工程設(shè)計(jì)檔案利用“失信”現(xiàn)象研究

謝少輝 鐘文榮

（福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 福州 350108 福建師范大學(xué)社會(huì)歷史學(xué)院 350007）

工程設(shè)計(jì)檔案利用“失信”現(xiàn)象研究

謝少輝 鐘文榮

（福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 福州 350108 福建師范大學(xué)社會(huì)歷史學(xué)院 350007）

工程設(shè)計(jì)檔案由于其特有的價(jià)值，在實(shí)踐中廣為利用，在利用中也存在著許多失信問題。這些失信問題表現(xiàn)形式多樣，為了能夠有效遏制各種失信行為，在檔案管理中，檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)的法律規(guī)范的建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)的功能，提高管理者的法律意識。

工程設(shè)計(jì)檔案 利用 失信

工程設(shè)計(jì)檔案是工程設(shè)計(jì)過程中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種不同形式的歷史記錄。工程設(shè)計(jì)檔案融合了設(shè)計(jì)師的智慧結(jié)晶，是設(shè)計(jì)院乃至全社會(huì)的寶貴財(cái)富。在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化高速發(fā)達(dá)的信息時(shí)代，先進(jìn)的共享技術(shù)為工程設(shè)計(jì)檔案的利用提供了更加廣闊的共享平臺和便捷方式。但是在檔案利用過程中，各種“失信”問題也不同程度地困擾著檔案管理者，以下以福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院的工程設(shè)計(jì)檔案利用中出現(xiàn)的失信問題為例，來探討這一問題。

一、工程設(shè)計(jì)檔案利用失信的表現(xiàn)形式

工程設(shè)計(jì)檔案的利用雖然國家相關(guān)的法律法規(guī)有明文規(guī)定，如《檔案法》《工程勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與管理導(dǎo)則》《著作權(quán)法》《建筑工程設(shè)計(jì)行業(yè)知識產(chǎn)權(quán)法規(guī)》都對利用行為進(jìn)行了嚴(yán)格的限定，但在利用的過程中各種失信問題還是屢禁不止，表現(xiàn)形式多樣。

1.使用工程設(shè)計(jì)檔案造成載體損毀、信息失真。

（1）職工將設(shè)計(jì)檔案借出檔案室后，未安全保管，導(dǎo)致檔案載體的損毀、信息篡改甚至是檔案丟失。我院規(guī)定檔案利用，原則上應(yīng)在檔案室中進(jìn)行閱覽，但檔案借出的情況也時(shí)有發(fā)生。在這種情況下檔案的安全第一責(zé)任人變成了借用職工，職工有義務(wù)保管好檔案，若未按規(guī)定使用檔案并造成載體損毀、信息篡改、檔案丟失的情況，檔案管理部門須依照相關(guān)規(guī)定對職工給予懲戒。

（2）職工未經(jīng)審批許可，擅自對底圖進(jìn)行刮改、涂畫，造成檔案信息失真。設(shè)計(jì)人員常會(huì)出現(xiàn)在圖紙出版時(shí)未認(rèn)真校核，導(dǎo)致圖紙信息與實(shí)際不相符的情況，這種情況下就需要對圖紙進(jìn)行刮改。刮改活動(dòng)需要按照一定的程序來展開，如我院對刮改圖紙要求必須填寫《底圖修改審批單》審批，無審批的情況下不允許擅自對底圖進(jìn)行刮改。在實(shí)際工作中，職工常出現(xiàn)在底圖歸檔前，發(fā)現(xiàn)圖紙的錯(cuò)誤在未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意且未與檔案室溝通的情況下，擅自刮改底圖并將刮改后的底圖歸還檔案室的現(xiàn)象。這一現(xiàn)象發(fā)生后，由于每一個(gè)項(xiàng)目的圖紙量都很大，檔案管理人員無法一一核對底圖，這就有可能造成底圖信息真?zhèn)坞y辨，紙質(zhì)底圖與歸檔的電子圖紙信息不統(tǒng)一的問題。

