大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館建設(shè)發(fā)展研究

吳健鵬

（南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系上海200433）

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館建設(shè)發(fā)展研究

吳健鵬

（南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系上海200433）

大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案館發(fā)展帶來挑戰(zhàn)與機(jī)遇。挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在館藏建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用、管理統(tǒng)籌以及利用服務(wù)等方面。檔案館應(yīng)全面把握內(nèi)容拓展、技術(shù)革新、管理轉(zhuǎn)型、服務(wù)推廣方面的重要機(jī)遇，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下轉(zhuǎn)變思維、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、健全法制、以利用為先地建設(shè)和發(fā)展檔案館，最終建成館藏豐富、技術(shù)成熟、體制科學(xué)、服務(wù)泛化的新一代檔案館。

大數(shù)據(jù)檔案館建設(shè)發(fā)展

G270.7

A

2017-04-18

21世紀(jì)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為人類社會(huì)帶來了巨大而深刻的改變。進(jìn)入第二個(gè)十年，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)儼然成為整個(gè)信息技術(shù)研究領(lǐng)域的前沿與熱點(diǎn)。根據(jù)CNKI全文數(shù)據(jù)庫搜索“大數(shù)據(jù)”一詞結(jié)果顯示，2010年至今，國內(nèi)相關(guān)的研究文獻(xiàn)多達(dá)70000余篇。我國檔案館建設(shè)發(fā)展也深受大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的影響。

一、大數(shù)據(jù)與檔案館發(fā)展現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)的概念目前眾說紛紜，尚沒有統(tǒng)一的定義可以完全精準(zhǔn)地予以概括。但對(duì)于大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，國內(nèi)外有著一致的認(rèn)識(shí)和理解：大數(shù)據(jù)作為一種在種類繁雜，數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)中快速獲取信息的技術(shù)手段，具有4個(gè)V的突出特點(diǎn)，即Volume（海量的數(shù)據(jù)規(guī)模），Velocity（快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)），Variety（多樣的數(shù)據(jù)類型）和Value（較高的數(shù)據(jù)價(jià)值）[1]。而與此相關(guān)的存儲(chǔ)、計(jì)算、通信、數(shù)據(jù)挖掘等信息技術(shù)都可以稱之為大數(shù)據(jù)技術(shù)。

當(dāng)前是大數(shù)據(jù)的黃金時(shí)代。廣泛普及的智能信息終端不斷生成日益增長的海量數(shù)據(jù)。例如每個(gè)人隨身攜帶的手機(jī)，時(shí)時(shí)刻刻產(chǎn)生著各式各樣豐富的通訊、位置、搜索歷史等信息。當(dāng)這些信息被收集到一起將形成體量巨大的集合體，如何發(fā)掘其中潛在的價(jià)值規(guī)律便成為大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)公眾的日常生活產(chǎn)生了深刻影響。例如基于大數(shù)據(jù)檢索技術(shù)的搜索引擎能提供更優(yōu)化的搜索內(nèi)容，基于大數(shù)據(jù)用戶分析的手機(jī)應(yīng)用能提供更貼切的個(gè)性推薦，基于大數(shù)據(jù)信息檢驗(yàn)的導(dǎo)航能提供更準(zhǔn)確的位置信息。大數(shù)據(jù)的相關(guān)研究還有更多領(lǐng)域有待發(fā)掘。

我國檔案館的建設(shè)發(fā)展在歷經(jīng)了建國前的萌芽、建國后的整理重構(gòu)與初步發(fā)展、改革開放后的逐步完善和步入正軌三大歷史時(shí)期后，已逐漸趨于成熟，形成了一套具有中國特色，能夠基本滿足我國復(fù)雜社會(huì)情況下檔案工作要求的體系[2]。目前國內(nèi)已有各級(jí)各類檔案館超過3000個(gè)，涵蓋政府、地方、企業(yè)、民族、文化及其他特色檔案等眾多領(lǐng)域[3]。當(dāng)前檔案館的建設(shè)發(fā)展遭遇新的境況——檔案信息的形態(tài)、體量等各方面的變化以及信息技術(shù)對(duì)于檔案工作所產(chǎn)生的影響使得傳統(tǒng)的檔案館工作發(fā)展模式面臨著重大挑戰(zhàn)，同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步為其帶來了新的機(jī)遇。研究大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展的要點(diǎn)與前景，是當(dāng)前檔案學(xué)研究的重要問題之一。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)可按照主要涉及的內(nèi)容概括為如下四個(gè)方面：

