事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

王 娜

（中共哈爾濱市委黨校，黑龍江哈爾濱 150001）

1 加強(qiáng)人事檔案管理信息化重要意義

1.1 有利于提升人事檔案工作的服務(wù)水平

在人事檔案管理信息化工作中，主要是利用計算機(jī)技術(shù)來完成人事檔案資料的輸入及存儲。而且電子檔案不僅有效的避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案在查找使用過程中易損毀的現(xiàn)象，而且在使用過程中不受時間和空間制約，為人事管理工作提供了更多的便利，檔案管理成本也有所降低，有效的提高了人事檔案信息的利用率，更便于查找員工資料，人事檔案管理工作的服務(wù)水平得以大幅度提升。

1.2 有利于人事檔案管理工作效率的提升

人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，有效的改變了人事檔案管理工作的模式，通過利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人事檔案信息資源可以在計算機(jī)硬盤中進(jìn)行永久性保存，有效的提高人事檔案管理工作的效率，而且為人事部門對員工的管理提供了更多的便利，能夠更快速、準(zhǔn)確的查找到所需要的人事信息。

1.3 保證了人事檔案管理的真實性

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，由于在人事檔案資料不斷的使用和查閱過程中極易發(fā)生丟失或是損壞，從而對人事檔案資料的完整性和真實性帶來較大的影響，影響人事檔案信息的利用價值。但在人事檔案管理信息化工作中，電子人事檔案可以為檔案使用者提供便利的查詢和利用服務(wù)，有效的保證了人事檔案信息真實性，而且能夠根據(jù)員工的實際情況隨時對人事檔案信息進(jìn)行補充，使人事檔案信息更具完整性和時效性。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀問題分析

2.1 檔案管理的業(yè)務(wù)較為薄弱

現(xiàn)階段，有些事業(yè)單位已經(jīng)建立健全了檔案的有效管理制度，但是，并沒有真正落實相關(guān)的制度，很多的檔案整理不符合規(guī)范要求，例如，對外的項目資料與事業(yè)單位本身的財務(wù)報表等放置于一處，很容易造成相關(guān)檔案的缺失問題，組卷較為混亂，另外，有的事業(yè)單位由于各種因素，銷毀一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案，產(chǎn)生了一些遺留問題。

2.2 相關(guān)人員對檔案工作的重視不夠

事業(yè)單位的檔案是后期行使合法權(quán)利的有效參照，但是相關(guān)工作人員對檔案的重視明顯不夠，嚴(yán)重忽略了檔案的安全管理，不知道檔案資源是優(yōu)秀的歷史文化產(chǎn)物，檔案工作是黨和國家的一項重要工作，因為相關(guān)的認(rèn)識不足，導(dǎo)致措施不力，產(chǎn)生一系列的問題。

2.3 檔案管理室的現(xiàn)代化管理設(shè)施相對較為落后

現(xiàn)階段，檔案管理室的建設(shè)直接決定了現(xiàn)代化管理的有效性，但是相對來說，管理的設(shè)施較為簡陋，有的檔案室的庫房封閉干燥，甚至堆放一些易燃易爆的物品，空氣較為渾濁。另外，有的辦公室條件較差，檔案室和辦公室，接待室沒有嚴(yán)格分開，檔案的現(xiàn)代化建設(shè)配套保護(hù)設(shè)施建設(shè)明顯不完善。

2.4 檔案管理隊伍不穩(wěn)定。管理水平不高

相對來說，檔案管理工作較為枯燥乏味，因此很多在此單位工作的人員缺乏長久工作的想法，導(dǎo)致工作經(jīng)常變化，檔案管理人員變動較為頻繁。另外，檔案管理的部門每年都進(jìn)行相關(guān)項目的培訓(xùn)，但是檔案管理者都是一些新手，缺乏相關(guān)經(jīng)驗，導(dǎo)致工作無法全面進(jìn)行。

3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的詳細(xì)有效措施

3.1 提高對檔案工作的重視，加強(qiáng)認(rèn)識

進(jìn)行有效的檔案管理工作，首先需要加強(qiáng)對檔案的認(rèn)知，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，必須經(jīng)常性的學(xué)習(xí)和宣傳檔案法律，法規(guī)和相關(guān)管理規(guī)定，充分認(rèn)識到事業(yè)單位是保證公民的重要服務(wù)部門，其中的檔案保護(hù)工作是事業(yè)單位管理中的重要工作，另外，事業(yè)單位的有關(guān)檔案資料是國家的資源，是人民的財富，絕對不能褻瀆文件。檔案是不可再生的信息資源，必須對其進(jìn)行有效的利用。

