高校OA數(shù)據(jù)與檔案信息系統(tǒng)接口研究

劉永祥 周 榮 蘇 琴

（昆明理工大學(xué)昆明650093）

高校OA數(shù)據(jù)與檔案信息系統(tǒng)接口研究

劉永祥 周 榮 蘇 琴

（昆明理工大學(xué)昆明650093）

OA管理信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)是高校信息化建設(shè)中不可或缺的兩個(gè)重要組成部分，但現(xiàn)實(shí)是網(wǎng)絡(luò)辦公形成的數(shù)據(jù)無(wú)處安全存放，因此對(duì)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口的研究顯得尤為緊迫。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，改變OA數(shù)據(jù)及電子文件存儲(chǔ)方式，能夠?yàn)榻鉀Q高校OA數(shù)據(jù)向檔案管理系統(tǒng)歸檔中存在的問(wèn)題提供適應(yīng)性對(duì)策。

OA數(shù)據(jù)檔案信息系統(tǒng)接口

一、高校OA數(shù)據(jù)與檔案信息現(xiàn)狀

隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校信息化建設(shè)成為其發(fā)展的必然趨勢(shì)，其中的OA管理模塊不可或缺，各個(gè)管理部門(mén)在OA上形成了大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息包括文件正文、附件、文件批示、數(shù)據(jù)記錄等各類(lèi)信息。同時(shí)這些OA管理系統(tǒng)都自帶簡(jiǎn)單的檔案歸檔模塊，該模塊遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前檔案信息管理的需要，這種現(xiàn)狀造成了高校信息化建設(shè)的瓶頸，一方面是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公形成的數(shù)據(jù)無(wú)處安全存放，另一方面是檔案管理部門(mén)還在通過(guò)手工著錄方式進(jìn)行檔案歸檔以及通過(guò)申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)資金進(jìn)行檔案數(shù)字化，造成了大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)[1]211。在國(guó)家檔案局要求“存量數(shù)字化、增量電子化”的大背景下，OA數(shù)據(jù)與檔案信息在存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方式、管理方式、利用方式上都發(fā)生了很大改變，因此如何在信息技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境中將OA數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔需引起檔案界的重視。

二、對(duì)OA數(shù)據(jù)基本結(jié)構(gòu)分析以及檔案系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)分析

1.OA數(shù)據(jù)基本結(jié)構(gòu)分析。目前不管是OA系統(tǒng)還是檔案管理系統(tǒng)，所采用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)均是主流的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，本文中所提到的數(shù)據(jù)庫(kù)均采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)作為研究對(duì)象。不同的OA系統(tǒng)采用不同的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型，數(shù)據(jù)庫(kù)中涉及各種不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)表，但在這些表中存在兩個(gè)基本數(shù)據(jù)表——OA系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)表（OAMainRecord）以及OA系統(tǒng)電子文件列表（OAEFile），表名可能不同，其中OAMainRecord表中的部分基本字段（ID、title、fileNo、receiveid），OAEFile表中的部分基本字段（ID、PID、Title），這些表中的基本字段等是必須存在的，盡管這些字段的名稱可能不相同。這就為OA數(shù)據(jù)向檔案系統(tǒng)的推送提供了必要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，OAMainRecord表與OAEFile表之間為主從關(guān)系，OAMainRecord表中的ID字段與OAEFile表的PID字段形成一對(duì)多的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2.檔案系統(tǒng)中基本數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)表分析。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中涉及多種數(shù)據(jù)表，但在這些表中存在兩個(gè)基本數(shù)據(jù)表——基本目錄表（MainRecord）以及電子文件列表（EFile），不同的系統(tǒng)中所采用的表名可能不同，其中MainRecord表中的部分基本字段（ID、PIA、title、fileNo、receiveid），EFile表中的部分基本字段（ID、PID、Title），這些表中的基本字段等是必須存在的，盡管這些字段的名稱可能不相同。MainRecord表中的ID字段與File表的PID字段形成一對(duì)多的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

三、接口實(shí)現(xiàn)的方法——“中間庫(kù)”

利用標(biāo)準(zhǔn)接口實(shí)現(xiàn)“無(wú)縫鏈接”。本文中提出的“無(wú)縫鏈接”，是指通過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)銜接，將OA系統(tǒng)生成的需要?dú)w檔的電子文件按照一定標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。利用接口程序完成系統(tǒng)的互連，實(shí)現(xiàn)“無(wú)縫鏈接”主要分為兩個(gè)方面。

目錄信息的轉(zhuǎn)換：運(yùn)用接口程序提取OA數(shù)據(jù)庫(kù)中的源數(shù)據(jù)，建立與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系，完成后轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的表中。

