企業(yè)底圖檔案的歸檔管理

文/郭建華

企業(yè)底圖檔案的歸檔管理

文/郭建華

底圖檔案是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)最原始的依據(jù)，又是翻曬藍(lán)圖的基礎(chǔ)，底圖缺失或破損嚴(yán)重將會(huì)給生產(chǎn)和科研帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，圍繞企業(yè)發(fā)展大局，將底圖的收集納入合同，實(shí)施全過(guò)程控制，利用光盤豐富底圖資源，從而保證底圖檔案的齊全完整和歸檔質(zhì)量，健全和完善企業(yè)檔案信息建設(shè)，提高檔案的管理水平

底圖檔案是企業(yè)在基本建設(shè)、設(shè)備維修改造、產(chǎn)品設(shè)計(jì)研制活動(dòng)中形成的最原始圖樣，是復(fù)制藍(lán)圖的基礎(chǔ)，是企業(yè)進(jìn)行科技活動(dòng)的重要依據(jù)。缺失或破損嚴(yán)重將會(huì)給生產(chǎn)和科研帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失，因此，保證底圖檔案的齊全完整和歸檔質(zhì)量，對(duì)保證企業(yè)科技創(chuàng)新、可持續(xù)發(fā)展非常重要。

一、紙質(zhì)底圖檔案的特點(diǎn)

底圖材質(zhì)較為特殊，是用油、蠟等物質(zhì)浸透過(guò)的透明紙張。為了曬制藍(lán)圖，會(huì)在曬圖機(jī)高溫條件下工作，而且要反復(fù)使用。造成底圖的機(jī)械強(qiáng)度和耐久性日趨降低，極易發(fā)黃脆裂破碎。

為了復(fù)制出準(zhǔn)確、清晰的藍(lán)圖，通常對(duì)底圖采取兩種存放方法：平放和卷放，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。平放能保證底圖平整，取放方便但占用面積大。卷放適于幅面較大的底圖，優(yōu)點(diǎn)是可以節(jié)省面積，缺點(diǎn)是易造成底圖不平整，影響曬圖且不易查找。

二、目前底圖檔案管理存在的問(wèn)題

現(xiàn)在企業(yè)普遍重視科技檔案藍(lán)圖的歸檔管理，卻忽視底圖的歸檔管理，不利于企業(yè)檔案信息資源建設(shè)，應(yīng)引起大家深思和警醒。以本企業(yè)為例。從2006年開(kāi)始，公司為了增加綜合實(shí)力，投資數(shù)十億，進(jìn)行了多項(xiàng)國(guó)家參與投資的重大項(xiàng)目建設(shè)，引進(jìn)許多國(guó)內(nèi)外先進(jìn)設(shè)備，科技檔案歸檔量顯著增加，但底圖檔案的歸檔卻存在較大問(wèn)題：

（一）歸檔的數(shù)量不足

企業(yè)外部提供底圖數(shù)量大大減少，尤其是設(shè)備底圖。相對(duì)于公司重大項(xiàng)目建設(shè)工期，經(jīng)統(tǒng)計(jì)2006年-2015年十年間，檔案室共接收基建底圖3987張，全部來(lái)源于本公司內(nèi)部設(shè)計(jì)部門，外單位設(shè)計(jì)的基建底圖沒(méi)有歸檔。而設(shè)備底圖因?yàn)榇蠖嗍且M(jìn)設(shè)備廠家隨機(jī)提供,僅有2595張，尤其是后5年，只歸檔248張，數(shù)量稀少。

從接收的設(shè)備底圖和藍(lán)圖統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看，差距懸殊。以已竣工驗(yàn)收的兩個(gè)項(xiàng)目為例：“板材生產(chǎn)線技改項(xiàng)目”，投資1億3千萬(wàn)元，歸檔的設(shè)備圖紙藍(lán)圖3781張；底圖918張；“提升裝備制造能力項(xiàng)目”，投資1億元，歸檔的設(shè)備藍(lán)圖圖紙418張；無(wú)底圖。

（二）底圖歸檔質(zhì)量不高

1、圖號(hào)編制欠準(zhǔn)確。底圖號(hào)的編制，是企業(yè)底圖管理的基礎(chǔ)，對(duì)底圖的檢索、保管、統(tǒng)計(jì)和利用起到關(guān)鍵作用。圖紙項(xiàng)目編號(hào)和檔案項(xiàng)目分類編號(hào)方法不統(tǒng)一，容易造成今后檢索利用時(shí)查找困難。經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析，主要原因是部分設(shè)計(jì)人員，不了解公司下屬單位的機(jī)構(gòu)變遷過(guò)程，對(duì)《企業(yè)檔案分類規(guī)則和分類編號(hào)方法》里基建工程號(hào)及子項(xiàng)工程號(hào)不熟悉所致。

