試析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

蘇愛華

摘要：近些年來經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，對企業(yè)而言也要順應(yīng)潮流才能繼續(xù)發(fā)展，其中辦公室管理顯得尤為重要。辦公室作為與外界聯(lián)系的窗口，與內(nèi)部進(jìn)行交流溝通的橋梁，具有綜合管理的特點(diǎn)，影響著企業(yè)的穩(wěn)定以及工作效率。本文通過分析辦公室綜合管理的現(xiàn)狀，提出了一些提高辦公室綜合管理水平的有效舉措。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合管理；管理水平

伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室在企業(yè)中也逐漸扮演著越來越重要的角色。辦公室作為企業(yè)內(nèi)一個具有綜合性職能的部門，在日常的各項(xiàng)工作中均發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)的正常運(yùn)行需要具有綜合管理水平的辦公室來保障，它的順利運(yùn)轉(zhuǎn)能有效推動企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。目前對于辦公室綜合管理的工作，已經(jīng)有相應(yīng)的管理模式，但是時代在發(fā)展進(jìn)步著，因此辦公室綜合管理的模式需要進(jìn)行與之相適的創(chuàng)新，如果不根據(jù)現(xiàn)狀進(jìn)行改進(jìn)，那辦公室的存在會降低企業(yè)工作的效率，對于像提供電力這樣的對大眾來說必不可少的單位來說辦公室的綜合管理模式就不能滿足其需求，造成嚴(yán)重的后果。所以必須創(chuàng)新綜合管理模式，這樣才可以全面發(fā)揮辦公室的職能，實(shí)現(xiàn)像供電單位這樣的企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)的發(fā)展。

一、辦公室管理的現(xiàn)狀

互聯(lián)網(wǎng)時代出現(xiàn)了各種各樣的新因素，導(dǎo)致在辦公室的工作性質(zhì)以及工作職能方面發(fā)生了變化，辦公室的工作雖然具有多并且雜的特點(diǎn)，對于技術(shù)的專業(yè)性要求也比較低，但它承擔(dān)著進(jìn)行信息溝通、協(xié)調(diào)各部門、處理公文、接待工作、上傳下達(dá)等工作，是讓企業(yè)各部門間聯(lián)系起來的紐帶，所以其工作效率、工作質(zhì)量都十分重要。因此針對當(dāng)前辦公室工作中出現(xiàn)的專業(yè)素質(zhì)低、傳遞效率低、管理體制等問題，綜合管理亟需改善。具體的現(xiàn)狀如下：

（一）工作人員的專業(yè)素質(zhì)問題

一些員工思想觀念落后，對于新鮮事物沒有好奇心導(dǎo)致無法學(xué)習(xí)新的事物，專業(yè)素質(zhì)也相對落后。但員工構(gòu)成了辦公室工作的主體，他們的專業(yè)素質(zhì)低就導(dǎo)致了辦公室工作的效率下降，進(jìn)而影響企業(yè)的效率。

（二）管理體制落后

辦公室進(jìn)行綜合管理工作時需要相應(yīng)的管理體制，這可以確保辦公室工作的全面高效展開。管理體制作為一種指導(dǎo)思想應(yīng)該隨著辦公室綜合管理水平的提高而更新，而不是保持一成不變。但一些企業(yè)在落實(shí)管理體制時仍然使用之前的綜合管理模式，導(dǎo)致在開展具體的工作時存在部分人員為了表現(xiàn)自己制定一些不切實(shí)際的目標(biāo)而無法高效開展的現(xiàn)象，對員工的工作熱情來說是一種打擊，無法有效調(diào)動工作的積極性，還有與之相背的情況的出現(xiàn)導(dǎo)致工作人員的懶惰，這些都使得工作無法全面展開，并且無法有效地處理一些新出現(xiàn)的事務(wù)，影響了綜合管理的效率

