檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

摘 要：檔案保密工作對(duì)于國家安全有著直接的影響，在現(xiàn)階段的檔案保管以及利用的環(huán)節(jié)中要提高對(duì)保密工作的重視 ，檔案的保密性是檔案安全的基礎(chǔ)責(zé)任。對(duì)此，本文主要探究了檔案保管以及利用環(huán)節(jié)中的現(xiàn)狀與問題，針對(duì)問題提出了相關(guān)對(duì)策，希望可以為今后相關(guān)研究提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案保管及利用；保密工作；現(xiàn)狀；對(duì)策

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中，人才的流動(dòng)較為頻繁，基于此種背景的檔案保管與利用過程中的保密工作開展存在一定的難度，要想在在檔案的保管及利用環(huán)節(jié)，做好保密工作，就要及時(shí)解決現(xiàn)階段存在的各種問題，要探究合理的方式與策略提高檔案的整體保密性。

1 檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀

在現(xiàn)階段的檔案保管以及利用過程中，還是存在一定的保密工作不到位的問題，這些問題會(huì)直接導(dǎo)致各種檔案泄密問題的出現(xiàn)，對(duì)我國社會(huì)的穩(wěn)定與發(fā)展帶來直接的影響。具體的問題如下：

第一，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力問題。現(xiàn)階段，我國的檔案管理以及利用過程中的相關(guān)管理人員缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)能力，在工作的開展過程中專業(yè)人員的匱乏導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)性不足問題的凸顯。在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，主要工作人員年齡相對(duì)較大，在管理過程中憑借著自己的經(jīng)驗(yàn)開展管理工作，利用手工操作形式開展，缺乏現(xiàn)代化的管理觀念與技術(shù)手段；在現(xiàn)代化檔案管理的構(gòu)建過程中，無法適應(yīng)。這與信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)是背道而馳的，在檔案管理信息化構(gòu)建的過程中，缺乏信心技術(shù)的操作能力，勢(shì)必會(huì)被時(shí)代而淘汰。而且傳統(tǒng)的人工管理過程中檔案容易造成檔案保管與利用的漏洞出現(xiàn)，對(duì)檔案的保密性帶來嚴(yán)重的影響。

第二，檔案立件（卷）歸檔問題過程的保密工作問題。在檔案的管理過程中，對(duì)于相關(guān)檔案的立卷歸檔主要通過“四分法”開展，這種形式在一定程度上會(huì)造成檔案保密工作的漏洞問題出現(xiàn)，在相關(guān)技術(shù)操作過程中，對(duì)于涉密文件以及普通涉密文件無法進(jìn)行有效的區(qū)別，在歸檔的過程中將機(jī)密程度不同的文件檔案放在相同的卷宗之中，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致相關(guān)涉密文件的泄露；同時(shí)在案卷的標(biāo)示過程中，相關(guān)管理人員并沒有給予保密程度與要求對(duì)文件進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)示，在表面上對(duì)于文件的機(jī)密程度無法區(qū)分，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的保管與利用過程中各種安全問題的產(chǎn)生。在檔案的管理過程中，雖然使用了一些全新的檔案歸檔方式，但是在實(shí)踐過程中，并沒有真正的規(guī)范檔案管理與使用涉及的相關(guān)涉密文件，導(dǎo)致各種泄密問題的產(chǎn)生。

第三，檔案利用過程中的保密工作問題。在實(shí)際的檔案利用過程中，相關(guān)檔案管理部門為了提高檔案資料的整體利用率，在進(jìn)行檔案資料提供過程中，會(huì)通過一些積極的方式與措施開展，使得檔案資料的利用相對(duì)較為方便，但是在檔案的提供過程中，缺乏檔案保密意識(shí)，造成各種資料的泄密問題產(chǎn)生，進(jìn)而對(duì)檔案資料的整體安全性帶來了影響。

第四，檔案管理過程中的相關(guān)保密工作問題。在日常檔案管理過程中，主要存在的問題主要包括一下幾點(diǎn)：

其一，涉密文件資料的實(shí)際存放條件尚未完善，相關(guān)保險(xiǎn)庫房、保險(xiǎn)柜以及防盜器材等不健全；一些非檔案管理人員可以隨意進(jìn)出機(jī)密檔案室；

其二，涉密文件資料與一般文件混放，使得檔案資料缺乏機(jī)密性；

其三，涉密文件資料在使用、調(diào)閱以及銷毀過程中，并沒有按照嚴(yán)格的要求開展，相關(guān)涉密文件資料在進(jìn)行使用閱讀過程中，并沒有按照相關(guān)要求進(jìn)行系統(tǒng)清查，一旦出現(xiàn)泄密問題之后，無法探究泄密原因，缺乏系統(tǒng)的不就以及改進(jìn)措施。

其四，并沒有按照國家的相關(guān)規(guī)定對(duì)保管期極以及保密期限進(jìn)行系統(tǒng)的區(qū)分，導(dǎo)致一些機(jī)密文件資料泄密問題的產(chǎn)生。