2、圖紙質(zhì)量不合格。移交的底圖存在折痕現(xiàn)象，個(gè)別破損嚴(yán)重。底圖禁止折疊。折疊后的底圖會(huì)出現(xiàn)折痕，影響曬圖的清晰度，也往往成為日后底圖斷裂、破損的隱患，影響底圖的壽命。

3、圖紙目錄不規(guī)范。歸檔的底圖與目錄數(shù)量不符，即有目錄無(wú)圖紙，多數(shù)未作更改標(biāo)注。工程施工圖紙根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)常發(fā)生變更和修改，導(dǎo)致取消了設(shè)計(jì)沒(méi)出圖紙。出現(xiàn)這種情況應(yīng)該在目錄里做出更改標(biāo)注，且相關(guān)技術(shù)人員要簽字，無(wú)簽字手續(xù)，利用時(shí)會(huì)失去憑據(jù)作用。

三、改進(jìn)措施

為了適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展需要，加大底圖檔案收集力度，完善底圖檔案管理，是保證檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。

（一）明確責(zé)任，提前管控

應(yīng)將底圖的收集納入合同，健全檔案資源體系?，F(xiàn)在多數(shù)公司和廠家以技術(shù)保密或節(jié)約成本為借口，很少提供底圖，在今后進(jìn)行廠房、設(shè)備維修改造時(shí)，如果藍(lán)圖在使用中破損，將無(wú)法復(fù)制藍(lán)圖，會(huì)給企業(yè)留下重大隱患。建設(shè)部門應(yīng)加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過(guò)企業(yè)各相關(guān)職能部門協(xié)同管理，在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備購(gòu)進(jìn)訂立合同時(shí)，明確規(guī)定設(shè)備廠家和設(shè)計(jì)部門提供質(zhì)量合格、簽字手續(xù)齊全、符合國(guó)家規(guī)范的底圖。

（二）實(shí)施全過(guò)程控制，確保質(zhì)量

企業(yè)應(yīng)對(duì)內(nèi)部項(xiàng)目設(shè)計(jì)人員組織檔案培訓(xùn)，提高檔案意識(shí)，掌握本公司《企業(yè)檔案分類規(guī)則和分類編號(hào)方法》，使設(shè)計(jì)圖紙的編號(hào)統(tǒng)一。檔案管理人員在接收歸檔時(shí)，仔細(xì)核對(duì)圖號(hào)編制是否準(zhǔn)確。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)更正，保證底圖科學(xué)化規(guī)范化管理。

檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查底圖是否平整，字跡是否清晰，圖面有無(wú)污跡。督促設(shè)計(jì)單位采取保護(hù)措施，對(duì)底圖應(yīng)進(jìn)行扎邊或包邊處理，對(duì)有裂口、裂紋的底圖應(yīng)及時(shí)用透明膠帶修補(bǔ)。如果紙張破損嚴(yán)重，要重新出圖更換，確保歸檔底圖質(zhì)量。圖紙目錄發(fā)現(xiàn)缺失現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)與歸檔人員進(jìn)行溝通，督促其在圖紙目錄上注明，并履行簽字手續(xù)。

（三）利用光盤豐富底圖資源。隨著技術(shù)進(jìn)步，目前一些設(shè)計(jì)部門和設(shè)備廠家不再提供底圖，僅提供光盤。由光盤打印的白圖和藍(lán)圖相比，易修改、不易保存，不符合檔案管理要求，建議相關(guān)部門管理層安排本部門人員依據(jù)光盤制成底圖，移交檔案室，豐富底圖信息資源。各單位人員應(yīng)具有大局意識(shí)，及時(shí)將光盤移交檔案室，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。如拒絕歸檔，應(yīng)根據(jù)企業(yè)《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制綜合管理考核細(xì)則》，對(duì)相應(yīng)單位和責(zé)任人進(jìn)行處罰。確保底圖檔案的齊全、完整。

2016年是國(guó)家“加強(qiáng)檔案資源信息體系建設(shè)年”。檔案管理部門面對(duì)企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)、新問(wèn)題，要與時(shí)俱進(jìn)，圍繞企業(yè)發(fā)展大局，采取有效措施，健全和完善企業(yè)檔案信息建設(shè)，把握住歸檔關(guān)鍵，將工作做細(xì)做實(shí)，提高底圖檔案的管理水平。

（作者單位：寶鈦集團(tuán)有限公司檔案室）