淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

李高飛

（山東省鄒平縣高新街道辦事處）

在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作處在新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作的要求越來越高，其中規(guī)范化管理就是對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的基本要求，也只有實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理才能有效的保證管理效率，提高檔案的保密性，為相關(guān)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展做出努力，基于此，本文在分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)針新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化策略。

新形勢(shì)檔案管理工作規(guī)范化策略

前言

檔案管理工作是很多單位一項(xiàng)日常工作，在檔案管理工作中不僅包含了對(duì)人才檔案的管理，更包含了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、人才管理計(jì)劃等相關(guān)內(nèi)容，科學(xué)的檔案管理工作，不僅能夠提高管理的效率，而且能夠促進(jìn)相關(guān)單位的進(jìn)步，但是由于在檔案管理工作過程中缺少一定的規(guī)范，造成檔案管理工作不能為相關(guān)單位的發(fā)展提供支持，制約其發(fā)展，為此在新形勢(shì)下，應(yīng)積極探索實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的方法，為相關(guān)單位的發(fā)展提供動(dòng)力。

1檔案管理工作現(xiàn)狀

在新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，然而在當(dāng)前檔案管理工作過程中還存在著很多問題，其主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是缺少完善的檔案管理制度，導(dǎo)致工作人員在工作過程中沒有可以遵照的條例，造成管理人員在工作過程中很容易出現(xiàn)失誤和操作錯(cuò)誤等問題，檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性也有待考證，降低了檔案管理的規(guī)范化；二是缺少對(duì)工作人員的管理培訓(xùn)，造成管理人員管理水平相對(duì)較低的問題，降低了管理工作效率；三是現(xiàn)階段，仍采用筆記的方法記錄相關(guān)的檔案調(diào)取和查閱記錄，導(dǎo)致在管理過程中不能快速的查找出該檔案相關(guān)的記錄，同時(shí)在使用筆進(jìn)行記錄的過程中，還容易出現(xiàn)遺漏和記錄錯(cuò)誤的問題，影響到管理工作的有效性。以上幾方面問題，影響到檔案管理工作的規(guī)范化，因此相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該加以注意。

2新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化策略

從上文的分析我們能夠更加清楚當(dāng)前檔案管理工作沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的主要原因，基于上文的分析，下面提出幾點(diǎn)規(guī)范化檔案管理策略。

2.1建立完善的檔案管理制度

由于檔案管理工作中涉及的工作內(nèi)容相對(duì)繁雜，其中既包含了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容、單位人員管理制度，又包含了人員的個(gè)人檔案，因此在管理過程中，工作人員很容易出現(xiàn)管理遺漏、歸檔錯(cuò)誤等問題，要想更好的實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，首先就應(yīng)該建立一套完善的檔案管理制度，使工作人員能夠在完善檔案管理工作規(guī)章制度的約束下，做好每一項(xiàng)管理工作，提高自身的責(zé)任感與使命感，從而確保檔案管理工作的規(guī)范性。檔案管理制度中應(yīng)該重點(diǎn)包括以下幾方面內(nèi)容：一是明確的檔案管理工作人員制度，使每一名工作人員都能夠明確自己的責(zé)任范圍，從而實(shí)現(xiàn)高效管理；二是檔案管理工作獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員工作積極性和規(guī)范性；三是檔案管理工作詳細(xì)內(nèi)容，避免工作人員出現(xiàn)遺漏的問題。

2.2加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作人員管理水平

工作人員管理能力直接影響了管理工作開展的效率，由于每一名管理人員專業(yè)能力不同，在管理過程中，工作人員勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)管理水平參差不齊的情況，因此為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，就要提高管理人員管理能力，使管理人員管理水平盡可能在同一水平線上，這就要求做好管理人員培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)過程中，重點(diǎn)應(yīng)該注意以下幾方面內(nèi)容：在選擇培訓(xùn)單位時(shí)，應(yīng)該選擇一個(gè)知名度較高的檔案管理培訓(xùn)單位，從而使管理人員在培訓(xùn)過程中能夠?qū)W習(xí)到更多有用的知識(shí)；二是在培訓(xùn)形式上，應(yīng)該以交流會(huì)的形式開展培訓(xùn)會(huì)，從而使管理人員能夠更好的與其他管理人員進(jìn)行溝通，從另一個(gè)角度認(rèn)識(shí)到自身管理工作中存在的不足，規(guī)范自身的管理工作，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化做出努力。

2.3積極引入信息化管理辦公軟件

當(dāng)前我們處于信息化的大背景下，很多領(lǐng)域都應(yīng)用了信息化辦公軟件，為了提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，應(yīng)該積極的引入信息化管理辦公軟件。但是在引入過程中，應(yīng)該做好以下幾方面工作，從而使信息化管理辦公軟件能夠發(fā)揮出更大的作用。第一，在引入信息化管理辦公軟件后，應(yīng)該在第一時(shí)間為工作人員進(jìn)行講解，從而使工作人員能夠在了解辦公軟件功能、使用方法、使用技巧的基礎(chǔ)上，做好后期信息化管理工作；第二，應(yīng)該設(shè)置出配套的檔案放置區(qū)域，在歸檔時(shí)，不同類別的檔案應(yīng)該放置在不同區(qū)域，從而通過辦公軟件能夠查找出檔案放置的準(zhǔn)確位置，提高檔案管理工作的規(guī)范化與有效性。

2.4加強(qiáng)監(jiān)督，改進(jìn)管理不規(guī)范之處

由于在檔案管理工作過程中，即便工作人員再認(rèn)真、仔細(xì)，也難免出現(xiàn)管理不妥之處，為此檔案管理部門就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)自身的監(jiān)督，從而在監(jiān)督的支持下，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中存在的不規(guī)范之處，并加以改正。此外，檔案管理部門內(nèi)部可以執(zhí)行監(jiān)督輪崗制，一周或兩周輪一次崗，這樣每一名工作人員都能夠在輪崗的過程中發(fā)現(xiàn)別人存在的工作失誤，從而在自己開展檔案管理工作時(shí)，能夠有效避免類似錯(cuò)誤的發(fā)生，滿足在新形勢(shì)下對(duì)檔案管理規(guī)范化的要求。

3總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作的規(guī)范化十分重要，要想在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，應(yīng)該建立完善的檔案管理制度、加強(qiáng)培訓(xùn)、積極引入信息化管理辦公軟件以及加強(qiáng)監(jiān)督，從而在需要檔案時(shí)，更加快速的找出所需檔案，為相關(guān)單位的發(fā)展以及后期人員管理工作做出貢獻(xiàn)。

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