1.館藏館建有待拓展。館藏館建工作是檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)，是一切其他工作開展的前提條件。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案館館藏工作面臨新的變化：來源復(fù)雜多樣，類型結(jié)構(gòu)變化，數(shù)量急劇擴(kuò)張，館建規(guī)模受限。來源復(fù)雜多樣是指大數(shù)據(jù)環(huán)境下館藏檔案的來源拓展到許多新的領(lǐng)域，例如大量的網(wǎng)絡(luò)信息歸檔、豐富的自媒體信息收集等使得館藏來源相對(duì)以往更加豐富。類型結(jié)構(gòu)變化是指大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息形態(tài)各異，促使檔案館藏結(jié)構(gòu)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，輔以音像檔案的類型轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案比重顯著上升，多種檔案形態(tài)共存。數(shù)量急劇擴(kuò)張是指包括傳統(tǒng)檔案數(shù)字化檔案、電子檔案等在內(nèi)的各類檔案數(shù)量激增，成為館藏工作最直觀的挑戰(zhàn)。館建規(guī)模受限是指檔案館存儲(chǔ)量的變化引發(fā)檔案館規(guī)模擴(kuò)張，提升財(cái)政預(yù)算，面臨眾多現(xiàn)實(shí)難題。

2.信息技術(shù)亟待對(duì)接。大數(shù)據(jù)技術(shù)在眾多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，但在檔案領(lǐng)域如何實(shí)現(xiàn)良好的技術(shù)對(duì)接，發(fā)展出一套適用于檔案館工作的大數(shù)據(jù)技術(shù)體系卻面臨諸多挑戰(zhàn)。其挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)為：技術(shù)兼容不佳，專業(yè)技術(shù)匱乏，存儲(chǔ)方式缺陷，挖掘算法空缺。技術(shù)兼容不佳表現(xiàn)為在檔案數(shù)據(jù)無法單純移植的境況下，通用大數(shù)據(jù)技術(shù)與利用信息技術(shù)進(jìn)行管理的具有特定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的檔案資源之間兼容共用的基礎(chǔ)不牢固。專業(yè)技術(shù)匱乏表現(xiàn)為對(duì)復(fù)雜的檔案工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合共生，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案館工作各個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)構(gòu)思不足。存儲(chǔ)方式缺陷表現(xiàn)為檔案館存儲(chǔ)設(shè)備無法滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于存儲(chǔ)容量、讀寫速度等方面的要求，成為對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步操作的技術(shù)瓶頸。挖掘算法空缺表現(xiàn)為當(dāng)前既符合檔案工作內(nèi)涵，又便于數(shù)據(jù)技術(shù)操作，有利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的大數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘算法短缺的窘境[4]。

3.全面統(tǒng)籌管理繁雜。在檔案館的建設(shè)發(fā)展中，全面統(tǒng)籌管理工作是把握發(fā)展趨勢(shì)的方向盤。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館管理工作面臨四個(gè)方面的主要問題：工作量激增，管理體系陳舊，新領(lǐng)域亟待建立，人才儲(chǔ)備匱乏。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展所產(chǎn)生的工作量激增為檔案館業(yè)務(wù)人員帶來繁重任務(wù)的同時(shí)，也加劇了檔案館管理人員的負(fù)擔(dān)。管理體系陳舊在大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案工作的結(jié)合實(shí)現(xiàn)過程中阻礙著檔案館設(shè)計(jì)采購、技術(shù)調(diào)試、資源整合等各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行[5]。許多檔案館管理體系在大數(shù)據(jù)時(shí)代的新常態(tài)下凸顯陳舊，急需根據(jù)其工作特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)合理轉(zhuǎn)變，填補(bǔ)所涉及的全新工作領(lǐng)域的管理體系漏洞。人才儲(chǔ)備匱乏則表現(xiàn)在全國40所開設(shè)檔案學(xué)相關(guān)高等教育的院校對(duì)于培養(yǎng)與大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館建設(shè)發(fā)展實(shí)際相匹配的優(yōu)秀人才，保證檔案館可持續(xù)發(fā)展的能力欠缺。

