信息化背景下的檔案管理工作人員素質提升措施

馮華

摘 要：信息化背景下的檔案管理對于當前檔案管理工作人員來講有著更高的要求。而且檔案管理的內容和管理方式的升級也帶動著管理理念的轉變。對此，筆者從當前檔案管理的相關概念入手，對檔案管理工作人員的業(yè)務能力現狀進行了簡單的分析，并結合當前檔案管理信息化技術的發(fā)展情況，對如何在信息化背景下的促進檔案管理工作人員素質提升的相關措施提出了自己的看法，希望能推動我國檔案管理行業(yè)的現代化發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；信息化；管理方式；改進措施

檔案管理是企業(yè)和事業(yè)單位以及其他社會團體對內部文字、音頻、視頻、圖像等資料的分類、儲存和修復管理。在我國的社會發(fā)展中，檔案管理不僅對政府和事業(yè)到位有著重要的意義，對于企業(yè)來講，人力資源資料、財務資料、企業(yè)管理資料和其它技術文件資料也是構成檔案的重要部分。隨著信息化時代的來臨，檔案管理在儲存方式和儲存內容上都有著較為明顯的改革和升級，這也就要求相關管理人員在業(yè)務能力和綜合素質上也需要進行一定的提升。

1 檔案管理信息化概述

1.1 檔案管理的信息化

隨著信息技術的不斷發(fā)展，互聯網和智能信息系統在工作中發(fā)揮的作用已經難以替代。在信息化的帶動下，辦公系統和辦公方式的信息化改革正在有條不紊的在我國各行各業(yè)中穩(wěn)步推進。檔案管理的信息化有別與以往傳統的人工管理方式，通過專業(yè)的檔案管理系統和信息技術，將檔案中的名稱、科目、內容、保管人等信息進行電子化儲存管理。除此之外，檔案管理的信息化還集成了檔案資源的采集、整理、分析和咨詢等，不在局限于實體檔案，而是將檔案管理擴展到智能化查詢和應用的具體層面，根據相關研究者的規(guī)劃，檔案管理的最終目標就是要建立一個覆蓋企業(yè)生產全過程的檔案資源自動化儲存管理系統，提高企業(yè)在大數據時代的數據儲存和分析能力。在我國科研、教學和群眾日常生活中有著廣泛的應用前景。

1.2 檔案管理信息化特點

檔案管理的信息化有著顯著地管理特點，在信息化技術的使用中，我們需要注意以下幾個重要的檔案管理特點：

第一，檔案管理信息化具有政策導向性。在我國的檔案管理中，由于涉及企業(yè)、個人的重要信息，檔案資源中不少內容一直被視為機密資料，受到法律保護。因此，在信息化的檔案資料整合與管理中，我們必須結合法律法規(guī)的相關規(guī)定進行整合管理，重視政策導向。

第二，檔案管理信息化具有全面推進的特點。提高檔案管理是對過往資料的重視。同時，在檔案管理的信息化發(fā)展中，也需要在上級主管部門的統籌指揮下進行全面的檔案信息系統升級，而不是由單位進行升級的單獨行動。唯有如此才能發(fā)揮檔案資源的網絡流通調閱目標。

第三，檔案管理信息化與信息技術的發(fā)展緊密結合。檔案管理的信息化與當前電子信息技術和網絡技術有著緊密的關聯性，因此信息化的發(fā)展程度關系著檔案信息化的發(fā)展程度。通過互聯網進行共享的網絡檔案資料和智能化的查詢系統都將成為檔案管理的重要使用工具。

第四，檔案管理對工作人員的素質有著較高的要求。在檔案管理信息化的背景下，許多傳統的檔案管理方式將被電子計算機技術和網絡技術所替代，同時，智能化的查詢功能也要求檔案管理人員具備一定的計算機操作、維護能力。這就要求檔案管理工作人員除了要具備專業(yè)的檔案管理知識之外，還需要學習計算機、網絡等相關學科，強化對各種系統的操作適應能力，提高數字信息的錄入能力，適應信息化功能的崗位職能要求。