3.2 明確相關(guān)的職責(zé)，建立健全責(zé)任體制

健全的機(jī)制是檔案工作有效進(jìn)行的基礎(chǔ)，檔案工作的經(jīng)驗告訴著我們，必須成立相關(guān)的檔案室，明確相關(guān)檔案人員的職責(zé)，根據(jù)一定的制度，形成全面有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理是一項較為復(fù)雜的工作，必須有全面合理的領(lǐng)導(dǎo)體系，完善追責(zé)制度，對檔案管理過程中違紀(jì)違法的行為進(jìn)行嚴(yán)厲打擊，堅持追責(zé)到人。

3.3 建立健全事業(yè)單位的檔案管理工作制度

檔案的管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，必須建立有效的制度，使檔案管理的工作更加規(guī)范化，制度化，科學(xué)化，這是檔案工作的基礎(chǔ)。另外，必須使用嚴(yán)格的制度去規(guī)范有關(guān)人員，指導(dǎo)相關(guān)工作，并建立健全保障制度，保障整個工作體系的有效運行。

3.4 加大經(jīng)費投入，改善檔案保護(hù)的條件

事業(yè)單位檔案的外在條件較為重要，首先，良好的環(huán)境是檔案保護(hù)的基礎(chǔ)，但是由于有些地區(qū)的經(jīng)濟(jì)相對落后，事業(yè)單位難以拿出足夠的資金進(jìn)行配套設(shè)施的建設(shè)，就長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，檔案工作的有關(guān)部門必須加強(qiáng)監(jiān)督管理工作，積極與當(dāng)?shù)氐恼埵炯訌?qiáng)經(jīng)費的投入，改善相關(guān)的檔案管理設(shè)施條件，例如，必須保證檔案的安全，完善檔案室的防火設(shè)計體系，保證空氣流通等，加強(qiáng)檔案室的安全管理，使檔案管理的相關(guān)工作滿足社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需求。

3.5 穩(wěn)定檔案管理人員，提高其全面素質(zhì)

穩(wěn)定檔案管理人員的關(guān)鍵在于加強(qiáng)宣傳工作，必須大力宣傳資料管理工作的重要性，使廣泛的工作人員積極投身到相關(guān)的建設(shè)中去，促進(jìn)事業(yè)單位資料管理部門工作的穩(wěn)定進(jìn)行，對于員工的困難必須努力解決，使員工感受到組織的溫暖。檔案管理的工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要大量的專業(yè)知識，穩(wěn)定人員之后，需要對人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高工作人員的基本素質(zhì)，加強(qiáng)職業(yè)道德的修養(yǎng)，真正意義上做好管理工作，另外，必須學(xué)習(xí)更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)與電子軟件操作技術(shù)，將檔案管理工作有理論性向技術(shù)性轉(zhuǎn)變，

3.6 樹立新型的檔案管理觀念

必須打破原有的傳統(tǒng)思想與管理模式，樹立爭取管理思想和工作態(tài)度，積極地開發(fā)利用檔案的相關(guān)信息資源，挖掘檔案中的相關(guān)問題，使檔案資源的應(yīng)用滿足各類需求，另外，對部門的發(fā)展歷史可以進(jìn)行資料集編寫，有效利用網(wǎng)絡(luò)等的傳播手段，切實提高單位的知名度，共同促進(jìn)資料管理事業(yè)的發(fā)展。

3.7 優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立

事業(yè)單位需要對檔案管理室進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，有適應(yīng)工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和必要的設(shè)備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應(yīng)該從檔案室穿越，檔案室內(nèi)不能設(shè)置消防栓。檔案室應(yīng)避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發(fā)生火災(zāi)。同時，還需要保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)。檔案庫房的溫度應(yīng)該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進(jìn)行調(diào)節(jié)。

事業(yè)單位需要提高檔案管理工作重視程度，完善檔案管理制度體系建設(shè)，使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立，使事業(yè)單位的檔案管理工作有良好的環(huán)境和氛圍，促進(jìn)檔案管理效率以及效果的順利實現(xiàn)。

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