檔案信息安全保障體系的構(gòu)建

鄭淋騰

摘要：檔案信息安全保障體系建設(shè)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是檔案安全管理必然的要求。本文分析了檔案安全保障體系構(gòu)建的依據(jù)，提出了檔案安全保障體系的基本內(nèi)涵、主要內(nèi)容及體系構(gòu)成基本框架，確立了檔案安全保障體系實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和途徑，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理系統(tǒng)化、集成化和規(guī)范化發(fā)展探索新途徑。

關(guān)鍵詞：檔案；安全保障；建設(shè)；研究

引言

檔案信息安全作為檔案管理工作的重中之重，一直以來就備受關(guān)注。但由于近年來受到自然災(zāi)害和信息技術(shù)發(fā)展的影響，檔案信息安全再一次牽動(dòng)了所有人的心，一旦發(fā)生安全隱患，將會(huì)造成一系列的連鎖反應(yīng)，對(duì)國(guó)家以及人民的生活形成惡劣影響。所以，對(duì)于加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)已是迫在眉睫。相關(guān)檔案部門應(yīng)要不斷完善檔案信息管理體系，從理論和實(shí)踐兩個(gè)角度對(duì)檔案安全保障體系構(gòu)建問題進(jìn)行了全方位的分析和研究，以進(jìn)一步提升了各級(jí)檔案部門的檔案安全保障能力。

1檔案信息安全保障體系構(gòu)建的依據(jù)

首先，加強(qiáng)檔案的安全保障體系建設(shè)是針對(duì)我國(guó)當(dāng)前的國(guó)情而定的體系準(zhǔn)則。能源資源、信息資源是當(dāng)前各個(gè)國(guó)家關(guān)注和爭(zhēng)奪的非常重要的戰(zhàn)略性資源，即使是國(guó)際上也都有真實(shí)的案例來反映出敵對(duì)勢(shì)力運(yùn)用各種途徑和手段來獲取檔案信息，這也是當(dāng)前新形勢(shì)下首要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)。

其次，加強(qiáng)檔案的安全保障體系建設(shè)是應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害的客觀需求。自然災(zāi)害基本上人們只能盡最大努力去預(yù)防，現(xiàn)階段并沒有任何一種自然災(zāi)害是人為可以控制的，像地震、火災(zāi)、水災(zāi)、海嘯、泥石流，等等，這些自然災(zāi)害一旦發(fā)生時(shí)是沒有預(yù)知的，最重要的是這些自然災(zāi)害沒有可抗拒性。因此對(duì)檔案的實(shí)體危害也是最大的。地震和海嘯對(duì)檔案館造成的后果是不可預(yù)知的，同時(shí)也給檔案館的災(zāi)害防治工作敲響警鐘。

再次，加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)是為了更加有效地解決我國(guó)檔案安全體系存在問題的需求，很多檔案管理部門對(duì)檔案安全保障工作的理解都是非常的單一，其實(shí)檔案安全主要分為載體安全保障和信息安全保障兩種。一部分檔案是呈現(xiàn)出顯性狀態(tài)，而一部分檔案則是呈現(xiàn)出隱性狀態(tài)，但是由于對(duì)檔案安全保障體系理解的局限性，使得在實(shí)際的工作中，很多的檔案管理方法和檔案管理措施都非常傳統(tǒng)，沒有任何創(chuàng)新之處，安全工作的重心也出現(xiàn)了偏移，更加注重于基礎(chǔ)設(shè)施的投入，對(duì)檔案管理的長(zhǎng)期維護(hù)并沒有投入太多的時(shí)間和精力，有些地區(qū)甚至對(duì)這部門是忽視的，沒有任何的精力投入，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理缺乏足夠的安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

最后，檔案安全保障體系建設(shè)是提升檔案管理水平的有效途徑。檔案安全保障體系建設(shè)一定要以檔案安全保障理論為指導(dǎo)依據(jù)，在綜合了管理、人員、技術(shù)、手段的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的、開放的安全保障體系，進(jìn)而有效保障檔案信息的安全。而創(chuàng)建檔案安全保障體系還能夠從根本上提高我國(guó)對(duì)檔案文獻(xiàn)的保存年限，實(shí)現(xiàn)檔案的全方位控制，從根本上解決檔案安全保障實(shí)施過程中的一些難題，提高檔案安全保障體系的水平。

檔案安全保障體系的構(gòu)建還有效促進(jìn)了我國(guó)檔案安全保障從機(jī)構(gòu)層面向國(guó)家層面的轉(zhuǎn)變，從之前的單一技術(shù)向集成化技術(shù)轉(zhuǎn)變，不斷完善檔案管理措施和技術(shù)措施，將檔案安全保障體系成功的納入到我國(guó)的檔案建設(shè)計(jì)劃中。檔案安全保障體系的創(chuàng)建，意味著我國(guó)檔案安全保障能力建設(shè)逐漸向系統(tǒng)化、集成化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