第五、檔案管理信息化有著創(chuàng)新性的特點。在信息化背景下，幾乎所有行業(yè)都受到網絡以及電腦的影響。所以檔案管理信息化需要在管理方式和管理理念上進行創(chuàng)新和實踐，逐步探索出適合企業(yè)發(fā)展需求的管理工作方式。

2 提高檔案管理工作人員綜合素質的幾項建議

在當前的檔案管理信息化發(fā)展潮流中，除了提高單位硬件設施投入之外，還應當加強對檔案管理工作人員綜合素質的提升，以適應日趨完善的檔案管理工作任務要求。

2.1 提升管理人員的服務意識

在檔案管理信息化的發(fā)展中，服務意識也是員工綜合素質的重要衡量標準。在檔案管理中，工作人員每天都要應對檔案調取者的借調需求。所以從廣義上來講，檔案管理與其他服務行業(yè)沒有本質的差別，應當以服務他人為崗位基本職責。但是在實際的管理中，不少工作人員重視檔案的收集、整理和保管，同時較為關注借閱者的借閱需求，但是對于檔案資源的利用，包括數據分析和內容截取都缺少崗位服務意識，認為這些任務并非檔案管理的工作范疇，缺少工作積極性。實際上，新加坡圖書館的圖書資源管理中已經提供了相關的數據分析功能，利用網絡技術進行圖書資源的信息檢索，方便圖書借閱者的相關數據收集需求。這也是檔案管理信息化的一個發(fā)展方向。所以我們需要打破傳統檔案管理的服務壁壘，增加服務內容，提高信息技術和檔案管理系統的利用率。

2.2 轉變信息化管理觀念

檔案管理信息化是一項重要的管理方式改革，因此需要在提升管理設備等硬件設施的同時轉變檔案管理工作人員的管理觀念。首先是轉變對檔案管理工作重視程度的認識。在傳統的企業(yè)經營中，由于過往資料的數據收集難度較大，分析工程中出現的問題較多，導致準確性不高。但是隨著管理信息化的提升，利用電子設備管理和收集的數據可以充分利用到數據分析中，提高了檔案資源的利用率。因此也必須對管理者的重視程度進行提升。其次是轉變管理者的工作方式。傳統的檔案管理大多是運用手工方式整理檔案。在信息化管理條件下，除了整理手工檔案資料之外，還需要進行電子化辦公。對此管理者需要提高對電子設備的應用意識，創(chuàng)新工作方式，實現檔案管理者的自我價值。

2.3 舉辦培訓班，加強在崗業(yè)務培訓

對于檔案管理的信息化，需要企業(yè)在管理中進行內部挖潛和培訓。培訓班是一種較為常見的培訓方式，對于提高檔案管理工作人員的綜合素質有著明顯的幫助。在舉辦培訓班的過程中，要緊扣半脫產的培訓方式（有條件也可以完全脫產），通過邊培訓邊實踐的方式加強對檔案管理信息化辦公方式和操作流程的運用，提高熟練程度。此外，還要注意對培訓內容的研究。筆者在日常的工作和學習中發(fā)現，許多培訓課程雖然對操作流程進行了培訓，但是由于缺少對實際問題的解決方式，導致信息化辦公的檔案管理方式反而增加了管理人員的工作量。在傳統手工管理條件下可以短時間完成的工作，需要在電腦前手工輸入兩倍甚至三倍的時間。并且其中進行大量的重復和無效工作，降低了工作積極性。因此需要在培訓中加強對于工作人員的技術支持，通過與管理者的溝通不斷解決檔案管理信息化系統中存在的問題，提高工作效率。

3 結束語

總而言之，在信息化背景下的檔案管理工作是連接傳統檔案管理和現代檔案管理的過渡期。在這個階段，檔案管理工作人員需要根據信息化技術的發(fā)展程度，做好檔案管理的對接工作，尋求檔案資源的網絡化共享，提升對檔案資源的利用率，為企業(yè)的經濟技術分析和戰(zhàn)略發(fā)展打下良好的基礎。

參考文獻

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