二、提高辦公室管理水平的舉措

（一）提高員工的專業(yè)素質(zhì)

辦公室的工作大多屬于繁雜的工作，要想做好就需要從下面四個方面來提高員工的綜合素質(zhì)。

1.提高學(xué)習(xí)能力

社會大環(huán)境在變，辦公室管理人員不應(yīng)再只局限于文字和協(xié)調(diào)工作上，在平時要多學(xué)習(xí)，這種學(xué)習(xí)不僅包括相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)國家的政策及行業(yè)的動態(tài)。不斷地積累相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，并通過實(shí)踐培養(yǎng)個人的能力，提高綜合素質(zhì)，正確解決各種問題，使辦公室工作正常進(jìn)行。

2.提高協(xié)調(diào)能力

辦公室是一個具有綜合職能的部門，還是企業(yè)內(nèi)部各部門間進(jìn)行溝通的橋梁，所以我們要協(xié)調(diào)好各部門間的工作。為了保證決策能夠更有效的實(shí)施，辦公室的工作人員要通過實(shí)踐鍛煉自己的協(xié)調(diào)能力，使辦公室能夠完美地發(fā)揮職能，更好的服務(wù)于公司。

3.提高表達(dá)能力

辦公室不僅需要對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的匯報(bào)，還需要向員工傳達(dá)命令，這就要求辦公室的工作人員具有良好的表達(dá)能力。此外，辦公室也是企業(yè)與外界溝通的中間橋梁，所以表達(dá)的能力與企業(yè)的形象掛鉤，因此要提高辦公室員工的表達(dá)能力。

4.提高創(chuàng)新能力

當(dāng)今社會辦公室在企業(yè)中擔(dān)任的職能變得越來越多樣化，辦公室的管理人員需要擁有創(chuàng)新的能力才能滿足企業(yè)管理的需求，對管理理念進(jìn)行更新，為管理工作提供新的思路，合理并科學(xué)的進(jìn)行各項(xiàng)管理。

（二）完善辦公室綜合管理體系

1.鼓勵與獎勵

辦公室的領(lǐng)導(dǎo)者要鼓勵辦公室的工作人員在工作中不斷進(jìn)步，努力爭取成為優(yōu)秀工作者。鼓勵員工一切要以服務(wù)群眾為目的，不為蠅頭小利而背棄工作道德。鼓勵員工將個人利益服從于部門利益、企業(yè)利益、群眾利益貫徹于日常的工作中。

對于作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)績優(yōu)秀的工作者，我們應(yīng)該加以獎賞并將這種獎賞變成動力，來激發(fā)辦公室其他同事的工作效率，使辦公室營造出一種良性的競爭氛圍，在這樣的環(huán)境下，辦公室的工作與服務(wù)效率一定會不斷地優(yōu)化提高。

2.禁止與懲罰

辦公室的每位成員間相互監(jiān)督，禁止不良行為的發(fā)生，不允許發(fā)生因?yàn)橐粋€人的錯誤而導(dǎo)致集體利益受害的現(xiàn)象。對于工作態(tài)度懶散、效率低下以及做出損害集體利益的員工，應(yīng)該有相應(yīng)的懲罰，懲罰根據(jù)行為的嚴(yán)重性來定。企業(yè)不同，辦公室的情況會有所不同，懲罰的方式也會不同。通過這樣的懲罰，使辦公室成員引以為戒，杜絕再次發(fā)生錯誤。這樣才能更好地提高辦公室的綜合管理水平，讓辦公室管理服務(wù)于企業(yè)。

三、結(jié)束語

辦公室工作的綜合管理性很強(qiáng)，目前辦公室工作中有許多問題，本文通過對提高辦公室綜合管理水平的有效措施的分析，對問題的解決有一定的指導(dǎo)作用?？偠灾?，通過提高辦公室的綜合管理水平與效率，能夠有效地促進(jìn)辦公室工作的全面落實(shí)，獲得利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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