新形勢下升格高校檔案工作芻議

金滿銀

（貴陽幼兒師范高等專科學(xué)校檔案館貴陽551400）

新形勢下升格高校檔案工作芻議

金滿銀

（貴陽幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案館貴陽551400）

檔案管理是高校管理體系上的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對于升格高校來說，正確認(rèn)識檔案工作的作用和地位，增強(qiáng)群體檔案意識，加強(qiáng)檔案工作，是擺在升格高校面前的一個緊迫課題。文章通過對新形勢下高校檔案工作面臨的問題的分析，結(jié)合升格高校的實(shí)際，提出加強(qiáng)檔案工作的建議，以期能夠引起相關(guān)方面的重視，促進(jìn)升格高校檔案工作健康發(fā)展。

新形勢升格高校檔案工作芻議

一、升格高校檔案工作面臨的困境

學(xué)校升格轉(zhuǎn)型，其辦學(xué)層次、辦學(xué)定位、學(xué)科和專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)目標(biāo)、規(guī)模建制等方面將會發(fā)生較大變化和調(diào)整，就檔案工作而言，正常情況下隨之而來的是檔案數(shù)量急劇增長，檔案種類的日漸豐富，檔案業(yè)務(wù)的日益增多，相應(yīng)地檔案工作應(yīng)該得到加強(qiáng)。然而，觀照當(dāng)下，仍有不少升格高校的檔案工作不但沒有得到加強(qiáng)，反而為其他千頭萬緒的工作所湮沒，檔案業(yè)務(wù)無法正常開展，工作停滯不前，頻頻暴露出諸多問題。

1.硬件建設(shè)投入不足。學(xué)校升格初期，最緊迫的任務(wù)就是穩(wěn)定并擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，迎接評估，提高辦學(xué)質(zhì)量等，因此大量人力物力都投入到“燃眉”工作上，對檔案工作的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。首先表現(xiàn)為不少高校由于經(jīng)費(fèi)和政策的傾斜，尚未成立符合要求和標(biāo)準(zhǔn)的檔案館（室），大量重要檔案資料被分散保存在各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，檔案管理設(shè)施設(shè)備缺乏，檔案保管條件差。二是雖然名義上成立檔案館（室），但是檔案館（室）不是獨(dú)立的職能部門，而是隸屬院（校）辦、圖書館、黨委辦公室等，其地位不高，檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行不力，工作局面無法打開。

2.“軟件”建設(shè)尚有較大空間。

（1）人員配備有待完善，工作網(wǎng)絡(luò)急需構(gòu)建。高校檔案工作的開展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)只是提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，人才是生產(chǎn)力中最活躍最根本的因素，遺憾的是，目前升格高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)很滯后。人員配備和工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建是當(dāng)前升格高校檔案工作面臨的突出問題。首先，從人員配備上看，專職人員編制較少，一般在高職院校只有1至4名不等，本科院校情況稍微好點(diǎn)。其次，由于檔案專業(yè)人才自身高期望與高?，F(xiàn)實(shí)待遇的矛盾，升格高校難以配備學(xué)科齊全、學(xué)歷達(dá)標(biāo)的專業(yè)人才，又因高校檔案館（室）的“附屬”地位，其主管人員大多是非檔案學(xué)或者相近專業(yè)出身，而且往往“身兼數(shù)職”。第三，專兼職檔案員隊(duì)伍極不穩(wěn)定，且很少有參加培訓(xùn)提升的機(jī)會。

（2）規(guī)章制度有待建立健全，且執(zhí)行不力。高校升格，大體有以下三種情況。一是中等職業(yè)學(xué)校升格為高等職業(yè)學(xué)校，這類學(xué)校過去往往對檔案管理這一塊比較重視，但整體檔案工作基礎(chǔ)薄弱，制度很不完善；二是從高職學(xué)校升格為本科院校，這類高校檔案工作有一定的基礎(chǔ)，但仍存在規(guī)章制度不健全的問題；三是普通本科院校升格為重點(diǎn)高校，這類學(xué)校由于領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案類別較多，開發(fā)利用效果好，檔案工作基礎(chǔ)較好，但仍然存在規(guī)章制度執(zhí)行不力的情況。

