文書檔案管理一體化措施探討

王麗娟

摘 要：文書檔案管理工作一體化是企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，有助于企業(yè)的全面發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文書檔案管理模式也在不斷變化，因此應(yīng)不斷提升文書檔案的計(jì)算機(jī)書及數(shù)據(jù)處理能力和信息化水平，不斷提升文書檔案管理一體化的科學(xué)性和優(yōu)越性。文章針對(duì)文書檔案管理一體化工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并給出了具體的解決措施

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；一體化；措施

一、文書檔案管理一體化中存在的問(wèn)題

（一）管理思想上存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，文書檔案管理一體化并沒(méi)有取得顯著的效果。在管理過(guò)程中，通過(guò)引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)行的管理體制產(chǎn)生了一定的影響，尤其是傳統(tǒng)的手工文件處理方式已經(jīng)沿用多年，已經(jīng)形成了完善的管理制度和工作辦法，而工作人員也習(xí)慣了公文處理模式，而采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行公文處理，改變了原有的工作模式和工作習(xí)慣，很難避免部分工作人員產(chǎn)生疑問(wèn)和抵觸情緒。因此，為有效提升文書檔案管理一體化工作水平并加強(qiáng)宣傳工作，逐步進(jìn)行思想觀念的統(tǒng)一和提升，逐步推動(dòng)自動(dòng)化的辦公模式。

（二）實(shí)踐理論上存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，許多企業(yè)的文書工作以及檔案工作，是分別進(jìn)行的。而這種制度使得文書工作與檔案工作之間具有較大的距離，文書工作人員的檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，只考慮到現(xiàn)階段的工作內(nèi)容，而檔案工作人員也很少考慮到文書工作，導(dǎo)致二者的銜接存在許多問(wèn)題，以及不規(guī)范的現(xiàn)象，直接影響了文書檔案一體化管理質(zhì)量。

二、文書檔案管理一體化的對(duì)策

將文書工作以及檔案工作進(jìn)行有效連接的主體則是公文，而公文是文書工作的主要產(chǎn)品。文書質(zhì)量的好壞對(duì)檔案的管理質(zhì)量具有直接影響，也就是說(shuō)如果沒(méi)有高質(zhì)量的公文就不會(huì)產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案。因此，檔案管理是在規(guī)范的公文工作基礎(chǔ)之上形成的，由此可見(jiàn)，文書工作是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)，他們是一個(gè)有機(jī)結(jié)合的整體。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，文書檔案一體化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

（一）進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的合并，培養(yǎng)文檔工作者

文書檔案管理一體化實(shí)質(zhì)是將文書工作與檔案管理工作從制度上以及實(shí)施兩個(gè)層面進(jìn)行融合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)化和有效性。

（二）逐步明確部門職責(zé)，檔案立卷前移

文書工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)工作要求進(jìn)行文件材料的處理，之后進(jìn)行統(tǒng)一的保存和管理，根據(jù)立卷的方式和原則進(jìn)行歸檔管理，確保文件立卷工作的規(guī)范性。在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)議文件的收集整理并在會(huì)后進(jìn)行歸檔。對(duì)于聯(lián)合辦理的公文應(yīng)由主辦單位進(jìn)行管理，收集和歸檔由協(xié)辦單位進(jìn)行復(fù)印件以及副本的保存，進(jìn)而方便平時(shí)的查閱。

（三）強(qiáng)化制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理

為有效保障文書檔案管理一體化，應(yīng)建立健全管理制度逐步完善工作程序嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行公文的處理，樹(shù)立全面質(zhì)量管理意識(shí)，進(jìn)行全過(guò)程的檔案管理。通過(guò)建立一支高素質(zhì)水平的優(yōu)秀檔案工作隊(duì)伍并配置計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文書檔案全過(guò)程一體化管理。

（四）利用信息化技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理一體化管理

為有效提升文書檔案管理工作水平并采用信息化技術(shù)進(jìn)行一體化的管理，采用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，直接進(jìn)行檔案的歸檔，對(duì)不能導(dǎo)入的個(gè)別文件采用掃描的方式進(jìn)行歸檔，并采取系統(tǒng)設(shè)置功能對(duì)文書檔案進(jìn)行可借閱、不可借閱、歸還日期以及查詢范圍等功能的實(shí)現(xiàn)，確保實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化水平和一體化管理水平，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的作用

（五）通過(guò)檔案業(yè)務(wù)來(lái)促進(jìn)文書處理工作

通過(guò)建立健全文書檔案歸檔制度來(lái)確保文書檔案的完整性，避免出現(xiàn)文件的丟失。在工作過(guò)程中通過(guò)不斷加強(qiáng)文書檔案的立卷歸檔和監(jiān)督管理作用，不僅會(huì)有效提升文書檔案的立卷歸檔質(zhì)量，而且能夠鑒定文件之間的關(guān)系。因此，文書檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行每一份文件的審查。對(duì)每一份文件的名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)、作者、區(qū)域以及文件的形成規(guī)律進(jìn)行處理，確保文書的質(zhì)量。有效區(qū)分文檔兩者之間的區(qū)別，并將兩項(xiàng)工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，確保文書檔案工作的規(guī)范化。

（六）優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)滿足人文需求

為進(jìn)一步提升文書檔案工作的一體化水平應(yīng)不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，通過(guò)引進(jìn)具有一定文化層次和相應(yīng)知識(shí)基礎(chǔ)的人員來(lái)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平，不斷提升工作人員的對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)水平，從實(shí)際出發(fā)根據(jù)不同的崗位需求，分層次、多形式、多渠道、有重點(diǎn)、有計(jì)劃的進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷更新文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)儲(chǔ)存。首先選擇質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一、尺寸合適的公文用紙，并進(jìn)行合理的排版，橫排左側(cè)裝訂；第二，嚴(yán)格審查公文的簽發(fā)手續(xù)，確保其符合審批權(quán)限，對(duì)公文的主送單位以及抄送單位落款等進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保字跡清晰，不論是草擬公文還是定稿應(yīng)做好記錄和簽字，避免使用容易褪色的筆、紙張和墨水，保證字跡清晰以及長(zhǎng)久的保存；第三，文種的使用應(yīng)合理、格式要規(guī)范。避免使用簡(jiǎn)稱和不規(guī)范的字詞，以便采用現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的檢索手段。

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