高校檔案管理數(shù)字化的實踐意義及建議

劉亞靜

（商洛學(xué)院 黨政辦公室，陜西 商洛 726000）

高校檔案管理數(shù)字化的實踐意義及建議

劉亞靜

（商洛學(xué)院 黨政辦公室，陜西 商洛 726000）

高校檔案管理數(shù)字化不僅順應(yīng)信息時代檔案工作的新特點、新要求，相對傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化檔案管理更以其高效、多元化運用、保存久遠(yuǎn)等諸多優(yōu)勢，對高校檔案管理，乃至高校建設(shè)具有非常重要和影響深遠(yuǎn)的實踐意義.本文立足高校檔案管理現(xiàn)狀和數(shù)字化推廣中出現(xiàn)的問題，具體分析高校檔案管理的數(shù)字化的意義和價值，并從多角度提出綜合性的建議.

高校檔案管理數(shù)字化；優(yōu)勢；實踐意義；推廣建議

數(shù)字化檔案管理是綜合計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊、信息檢索、海量存儲以及多媒體應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等多種技術(shù)手段，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化、存儲、管理和開發(fā)利用，能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，并為用戶提供快速便捷的信息服務(wù).隨著全球化、信息化的推進(jìn)，我國數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用推廣已經(jīng)勢在必行.美、英等發(fā)達(dá)國家在20世紀(jì)90年代中期已經(jīng)開展了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究和實踐[1].而在我國尤其新世紀(jì)以來，數(shù)字化檔案管理正在檔案館、圖書館、企事業(yè)單位、高校等逐步推廣、普及，其發(fā)展優(yōu)勢日益明顯，已經(jīng)成為信息化建設(shè)的重要指標(biāo)之一.作為我國檔案的重要組成部分，高校檔案為學(xué)校和社會保存了大量具有研究意義和實踐幫助的資料和文獻(xiàn)，而高校的檔案工作面對新形勢、新變化的新要求，也需要作出相應(yīng)的調(diào)整；在高等師范學(xué)校大發(fā)展的的背景下，高校檔案工作尤其在數(shù)字化實踐方面，更需要加強建設(shè).本文將依據(jù)高校檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化推廣中出現(xiàn)的問題，淺析推廣高校檔案管理數(shù)字化的意義，并提出可行性建議.

1 推廣高校檔案管理數(shù)字化，符合其發(fā)展現(xiàn)狀的時代要求

首先，就相關(guān)政策而言，推廣高校檔案數(shù)字化管理是對國家檔案工作規(guī)劃和要求的積極響應(yīng).2016年國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“到2020年，要初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化.”此外，可供依據(jù)的還有《中華人民共和國檔案法》，其中《第三章檔案的管理》第十三條明確提出“各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”[2].

其次，就高校檔案管理的現(xiàn)狀而言，諸多亟待解決的問題，需要引入現(xiàn)代化的數(shù)字化檔案管理新方式：（1）從高校檔案管理模式看，傳統(tǒng)高校檔案管理，往往只是學(xué)校辦公室分支部門的分支工作之一，缺乏明確而獨立的管理條例和決策權(quán)力，通常只是被動執(zhí)行檔案工作.數(shù)字化檔案管理因其操作綜合性、運用多元性以及錄入、分類、編輯、運用的立體型運營特點，不僅要求要有技術(shù)、方法的創(chuàng)新，更要有工作人員管理模式的創(chuàng)新.比如需要設(shè)立專人專崗，鼓勵檔案管理人員及時發(fā)現(xiàn)工作漏洞并可以進(jìn)行決策性處理等；（2）從高校檔案類型看，由于計算機在日常教學(xué)、科研、管理中的普遍應(yīng)用，許多電子文件、電子檔案例如圖片照片、音頻、視頻等，運用傳統(tǒng)檔案管理方式無法歸類管理，且隨著信息化的推進(jìn)，這一類檔案海量存儲和多元運用的要求日益急切；（3）從高校檔案內(nèi)容看，很多紙質(zhì)珍貴文獻(xiàn)以及歷史資料都需要轉(zhuǎn)化成電子格式，如此以來不僅有利于檔案的長久保存，更能擴大資料的傳播范圍；（4）從高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)看，現(xiàn)行的管理方法尤其是整理、分類的方法和著錄的標(biāo)準(zhǔn)，普遍處于一種散亂無章的狀態(tài).“從檔案管理者角度看，無法同時滿足各類檔案的著錄要求，不能提供有效靈活的檔案檢索，同樣從利用者角度看，不能提供方便快捷的檔案信息利用方式”[3].