（3）群體檔案意識不強(qiáng)。如前文所述，升格高校由于各種工作的牽扯，檔案工作對于不少人來說很陌生，提到檔案，第一反應(yīng)就是與自己切身利益相關(guān)的人事檔案，而對于教學(xué)、科研、基建、財(cái)會等檔案知之甚少，群體檔案意識極其薄弱，這首先體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識，對檔案工作的關(guān)心重視度低，往往由于其他工作的緣故，對檔案工作缺乏規(guī)劃，甚至較少過問工作開展情況。更有甚者，認(rèn)為“檔案工作就是收收齊，管管好，有人用就查一查，對學(xué)校工作不會有什么大的影響”[1]247。某高校升格之初，召開首次檔案工作會議，竟有領(lǐng)導(dǎo)感嘆“浪費(fèi)時間”。其次是部分專（兼）職檔案員的專業(yè)知識極度缺乏，責(zé)任意識淡薄，歸檔意識不強(qiáng)，資料積壓，亂丟亂放，甚至“棄檔”等現(xiàn)象時有發(fā)生。再次是部分人員圖利用方便，視檔案為本部門財(cái)富，拒絕移交檔案館（室），自設(shè)“專柜”保管。這樣從短期看，比較省事省力又方便，但從長遠(yuǎn)看，一旦發(fā)生人事變動或機(jī)構(gòu)調(diào)整，工作交接不妥，必然導(dǎo)致大量珍貴文件材料的散失。最后是檔案部門服務(wù)意識不強(qiáng)，這與整個檔案工作的環(huán)境和氛圍有很大關(guān)系。目前，不少升格高校仍存在重保管、輕利用，疲于應(yīng)付，不思進(jìn)取，工作缺乏積極性、主動性和創(chuàng)新性的問題。

二、加強(qiáng)升格高校檔案工作的建議

升格高校由于面臨基礎(chǔ)建設(shè)、內(nèi)部管理體制調(diào)整、招生辦學(xué)、迎檢評估、吸引生源、招攬人才等問題，難免會顧此失彼而忽略檔案工作，使檔案館（室）成為被遺忘的角落。長此以往，勢必會影響高校檔案工作的正常開展。因此，升格高校應(yīng)積極采取措施，加強(qiáng)檔案工作。

1.加強(qiáng)硬件建設(shè)。各高校應(yīng)從學(xué)校整體發(fā)展和長遠(yuǎn)規(guī)劃的大局出發(fā)，嚴(yán)格依據(jù)國家檔案局、建設(shè)部、發(fā)改委聯(lián)合制定的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（建標(biāo)103-2008）》的相關(guān)要求，結(jié)合高校自身的實(shí)際，合理規(guī)劃布局，改善檔案工作環(huán)境和條件，嚴(yán)格實(shí)行辦公室、庫房、借閱室三分開。更重要的一點(diǎn)，鑒于高校檔案館（室）的行政管理和業(yè)務(wù)服務(wù)這兩大主要職能，應(yīng)根據(jù)國家檔案局、教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)規(guī)模，設(shè)立建制為縣處級的檔案保管機(jī)構(gòu)——檔案館（室），并根據(jù)檔案工作的需要，適時配置辦公設(shè)備，比如多功能打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、溫濕度記錄儀、冷凍消毒柜、防磁柜、密碼柜、檔案裝具等。尤其重要的是，為適應(yīng)檔案數(shù)字化需要，應(yīng)配置檔案管理軟件、高拍儀、高速掃描儀等數(shù)字化設(shè)備。硬件設(shè)施是開展檔案工作的必備條件，應(yīng)該引起升格高校的格外重視。

2.加強(qiáng)“軟件”建設(shè)。

（1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。由于升格高校檔案工作剛剛起步，各方面都不成熟，處于摸索階段，另外，加之高校檔案工作點(diǎn)多面廣，在實(shí)際工作中會遇到各種各樣的問題需要協(xié)調(diào)，這就更需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)椤皩W(xué)校檔案工作的開展離不開領(lǐng)導(dǎo)和干部職工的支持，它是檔案工作發(fā)展的推動力?！盵2]77根據(jù)《辦法》第三條的規(guī)定，高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。第五條明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制是校長負(fù)責(zé)制，并規(guī)定了校長和分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)。根據(jù)這些規(guī)定，升格高校要著眼長遠(yuǎn)，確定一名校級領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。此外，各高校應(yīng)成立學(xué)校檔案工作指導(dǎo)委員會，并明確其職責(zé)，為學(xué)校檔案工作集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理提供一定的組織保障。