2檔案信息安全保障體系構(gòu)建的研究

檔案安全保障體系會(huì)涉及檔案遭受安全威脅等多方面的問題，屬于非常復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，而且目前的檔案安全管理以及檔案保存還存在很多不安全因素。研究人員通過對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定了安全系統(tǒng)所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而找出安全風(fēng)險(xiǎn)的一些防范措施，進(jìn)一步保證了檔案管理的相關(guān)安全策略。檔案安全問題的解決不僅僅需要解決技術(shù)方面的問題，還需要對(duì)檔案安全保障各個(gè)環(huán)節(jié)的管理及組織問題進(jìn)行詳細(xì)的分析對(duì)比，進(jìn)而形成一個(gè)目標(biāo)明確、技術(shù)措施有效的檔案安全保障體系，這一保障體系的核心思想主要是將檔案的管理全過程以及技術(shù)安全等措施設(shè)計(jì)成為一個(gè)相對(duì)完整的、統(tǒng)一的安全保護(hù)平臺(tái)，并且以管理活動(dòng)為主線對(duì)檔案安全保障體系進(jìn)行分層防御，從而實(shí)現(xiàn)檔案的層次性管理?，F(xiàn)階段我國(guó)的檔案安全保障體系主要包括三個(gè)子系統(tǒng)，分別是檔案管理安全子系統(tǒng)、檔案維護(hù)安全保障子系統(tǒng)和檔案新資源開發(fā)利用安全保障子系統(tǒng)，這三個(gè)子系統(tǒng)與檔案的生命周期息息相關(guān)，所覆蓋的領(lǐng)域也非常廣泛，檔案基本上涵蓋了我國(guó)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容。概括起來主要有以下幾個(gè)方面。

2.1安全基礎(chǔ)設(shè)施

安全基礎(chǔ)設(shè)施主要是指維護(hù)檔案安全、保障檔案開發(fā)利用，為社會(huì)提供方便服務(wù)而進(jìn)行的一系列基礎(chǔ)性建設(shè)工作，這一階段對(duì)檔案管理的主要內(nèi)容有檔案的保管環(huán)境管理、檔案利用設(shè)備管理、檔案維護(hù)監(jiān)控設(shè)備管理，等等。

2.2安全組織管理

這里所說的安全組織管理主要是指對(duì)當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)部門安排與人員的教育培訓(xùn)方面進(jìn)行安全方面的強(qiáng)化。從整體組織上來不斷完善各個(gè)部門的安全管理職能，進(jìn)一步加強(qiáng)各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)與經(jīng)驗(yàn)交流，從管理層面上入手對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，從實(shí)際的人員操作入手，對(duì)一些不規(guī)范的操作要及時(shí)的予以糾正，而對(duì)那些有較大操作問題的則需要進(jìn)行安全意識(shí)方面的教育。

2.3安全全程控制

安全全程控制主要是指對(duì)檔案從形成立案之后直至銷毀的各個(gè)過程都要進(jìn)行非常嚴(yán)格的控制。具體控制內(nèi)容如下：

第一是前端控制。這一階段需要工作人員在所有的安全保障活動(dòng)之前進(jìn)行設(shè)計(jì)和準(zhǔn)備。

第二是日常檔案維護(hù)。這一階段主要是對(duì)檔案庫房中的一些檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的安全監(jiān)控管理。

第三是對(duì)災(zāi)難檔案進(jìn)行備份處理。這一階段所接觸的重點(diǎn)是恢復(fù)那些因自然因素和人為因素造成損壞的檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并快速響應(yīng)問題。

第四是防止檔案信息出現(xiàn)損壞和丟失。禁止人員擅自損壞刪除檔案，對(duì)恢復(fù)和搶救檔案的過程要進(jìn)行全程的記錄。盡量避免出現(xiàn)二次檔案?jìng)Α?/p>

第五是對(duì)檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和評(píng)估。在各項(xiàng)檔案工作完成之后，還要對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行事前記錄和事后對(duì)比，并對(duì)不同階段的檔案質(zhì)量進(jìn)行對(duì)比分析，查找出質(zhì)量較差的檔案，對(duì)其信息進(jìn)行備份，并及時(shí)修復(fù)這批檔案。

第六是對(duì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)。要對(duì)檔案工作的全過程都進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)預(yù)測(cè)可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)以及可能出現(xiàn)的一些后果，做好準(zhǔn)備工作，并創(chuàng)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模式與指標(biāo)體系。

2.4安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)

這一標(biāo)準(zhǔn)主要是制定了詳細(xì)的法律法規(guī)，是為了保障檔案中各項(xiàng)安全保障活動(dòng)都能夠有法可尋。但是從我國(guó)當(dāng)前的檔案管理情況來看，很多檔案館都還是沿用傳統(tǒng)的管理手段，檔案安全保障體系的建立與開發(fā)等制度都會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題。由此可見，檔案安全保障體系的創(chuàng)建有利于檔案的系統(tǒng)化管理，對(duì)建設(shè)中國(guó)特色的檔案管理有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)含義。

3結(jié)語

總之，加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)，不僅是自然災(zāi)害頻發(fā)的環(huán)境下確保國(guó)家核心檔案資源安全性的需要，也是解決社會(huì)轉(zhuǎn)型期我國(guó)檔案信息服務(wù)健康發(fā)展的要求。從檔案管理具體工作來看，建設(shè)檔案安全保障體系任務(wù)非常艱巨、繁重，涉及到檔案收集、保管、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿于檔案工作全過程。檔案部門必須采取全面、系統(tǒng)、切實(shí)、有效的措施，構(gòu)建起一個(gè)多維度、強(qiáng)有效的檔案安全保障體系。該體系的構(gòu)建必須是自國(guó)家層面始，逐級(jí)向下輻射覆蓋的。一個(gè)科學(xué)、高效的檔案安全保障體系至少應(yīng)包括檔案管理安全、檔案維護(hù)安全保障和檔案新資源開發(fā)利用安全保障等子系統(tǒng)。