4.利用服務(wù)需要加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案館帶來了一個(gè)了解利用者、走近利用者的絕佳契機(jī)，但當(dāng)前檔案館利用服務(wù)工作需要全面加強(qiáng)，主要體現(xiàn)在：宣傳推廣不到位，資源開放不充分，信息獲取不便捷，特色服務(wù)不完善。宣傳工作不到位體現(xiàn)在檔案館依托大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行的有效工作尚不為公眾所熟知，除了相關(guān)研究學(xué)者及政府工作人員外，難以真正發(fā)揮檔案的第二價(jià)值。資源開放不充分體現(xiàn)在許多檔案館由于檔案工作具有政治性的特點(diǎn)，保密要求相對(duì)較高，同時(shí)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)不夠了解，導(dǎo)致開放工作謹(jǐn)小慎微，利用不夠充分。信息獲取不便捷體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷簡化公眾信息獲取途徑的總體趨勢(shì)下，檔案館資源獲取方式仍相對(duì)繁瑣，打擊了利用者的熱情。特色服務(wù)不完善體現(xiàn)在針對(duì)特定群體、特色檔案等設(shè)計(jì)的特色服務(wù)不夠突出，難以激發(fā)公眾查檔、用檔的需求[6]。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展面對(duì)的機(jī)遇

問題和機(jī)遇是一個(gè)共同體的兩面，以上提及的問題背后蘊(yùn)藏著巨大的機(jī)遇。清楚認(rèn)識(shí)以下四個(gè)方面的機(jī)遇并把握其中的發(fā)展要點(diǎn)，是檔案館走上正確發(fā)展道路的前提。

1.注重思維轉(zhuǎn)變，促進(jìn)館藏建設(shè)。思維轉(zhuǎn)變是一切變化的先導(dǎo)，明確新時(shí)期檔案館工作的指導(dǎo)思想才能夠更好的把握檔案館建設(shè)的方向，促進(jìn)館藏建設(shè)。思維轉(zhuǎn)變主要是指對(duì)飽經(jīng)驗(yàn)證的檔案工作經(jīng)典理念進(jìn)行堅(jiān)定傳承的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案館工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的發(fā)展趨勢(shì)?？朔?duì)未知的畏懼心理，踏實(shí)堅(jiān)定地將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案館工作中，采用開放包容但不盲目迷信的“技術(shù)態(tài)度”牢牢把握機(jī)遇。館藏建設(shè)工作的發(fā)展，要合理利用大數(shù)據(jù)環(huán)境下更為豐富的檔案來源，在傳統(tǒng)的模式之外，輔以對(duì)于新形式檔案的主動(dòng)收集、自動(dòng)歸檔，廣泛進(jìn)行傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)檔案資源的獲取。以更加充實(shí)的館藏內(nèi)容去匹配更加快速的社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案館工作的需求。關(guān)注館藏結(jié)構(gòu)的調(diào)整，增加數(shù)字檔案比重，以利于大數(shù)據(jù)技術(shù)的全面深入應(yīng)用。最終將一切規(guī)劃切實(shí)推行到場館建設(shè)、設(shè)備購置、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等實(shí)體工作中進(jìn)行具體落實(shí)。

2.統(tǒng)籌技術(shù)體系，積極運(yùn)用技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用本質(zhì)是技術(shù)體系與檔案工作的結(jié)合，為使二者產(chǎn)生最佳共鳴，發(fā)揮最大效用，需進(jìn)行全面統(tǒng)籌和積極探索。結(jié)合大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，檔案館發(fā)展要從全局出發(fā)，整體規(guī)劃布局，特別注重檔案資源信息化技術(shù)、分布式存儲(chǔ)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案館工作的收集、保管、整理、利用等各個(gè)階段，建設(shè)、管理、維護(hù)等各個(gè)方面的具體應(yīng)用。在發(fā)展初期統(tǒng)一包括存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫選擇標(biāo)準(zhǔn)、電子著錄格式標(biāo)準(zhǔn)等在內(nèi)的大數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及包括檔案價(jià)值評(píng)判量化標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)效用評(píng)判量化標(biāo)準(zhǔn)等在內(nèi)的技術(shù)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完善的技術(shù)體系。進(jìn)行積極大膽、小心謹(jǐn)慎的實(shí)踐，以防范技術(shù)體系的漏洞。在確保檔案工作安全保密等基本要求的前提下，通過理論論證、試點(diǎn)實(shí)踐、全面反饋、綜合評(píng)估等步驟，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分分析所應(yīng)用技術(shù)的優(yōu)缺點(diǎn)與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益，主動(dòng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥剿鳈n案館在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