（2）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。但凡一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，靠的是兩翼齊飛，一翼是理論，一翼是實(shí)踐，而人才則是理論和實(shí)踐的結(jié)合部，高校檔案工作的開展，同樣離不開人才引領(lǐng)。一方面，升格高校要根據(jù)本校辦學(xué)規(guī)模和檔案規(guī)模，配備數(shù)量相當(dāng)?shù)臋n案學(xué)或者相近專業(yè)的專職檔案員，作為本校檔案工作的中堅(jiān)力量。有條件的高校，要通過人事管理制度的傾斜，以招聘、引進(jìn)、外聘等形式，吸引在檔案業(yè)務(wù)和學(xué)術(shù)研究方面具有一定專業(yè)水準(zhǔn)的高素質(zhì)人才，作為學(xué)校檔案工作的拓荒者和領(lǐng)軍人物。另一方面，高校檔案工作頭緒多，涉及面廣，需要各個部門的密切配合，要順利開展，必須構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。部門歸檔制度決定了各單位負(fù)責(zé)人是高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量，主要負(fù)責(zé)督促落實(shí)本部門檔案工作，出面協(xié)調(diào)問題。兼職檔案員則是高校檔案管理的重要力量，他們肩負(fù)著本部門文件材料收集、預(yù)立卷、平時歸卷、整理歸檔的重任。因此，升格高校要明確各單位負(fù)責(zé)人為本單位檔案工作的主管，明確其責(zé)任，再由單位主管落實(shí)兼職檔案員，明確兼職檔案員的責(zé)任，建立有分管領(lǐng)導(dǎo)分管、主管領(lǐng)導(dǎo)主管、專（兼）職檔案人員具體管理的三級管理網(wǎng)絡(luò)，形成自上而下、齊抓共管、配合協(xié)調(diào)的工作網(wǎng)絡(luò)。需要注意的是，由于崗位的頻繁變動，專業(yè)的錯位，加之工作上的壓力，專（兼）職檔案員在檔案工作中常感力不從心，對檔案事業(yè)發(fā)展動態(tài)不了解，對前沿的學(xué)術(shù)理論、法律法規(guī)知之甚少，因此，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)、理論水平不可忽視。高校應(yīng)邀請上級檔案行政管理部門領(lǐng)導(dǎo)或校外檔案界知名人士對全體檔案工作人員作相關(guān)的專題培訓(xùn)，對全體教職員工作檔案管理法律法規(guī)的宣貫；要建立內(nèi)部激勵機(jī)制，鼓勵專職檔案人員繼續(xù)深造，給予專（兼）職檔案員一定的外出學(xué)習(xí)、交流的機(jī)會，讓他們了解檔案管理領(lǐng)域的新理論、新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，熟悉檔案管理的基本理論、基本業(yè)務(wù)及流程。

（3）建立健全檔案工作規(guī)章制度，并加大執(zhí)行力度。“制度問題更帶有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性?！盵3]67不建立健全檔案工作規(guī)章制度，或者相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行不力，工作就缺乏約束和基本遵循。對于升格高校檔案工作來說尤其如此。檔案工作制度很多，但是對于升格高校來說主要有以下四個:第一，檔案管理規(guī)定。第二，部門立卷歸檔制度。應(yīng)明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。這一制度既是立卷部門開展材料歸檔工作的基本規(guī)范，也是檔案部門督促、檢查立卷工作的依據(jù)，該制度是否建立健全、執(zhí)行效果的好與壞，直接關(guān)系到高校檔案資料的完整、系統(tǒng)性，更關(guān)系到檔案工作的效率和進(jìn)館檔案質(zhì)量。第三，檔案管理軟件操作制度。這是關(guān)系到檔案信息化發(fā)展的重要制度，應(yīng)明確檔案管理軟件操作人員及其職責(zé)、檔案管理軟件的操作規(guī)程和要求等。第四，電子檔案管理制度。這一制度要明確學(xué)校各個信息系統(tǒng)中形成的電子文件的歸檔、管理和利用要求。

