解析提供行政事業(yè)單位檔案管理水平

張艷娥

【摘要】隨著我國各項制度的深化改革，我國對于行政事業(yè)單位的檔案工作有了全新的認(rèn)識，行政單位對于檔案管理工作的重視程度在不斷增加。但是從目前情況看，我國行政事業(yè)單位關(guān)于檔案管理方面還存在一定的問題，這就需要相關(guān)單位對其給予正確認(rèn)識，通過科學(xué)的方法和方式進(jìn)行改進(jìn)，確保檔案管理能夠為單位以及職工提供更好的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位 檔案管理 服務(wù)

行政事業(yè)單位工作制度改革是我國相關(guān)制度改革的重要組成部分，對于推動我國整體制度改革具有非常重要的作用。檔案管理工作作為行政事業(yè)單位工作的重要組成部分對于提升單位工作效率具有不可忽視的作用。提升檔案管理水平不但能夠深刻了解單位歷史和現(xiàn)實的情況，還可以為后續(xù)的工作打下良好的基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升工作效率和質(zhì)量，從而為促進(jìn)行政事業(yè)單位更加高效、健康的發(fā)展提供保障。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的問題

（一）行政事業(yè)單位對于檔案管理工作重視程度不足

我國對于檔案管理工作制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，主要包括：《檔案管理辦法》、《檔案法》等，相應(yīng)的行政事業(yè)單位要按照這些法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理工作。但從實際工作中能夠看出，行政事業(yè)單位對于這些法律法規(guī)沒有給予足夠的重視，實際工作中沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，執(zhí)行不到位，這就造成了檔案管理工作沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，并且造成檔案管理工作混亂，對于單位的發(fā)展造成影響。

（二）檔案管理設(shè)施相對滯后

由于對檔案管理工作重視程度不夠，所以行政事業(yè)單位的檔案管理部門缺少現(xiàn)代化的管理設(shè)施，檔案管理環(huán)境較差，例如某些單位沒有設(shè)立專門的檔案管理室，有些檔案管理室的設(shè)施簡陋、空氣污濁，甚至在檔案室存在易燃易爆物品，某些檔案管理部門辦公條件過于簡陋，沒有實現(xiàn)現(xiàn)代公開辦公等，這些都會對檔案管理工作造成影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)相對較差

人是任何事物的根本，行政事業(yè)單位檔案管理工作最主要的問題還在于人，管理人員的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)相對較差，對于檔案管理人員沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。同時，檔案管理人員的流動性較大，就算經(jīng)過一定的培訓(xùn)，在出現(xiàn)工作調(diào)整時就會影響到整體檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（四）檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對較弱

從現(xiàn)階段來看，行政事業(yè)單位中檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對較弱，雖然某些單位建立起了檔案管理制度，但是在具體的工作過程中并沒有嚴(yán)格執(zhí)行或落實這些制度，造成檔案管理過程缺少規(guī)范性，沒有嚴(yán)格按照相應(yīng)要求進(jìn)行檔案的整理和規(guī)劃，從而造成檔案混亂。另外，對于行政事業(yè)單位來說，缺少必要的檔案鑒定以及監(jiān)督工作，很多工作并沒有嚴(yán)格遵照法律法規(guī)的要求進(jìn)行，從而造成檔案管理工作方面的問題。

二、提升行政事業(yè)單位檔案管理水平的相關(guān)措施

（一）從根本上加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度

第一，行政事業(yè)單位要按照國家制定的相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作，要成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)來從事檔案管理工作，要根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)（例如類型、日期等）進(jìn)行檔案的整理以及歸檔，保證檔案管理工作具有比較完整的臺賬，增強(qiáng)檔案利用的便捷性。

第二，要按照國家規(guī)定和單位的實際情況建立起相應(yīng)的檔案管理制度（主要有檔案的收集、鑒定、保管、利用制度等）以及檔案的借閱臺賬，保證借出檔案能夠按時、完整的歸還。