2.使用工程設(shè)計(jì)檔案過程中侵犯知識產(chǎn)權(quán)。

（1）在利用工程設(shè)計(jì)檔案的過程中，也常出現(xiàn)建設(shè)單位或施工單位未經(jīng)著作權(quán)人同意或違反勘察設(shè)計(jì)咨詢合同的規(guī)定擅自復(fù)制、超范圍使用、重復(fù)使用、轉(zhuǎn)讓他人的工程勘察、設(shè)計(jì)、咨詢文件（設(shè)計(jì)圖）及其他作品等失信問題。如建設(shè)單位未經(jīng)設(shè)計(jì)單位允許擅自將其提供的方案或施工圖文件用于其他項(xiàng)目建設(shè)中，并且未支付相關(guān)報(bào)酬。相關(guān)法律法規(guī)已有明確此種行為是違法的，如《建筑工程設(shè)計(jì)行業(yè)知識產(chǎn)權(quán)法規(guī)》中明確指出，“建設(shè)單位（業(yè)主）按照國家規(guī)定支付勘察、設(shè)計(jì)、咨詢費(fèi)后僅獲得在特定建設(shè)項(xiàng)目上的一次性使用權(quán)”[1]。建設(shè)單位如果認(rèn)為其利用行為已經(jīng)支付該實(shí)施方案或施工圖設(shè)計(jì)文件的報(bào)酬，可以隨意使用該設(shè)計(jì)成果，而忽視了其只獲得特定項(xiàng)目上的一次性使用權(quán)的問題，也容易造成利用中的失信。

（2）職工將職務(wù)作品視為非職務(wù)成果進(jìn)行登記或轉(zhuǎn)讓，擅自發(fā)表、出版涉及相關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的科技論文、作品，或許可他人發(fā)表作品。職務(wù)作品通常為《著作權(quán)法》第十六條所規(guī)定的情形：“主要是利用法人或非法人單位的物質(zhì)技術(shù)條件創(chuàng)作，并由法人或者非法人單位承擔(dān)責(zé)任的工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙及其說明、計(jì)算機(jī)軟件、地圖等職務(wù)作品，這種情況下，作者享有署名權(quán)，著作權(quán)的其他權(quán)利（如發(fā)表權(quán)、修改權(quán)、保護(hù)作品完整權(quán)、使用權(quán)和獲得報(bào)酬權(quán)等）由法人或者非法人單位享有，法人或非法人單位可以給予作者獎(jiǎng)勵(lì)?！盵2]《建筑工程設(shè)計(jì)行業(yè)知識產(chǎn)權(quán)法規(guī)》中也有類似的規(guī)定：“勘察設(shè)計(jì)、咨詢的投標(biāo)方案或各類文件等職務(wù)作品，其著作權(quán)及鄰接權(quán)歸企業(yè)所有，直接參加投標(biāo)方案和文件編制的自然人享有署名權(quán)。”[1]從上述條款來看，如果在發(fā)表作品時(shí)忽略了法律規(guī)定的話，是很容易違法的。

（3）職工在借鑒工程設(shè)計(jì)檔案時(shí)不遵守行業(yè)道德和從業(yè)公約，抄襲、剽竊他人的勘察、設(shè)計(jì)、咨詢文件（設(shè)計(jì)圖）及其作品。在工程設(shè)計(jì)中，常需要利用或借鑒他人的相關(guān)作品（這里指本單位保管的工程設(shè)計(jì)檔案），這類作品其著作權(quán)屬于法人或非法人單位。這類作品在利用中如果不遵守相應(yīng)的法律規(guī)范，不征得原單位和原作者的同意的話，也是容易產(chǎn)生失信問題的。

（4）職工未經(jīng)許可擅自將本企業(yè)的勘察設(shè)計(jì)文件（設(shè)計(jì)圖）、工程技術(shù)資料、科研資料等復(fù)制、摘錄、轉(zhuǎn)讓給其他單位或者個(gè)人。這種情況在設(shè)計(jì)單位偶有發(fā)生，尤其是在紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套文件保管的情況下，個(gè)別職工將本單位的設(shè)計(jì)文件和圖紙私自復(fù)制并提供給外單位，從中謀取利益，使本單位的合法權(quán)益受到損害，這是一種個(gè)人與外單位合作的侵權(quán)行為，必須給予監(jiān)管?！豆こ炭辈煸O(shè)計(jì)咨詢業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與管理導(dǎo)則》中已明確規(guī)定：“勘察設(shè)計(jì)咨詢企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對涉及知識產(chǎn)權(quán)的檔案作為特殊檔案妥善管理，未經(jīng)許可，任何人不得私自保留或向外擴(kuò)散?！盵3]

二、工程檔案利用失信的應(yīng)對措施

1.加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)。工程設(shè)計(jì)檔案利用過程中出現(xiàn)失信問題，大多數(shù)情況下與法律法規(guī)的缺失有密切關(guān)系。雖然在現(xiàn)行的法律體系中，對于利用違法問題或多或少都有涉及，但相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度缺乏明確的懲處規(guī)定，如《檔案法》修訂草案第五十六條明確指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人利用檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對檔案的完整、安全負(fù)責(zé)，不得拆卷，不得涂改、標(biāo)記、偽造、損毀檔案或者改變檔案的內(nèi)容，不得利用檔案信息侵犯國家利益、社會(huì)利益和他人合法權(quán)益?！盵4]從條文來看對于發(fā)生檔案利用違法失信行為后，該如何處罰，量罰的標(biāo)準(zhǔn)是什么并不明確。即使有些法律條文中提及了處罰措施，如《著作權(quán)法》對侵犯著作權(quán)行為的規(guī)定，“承擔(dān)停止侵害，消除影響，公開賠禮道歉、賠償損失等民事責(zé)任”[2]。著作權(quán)法對侵權(quán)行為的行政處罰有沒收非法所得、罰款等[5]，相比較而言，這些處罰比較籠統(tǒng)，并沒有針對具體失信情況給出一個(gè)明確的懲罰標(biāo)準(zhǔn)。