電子文件的掛接：建立專(zhuān)門(mén)的FTP服務(wù)器，用于存放檔案管理系統(tǒng)的全文數(shù)據(jù)。OA數(shù)據(jù)庫(kù)中目錄和對(duì)應(yīng)電子全文之間存在一定的關(guān)聯(lián)，在接口程序運(yùn)行過(guò)程中，同時(shí)將與之關(guān)聯(lián)的電子全文上傳到預(yù)先配置好的FTP文件服務(wù)器存放路徑中，通過(guò)文件路徑實(shí)現(xiàn)電子目錄和電子全文的一一對(duì)應(yīng)。

1.接口設(shè)計(jì)的安全性。任何系統(tǒng)接口的開(kāi)發(fā)都必須將系統(tǒng)的安全性放在首位[2]31-32，本系統(tǒng)中涉及的接口安全性包括兩個(gè)方面：OA數(shù)據(jù)推送安全性以及中間庫(kù)中數(shù)據(jù)提取的安全。

（1）OA數(shù)據(jù)推送權(quán)限：將OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)明確歸檔權(quán)限，并設(shè)置歸檔標(biāo)識(shí)，只有發(fā)文部門(mén)的人員有權(quán)限對(duì)該文件進(jìn)行歸檔，已經(jīng)歸檔的文件不得重復(fù)歸檔。

（2）中間庫(kù)中數(shù)據(jù)提取權(quán)限：歸檔部門(mén)人員只能提取該部門(mén)推送到中間庫(kù)中的數(shù)據(jù)及電子文件，提取方式既可以選擇性提取，也可以批量提取，一旦數(shù)據(jù)提取失敗，該批次的數(shù)據(jù)回滾，恢復(fù)到提取前的狀態(tài)。

2.歸檔數(shù)據(jù)的完整性。目錄數(shù)據(jù)完整性：為了保證OA系統(tǒng)推送到中間庫(kù)中的數(shù)據(jù)全部歸檔到檔案系統(tǒng)中，需要對(duì)目錄數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，第一點(diǎn)：基本目錄數(shù)據(jù)表TempRecord中應(yīng)包括Id、文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文單位、部門(mén)名稱、歸檔人、文件推送時(shí)間等字段內(nèi)容，第二點(diǎn)：電子文件目錄數(shù)據(jù)表Tempfile包括Id、Pid、電子文件名稱、文件大小、文件格式、電子文件歸檔用戶賬號(hào)等字段，其中電子文件名稱與實(shí)際電子文件名一一對(duì)應(yīng)，基本目錄數(shù)據(jù)表TempRecord中的id字段與電子文件目錄數(shù)據(jù)表Tempfile中的pid與形成一對(duì)多的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

電子文件完整性:需要?dú)w檔的電子文件包括正文、附件以及背景文件材料。

附屬文件材料完整性：主要包括批示文字、批示時(shí)間、數(shù)字簽名等形成的報(bào)表文件或者網(wǎng)頁(yè)文件。

3.歸檔數(shù)據(jù)的生態(tài)性。實(shí)現(xiàn)電子文件生態(tài)管理[3]97-102：存放在中間庫(kù)中的數(shù)據(jù)目錄和電子文件通過(guò)技術(shù)手段采用“移動(dòng)”的方式將其移入正式歸檔檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及文件服務(wù)器上，以保障中間庫(kù)不存在數(shù)據(jù)冗余及中間庫(kù)中電子文件無(wú)限量增加。

4.接口設(shè)計(jì)。該接口主要是由中間庫(kù)及FTP文件服務(wù)器組成，本研究中采用SQLServer2008數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為中間庫(kù)，建立OATemp數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)設(shè)立TempRecord及Tempfile數(shù)據(jù)表。TempRecord與Tempfile數(shù)據(jù)表建立主從關(guān)系，TempRecord用來(lái)存儲(chǔ)來(lái)自O(shè)A系統(tǒng)中文件的基本信息，包括文件標(biāo)題、發(fā)文單位、文號(hào)、文件形成時(shí)間、歸檔部門(mén)等相關(guān)信息，Tempfile用于存放電子文件題名列表。

搭建文件服務(wù)器：從OA系統(tǒng)中傳輸?shù)街虚g服務(wù)器中的電子文件采用FTP協(xié)議，本研究中采用Filezilla Server搭建文件服務(wù)器。

5.利用接口進(jìn)行歸檔的流程。OA用戶文件推送流程如下：首先用戶登錄OA系統(tǒng)，選中已辦理完畢的OA文件，點(diǎn)擊OA系統(tǒng)中的歸檔按鈕，OA系統(tǒng)相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)及電子文件全部推送到中間庫(kù)中。