3.健全法規(guī)制度，管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。完善的法律保障及規(guī)章制度的確立是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館建設(shè)發(fā)展走向成熟的最終標(biāo)志，以成文的規(guī)定確保檔案館工作轉(zhuǎn)型升級(jí)順利進(jìn)行。以國家頒布的法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，嚴(yán)格依照《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定制定細(xì)化的行業(yè)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、法制化、規(guī)范化。同時(shí)結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)，將數(shù)字檔案等新形式檔案的管理工作納入檔案館相關(guān)法規(guī)制定與日常管理的范疇，實(shí)現(xiàn)全面安全可靠。在法治框架下實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館工作的升級(jí)。將新時(shí)期的檔案工作內(nèi)容、大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案工作收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)、利用八大主要工作環(huán)節(jié)緊密相連，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在統(tǒng)計(jì)分析上的優(yōu)勢(shì)，科學(xué)改進(jìn)工作流程。開辟檔案館數(shù)字檔案管理工作新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)各職能部門管理模式的轉(zhuǎn)變。不遺余力地推行先進(jìn)的檔案館管理體系改革。鼓勵(lì)高等院校在教育實(shí)踐工作中大力推進(jìn)信息技術(shù)與檔案專業(yè)知識(shí)結(jié)合，促進(jìn)與大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境相適應(yīng)的新型檔案復(fù)合型人才教育體系的建設(shè)。

4.堅(jiān)持利用為先，面向公眾推廣。檔案館工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的作用與價(jià)值，利用者則是其實(shí)現(xiàn)的主體。堅(jiān)持以利用者為先的原則，將檔案館工作全面向公眾推廣。檔案館要打破“為保存而保存”的消極思想，多從利用者視角開展檔案工作，分析利用者心理，引領(lǐng)建設(shè)發(fā)展工作。以利用為先、以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為根本目的，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度挖掘能力與網(wǎng)絡(luò)交互信息采集的便捷等優(yōu)勢(shì)，切實(shí)發(fā)現(xiàn)、分析利用者的需求及檔案利用規(guī)律，改進(jìn)檔案館交互工作。同時(shí)充分發(fā)揮新媒體平臺(tái)的陣地作用，積極推廣宣傳檔案館工作，通過更大眾化的普及，更便捷化的利用，更開放化的資源，更個(gè)性化的服務(wù)吸引利用者[7]。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展的前景

當(dāng)前檔案館發(fā)展如果能夠恰當(dāng)?shù)貞?yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，將實(shí)現(xiàn)檔案館工作的飛躍。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展的前景主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

1.館藏內(nèi)容全面豐富。檔案館在階段性發(fā)展后達(dá)到館藏范圍廣泛，類型全面，數(shù)量可觀，傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案比重合理的檔案資源館藏境況，以此作為大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館工作合理、兼容發(fā)展的前提條件。

2.通用技術(shù)成熟可行。適用于檔案館工作成熟可行的通用大數(shù)據(jù)技術(shù)指的是體系化、標(biāo)準(zhǔn)化，可在檔案資源進(jìn)行收集、保管、整理、利用及科學(xué)研究等方面所使用的技術(shù)內(nèi)容與行業(yè)規(guī)范。重點(diǎn)領(lǐng)域是如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘館藏資源的潛在價(jià)值以實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值并形成廣泛認(rèn)同的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和范式。

3.管理體制合理科學(xué)?，F(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的檔案館管理體系是檔案館工作的必然歸宿。它不僅有利于檔案工作效率的提升，更有助于完善檔案館體系的建設(shè)和實(shí)現(xiàn)與未來大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案館發(fā)展預(yù)期的對(duì)接。一套與之相配套的檔案館建設(shè)理念及以此為目標(biāo)的檔案人才培養(yǎng)體系是其可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

4.利用服務(wù)個(gè)性泛化。更充分的開放，更便捷的利用，更普及的推廣是檔案館交互服務(wù)所追求的未來。廣泛的利用者基礎(chǔ)是最大限度發(fā)揮檔案價(jià)值的前提，而其依賴于設(shè)計(jì)和發(fā)展一套具有針對(duì)性、個(gè)性化的利用服務(wù)體系，從而達(dá)到提升服務(wù)品質(zhì)的最終目標(biāo)。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案館的建設(shè)發(fā)展存在著館藏建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用、管理統(tǒng)籌以及利用服務(wù)四個(gè)方面的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也蘊(yùn)含著內(nèi)容拓展、技術(shù)革新、管理轉(zhuǎn)型、服務(wù)推廣等機(jī)遇，如果檔案館能夠抓住注重轉(zhuǎn)變思維、統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、健全法規(guī)制度、堅(jiān)持利用為先的發(fā)展要點(diǎn)，就能夠?qū)崿F(xiàn)館藏全面豐富、技術(shù)成熟可行、體制科學(xué)合理、服務(wù)個(gè)性化泛化的美好前景。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.17

吳健鵬，男，南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系，圖書情報(bào)與檔案管理專業(yè)，碩士研究生。