2.加強(qiáng)利用中的監(jiān)督。要有效地防治利用中出現(xiàn)的失信問題，還需加強(qiáng)監(jiān)督力度。從實(shí)際情況來看，目前我院對工程設(shè)計(jì)檔案利用的監(jiān)管方式還是比較滯后的，內(nèi)部監(jiān)督僅依靠利用登記的方式來控制。這種做法存在許多弊端，如登記字跡不清晰，無法確認(rèn)其借用的檔案內(nèi)容；查閱特定檔案利用歸還情況，需逐條翻閱登記記錄，大大影響了檢查的效率；對未及時(shí)歸還的檔案，無法做到智能提醒，由于沒有實(shí)現(xiàn)借閱管理的電子化，完全依靠人工方式來進(jìn)行操作，因此許多已經(jīng)超期應(yīng)該歸還的檔案未得到及時(shí)的提醒；由于采用手工登記的方式，借閱記錄容易被人工改動(dòng)，真實(shí)性無法得到保證；此外，我院的借閱登記還沒有統(tǒng)一格式，這給后期諸多工作造成麻煩。所以要防止工程設(shè)計(jì)檔案利用的失信，就要確實(shí)加強(qiáng)監(jiān)督工作。在工程設(shè)計(jì)檔案的管理中，每一個(gè)項(xiàng)目檔案都是依托項(xiàng)目來進(jìn)行分類整理的，而我院的項(xiàng)目管理系統(tǒng)也是嚴(yán)格按照每一個(gè)項(xiàng)目來進(jìn)行分類分塊管理，對工程設(shè)計(jì)檔案利用過程的監(jiān)管完全可以依托項(xiàng)目管理系統(tǒng)來進(jìn)行。可以考慮在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中增加一個(gè)檔案借閱模塊，每一次檔案的利用都嚴(yán)格要求在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，詳細(xì)填寫借用時(shí)間、借用目的、歸還時(shí)間等信息。對未及時(shí)歸還的檔案，通過系統(tǒng)對借用人及檔案管理者進(jìn)行智能消息提醒，做到每一次利用都有清晰記錄、利用環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)可查，讓檔案管理者做到心中有數(shù)。

3.充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢保障電子檔案利用。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，我院專門請軟件開發(fā)公司根據(jù)我院的工作特點(diǎn)設(shè)計(jì)了檔案管理系統(tǒng)，這在一定程度上擴(kuò)大了檔案的利用途徑，極大地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。雖然電子檔案在利用方面提供了極大的便利，與此同時(shí)，給電子檔案的監(jiān)督和管理也帶來了巨大困難，這也使得檔案利用失信問題更易發(fā)生。從實(shí)踐來看，通過各項(xiàng)技術(shù)保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性，有效防止利用中出現(xiàn)各種失信問題是必然的選擇。首先，通過人員權(quán)限管控技術(shù)，對人員的權(quán)限進(jìn)行劃分，保證檔案利用對象定位準(zhǔn)確性的同時(shí)盡量收窄利用群體，從而有效控制傳播范圍；其次，通過數(shù)字簽名技術(shù)，進(jìn)行防偽編輯，使檔案利用者不可以隨意改動(dòng)，保障檔案文件不被篡改，保證檔案的真實(shí)性；再次，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證電子文件只能以網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行流轉(zhuǎn)，防止通過移動(dòng)存儲設(shè)備進(jìn)行復(fù)制利用；最后，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保障電子文件傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)安全，通過企業(yè)驗(yàn)證技術(shù)，確保企業(yè)用戶的身份真實(shí)性。