歸檔用戶文件提取流程：登錄歸檔系統(tǒng)，首先選中檔案分類(lèi)信息，選擇中間庫(kù)中需要?dú)w入該分類(lèi)下的目錄信息，點(diǎn)擊歸檔按鈕，中間庫(kù)中的目錄、電子文件目錄以及電子文件進(jìn)入檔案系統(tǒng)的正式數(shù)據(jù)庫(kù)及文件服務(wù)器中。圖1為OA數(shù)據(jù)歸檔流程概要圖，圖2為OA數(shù)據(jù)歸檔詳細(xì)流程圖。在圖2中出現(xiàn)了“背景文件”，這里的背景文件主要是指在OA系統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中形成的批示性文字，以及簽名等圖片文件而形成的htm l文件或者XML文件。

圖1..OA數(shù)據(jù)歸檔流程概要圖

圖2..OA數(shù)據(jù)歸檔詳細(xì)流程圖

6.接口算法研究。整個(gè)接口研究中，最復(fù)雜的部分是OA數(shù)據(jù)的推送以及OA數(shù)據(jù)歸檔算法的實(shí)現(xiàn)。

（1）OA數(shù)據(jù)及電子文件推送模塊算法分析

Function PushData（）

Begin

I:=0 to DataSet.Selectrows.RecordCount-1

PushMainData[i]；//推送選擇的當(dāng)前目錄數(shù)據(jù)

J：=0 To FileListRecord-1 do//循環(huán)推

送電子文件

beign

Ftp.put（filename）;//推送當(dāng)前對(duì)應(yīng)目

錄下的所有電子文件

PushFileData[i]；//推送電子文件列

表目錄數(shù)據(jù)

End;

setFlag（）;//設(shè)置已推送標(biāo)識(shí)列表

End;

（2）中間庫(kù)中數(shù)據(jù)及電子文件提起模塊算法分析。

Function ExtractData（）

Begin

I:=0 to DataSet.Selectrows.RecordCount-1

ExtractMainData[i]；//提取選擇的當(dāng)前目錄數(shù)據(jù)

J：=0 To FileListRecord-1 do//

循環(huán)移動(dòng)電子文件

beign

Ftp.Rename（filename）;//移動(dòng)當(dāng)前

對(duì)應(yīng)目錄下的所有電子文件到檔案文件庫(kù)中

MoveFileData[i]；//提取電子文件列表目錄數(shù)據(jù)

End;

setFlag（）;//設(shè)置已推動(dòng)標(biāo)識(shí)列表

End;

本文通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，并結(jié)合高校OA與檔案管理的實(shí)際情況，深層次挖掘OA數(shù)據(jù)及電子文件存儲(chǔ)方式，對(duì)高校OA數(shù)據(jù)向檔案管理系統(tǒng)歸檔中存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，為高校OA數(shù)據(jù)向檔案系統(tǒng)進(jìn)行歸檔提供了適應(yīng)性對(duì)策研究。本文中涉及的數(shù)據(jù)庫(kù)均為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)提取的方式不同，但數(shù)據(jù)提取的思路是一致的，同時(shí)隨著新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)Webservice不斷發(fā)展，未來(lái)對(duì)OA與檔案系統(tǒng)接口的無(wú)縫對(duì)接起到積極作用。

[1]王雅新.高校檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)管理信息，2015，18（8）.

[2]田躍，焦世奇.OA平臺(tái)下檔案電子文檔管理模式探析[J].蘭臺(tái)世界，2013（17）.

[3]倪代川，金波.數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展動(dòng)力探析[J].檔案學(xué)研究，2016（4）.

Research on the Interface Between OA Data and Archives Information System in Colleges and Universities

Liu Yongxiang,Zhou Rong,Su Qin
(Kunming University of Science and Technology,Kunming 650093,China)

OA management information system and archives management system are two important components of the informatization construction in colleges and universities.The reality,however,is that the data obtained through the network office system can’t be saved for safe keeping.Therefore,it is very urgent to study the interface between OA data and archive systems.Under the actual situation of OA and archivesmanagement in Chinese universities,using the network and database technology to change the way of OA data and electronic files storage,it can provide adaptive measures for the problems existing in the process of filing OA data to archivesmanagement system.

OA data;archives;information system;interface

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.14

云南省教育廳重點(diǎn)項(xiàng)目（2015Z049）。

劉永祥，昆明理工大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理；周榮，昆明理工大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理；蘇琴，昆明理工大學(xué)理學(xué)院講師，研究方向?yàn)樗惴ㄑ芯俊?/p>

G270.7

A

2017-05-02