（4）完善各類檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。它是開展檔案工作的基礎(chǔ)和指導(dǎo)，使專（兼）職檔案員的工作有一個基本遵循。升格高校主要抓好以下四個方面的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)：第一，檔案實(shí)體分類方案。第二，文件檔案整理規(guī)范。第三，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。這是檔案工作開展的基礎(chǔ)，它以表冊形式列舉檔案來源、內(nèi)容、形式、保管期限、歸檔部門，是鑒定檔案保管價值和劃分檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。第四，特殊載體檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確各種載體檔案收集、整理歸檔的要求和保管條件。

（5）規(guī)范高校管理體制，提高群體檔案意識。高校規(guī)范化管理要求將整個學(xué)校的每項(xiàng)工作都納入一個管理體系，在這個體系里面，各個層級、單位和個人都有明確的分工，上下配合、協(xié)調(diào)一致、按章辦事，確保每項(xiàng)工作都有條不紊地進(jìn)行，從而提高工作效率。就學(xué)校的整體管理而言，檔案工作屬于“學(xué)?！⒂^管理’的范疇，但它必須獲得‘宏觀管理’的依法指導(dǎo)，否則就會偏離方向和失去控制，因此不能讓其游離于學(xué)校管理體系之外”[1]247。檔案工作涉及每一位教職員工，事關(guān)大家共同利益，更關(guān)系到高校的長遠(yuǎn)辦學(xué)，需要將其納入學(xué)校管理體系，然而，再好的制度也要靠人執(zhí)行才有效果，正所謂“制度的生命在于執(zhí)行，執(zhí)行離不開責(zé)任擔(dān)當(dāng)”[4]1。否則，制定再多的制度，沒有執(zhí)行的話，難免陷入形式主義泥潭，成為華而不實(shí)的花架子。

升格高校檔案工作起步之初，校級領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案工作的頂層設(shè)計(jì)，將檔案工作納入高校管理的“法制體系”；校長應(yīng)支持和關(guān)心檔案事業(yè)，批準(zhǔn)或制定學(xué)校檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，尤其要將檔案管理“三納入、四同步、四參加”制度落到實(shí)處；身體力行，做貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)章制度的帶頭人；建立檔案工作長效評價機(jī)制，將檔案工作納入崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，倒逼相關(guān)人員增強(qiáng)責(zé)任意識；各處室、部門領(lǐng)導(dǎo)要督促部門兼職檔案員主動熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好平時的資料積累、歸卷工作，按照相關(guān)規(guī)定歸檔。尤其要強(qiáng)調(diào)的是，升格高校應(yīng)從學(xué)校發(fā)展大局考慮，著眼長遠(yuǎn)，加強(qiáng)對專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)其責(zé)任意識、現(xiàn)代意識、檔案意識和服務(wù)意識。

三、結(jié)束語

新形勢下，高校檔案工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，升格高校只有正視當(dāng)前面臨的問題，并且認(rèn)清這些未來的發(fā)展趨勢，真正重視檔案工作，并積極采取措施理順內(nèi)部管理制度，規(guī)范管理，加大軟硬件建設(shè)投入力度，并形成自上而下，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，權(quán)責(zé)清晰，管理明確，全員參與的良好局面。只有這樣，升格高校檔案工作才能跟上時代步伐，獲得可持續(xù)發(fā)展。

[1]彭志斌.談檔案工作在高校管理中的“缺失”[J].文教資料，2010（6下）.

[2]陳敬暖.高校檔案工作如何贏得重視和支持[J].衡水師專學(xué)報，2002（4）.

[3]陳麗菁.對推進(jìn)中國政治制度改革的思考：重讀鄧小平《黨和國家領(lǐng)導(dǎo)制度的改革[J].濟(jì)寧學(xué)院學(xué)報，2013（1）.

[4]姜潔.制度的生命在于執(zhí)行，執(zhí)行離不開責(zé)任擔(dān)當(dāng)[N].人民日報，2015-08-18（1）.

金滿銀，貴陽幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案館工作人員，主要研究方向?yàn)闄n案管理、高校年鑒編纂等。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.19

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2017-04-12