財務檔案管理體制機制建設與完善路徑研究

紀利霞石家莊市藁城區(qū)財政局

財務檔案管理體制機制建設與完善路徑研究

紀利霞
石家莊市藁城區(qū)財政局

在各個企業(yè)的管理部門中，財務檔案管理的重要性是最突出的，無論是國企或者是私企，財務檔案都是財務系統(tǒng)儲存文件中的重中之重。作為企業(yè)單位開展活動的基礎，財務檔案的管理體制一定要系統(tǒng)化，這樣才可以保證財務檔案的完整性和有效性。隨著現(xiàn)代社會快速的發(fā)展，財務檔案的管理機制也日益趨向完善，但是再先進的管理體制也會或多或少的存在一些漏洞。本文對于財務檔案管理所出現(xiàn)的問題進行了一些分析研究，并提出了一些措施希望可以對財務管理機制有所幫助。

財務檔案管理；體制；問題；對策

現(xiàn)代社會的信息化程度越來越高，計算機技術快速發(fā)展，在各行各業(yè)的辦公和管理部門，越來越多的選擇計算機技術去保存和分析相關的檔案。財務檔案的具體釋義就是一個企業(yè)所參與的和經(jīng)濟有關的活動經(jīng)過體統(tǒng)的反饋和整理所得到的財務信息總和。財務檔案關系著企業(yè)單位進行規(guī)劃的方向，同時也作為企業(yè)高層作出決策的重要參考文件。財務檔案是企業(yè)或者事業(yè)單位開展經(jīng)濟活動的主要信息參考。一個企業(yè)的管理主要體現(xiàn)在財務檔案的管理上，財務檔案的整合性直接反應了企業(yè)單位的管理體制是否完善，是企業(yè)發(fā)展速度的指標。

1.財務檔案管理的重要性

財務檔案在企業(yè)中的是不可缺少的檔案之一，它的邏輯性和完整性間接影響了企業(yè)決策者對企業(yè)價值和發(fā)展程度的判斷，它將企業(yè)中所有的經(jīng)濟活動情況都進行了分類記錄和整理，在企業(yè)單位和事業(yè)單位的發(fā)展中有著很重要的影響。隨著社會的發(fā)展，計算機技術也不斷的完善和創(chuàng)新。一個企業(yè)的經(jīng)濟信息都在財務檔案中體現(xiàn)出來，如果對財務檔案管理方式得當，會為企業(yè)平穩(wěn)快速發(fā)展奠定堅定的基礎。從企業(yè)高層的管理決策部門角度來看，歷年的財務檔案可以很大程度的影響企業(yè)高層作出的決策。財務檔案反應出來的經(jīng)濟信息的真實性和有效性很高，從一份財務報表上面可以得出以往的經(jīng)營情況，甚至可以看出企業(yè)今后的發(fā)展方向，以往的經(jīng)營狀況可以為企業(yè)管理者提供借鑒，歷年的盈利情況可以為企業(yè)決策者提供企業(yè)今后發(fā)展方向的參考依據(jù)。財務檔案可以使財務部門參與到企業(yè)單位的各個項目中，在各個項目中，財務部門根據(jù)財務檔案所提出的建設性意見十分重要，可以再很大程度上決定項目方案的設計和項目進行的速度。

因為國家經(jīng)濟政策的宏觀調整，各個企業(yè)單位或者事業(yè)單位都積極響應國家的號召，將財務管理體制進行了創(chuàng)新和完善，使財務檔案的管理更加的科學和精細。無論是企業(yè)單位或者是事業(yè)單位所承包的項目，在設計方案的初始階段，都要先行進行對預算的估計，而財務檔案則是估計預算金額的理論基礎。由此可見，財務檔案的管理十分重要。

2.財務檔案管理出現(xiàn)的問題

由于一些企業(yè)的發(fā)展較為短暫，相應的管理體制不夠完善，財務檔案的整合也不夠充分，這就大大降低了財務檔案本應該起到的作用。企業(yè)單位的經(jīng)營方式比較獨立，事業(yè)單位也以合同制為主，這一特點就導致了企業(yè)單位和事業(yè)單位的管理在很大程度上取決于領導者的主觀意志，但是能力再強的領導者也會出現(xiàn)決策有誤的時候，這時就需要財務檔案來給管理者提供參考，靈活運用財務檔案所呈現(xiàn)的企業(yè)財務狀況。財務檔案管理上制度不夠完善。管理檔案的財務人員需要有很強的執(zhí)行能力和過硬的專業(yè)知識，如果制度不夠完善，就會導致人力資源的質量不理想，還會使財務人員產(chǎn)生懈怠心理，對待財務檔案的管理和分析敷衍了事，這種情況直接導致了財務檔案的完整性低下，尤其在財務的細節(jié)方面，我國有相關的法律對檔案的整理和保管進行了明確的規(guī)定，如果沒有嚴格的遵循法律制度的話，會使財務檔案的安全性受到影響，甚至可能會泄露商業(yè)機密，使企業(yè)在競爭中處于被動地位。

3.財務檔案管理問題相應對策

制定合理的財務管理制度有助于使財務檔案的管理體制規(guī)范化，避免制定好的財務管理制度成為一紙空文，要落實到企業(yè)的財務管理部門，讓財務人員加大責任意識。增加人力資源的投入，設置專門的財務檔案管理人員，對財務檔案進行專門的看管，在企業(yè)財務體制的人員不一定就有隨意翻看財務檔案的權利，也不可隨意的外借，這樣可以從根本上防止企業(yè)財務信息的泄露。在特殊情況需要外借財務檔案時，要經(jīng)過企業(yè)內部層層的審批才可以借出，這樣會為財務信息安全提供絕對的保障。對于財務檔案的管理制度，要進行時常的更新完善，借鑒其他企業(yè)的管理制度可以使自己企業(yè)的制度更加完善合理，使制度的靈活性更大。管理制度的創(chuàng)新必須以國家制定的《會計法》和《檔案法》為基礎，財務人員必須要有最基礎的法律知識儲備，企業(yè)也要定期的對財務管理人員進行培訓，時常更新國家頒布的規(guī)定條文知識。要鼓勵財務檔案管理人員根據(jù)企業(yè)的實際情況提出建議，使企業(yè)的管理制度更加合理。

4.總結

財務部門作為企業(yè)和事業(yè)單位中最為重要的一個部門，需要企業(yè)人員和企業(yè)領導層的高度重視。財務檔案的整合、分類和管理是非常復雜的系統(tǒng)工程，這項工程需要企業(yè)投入一定的人力、物力和財力，將計算機信息技術應用到財務檔案的管理中，對財務檔案更新的動態(tài)實時進行關注。財務檔案管理機制的建設關系著企業(yè)的發(fā)展，重要程度不言而喻，完善財務檔案的管理會使企業(yè)以及事業(yè)單位的發(fā)展到達一個新的高度。

[1]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議.檔案學研究，2016

[2]孫海亮.淺談新常態(tài)下如何進行檔案體制機制創(chuàng)新.企業(yè)文化旬刊，2016

[3]王薏涵.淺析信息化檔案管理安全防范之策略.通訊世界，2015