淺析如何保管和利用高校聲像檔案

【摘要】聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，具有重要的歷史憑證作用和宣教作用，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，聲像檔案的數(shù)量與日俱增，它已成為高校發(fā)展最生動(dòng)的歷史記錄。本文通過分析高校聲像檔案的特性及價(jià)值，對如何保管和利用高校聲像檔案提出了一些建議。

【關(guān)鍵詞】高校聲像檔案 價(jià)值 保管 利用

高校聲像檔案作為高校重要的文化資源之一，具有潛在的開發(fā)利用價(jià)值。聲像檔案能夠記錄人類的歷史活動(dòng)，還原社會(huì)的歷史面貌，再現(xiàn)當(dāng)下的發(fā)展成果，是人類社會(huì)寶貴的文化財(cái)富，是形象最逼真、時(shí)空感最強(qiáng)的檔案資源之一。

一、聲像檔案的特性及價(jià)值

聲像檔案是以照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲音、圖像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它最大的特點(diǎn)就是能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場景原聲原貌記錄下來，然后作為歷史資料真實(shí)地保存下來，所以它具有視聽結(jié)合，聲像并茂的特殊性。在2008年“5.12”汶川特大地震抗震救災(zāi)期間，四川的許多高校都派出了多批志愿者前往災(zāi)區(qū)進(jìn)行救助支援，這期間拍攝的聲像檔案永遠(yuǎn)的留住了當(dāng)時(shí)的場景。它記錄了大批高校志愿者幫助災(zāi)民共渡難關(guān)的場景，一張張清晰的照片比任何文字都能生動(dòng)真實(shí)的展現(xiàn)當(dāng)時(shí)的情景，讓后來的很多參觀者通過那些照片和影像了解到救災(zāi)期間的真實(shí)情況。這也是音像檔案具有的基本價(jià)值，即歷史憑證價(jià)值。2016年，四川大學(xué)舉辦了“120周年校慶”，在校慶的校史展覽上，通過不同歷史階段豐富的聲像資料并結(jié)合文字說明展示了川大120年不平凡的發(fā)展軌跡，看到大量的黑白影像圖片，就像看到了學(xué)校創(chuàng)辦初期的情景，它不僅記錄了學(xué)校創(chuàng)辦早期的艱辛，更是將學(xué)校120年的發(fā)展和變遷沿著歷史的軌跡呈現(xiàn)在師生面前，使廣大師生員工提高了愛校、敬校的情懷，讓他們從歷史和現(xiàn)實(shí)的對話中感受到當(dāng)時(shí)的上課場景和氛圍，感受到校園的蓬勃生機(jī)和獨(dú)特的魅力，從而發(fā)揮了聲像檔案的宣教作用。

聲像檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，除了具備檔案的基本特點(diǎn)以外還有以下幾個(gè)特殊性。

（一）原始記錄性

高校聲像檔案是紙質(zhì)檔案不可代替的，它具有直觀，真實(shí)的特點(diǎn)，是反映學(xué)校建設(shè)、教學(xué)、科研以及其它有紀(jì)念意義活動(dòng)的珍貴聲像資料，是高校在辦學(xué)過程中形成的原始?xì)v史記錄檔案。

（二）生動(dòng)直觀性

高校聲像檔案能直觀形象的反映客觀事物，在記錄高校師生活動(dòng)的聲音和圖像中，給參觀者帶來強(qiáng)烈的視覺沖擊感和時(shí)空穿梭感，從而留下深刻的印象。

（三）特殊材質(zhì)性

聲像檔案因其特殊的材質(zhì)，對存儲(chǔ)環(huán)境的要求很高，保管條件比紙質(zhì)檔案要求也更加嚴(yán)格，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致聲像制作材料受到破壞，照片褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損，導(dǎo)致畫面、音響失效、失真，從而失去其利用價(jià)值。

（四）相輔相成性

聲像檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)非常緊密（它們以不同的形式記錄歷史，相互印證，相輔相成。），例如重大活動(dòng)、重大事件或會(huì)議等，除了有文字記錄以外，還配有照片、錄音和錄像等。

二、聲像檔案的保管

要保管好聲像檔案，首先，要對聲像檔案進(jìn)行分類，只有更好地分類才能更好地對檔案進(jìn)行保護(hù)和利用。由于聲像檔案的分類方法有很多，就高校聲像檔案而言，大多采用年度分類法，即在聲像檔案的封面或者卡片上標(biāo)注檔案號(hào)、標(biāo)題以及文字說明。其次，聲像檔案都是由磁性材料和感光材料構(gòu)成，為了延長檔案壽命，以下幾點(diǎn)還需注意。

