關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理工作的探討

范曉燕

內(nèi)江市市政工程管理處 四川內(nèi)江 641000

一、人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位人事檔案管理工作是做好人事工作的先決條件，關(guān)系到每一個(gè)職工切身利益，因此，人事檔案管理的好壞決定了事業(yè)單位人力資源的開發(fā)和使用的效率，也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策和人才使用發(fā)揮極大作用。

二、人事檔案管理的特點(diǎn)

人事檔案是上級(jí)組織、人事部門或本級(jí)組織、人事部門根據(jù)人事工作需要，集中保存起來的反映干部職工個(gè)人經(jīng)歷、德才情況、工作實(shí)績等方面內(nèi)容的資料。具體以下幾個(gè)特點(diǎn)，一是具有全面性和機(jī)密性。人事檔案記錄了每個(gè)人成長的歷史，包括干部履歷、考核、學(xué)歷、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)懲任免、工資等方面，基本反映出干部全貌，同時(shí)具有機(jī)密性。人事檔案內(nèi)容涉及個(gè)人功、過等全貌情況，有的是一些需要向組織匯報(bào)的隱秘信息，具有一定的機(jī)密性。二是具有現(xiàn)實(shí)性和真實(shí)性。人事檔案是組織、人事部門正確用人、薪資發(fā)放方面的一個(gè)重要依據(jù)，要求檔案資料的內(nèi)容必須完整齊全、個(gè)體材料必須客觀真實(shí)。三是具有動(dòng)態(tài)性和流動(dòng)性。人事檔案歸卷立檔后并不是一成不變的，隨著當(dāng)事人的成長不斷需要補(bǔ)充完善新信息。并隨著人員的流動(dòng)而流動(dòng)，檔隨人走。

三、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的不足

一是檔案管理工作有待加強(qiáng)。當(dāng)前，我市個(gè)別事業(yè)單位的檔案管理工作，管理制度不健全不完善，缺少科學(xué)合理的檔案管理工作流程與標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作時(shí)常處于邊緣化狀態(tài)。二是人事檔案管理人員不穩(wěn)定。個(gè)別事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，隨意安排人員從事管理工作，造成檔案管理脫節(jié)。三是人事檔案歸檔內(nèi)容不完整。人事檔案中的材料通常由本人填寫，由于量大而繁，若原組織人事部門審查不嚴(yán)，就會(huì)導(dǎo)致個(gè)別人事檔案出現(xiàn)內(nèi)容不實(shí)現(xiàn)象。四是檔案管理方式和設(shè)施落后。當(dāng)前，部分事業(yè)單位仍然采取傳統(tǒng)的方法開展檔案管理工作。如一些相對(duì)重要的檔案信息在及時(shí)分類整理、分類裝訂與歸檔方面不到位，檔案管理工作信息化不夠，其檔案管理維持在基本保管、整理以及收集的狀態(tài)。同時(shí)檔案管理設(shè)施相對(duì)落后。有的事業(yè)單位的檔案管理室環(huán)境差，設(shè)備不全，硬件和軟件設(shè)施都更新不及時(shí)不到位，致使檔案管理工作的效率不高。

四、加強(qiáng)人事檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳增強(qiáng)檔案意識(shí)

一是針對(duì)事業(yè)單位對(duì)人事檔案作用意識(shí)薄弱的現(xiàn)狀，我們檔案行政主管部門要會(huì)同相關(guān)職能部門切實(shí)加大有效的宣傳工作力度。普及檔案管理的相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化檔案管理法律意識(shí)，特別要提高單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程度，做到給予人財(cái)物支持。二是加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。讓每一個(gè)檔案管理工作者成為行家里手，精通檔案管理業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格檔案管理操作規(guī)程。

（二）要建立完善檔案管理制度

要建立與完善切實(shí)可行的檔案管理制度，做到有法可依、有章可循。隨著檔案工作的發(fā)展，事業(yè)單位要及時(shí)修改完善檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，合理有效地利用開發(fā)檔案資源。同時(shí)，要加大檔案管理工作的資金投入，不斷提升人事檔案工作水平。

（三）嚴(yán)把進(jìn)檔材料質(zhì)量關(guān)

檔案材料內(nèi)容著重收集、篩選、鑒定、整理職工的全方面材料，確保檔案材料的客觀真實(shí)。干部人事檔案管理工作者要堅(jiān)持原則，認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案資料的進(jìn)口關(guān)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，要把信息化技術(shù)融入到檔案工作管理中，以有效提高管理質(zhì)量和管理的工作效率。要加強(qiáng)檔案的分類分級(jí)管理，簡化繁雜的檔案管理程序，提高檢索率，隨時(shí)能提煉出可以利用的重要資源，提高檔案資源的利用效果。事業(yè)單位特別要加信息設(shè)備投入，采購必備的硬件與軟件，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)開展檔案管理，利用計(jì)算機(jī)與掃描儀做好文字與圖片檔案信息存檔工作，做到信息的準(zhǔn)確傳遞和合理應(yīng)用。同時(shí)，要利用信息化加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用，有效提升檔案管理工作的服務(wù)水平。

五、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作，要建立完善一系列檔案管理制度，創(chuàng)新管理方法，培養(yǎng)管理人才，加快信息化建設(shè)和檔案設(shè)施的建設(shè)，不斷地優(yōu)化檔案管理工作，促進(jìn)檔案資源的高效利用，不斷提升檔案管理水平和質(zhì)量。

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