水利工程檔案的收集和利用管理探討

溫麗麗

摘 要：水利工程由于其精確性要求和經(jīng)驗(yàn)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，在工程施工的過(guò)程需要對(duì)相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，以便于在工程施工中能夠產(chǎn)生效用。因此，有效的對(duì)水利工程檔案進(jìn)行收集和利用管理，才能將工程數(shù)據(jù)和工程檔案的作用發(fā)揮到工程施工中。檔案的收集和利用能夠有效的減少工程中投入的物力財(cái)力和人力，還能夠?qū)⑺こ痰臋n案和數(shù)據(jù)很好地保存起來(lái)，能夠在將來(lái)使用時(shí)快速的查找和使用。本文從水利工程檔案的收集和利用管理方面著手，對(duì)檔案收集的作用以及收集、利用方面存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)上述問(wèn)題研究可行的檔案收集和管理方法，為水利工程實(shí)施做好保證。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；收集；利用

引言：水利工程是人類(lèi)運(yùn)用自然規(guī)律進(jìn)行改造自然的活動(dòng)，為國(guó)家的發(fā)展和人民生活水平的提高做出貢獻(xiàn)。水利工程的實(shí)施需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的項(xiàng)目審查、立項(xiàng)、施工和驗(yàn)收，在這期間，每一階段中所形成的檔案都需要進(jìn)行高效的收集和利用管理，包括其中的文字文件、聲音、圖像等不同形式的記錄。這些檔案在工程施工中為工人和管理者提供幫助，在工程完工投放使用后還能夠?yàn)楹罄m(xù)的維修、改造提供原始文件支持和技術(shù)指導(dǎo)。因此，水利工程檔案的收集和管理，為工程的施工和使用發(fā)揮重要的作用。

一、水利工程檔案在工程運(yùn)行管理中的作用

水利工程檔案由于是在工程從開(kāi)始到交付整個(gè)過(guò)程中的數(shù)據(jù)收集和整理，因此能夠真實(shí)的反映工程的施工過(guò)程。在檔案中包含了工程師、建筑工作者和建筑工人的整體的勞動(dòng)成果，因此具有真實(shí)、準(zhǔn)確的特征。由于水利工程檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確的特征，因此對(duì)于施工過(guò)程中的不足和缺陷都能夠真實(shí)的反映，能夠?yàn)榻酉聛?lái)的工程設(shè)計(jì)和施工提供各方面的一手資料，以便改正。

水利工程檔案收集是日后水利工程維修、改造活動(dòng)的最原始、最直接的設(shè)計(jì)依據(jù)。水利工程是人類(lèi)掌握自然規(guī)律后根據(jù)規(guī)律改造自然的活動(dòng)，但是在水利工程交付使用后隨著時(shí)間的推移，受到風(fēng)吹日曬的侵蝕和影響，工程往往會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，包括工程外表的破損、內(nèi)部設(shè)施的老化、電子設(shè)備的退化等問(wèn)題。為了保證水利工程能夠繼續(xù)健康、安全的使用，就需要針對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行修復(fù)、更新和加固，這時(shí)水利工程檔案就成為解決問(wèn)題的原始依據(jù)和憑證。

水利工程檔案的利用管理還不僅僅限于對(duì)自身的修復(fù)和更新，還在于保障周邊環(huán)境和其他工程的配套提供保障。由于水利工程自身的龐大建設(shè)、涉及范圍比較廣、建設(shè)位置比較特殊等原因，需要對(duì)建設(shè)的整體環(huán)境以及未來(lái)的建設(shè)設(shè)計(jì)進(jìn)行。比如，涉及到交通線路、橋梁建設(shè)、電力設(shè)施建設(shè)的問(wèn)題，在水利工程立項(xiàng)之前就必須針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行足夠的了解，然后從最初的設(shè)計(jì)、立項(xiàng)、修建、交付使用的各個(gè)階段進(jìn)行檔案?jìng)浒?，增加其設(shè)計(jì)的合理性和建設(shè)的安全性，減少對(duì)環(huán)境和其他工程不必要的傷害。

二、水利工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

在水利工程檔案收集和利用中，尤其是在工程設(shè)計(jì)、立項(xiàng)和交付使用的初期，需要大量且頻繁的檔案建立。水利工程檔案的建立質(zhì)量，對(duì)于水利工程的作用能否充分且順利的發(fā)揮有著非常重要的影響。水利工程的檔案建立在實(shí)際工作中主要有以下幾方面的問(wèn)題：

