王欣宇 舒 暢
(遼寧中醫(yī)藥大學(xué)沈陽(yáng)110033)
高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系研究
王欣宇 舒 暢
(遼寧中醫(yī)藥大學(xué)沈陽(yáng)110033)
高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系是高校開展數(shù)據(jù)管理工作的重要方法和手段,不但可為高校制定檔案館數(shù)據(jù)管理工作政策與規(guī)劃提供理論依據(jù)與技術(shù)支持,更可以為我國(guó)高等教育綜合實(shí)力和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的提升提供知識(shí)整理與傳播支撐。從探討數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)管理體系及檔案館數(shù)據(jù)管理體系等相關(guān)理論入手,結(jié)合我國(guó)數(shù)據(jù)管理框架標(biāo)準(zhǔn)與檔案館數(shù)據(jù)管理實(shí)際工作需要,構(gòu)建包含檔案館數(shù)據(jù)管理資源、檔案館數(shù)據(jù)管理流程及數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)三個(gè)方面的檔案館數(shù)據(jù)管理體系,對(duì)于推進(jìn)雙一流背景下高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系具有重要的可行性及實(shí)際意義。
高校檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)
高校檔案館是傳承文化、保存信息、參與教育的組織,具有較強(qiáng)接受性和兼容性。數(shù)據(jù)管理與高校檔案館檔案管理工作的結(jié)合,既是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要,也是高校檔案館管理理論創(chuàng)新與實(shí)踐的需要。數(shù)據(jù)管理與檔案館管理完美結(jié)合,則是從業(yè)者一直探索方法和路徑?,F(xiàn)有數(shù)據(jù)管理成果及實(shí)踐證明:規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、智能化的檔案館數(shù)據(jù)管理體系,對(duì)于實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案館管理向?qū)W習(xí)者為中心的移動(dòng)互聯(lián)化的數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
數(shù)據(jù)管理,在移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代,被賦予新的意義和價(jià)值,可以為高校檔案館管理提供全新的思路、方法和途徑;可以保障檔案館在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)時(shí)代中為用戶提供高效能的數(shù)據(jù)和信息服務(wù),對(duì)文化傳承形成不可替代的優(yōu)勢(shì)。對(duì)處于大數(shù)據(jù)集成中心的檔案館來(lái)說(shuō),如何構(gòu)建數(shù)據(jù)管理體系,把文化和數(shù)據(jù)傳輸?shù)揭苿?dòng)終端,意義更為重要。
(一)數(shù)據(jù)管理的基本內(nèi)涵。
數(shù)據(jù)管理是指對(duì)人類現(xiàn)有的數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的創(chuàng)造過(guò)程和數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng),它指識(shí)別、獲取和利用知識(shí),并能保證終端使用者不受時(shí)間和地點(diǎn)限制,隨意獲取知識(shí)、使用知識(shí)、分享知識(shí),并用不同的形式進(jìn)行傳遞,讓其他終端用戶通過(guò)不同方式將其應(yīng)用于實(shí)踐。數(shù)據(jù)管理體系包括組織能力、工具與方式、技術(shù)支持、學(xué)習(xí)型組織、知識(shí)產(chǎn)品、數(shù)據(jù)的共享和評(píng)測(cè)等方面。就是把現(xiàn)有的知識(shí)數(shù)據(jù)用新的方式加以呈現(xiàn)。
數(shù)據(jù)管理是復(fù)雜的系統(tǒng)過(guò)程。為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理在高校檔案館中應(yīng)用,選擇合適的數(shù)據(jù)管理模式,構(gòu)建嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理體系結(jié)構(gòu)至關(guān)重要。數(shù)據(jù)管理思想和方法體系是以終端學(xué)習(xí)者為中心,以數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)作為戰(zhàn)略資源基礎(chǔ),以知識(shí)數(shù)據(jù)的創(chuàng)造、積累、共享及應(yīng)用為目標(biāo),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。
(二)數(shù)據(jù)管理體系概述。