2 淺談檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作存在問題的對(duì)策

針對(duì)現(xiàn)階段檔案保管以及利用環(huán)節(jié)中存在的保密問題，我們要基于實(shí)際狀況，進(jìn)而宏觀統(tǒng)籌，根據(jù)具體問題，探究解決對(duì)策，全面有效的保障檔案保管以及利用的整體規(guī)范性，對(duì)此，在實(shí)際的工作過程中要基于以下幾點(diǎn)開展工作：

第一，提高對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能塑造與培養(yǎng)，全面提高對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力優(yōu)化，對(duì)此要做到以下幾點(diǎn)：首先，提高對(duì)檔案人員工作責(zé)任心的重視，通過教育培養(yǎng)增強(qiáng)檔案管理然預(yù)案的保密意識(shí)，在國家與法律的角度開展相關(guān)崗位培訓(xùn)，進(jìn)而增強(qiáng)其工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與保密性，在檔案管理的全過程中中融入保密意識(shí)，彰顯自身的崗位職責(zé)；其次，提高對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理能力。通過通過專業(yè)技術(shù)手段的培養(yǎng)與塑造，增強(qiáng)其信息化管理意識(shí)與能力，進(jìn)而保障通過現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行全面的管理，提高檔案的利用與安全性。最后，優(yōu)化工作條件，完善工作措施，全面提高年輕工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)同感，進(jìn)而為今后的檔案管理與利用工作的保密管理奠定基礎(chǔ)。

第二，提高對(duì)立件（卷）歸檔過程中保密工作的重視。在進(jìn)行相關(guān)檔案的立件（卷）歸檔中，要提高對(duì)相關(guān)檔案資料的性質(zhì)與特征的重視，通過精細(xì)化的檔案管理工作，對(duì)其開展編號(hào)管理。在整個(gè)過程中，檔案管理人員要基于相關(guān)管理工作要求開展，要嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的處理，要嚴(yán)禁擅自對(duì)檔案與資料的密級(jí)進(jìn)行更改以及標(biāo)示等問題；要在檔案表面對(duì)涉密檔案進(jìn)行清晰系統(tǒng)的標(biāo)示，在整體上保障檔案管理以及使用過程中相關(guān)經(jīng)手人可以了解檔案的具體狀況，進(jìn)而避免各種檔案泄密問題的產(chǎn)生。

第三，提高對(duì)檔案使用前夕的審查工作的重視，在檔案使用之前，相關(guān)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的審查，要保障檔案使用的相關(guān)單位以及人員符合使用標(biāo)準(zhǔn)，在具體的審查過程中主要涵蓋了兩個(gè)方面：首先，檔案審查工作。要對(duì)檔案的機(jī)密等級(jí)、使用范圍以及開放人員進(jìn)行詳細(xì)了解，保障使用單位與人員符合要求；其次，相關(guān)檔案使用單位以及人員的資質(zhì)審查。要了解檔案的使用單位以及人員是否具有一定的審查資格，然后對(duì)具體的檔案使用人員素質(zhì)能力進(jìn)行詳細(xì)的審查，了解其與國家標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)定要求是否相符。

第四，檔案管理過程的中的相關(guān)保密工作。在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，基于檔案管理的過程中存在的問題與弊端，相關(guān)人員要起到足夠的重視，對(duì)于存在的問題要進(jìn)行改革與完善。其一，要優(yōu)化機(jī)密文件的保管設(shè)置，要增強(qiáng)保險(xiǎn)庫房、保險(xiǎn)柜以及相關(guān)防盜器材的整體安全性能，制定規(guī)定，避免非檔案管理人員以及相關(guān)人員在機(jī)密檔案庫中隨便出入；其二，對(duì)于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，避免涉密文件資料與一般非涉密文件的混雜性，要對(duì)其進(jìn)行區(qū)分；其三，在相關(guān)涉密文件與檔案使用以及銷毀過程中要提高對(duì)保密工作的重視，要基于相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格開展，相關(guān)涉密文件與檔案資料在利用過程中要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)；一旦出現(xiàn)泄密以及丟失等問題要探究原因，及時(shí)補(bǔ)救完善；其四，要按照相關(guān)與要求，遵循嚴(yán)檔案保管期限以及保密期限，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，要基于國家標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作，嚴(yán)格提高檔案保管以及利用環(huán)節(jié)中的整體機(jī)密性。

3 結(jié)束語

檔案文件的保密工作對(duì)于國家的穩(wěn)定與安全有著直接的影響，在對(duì)檔案進(jìn)行保管與利用的過程中，相關(guān)檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，在整體的檔案保管與利用過程中始終貫穿著保密意識(shí)，要在根本上提高管理人員的整體保管意識(shí)與能力，進(jìn)而保障黨和國家的自身利益，為我國的社會(huì)穩(wěn)定與經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

陳冰，女，廣東省陽江市，漢族，檔案助理館員，大學(xué)。