信息管理人員的素質(zhì)也是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素。因為在檔案管理的過程中，人還是檔案管理的主體，只是采取了不同的管理手段，所以認(rèn)識檔案管理的質(zhì)量很大一步取決于檔案管理人員的自身素質(zhì)。當(dāng)前我國很多企業(yè)單位人事檔案管理人員的技術(shù)以及自身的素質(zhì)普遍的較低，很難勝任檔案管理這一工作，這就為人事檔案管理埋下了安全隱患，甚至?xí)幸恍┕芾砣藛T惡意操作，這都將嚴(yán)重影響我國人事信息檔案管理的質(zhì)量。

三、信息化人事檔案管理的措施

（一）完善管理的基礎(chǔ)設(shè)施

完善人事檔案信息管理的設(shè)施，這是人事檔案管理的前提，是實現(xiàn)信息資源共享化的基礎(chǔ)。因此在企業(yè)單位人事檔案管理的過程中，管理人員一定要意識到檔案管理的重要性，加大投資，購買先進的人事檔案管理設(shè)備，同時還要對管理的技術(shù)進行革新，強化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）做到資源的共享化

在信息化的時代，檔案的管理存在紙質(zhì)材料的管理以及電子文件的管理，所以檔案管理管理部門要對這這兩者進行收集和共享，要將信息的儲存以及再一次開發(fā)利用作為檔案管理的重點。并且在管理的過程中要制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)件按大型的管理數(shù)據(jù)庫，將管理的范圍拓展到全國，實現(xiàn)人事資源管理的共享化。

（三）加強對人事檔案管理人員的培訓(xùn)

人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接絕決定檔案管理的質(zhì)量，因此在一些大型企業(yè)都要對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)，使其意識到檔案管理的重要的，同時還要加強檔案管理人員內(nèi)部的練習(xí)和溝通，避免管理人員之間矛盾的產(chǎn)生，確保人事檔案信息管理的有效性以及實用性。

四、總結(jié)

總而言之，在信息化時代的背景下，化檔案管理必須適應(yīng)時代發(fā)展的潮流，信息化檔案管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，做好檔案的管理，實現(xiàn)檔案管理資源的共享化，是企業(yè)長期發(fā)展經(jīng)營發(fā)展的基礎(chǔ)，同時也是我國社會進步發(fā)展的強大推動力。

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