探討人事檔案管理工作中的不足及改善措施

呂艷妍

摘 要：科技的進(jìn)步給人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案管理要想適應(yīng)社會的發(fā)展，就必須掙脫傳統(tǒng)檔案管理的束縛，抓住機遇進(jìn)而迎接挑戰(zhàn)。因此，從4個方面詳細(xì)闡述了人事檔案管理存在的問題以及解決這些問題的措施，以期為檔案管理人員提供參考，為人事檔案管理作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；大數(shù)據(jù)；管理體制；管理流程

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.05.066

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案信息的管理量不斷增加。為了實現(xiàn)高效、便利的檔案管理，人事檔案管理越來越受到人們的關(guān)注。人事檔案管理是我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，是檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展需要的必然趨勢。雖然我國已經(jīng)在人事檔案管理方面取得了不小的成就，但仍存在著一些問題，比如怎樣進(jìn)一步提升人事檔案管理水平，如何形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程等。這就需要依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，理論聯(lián)系實際，通過各部門的努力對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行深入分析，找到人事檔案管理工作中存在的問題，制訂解決對策。只有這樣，才能使檔案管理工作與我國社會現(xiàn)代化建設(shè)相協(xié)調(diào)，并能更好地服務(wù)于我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全

人事檔案管理是我國現(xiàn)代化建設(shè)中的一個組成部分，現(xiàn)代化的管理思想是實現(xiàn)人事檔案管理的基礎(chǔ)。如果管理者沒有現(xiàn)代化的管理思想，就會導(dǎo)致管理體制的落后，即使國家有先進(jìn)的管理技術(shù)、高科技的管理設(shè)備、經(jīng)驗豐富的管理人員，也難以實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化管理。缺乏人事檔案管理主要體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)不重視、工作人員思想認(rèn)識不到位。在各個單位，檔案管理工作只是將上級下達(dá)的文件按年月裝入檔案袋內(nèi)加以保存，通常都是保存紙質(zhì)文檔。這種做法不僅占用空間，且隨著時間的推移，紙質(zhì)文檔會有所損壞，甚至?xí)虿豢深A(yù)見的災(zāi)難無法恢復(fù)。這種做法最主要的弊端是嚴(yán)重影響著人事檔案管理的發(fā)展。

1.2 檔案管理工作人員的能力較差

一方面，由于對人事檔案管理工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識，企業(yè)的管理者往往會忽略了人事檔案管理工作，不重視企業(yè)的人事檔案管理，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理人手和資金嚴(yán)重不足；另一方面，由于一些人事檔案管理的工作人員學(xué)歷偏低，沒有扎實的專業(yè)管理技能，導(dǎo)致我國企業(yè)人事檔案管理的整體工作水平偏低。此外，人事檔案管理工作人員的工資低、工作量繁重，這在一定程度上也造成了人事檔案管理人員的工作積極性不高、工作責(zé)任心不強，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理水平難以提高。

1.3 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)，資金不足

各級檔案管理部門缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃與指導(dǎo)，在人事檔案管理實施過程中，沒有制訂與實際情況相符合的統(tǒng)籌規(guī)劃方案。此外，在思想認(rèn)識上存在不足，領(lǐng)導(dǎo)班子的帶頭作用沒有得到充分發(fā)揮，指導(dǎo)工作沒有落到實處，工作銜接性差，造成人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。

由于對人事檔案管理的認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案管理部門無法在人事檔案管理方面投入足夠的資金，人事檔案管理設(shè)備落后，出現(xiàn)了現(xiàn)代化建設(shè)水平較差的情況。

1.4 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后

人事檔案管理的總體目標(biāo)是對現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行最大限度的開發(fā)和利用，使檔案信息服務(wù)的范疇更加全面、系統(tǒng)、完善，使傳播更加快速、需求更加準(zhǔn)確，讓各類檔案信息資源實現(xiàn)共享，從而滿足社會對檔案信息資源的需求。人事檔案管理是一個龐大的系統(tǒng)工程，從上到下都有著密切的聯(lián)系，需要各方面的大力支持和各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，以及相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、各個部門與各單位的相互協(xié)調(diào)、相互制約。只有這樣，才能完成人事檔案管理的總體目標(biāo)。應(yīng)抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系，這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。如果檔案管理部門不采取標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理流程，繼續(xù)使用沒有統(tǒng)一的管理軟件，則不能實現(xiàn)信息資源共享，造成資源的浪費、檔案的流失。