第三，加強(qiáng)檔案信息的利用率。行政事業(yè)單位的檔案管理部門要加強(qiáng)檔案編研、咨詢服務(wù)方面的工作力度。檔案管理人員一定要具有積極的工作態(tài)度，要加強(qiáng)和單位其他部門的溝通，以促進(jìn)檔案應(yīng)用的高效性和靈活性，從而發(fā)揮出檔案的最大價值。

（二）提升檔案管理的現(xiàn)代化手段

計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，對于現(xiàn)代化辦公提供了充足的技術(shù)保證。所以行政事業(yè)單位也要緊跟時代的發(fā)展，不斷進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化改革。行政事業(yè)單位要設(shè)置專門的款項來推動檔案管理工作向著現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、多載體的方式轉(zhuǎn)變。要將傳統(tǒng)人工收集、整理、錄入檔案的方式轉(zhuǎn)變成為利用計算機(jī)進(jìn)行信息錄入的方式，同時要充分利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，使檔案信息更加數(shù)字化，最終形成信息化的檔案管理系統(tǒng)。

要通過計算機(jī)所具有的超級計算能力來進(jìn)行檔案的收集、整理以及檢索等方面的功能，加強(qiáng)檔案管理方面的現(xiàn)代化水平。另外，也可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案管理和區(qū)域信息中心實現(xiàn)連接，通過互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)檔案的共享服務(wù)，相應(yīng)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)和人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)輕松實現(xiàn)檔案的查閱，從而能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案的價值，滿足各方面對于檔案的不同需求。

（三）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

首先，嚴(yán)格控制檔案管理人員的入職資質(zhì)。在選擇檔案管理人員時要參考其專業(yè)背景以及從事檔案管理的經(jīng)驗，要從人員選聘的源頭把好關(guān)。

其次，要制定出較為完善的崗位培訓(xùn)制度，要對檔案管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)的方式主要包括：講座、交流會等等，從而滿足越來越高的檔案管理工作需要。

最后，檔案的管理人員要逐漸樹立并深化服務(wù)意識，要將市場需求作為工作的方向，樹立起與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的觀念，積極主動的與相關(guān)部門尋求合作，以便充分的開發(fā)和利用檔案資源。同時，檔案管理人員在有可能的情況下，要對檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行必要的學(xué)習(xí)和研究，以便能夠發(fā)現(xiàn)某些可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力或者能夠深入開發(fā)利用的信息，推動檔案的深層次發(fā)展。另外，相關(guān)管理人員要解放思想，充分適應(yīng)市場需求，將檔案的管理工作由傳統(tǒng)的只是面對特殊機(jī)構(gòu)或者機(jī)關(guān)開放的方式，轉(zhuǎn)變成為面向全社會開放的方式，服務(wù)于社會需求，充分利用所具有的豐富資源向社會各方提供全方位、深層次的服務(wù)。

（四）明確檔案管理工作的機(jī)構(gòu)以及職能

上級部門要將檔案管理工作情況作為行政事業(yè)單位工作考核的重要組成部分來看待，要對行政事業(yè)單位的檔案管理給予相應(yīng)的指導(dǎo)和監(jiān)督。行政事業(yè)單位也要加強(qiáng)自身檔案管理工作的能力，要形成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案管理工作人員所具有的職責(zé)，以此作為人員考核的依據(jù)之一。同時，行政事業(yè)單位要將檔案管理工作作為單位發(fā)展的重要組成部分來看待，確保檔案管理工作和單位整體工作進(jìn)展的一致性。

總的來說，隨著國家整體改革進(jìn)入到全新的發(fā)展時期，行政事業(yè)單位的檔案管理工作水平也要進(jìn)行全面的提升。現(xiàn)階段我國的行政事業(yè)單位檔案管理工作在很多方面還存在著不足，不但影響到檔案管理工作的發(fā)展，也不利于社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。所以在全新時代，行政事業(yè)單位的檔案管理工作一定要符合時代發(fā)展要求，使其成為推動行政事業(yè)單位工作順利開展的保障。

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