業(yè)主單位在抽水蓄能電站工程項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)發(fā)揮的作用

丁曉霞 董久華

黑龍江荒溝抽水蓄能電站

業(yè)主單位在抽水蓄能電站工程項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)發(fā)揮的作用

丁曉霞 董久華

黑龍江荒溝抽水蓄能電站

工程檔案管理是抽水蓄能電站工程安全質(zhì)量管理的一面鏡子，業(yè)主單位在工程檔案管理中應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)作用。本文從五個(gè)方面具體闡述了業(yè)主單位的主導(dǎo)地位。只有強(qiáng)化自身檔案意識(shí)，探索管理模式，并在實(shí)際工作中不斷完善，才能促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。

抽水蓄能電站 項(xiàng)目檔案管理

工程檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，記錄和反映了整個(gè)工程建設(shè)過程和建設(shè)成果。是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是工程質(zhì)量責(zé)任追究的重要憑證，也是工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)的前提。工程檔案涉及方方面面的工作，貫穿于工程建設(shè)全過程。怎樣實(shí)現(xiàn)工程檔案與工程建設(shè)同步管理，作為工程項(xiàng)目的主要管理單位，業(yè)主單位的作用至關(guān)重要。下面就業(yè)主單位在抽水蓄能電站工程項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)發(fā)揮的作用，進(jìn)行粗淺的探討。

一、強(qiáng)化檔案意識(shí)、組織管理到位

抽水蓄能電站工程有其自身特點(diǎn)，建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長、要求嚴(yán)，在施工過程中會(huì)創(chuàng)造出許多新工藝、新技術(shù)，如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。因此必須有強(qiáng)有力的組織保證，以協(xié)調(diào)各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好工程檔案管理。作為抽水蓄能電站工程的業(yè)主單位，肩負(fù)著組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位做好檔案管理的重任。首先自己要重視檔案工作，強(qiáng)化檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)將檔案工作納入工程建設(shè)管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和議事日程，樹立“工程檔案與工程建設(shè)同步管理”的理念，建立完善的管理機(jī)構(gòu)，組織管理到位。

黑龍江荒溝抽水蓄能電站建設(shè)初期，黑龍江牡丹江抽水蓄能有限公司結(jié)合工程實(shí)際，將檔案工作納入公司年度計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程和職責(zé)范圍。成立了由總經(jīng)理任組長、總監(jiān)任副組長，各參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。組建了由參建單位專業(yè)工程師和專職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，16個(gè)參建單位共設(shè)專、兼職檔案員70余人。使工程檔案管理滲透到工程建設(shè)的每個(gè)層面和環(huán)節(jié)，形成了齊抓共管的良好氛圍。通過這些舉措，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各參建單位的垂直指導(dǎo)和橫向管控，強(qiáng)化了全體參建人員的檔案意識(shí)。

二、建章建制、明確責(zé)任

抽水蓄能電站工程工期長、參建單位多、建設(shè)難度大，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，就失去了管理的基礎(chǔ)和開展工作的抓手。因此，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，業(yè)主單位就應(yīng)建立完善的制度體系，明確規(guī)定工程項(xiàng)目建設(shè)各階段文件資料的收集范圍和時(shí)間及其責(zé)任，同時(shí)列入業(yè)主單位及參建單位相關(guān)人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，使工程檔案管理有章可循，有法可依。

荒溝電站工程開工后，黑龍江牡丹江抽水蓄能有限公司依據(jù)國家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)制定了《工程檔案管理辦法》和《工程檔案考核、獎(jiǎng)懲》等制度。明確規(guī)定了工程建設(shè)各階段文件資料的收集范圍和時(shí)間及其責(zé)任，提出了文件資料和竣工圖應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量要求及整編規(guī)則。并將有關(guān)規(guī)定分解到日常管理工作中，列入相關(guān)人員的工作質(zhì)量考核范圍，每項(xiàng)工作結(jié)束前都有一個(gè)收集整理和移交相關(guān)資料的程序，使工程檔案收集真正成為一項(xiàng)日常性工作，明確責(zé)任，規(guī)范管理。

三、措施到位、全程管控

第一，前端交底，過程控制。工程項(xiàng)目開工前，業(yè)主單位應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工單位進(jìn)行檔案交底，對(duì)工程檔案的形成要求、移交范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、移交份數(shù)和時(shí)間、檔案載體等提出明確要求。要求各參建單位細(xì)化任務(wù)、落實(shí)責(zé)任，使工程建設(shè)過程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與工程建設(shè)同計(jì)劃、同布置、同檢查、同考核，保證其真實(shí)可靠。同時(shí)，業(yè)主檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)場的檢查和指導(dǎo)力度，全程參與，確保工程檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)可控、能控、在控。

第二，納入合同、合同工程結(jié)算和質(zhì)量保證金管理。簽訂合同時(shí)，設(shè)置專項(xiàng)條款，明確提出文件資料的歸檔要求，并增加工程檔案保證金條款。未按要求移交檔案的合同工程，不予支付工程款，工程檔案保證金不能返還，形成有效地閉環(huán)管理，保證工程檔案的完整和系統(tǒng)。

第三，從源頭把關(guān)。業(yè)主單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件、圖紙、工程項(xiàng)目管理文件、設(shè)備技術(shù)文件等資料的收發(fā)、傳閱和管理。從文件資料形成的源頭把關(guān)，從檔案載體、字跡、簽署和內(nèi)容填寫上嚴(yán)加管控，保證文件資料質(zhì)量達(dá)到歸檔要求。

四、重視培訓(xùn)、提高素質(zhì)

建設(shè)工程參建單位檔案人員往往都是技術(shù)人員兼職或臨時(shí)聘用人員，而且不穩(wěn)定，他們?nèi)鄙贆n案管理專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)相關(guān)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，而且工作繁忙。因此，提高全體參建人員，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部和重要崗位技術(shù)人員的歸檔意識(shí)，使他們?cè)趯?shí)踐中掌握并遵循統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)就顯得尤為重要。作為業(yè)主單位必須對(duì)培訓(xùn)工作常抓不懈，點(diǎn)面結(jié)合，層層推進(jìn)。

荒溝電站工程建設(shè)過程中，黑龍江牡丹江抽水蓄能有限公司結(jié)合實(shí)際，先后3次邀請(qǐng)檔案行業(yè)專家到現(xiàn)場授課并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，講解項(xiàng)目檔案管理的重要性和全員參與檔案管理的必要性。工程施工過程中，重視對(duì)新進(jìn)場施工人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，提升專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

五、配備專業(yè)的檔案人員

業(yè)主單位的檔案員往往是技術(shù)人員兼職的，沒有專職檔案員。而技術(shù)人員常常忙于技術(shù)業(yè)務(wù)，無暇顧及檔案管理，他們?nèi)狈こ虣n案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案業(yè)務(wù)又不熟練。這樣就無法滿足對(duì)各參建單位進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的要求，無法帶領(lǐng)各參建單位完成工程檔案收集、整理和歸檔的艱巨任務(wù)。從而導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作嚴(yán)重滯后，影響工程檔案竣工驗(yàn)收。文件資料收集不齊全，整理不規(guī)范，無法滿足日后電站生產(chǎn)運(yùn)行和維護(hù)的需要。

抽水蓄能電站工程的業(yè)主單位，在工程檔案管理工作中占主導(dǎo)地位。業(yè)主單位只有強(qiáng)化自身檔案管理意識(shí)，探索管理模式，并在實(shí)際工作中不斷完善，才能促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。