第一、 檔案編目系統(tǒng)不科學(xué)。由于水利工程檔案類(lèi)型多樣，不同階段檔案不同，因此，常常出現(xiàn)同種檔案排列順序不連貫，分類(lèi)不明確，以至于查找困難。第二、案卷和文件題名不規(guī)范。由于水利工程檔案的繁多，因此需要在檔案存儲(chǔ)時(shí)標(biāo)注清晰明了的名稱(chēng)，而不是籠統(tǒng)的以數(shù)字和時(shí)間來(lái)代替文件名稱(chēng)。這樣就能夠在查找檔案、尋找問(wèn)題解決方法是能夠清晰、明確的找到檔案所在。第三、文件材料不夠準(zhǔn)確。這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在施工圖畫(huà)、竣工圖畫(huà)與實(shí)際修建的水利工程實(shí)物不符合，對(duì)于同一實(shí)物所反映的內(nèi)容不一致、音頻、畫(huà)像檔案多表現(xiàn)的內(nèi)容和文字所說(shuō)明的內(nèi)容不一致。第四、儲(chǔ)藏檔案由于時(shí)間久遠(yuǎn)或者是使用頻率過(guò)高的原因，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)字跡破損、紙張破裂的情況。不僅不利于檔案的調(diào)取和利用，還不利于檔案的長(zhǎng)期保管和使用。第五、 檔案利用水平低。隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在水利工程檔案的收集和保管中的使用程度已經(jīng)很高了。許多水利工程也相應(yīng)的建立了電子檔案以便能夠便捷的查詢(xún)和利用檔案。但是，電子檔案只是建立在公司或者是事務(wù)所內(nèi)部，并沒(méi)有建立聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)的條件和權(quán)限，其次，由于水利工程多是在野外施工和作業(yè)，因此，電子檔案為野外工作的查詢(xún)?cè)黾恿俗璧K。

三、科學(xué)收集和利用水利工程檔案的對(duì)策

為了能夠確保水利工程檔案的建設(shè)對(duì)水利工程的運(yùn)行和改造提供便利和支持，水利工程建設(shè)單位應(yīng)該在檔案收集階段和利用管理階段摒棄“重建輕管”的思想[1]，應(yīng)該著重從檔案利用者的角度思考和出發(fā)，在充分考慮檔案利用者的實(shí)際需要和管理單位的需求之后，能夠充分發(fā)揮水利工程檔案的效用。

1. 加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

對(duì)于水利工程檔案的收集和利用管理，要對(duì)檔案工作進(jìn)行系統(tǒng)化的收集和管理。首先要建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，以便檔案建立能夠保證清晰、明確的建立工作的推進(jìn)。其次，要建立健全檔案管理制度，不僅要能夠明確工程施工中各階段、各部門(mén)、各單位對(duì)于檔案收集的職責(zé)，并采取相應(yīng)的有效控制措施；而且還要逐漸的在檔案收集和利用中制定完善的工程檔案管理制度，需要對(duì)水利工程檔案收集工作配備足夠的人員、設(shè)備，投入資金，保障檔案工作能夠順利的開(kāi)展。

2. 嚴(yán)格控制歸檔文件的質(zhì)量

水利工程建設(shè)單位在檔案收集之初就應(yīng)當(dāng)從水利工程設(shè)計(jì)和建設(shè)的初期工作開(kāi)始，然后將收集到的檔案進(jìn)行整理和分析，按照一定的劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)化，并將檔案的規(guī)范化管理納入到檔案收集和管理工作匯總來(lái)，形成常態(tài)化管理。為水利工程檔案收集和利用管理工作配備專(zhuān)門(mén)的管理人員，對(duì)于歸檔的檔案和文件進(jìn)行分類(lèi)管理，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或是公司標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂、組卷，能夠確保相應(yīng)的文件有機(jī)的聯(lián)系，以便于檔案利用者能夠順利、便利的查找。同時(shí)還需要對(duì)工程檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的考表、卷皮、檔案盒背脊，以保證檔案的裝訂質(zhì)量。在文件歸檔之后，要保證檔案在提取和使用中能夠安全保管和使用。對(duì)于檔案室的環(huán)境進(jìn)行調(diào)控以防止檔案的老化和破損；在檔案的移交和提取時(shí)，需要利用者簽字并進(jìn)行檢查。

3. 提高檔案工作信息化管理水平

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，因此水利工程檔案的建立也需要隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展。對(duì)于房錢(qián)水利工程檔案的管理部門(mén)而言，相應(yīng)的檔案庫(kù)還沒(méi)有建立，不能夠在異地對(duì)檔案進(jìn)行提取和閱讀。對(duì)于大部分的水利工程檔案，由于保密程度限制不能被調(diào)取，因此未發(fā)揮其作用和價(jià)值。

4. 提高工程建設(shè)檔案對(duì)運(yùn)行管理工作的適應(yīng)性

由于水利工程管理部門(mén)對(duì)檔案收集的重點(diǎn)不同，因此水利工程檔案在建立過(guò)程中會(huì)有側(cè)重點(diǎn)，以至于在運(yùn)行管理中會(huì)出現(xiàn)不適用的情況。多以，水利工程檔案的收集和利用管理應(yīng)該在工程建設(shè)過(guò)程中通過(guò)有專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行選擇性的收集，并且能平衡各個(gè)方面的檔案收集。對(duì)于某些重要信息進(jìn)行有針對(duì)性地開(kāi)展相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔[2]。從而減輕檔案收集的工作量，避免資源的浪費(fèi)。

四、結(jié)語(yǔ)

水利工程答案收集和利用管理需要在檔案收集時(shí)首先進(jìn)行有效的收集和高效率的收集，然后在后期進(jìn)行規(guī)范化的分類(lèi)和管理，建立規(guī)范化、精簡(jiǎn)化的管理體系。做到工程檔案的循環(huán)利用和高效利用，保證水利工程各個(gè)環(huán)節(jié)的順利展開(kāi)。對(duì)于水利工程檔案的收集和利用管理，只有做好規(guī)范化管理和詳細(xì)的管理制度，才能保證檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓桂芬，王 津.淺談水利工程檔案的管理與利用[J].檔案建設(shè)，2016，4：90.

[2]陸猛.論水利工程檔案的收集和管理[J].建材與裝飾，2016，1：80.