2 提升人事檔案管理水平的對策

2.1 增強人事檔案管理意識

為了提高我國企業(yè)人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，企業(yè)的管理者必須要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要十分重視人事檔案管理工作，企業(yè)員工要增強對人事檔案管理的意識和認(rèn)識。不斷改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，建立一整套健全、完善的人事檔案管理體系，從而為提高我國人事檔案管理水平以及促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展提供堅實的保障和基礎(chǔ)。

2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

高素質(zhì)的現(xiàn)代化管理人才是實現(xiàn)人事檔案管理不可缺少的要素之一，因此，應(yīng)將聘用現(xiàn)代化管理人才納入到單位招聘計劃中。高素質(zhì)的人事檔案管理人才應(yīng)具有計算機方面的知識，能熟練運用計算機，并具有較強的業(yè)務(wù)能力和豐富的專業(yè)知識。電子計算機憑借其自身的高速運算能力和數(shù)據(jù)處理能力，不斷為檔案工作者提供科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的檢索技術(shù)。為了提高企業(yè)檔案管理水平，必須要加強對人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和能力的培養(yǎng)。單位應(yīng)為人事檔案管理定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)或召開檔案工作研討交流會議，對剛剛應(yīng)聘上崗的工作人員應(yīng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)；引導(dǎo)人事檔案管理的工作人員積極參加專業(yè)培訓(xùn)活動，以提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平；加強人事檔案管理工作人員的再教育工作，提高人事檔案管理工作人員的工作積極性和責(zé)任心；在業(yè)務(wù)能力方面，要有耐心，做到有問必答；要有敬業(yè)精神，爭取能做到“活檔案”。

2.3 遵從“信息化”原則

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動了信息化技術(shù)的快速發(fā)展，促進(jìn)了人事形式的多樣化，包括紙質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、感光介文件以及電子文檔等，不斷提高了企業(yè)人事檔案管理工作的水平。通過在人事檔案管理工作中運用信息化管理技術(shù)，可以極大地減輕工作人員在企業(yè)人事檔案管理工作中的任務(wù)量。信息化人事檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)人事檔案管理模式的主流，逐漸取代了傳統(tǒng)的人力管理模式。因此，為了保證企業(yè)人事檔案能夠得到良好的保存和管理，企業(yè)要不斷加強自身的信息管理技術(shù)，充分應(yīng)用專業(yè)的信息化技術(shù)管理人才進(jìn)行人事檔案管理。

2.4 重視人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率。要想實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是建立最高效檔案工作流程，獲得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益、社會效益的有力保障，同時，也是提高工作效率，推動人事檔案管理理論研究和發(fā)展的重要途徑。采取標(biāo)準(zhǔn)化的流程的優(yōu)勢在于，為檔案的歸檔和提取提供依據(jù)，為便捷的檔案服務(wù)提供可能，并可避免在檔案管理中出現(xiàn)雜亂、混淆、重復(fù)等問題。

3 結(jié)束語

人事檔案管理是一項復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，檔案管理的現(xiàn)代化必須將現(xiàn)代化的管理理論與方法相結(jié)合，使檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)管理、系統(tǒng)完善、方便快捷，以滿足人們的需求，提高管理人員的工作效率。為了完成這個藍(lán)圖，就需要專業(yè)科研人員的努力探索，在現(xiàn)有的技術(shù)的基礎(chǔ)上不斷開拓，創(chuàng)造出更先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的科學(xué)管理，帶動人事檔案管理的發(fā)展，提高人事檔案管理的整體水平。技術(shù)的進(jìn)步是一個方面，另一個方面是需要廣大檔案工作人員的共同努力，為人事檔案管理作出貢獻(xiàn)。

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〔編輯：張思楠〕