數(shù)據(jù)管理體系則指為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理目標(biāo)而建立目標(biāo)、手段以及相應(yīng)的邏輯關(guān)系。數(shù)據(jù)管理理念和數(shù)據(jù)管理環(huán)境是構(gòu)成數(shù)據(jù)管理體系的主要內(nèi)容。
1.數(shù)據(jù)管理理念由數(shù)據(jù)管理組織的制度和文化兩方面組成。制度包括管理標(biāo)準(zhǔn)體系、激勵(lì)政策等制定,規(guī)范數(shù)據(jù)采集和管理流程,便于大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源共享,通過(guò)激勵(lì)政策鼓勵(lì)檔案館工作人員以更加積極的姿態(tài)投入工作中。文化則由組織共享文化、團(tuán)隊(duì)文化和學(xué)習(xí)文化構(gòu)成,使檔案管理人員在態(tài)度和價(jià)值觀上與客戶的需求高度認(rèn)同。
2.數(shù)據(jù)管理環(huán)境是一個(gè)技術(shù)支撐平臺(tái)及其運(yùn)行的環(huán)境。主要用于數(shù)據(jù)收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞和利用的,通過(guò)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和應(yīng)用;數(shù)據(jù)管理軟件是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合處理的大平臺(tái),包括數(shù)據(jù)的鑒別、獲取、存儲(chǔ)、共享、創(chuàng)新和使用等各分支系統(tǒng)。數(shù)據(jù)管理環(huán)境的內(nèi)容大致包括以下內(nèi)容:(1)數(shù)據(jù)管理支持系統(tǒng):如數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)、多庫(kù)協(xié)調(diào)系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等基本技術(shù)手段以及人與人之間的各種溝通和傳遞方式等;(2)數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容:內(nèi)容管理、文件管理、記錄管理、通信管理等;(3)知識(shí)的獲取和檢索:包括各種各樣的軟件應(yīng)用工具,例如智能搜索、多模式檢索、多策略搜索、多層次獲取和檢索等;(4)數(shù)據(jù)的傳遞和共享:建立數(shù)據(jù)分布圖、數(shù)據(jù)文檔、數(shù)據(jù)傳遞架構(gòu)、數(shù)據(jù)的傳輸、打印等;(5)數(shù)據(jù)的反饋與評(píng)價(jià):通過(guò)建立一種良好的管理關(guān)系,激勵(lì)終端使用者使用和共享數(shù)據(jù)、豐富數(shù)據(jù)內(nèi)容、評(píng)價(jià)和反饋數(shù)據(jù)的真實(shí)性等,促進(jìn)數(shù)據(jù)效益最大化和數(shù)據(jù)集成的最大化。
系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)是系統(tǒng)科學(xué)理論與計(jì)算機(jī)仿真緊密結(jié)合、研究系統(tǒng)反饋結(jié)構(gòu)與行為的一門科學(xué)[1]3,把系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)理念引入檔案數(shù)據(jù)管理,是理念和方法上的創(chuàng)新。高校檔案館數(shù)據(jù)管理體系模型主要由三個(gè)環(huán)節(jié)要素構(gòu)成:檔案館數(shù)據(jù)管理資源,檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)。這三個(gè)環(huán)節(jié)要素構(gòu)建檔案館數(shù)據(jù)管理穩(wěn)定結(jié)構(gòu):數(shù)據(jù)管理資源是基礎(chǔ),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是核心,數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)是發(fā)展的動(dòng)力源泉。
(一)高校檔案館數(shù)據(jù)管理資源設(shè)施。
檔案館數(shù)據(jù)管理資源設(shè)施是支持檔案館引入數(shù)據(jù)管理的支撐要素,主要包括硬環(huán)境與軟環(huán)境兩個(gè)方面:
1.高校檔案館數(shù)據(jù)管理硬環(huán)境。(1)數(shù)據(jù)資源是檔案館數(shù)據(jù)管理客體對(duì)象,是檔案館數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)據(jù)資源包括三方面內(nèi)容:檔案館文獻(xiàn)資源、虛擬館藏以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等數(shù)字資源。(2)檔案館人員既是檔案館數(shù)據(jù)管理的主體,也是數(shù)據(jù)管理的客體,是檔案館數(shù)據(jù)管理體系的核心部分。包括了檔案館管理員及檔案館用戶,前者是檔案館提供服務(wù)的主體資源,而用戶則是服務(wù)客體對(duì)象。