大數(shù)據(jù)時代背景下如何做好檔案管理工作

王勤

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來給我國的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)和機遇，在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以極大的提高工作效率，節(jié)約人工成本，但同時也對檔案數(shù)據(jù)的保密工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文主要針對大數(shù)據(jù)時代背景下如何做好檔案管理工作進行了研究，主要從大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理工作的重要作用、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作需注意的問題以及大數(shù)據(jù)時代背景下如何做好檔案管理工作這三個方面進行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；背景；做好；檔案管理工作

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理工作的重要作用

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是采用紙質(zhì)資料進行保存，這樣的檔案管理方式不利于檔案數(shù)據(jù)的保存及查找，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以將檔案資料存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中，同時還可以進行備份保存，這樣的檔案管理方式不但有利于檔案數(shù)據(jù)的保存，對于檔案數(shù)據(jù)的查找也非常方便，只需要在檔案數(shù)據(jù)庫中搜索相應(yīng)的檔案名稱即可，不需要像傳統(tǒng)的檔案資料查找一樣，依靠人工一本本的檔案進行查找，耗時耗力，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以極大的提高檔案管理的工作效率。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作需注意的問題

（一）注意規(guī)避潛在風險

大數(shù)據(jù)時代是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)時代的到來極大的改變了我們的工作方式，大數(shù)據(jù)時代不但給我們的檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也給我們的檔案管理工作帶來了一定的潛在風險。檔案管理非常重要，直接關(guān)系著國家的政治及經(jīng)濟利益，一旦檔案泄漏就會對國家造成很大的影響，因此要切實做好檔案管理工作，確保檔案的保密性。但大數(shù)據(jù)時代的到來嚴重的沖擊著檔案管理方式，檔案信息資源很容易受到泄漏、丟失的風險，因此在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理時要特別注意潛在的風險。

（二）制定出解決潛在風險的相應(yīng)對策

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，一些傳統(tǒng)的檔案管理工作的規(guī)章制度已經(jīng)不太適合現(xiàn)如今的檔案管理工作了，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用使得檔案管理工作存在著一定的風險，而傳統(tǒng)的規(guī)章制度并沒有對這方面進行約束管理，為了保障檔案管理工作的保密性，就必須要及時制定出新的、科學、合理、有效的檔案管理制度，以應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中的潛在風險。

在檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以極大的提高檔案管理工作效率，方便檔案管理工作人員管理檔案，但檔案管理工作需要由檔案管理員來進行，大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用者也是檔案管理人員，因此要制定相應(yīng)的對策來制約檔案管理人員的工作行為，確保大數(shù)據(jù)技術(shù)使用者能夠按照相應(yīng)的規(guī)章制度來管理檔案。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下如何做好檔案管理工作

（一）加強對檔案管理人員的大數(shù)據(jù)運用能力的培訓

任何工作要想做好都離不開人才，檔案管理工作的核心就是人才，現(xiàn)如今是信息化時代，要想運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進行檔案管理工作就更離不開人才，由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是人工進行的，因此檔案管理工作人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)不太了解，對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的專業(yè)知識認識不足，因此要想在大數(shù)據(jù)時代背景下做好檔案管理工作，就必須要加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)人才的培養(yǎng)工作，大力培養(yǎng)檔案管理的高水平人才。這就需要政府加大對人才培養(yǎng)的支持力度了，鼓勵高校開辦大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用課程，培養(yǎng)信息化檔案管理人才，同時還應(yīng)該積極引進國外的高端檔案管理人才，另外還應(yīng)該給予相應(yīng)的政策及資金支持。

（二）科學、合理的優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

由于檔案管理工作枯燥、乏味，技術(shù)水平較低，而且待遇較差，因此現(xiàn)如今我國的檔案管理人員大多是中老年人，基本沒有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就使得我國的檔案管理工作發(fā)展一直都非常緩慢，現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，大數(shù)據(jù)時代對于人才的要求非常高，大數(shù)據(jù)技術(shù)必須要高水平的人才才能操作使用，人才是必不可少的重要因素，要切實改變現(xiàn)如今的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，科學合理的優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，使得年輕的人才成為檔案管理的主力軍，讓中老年人來輔助年輕人才進行檔案管理工作。

（三）做好大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的保密工作

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用極大的方便了檔案管理工作，給我國的檔案管理工作帶來了新的機會，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展有著很好的促進作用，可以極大的提高檔案管理的工作效率，節(jié)約人工成本，但由于信息化本身就存在著一定的風險性，因此大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也對檔案管理的保密工作提出了一定的挑戰(zhàn)，使得檔案信息極易發(fā)生丟失、泄漏或損壞，因此檔案管理工作人員要切實提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全意識，注意自己的工作行為，做好大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的保密工作。

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