最后，就高校檔案管理的發(fā)展趨勢而言，雖然在全國范圍內(nèi)還有不少高校沒有或剛剛起步建設(shè)檔案數(shù)字化管理，然而隨著高校教育教學(xué)的國際化、高端化、信息化發(fā)展，兼及數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢的日益顯現(xiàn)，高校檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)終將成為高校檔案管理的未來模式.

2 推廣高校檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢及意義

在具體的實踐運用中，相對傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化數(shù)字化檔案管理平臺的建立，除了上文中提到的幾點創(chuàng)新外，還有很多明顯優(yōu)勢，體現(xiàn)出對高校建設(shè)的重要意義.

（1）數(shù)字化管理適應(yīng)了檔案管理新應(yīng)用、新技術(shù)的發(fā)展.電子資料的海量和多樣，需要數(shù)字化檔案管理，同時針對電子文檔不斷發(fā)展的各種運行軟件和應(yīng)用技術(shù)，需要檔案管理系統(tǒng)具有不斷自我更新的能力，以及良好的可拓展性.數(shù)字化管理的特點之一就是能夠從技術(shù)上做到與時俱進(jìn).

（2）數(shù)字化管理開拓了檔案管理的工作范圍.檔案管理不再局限于對過期資料的歸檔保存，而是在教學(xué)和科研各領(lǐng)域、各環(huán)節(jié)都有可能參與其中.從信息的產(chǎn)生到信息的傳播、應(yīng)用，全方位為高校日常工作服務(wù).

（3）數(shù)字化管理實現(xiàn)了檔案管理信息系統(tǒng)的開放性應(yīng)用.檔案管理信息系統(tǒng)不再局限于某部門、某領(lǐng)域，甚至某區(qū)域、某學(xué)校，從相對簡單封閉的管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)型為信息化平臺的重要應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)了信息的流動和資源共享.

3 關(guān)于推廣高校檔案管理數(shù)字化的實踐建議

目前，我國的高校檔案數(shù)字化管理整體來看，還處于初步建設(shè)階段.數(shù)字化檔案信息平臺和數(shù)據(jù)庫的建立，一方面需要前期投入不少的人力、財力支持，另一方面對檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)更新也提出較高要求.另外很多高校對檔案數(shù)字化的建設(shè)意識不強，對此項工作的意義缺乏明確認(rèn)識，對數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢也不甚了解，因而在實際工作中存在走形式、講過場的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息更新不及時、信息錄入不準(zhǔn)確，進(jìn)而影響信息的查詢和使用.

因此，從當(dāng)前高校數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，推廣此項工作還需要分步驟、有計劃、有策略地，結(jié)合區(qū)域經(jīng)濟文化發(fā)展水平和各高校具體情況逐步進(jìn)行.在數(shù)字化檔案發(fā)展初期，還是要以紙質(zhì)檔案的管理為基礎(chǔ)，這個階段的數(shù)字化管理以建立健全信息檢索系統(tǒng)為主，數(shù)字檔案作為有效補充和未來趨勢，首先要完成介質(zhì)的轉(zhuǎn)化，然后逐步建立數(shù)字化檔案館.一般來說，數(shù)字化檔案館的建設(shè)分為檔案館辦公自動化、檔案資源數(shù)字化、檔案管理數(shù)字化三個階段.初步建成之后，就可以借助校園網(wǎng)平臺，面向?qū)W校管理、教學(xué)、科研等部門，提供館藏檔案服務(wù)，也可以為校園管理信息系統(tǒng)、圖書情報信息系統(tǒng)、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)、師生教育等系統(tǒng)的檔案應(yīng)用服務(wù).