在對外交付時(shí)，以翻曬藍(lán)圖交付的傳統(tǒng)交付方式已不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的需要，其存在許多導(dǎo)致利用失信的弊端，例如過程控制粗放，隨著打印技術(shù)的提升，由此衍生了“打印藍(lán)圖”，可直接粘貼簽名、印章圖片出圖。手工操作，對打印的藍(lán)圖的套數(shù)、去向無法跟蹤。其實(shí)現(xiàn)在對電子檔案的利用越來越重視，國家住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部在多家大型設(shè)計(jì)企業(yè)開展“白圖代替藍(lán)圖”的研究和試點(diǎn)，充分論證工程設(shè)計(jì)電子文件數(shù)字歸檔的可行性。為有效避免利用失信現(xiàn)象，必須完善檔案管理系統(tǒng)，積極開發(fā)協(xié)同設(shè)計(jì)，以電子交付的方式來完成對外交付工作?？梢酝ㄟ^數(shù)字簽名技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、用戶驗(yàn)證技術(shù)、數(shù)字簽章CA認(rèn)證等各項(xiàng)技術(shù)來保障歸檔圖紙與交付圖紙的一致性和利用過程的控制。

4.提高檔案管理者的法律知識。工程設(shè)計(jì)檔案的管理者應(yīng)當(dāng)自覺依照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度來提供利用，盡最大可能維護(hù)本單位的知識產(chǎn)權(quán)，保護(hù)檔案載體及信息的安全。在實(shí)際工作中檔案管理者需要為工程設(shè)計(jì)檔案知識產(chǎn)權(quán)和安全把關(guān)。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，常規(guī)的業(yè)務(wù)知識已經(jīng)無法滿足檔案管理的實(shí)際需要，面對各種利用過程出現(xiàn)的失信問題，檔案管理者如果不加強(qiáng)法律知識的學(xué)習(xí),根本無法適應(yīng)實(shí)際的需要。所以，檔案管理者除了學(xué)好、用好《檔案法》及本部門規(guī)章制度外，還應(yīng)當(dāng)多學(xué)一些相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，如《著作權(quán)法》、《建筑工程設(shè)計(jì)行業(yè)知識產(chǎn)權(quán)法規(guī)》、《工程勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與管理導(dǎo)則》等。

5.提高利用者合法、合理利用工程設(shè)計(jì)檔案的意識。工程設(shè)計(jì)檔案利用出現(xiàn)失信行為，歸根結(jié)底還是來自于利用者相關(guān)法律意識的淡薄。所以要控制利用失信現(xiàn)象，就應(yīng)該在不同層面上加大對利用者法律意識的宣傳和培養(yǎng)，尤其是社會(huì)相關(guān)組織機(jī)構(gòu)及單位檔案管理部門應(yīng)該定期或不定期地向工程設(shè)計(jì)檔案利用者宣傳和普及相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，提高利用者的檔案意識和法律意識。

工程設(shè)計(jì)檔案是工程施工、審計(jì)、交竣工驗(yàn)收等諸項(xiàng)工作的依據(jù)，同時(shí)也是我院不可或缺的信息資源和知識資產(chǎn)，尤其是在我院實(shí)行電子、紙質(zhì)雙套保存機(jī)制后，利用更加頻繁。只有控制好利用過程中的失信現(xiàn)象，才能在利用工程設(shè)計(jì)檔案的過程中，既保護(hù)了我院的知識產(chǎn)權(quán)和檔案載體、信息安全，又充分發(fā)揮了檔案的價(jià)值。

[1]常麗莎.建筑法規(guī)[M].杭州：浙江大學(xué)出版社,2009:120.

[2]林國民.中華人民共和國著作權(quán)法釋義[M].濟(jì)南：濟(jì)南出版社，1990：140，148.

[3]知識產(chǎn)權(quán)出版社.工程勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與管理導(dǎo)則及相關(guān)法律文件[M].北京：知識產(chǎn)權(quán)出版社,2004:9.

[4]中華人民共和國檔案法.http://www.saac.gov.cn/xxgk/2017-03/29/conte nt_1704.htm,2017-06-15.

[5]陳葵.工程設(shè)計(jì)檔案的著作權(quán)[J].中國檔案，2001（6）:37-38.

Study on the Discredit Phenomenon During the Use of Engineering Design Archives

Xie Shaohui,Zhong Wenrong
(Fuzhou Planning&Design Institute,Fuzhou 350108,China;Social Development College of Fujian Normal University,Fuzhou 350007,China)

Because of their unique value,engineering design archives are widely used.However,there exist many discredit problems during the use,which are shown in different forms.In order to effectively contain these problems,archival departments should strengthen the relevant legislation,complete the functions of management system,and enhance the legal consciousness of the archival management.

engineering design archives;use;discredit

2016年福建省中青年教師教育科研項(xiàng)目：社會(huì)信用視野下檔案管理違法問題研究（項(xiàng)目編號JAS160110）。

謝少輝，福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院助理館員，研究方向?yàn)楣こ淘O(shè)計(jì)檔案的利用開發(fā)。鐘文榮，福建師范大學(xué)社會(huì)歷史學(xué)院講師，研究方向?yàn)槲臅鴻n案管理違法問題。

G273.5

A

2017-07-12