防磁避光。聲像檔案的存放不能靠近帶有磁場的物件旁，如變壓器、磁場揚(yáng)聲器、電動(dòng)機(jī)等，以防止某些聲像檔案消磁；聲像檔案不能長時(shí)間承受日光照射，在使用完畢后，應(yīng)立即放回裝具，盡量減少光照時(shí)間，檔案庫房整體光線要暗沉，窗戶不宜過多過大，同時(shí)窗戶上要有窗簾避光，防止光線透入，另外庫房內(nèi)的光源不宜使用日光燈。

控溫濕。聲像檔案的存放環(huán)境的溫度應(yīng)保持在18℃～24℃，相對濕度應(yīng)保持在35%～45%。如果室內(nèi)溫濕度不適應(yīng)，就會(huì)使聲像檔案發(fā)生變形、粘連、斷裂等。所以聲像檔案的存放地一定要具備相應(yīng)的溫度和濕度，才能延長聲像檔案的保存期。

防塵防磨損。檔案庫房的門窗縫隙要封閉嚴(yán)緊，室內(nèi)環(huán)境要保持清潔，切忌塵土飛揚(yáng)，因?yàn)榛覊m和污垢也會(huì)使聲像檔案受損，影響其壽命，所以對于裸露的柜架要配掛防塵簾。聲像檔案不能隨手亂放，使用后必須放入專用的檔案裝具內(nèi)。

禁煙火。庫房內(nèi)防火制度要健全，防火設(shè)施要齊全，因?yàn)槁曄駲n案都是易燃物質(zhì)，所以庫房內(nèi)要嚴(yán)禁煙火，各類設(shè)備安裝要合理，電源電路要保持狀態(tài)正常，并且要定期檢查，消除隱患。

三、聲像檔案的利用

高校聲像檔案多是高校師生活動(dòng)的記錄，具有歷史憑證價(jià)值和宣教作用。只有更好地服務(wù)于廣大師生，才能真正地體現(xiàn)其聲像檔案的價(jià)值，所以在聲像檔案的開發(fā)利用方面要做好以下幾方面。

加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)。宣傳是為了使檔案更好地服務(wù)于廣大師生。宣傳形式的多樣化，也能夠調(diào)動(dòng)師生的興趣，同時(shí)加深他們的印象和記憶。而培訓(xùn)，是一種傳遞知識(shí)、傳遞信息的行為。通過培訓(xùn)，它能夠讓師生在生活中更清晰明白聲像檔案的重要性和價(jià)值，在工作中更好地保護(hù)身邊的聲像資料，這樣在利用的時(shí)候就能更清楚對聲像檔案的選擇。

做好保管和整理。聲像檔案利用的基礎(chǔ)就是要做好保管和整理。在收集和整理的時(shí)候，必須有完整的文字說明，根據(jù)聲像資料的實(shí)際，編目時(shí)也要按信息記錄的媒體類型分，有錄像教材、DVD、VCD、錄音教材、投影片、幻燈片等；配置檔案裝具也要規(guī)范，這樣才能保證良好的儲(chǔ)存環(huán)境。

提供便捷和服務(wù)。根據(jù)聲像檔案的分類進(jìn)行編制檢索目錄，如照片檔案目錄、錄像帶檔案目錄、光盤檔案目錄等，并將目錄上傳至檔案管理軟件，做到統(tǒng)一、規(guī)范、有序，這樣在利用的時(shí)候就會(huì)更便捷。另外通過查閱、借閱和復(fù)制等方式，提供聲像檔案利用服務(wù)，充分開發(fā)利用聲像檔案的價(jià)值。

高校聲像檔案以其特有的利用價(jià)值使之成為高校寶貴的信息資源，只要很好地收集、管理和開發(fā)利用聲像檔案，就能在生活中充分發(fā)揮其作用價(jià)值，建立起過去與未來的橋梁，傳承文化與精神，才能更好地為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

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作者簡介：趙海燕（1976-），女，漢族，江蘇徐州人，畢業(yè)于四川大學(xué)公共管理學(xué)院，任職于四川大學(xué)檔案館，研究方向：檔案學(xué)。