推廣高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，還需注意以下幾個方面：第一，內(nèi)容收錄方面，電子檔案館的館藏要做到全面、準(zhǔn)確，內(nèi)容多元、形式多樣，同時還應(yīng)該具有“社會化、精品化、特色化、現(xiàn)代化”的特點，能夠面向社會為不同需求的讀者服務(wù)，擁有明確的文化定位、形成自身服務(wù)特色[4]；第二，內(nèi)容管理方面，要建立科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，按照國家、行業(yè)，乃至國際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化處理.如音頻文件，可以參照聯(lián)合國教科文組織推薦的音頻檔案數(shù)字化國際標(biāo)準(zhǔn)和“國際音響音像聯(lián)合會”技術(shù)委員會制定的TC-03技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)的IASA編目標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行審核和修復(fù)，確保再現(xiàn)檔案原貌[5]；第

三，人才隊伍方面，數(shù)字化檔案管理需要注重檔案人才培養(yǎng).在新技術(shù)革新推動和創(chuàng)新人才要求的雙輪驅(qū)動下，檔案工作人員需要不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和服務(wù)意識，能夠適應(yīng)檔案管理數(shù)字化業(yè)務(wù)的新要求，并能夠與時俱進(jìn)做到自我知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平的更新?lián)Q代；第四，制度管理方面，要形成明確的規(guī)章制度，檔案工作的所有環(huán)節(jié)都要做到有章可循、按章辦事，各涉及部門既統(tǒng)一協(xié)調(diào)又彼此積極配合，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行；第五，完善保障措施、加強安全保密.《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中分析當(dāng)前檔案工作面臨的形勢提到，“云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給信息安全、隱私保護(hù)和數(shù)字記憶留存帶來挑戰(zhàn)”[6].因此在推廣高效數(shù)字化檔案管理同時，還要防止數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)平臺的病毒感染、非法入侵，要做好數(shù)據(jù)備份以防檔案損壞，要杜絕密級檔案管理超范文使用，還要加強保密制度建設(shè)和法律法規(guī)宣傳教育，以及工作人員電子數(shù)據(jù)庫維護(hù)、修復(fù)業(yè)務(wù)水平.遵守檔案工作制度，依法用檔，維護(hù)電子檔案館安全，保守檔案秘密，避免出現(xiàn)“高校檔案信息數(shù)據(jù)通過學(xué)校網(wǎng)站公開信息披露，學(xué)生以及其他非檔案管理人員的私下傳播等方式進(jìn)行大面積信息外流的現(xiàn)象”[7].

4 結(jié)論

高校檔案管理不僅輔助高校各項管理工作，是高校開展教學(xué)、科研工作的關(guān)鍵一環(huán)，是確保數(shù)字化資料完整、安全、合理運用的保障，且對高校的文化建設(shè)、文化傳承意義重大，因此高校的檔案管理部門應(yīng)該響應(yīng)國家相關(guān)政策法規(guī)，積極推進(jìn)檔案管理人事、業(yè)務(wù)的創(chuàng)新機制，發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢，以提高高校檔案管理的發(fā)展水平.

〔1〕柳黎，華俊，張夢.湘集團化企業(yè)數(shù)字檔案管理問題及對策研究[J].檔案學(xué)研究，2013（7）：74.

〔2〕文中提到的政策、法規(guī)，參見國家檔案局官網(wǎng)http:// www.saac.gov.cn/.

〔3〕陳素娟.淺議高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].遼寧師專學(xué)報(社會科學(xué)版)，2010（1）：121.

〔4〕俞志華，王軍寧.數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2007，21（2）：81.

〔5〕馬玉妍.高校檔案館數(shù)字檔案資源的科學(xué)管理[J].黑龍江檔案，2012（5）：75.

〔6〕全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要.來源于國家檔案局官網(wǎng)http://www.saac.gov.cn/.

〔7〕楊婷.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2016，14（2）：149.

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