在檔案館數(shù)據(jù)管理體系中強(qiáng)調(diào)用戶為中心,強(qiáng)調(diào)檔案館館員參與管理和監(jiān)督,在大數(shù)據(jù)管理體系下才可以做好檔案館數(shù)據(jù)管理工作。(3)檔案館基建設(shè)施是指檔案館建筑和檔案館內(nèi)部環(huán)境。優(yōu)雅的環(huán)境對(duì)于用戶來(lái)說(shuō),都會(huì)產(chǎn)生舒適的感覺。從服務(wù)角度而言,既能調(diào)動(dòng)員工的工作積極性,也能吸引用戶利用檔案資源。(4)檔案館技術(shù)設(shè)施是指檔案館能夠?yàn)閿?shù)據(jù)管理實(shí)踐提供的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。全方位的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、多媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)查詢中心、數(shù)據(jù)導(dǎo)圖、自助服務(wù)設(shè)備等等。
2.高校檔案館數(shù)據(jù)管理軟環(huán)境。數(shù)據(jù)管理軟環(huán)境主要包括檔案館目標(biāo)管理,結(jié)構(gòu)與制度建設(shè),文化理念建設(shè),戰(zhàn)略規(guī)劃建設(shè)。(1)目標(biāo)管理:數(shù)據(jù)管理的出發(fā)點(diǎn)不同,但是數(shù)據(jù)管理的總體目標(biāo)是圍繞如何推動(dòng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而檔案館數(shù)據(jù)管理的目標(biāo)是提升檔案館的影響力和生命力,更好地服務(wù)用戶。(2)結(jié)構(gòu)與制度:檔案館數(shù)據(jù)管理的實(shí)施需要組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的和適應(yīng)性的調(diào)整。因此制定出相應(yīng)的檔案館數(shù)據(jù)管理運(yùn)行制度至關(guān)重要,如大數(shù)據(jù)管理的流程與運(yùn)行制度、大數(shù)據(jù)管理評(píng)價(jià)與反饋制度等。(3)文化理念建設(shè):檔案館文化理念是為全體員工認(rèn)同、遵守的特色價(jià)值及活動(dòng)觀念,是檔案館數(shù)據(jù)管理體系的靈魂。檔案館文化理念具有導(dǎo)向、示范作用、激勵(lì)作用、輻射功能,從而促進(jìn)檔案館數(shù)據(jù)管理實(shí)施。由于創(chuàng)新是檔案館數(shù)據(jù)管理的核心,因此檔案館數(shù)據(jù)管理需要的是創(chuàng)新型檔案館文化,其實(shí)質(zhì)是一種知識(shí)創(chuàng)新文化、知識(shí)共享文化、依賴合作文化、學(xué)習(xí)型文化、以人為本文化。(4)數(shù)據(jù)管理策略:檔案館數(shù)據(jù)管理策略可分內(nèi)部和外部?jī)蓚€(gè)策略。內(nèi)部策略主要是分析與整合內(nèi)部現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源、人力資本;建立檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng);構(gòu)建檔案館學(xué)習(xí)型組織;實(shí)施以用戶為中心的數(shù)據(jù)管理體制;建立檔案館數(shù)據(jù)管理的運(yùn)行機(jī)制與評(píng)價(jià)反饋機(jī)制。外部策略主要有同其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源整合,建立共享協(xié)作體;建立開放的、具有可操作性的檔案館數(shù)據(jù)管理和分析平臺(tái)。
(二)高校檔案館數(shù)據(jù)管理流程。
檔案館數(shù)據(jù)管理流程,就是對(duì)各種類型的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行采集、加工、發(fā)布和檢索的流程[2]50,具體由數(shù)據(jù)鑒別、數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)創(chuàng)新活動(dòng)構(gòu)成,為檔案館數(shù)據(jù)管理活動(dòng)提供了行動(dòng)指南。
1.數(shù)據(jù)鑒別。數(shù)據(jù)鑒別是檔案館數(shù)據(jù)管理活動(dòng)中關(guān)鍵性的工作。數(shù)據(jù)管理首先應(yīng)根據(jù)目標(biāo),分析數(shù)據(jù)需求,利用各種工具與方法,對(duì)所收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選與整理,去偽存真。數(shù)據(jù)鑒別包括現(xiàn)有數(shù)據(jù)的分析和未來(lái)數(shù)據(jù)的分析,適用于個(gè)人層次日常對(duì)數(shù)據(jù)需求和組織層次戰(zhàn)略性的數(shù)據(jù)需求。
2.數(shù)據(jù)獲取。數(shù)據(jù)獲取強(qiáng)調(diào)對(duì)已有數(shù)據(jù)的整理積累或外部現(xiàn)有數(shù)據(jù)的獲取。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō),應(yīng)收集整理更多的現(xiàn)存數(shù)據(jù),并使沉淀下來(lái)的數(shù)據(jù)具有可利用價(jià)值。具體實(shí)施策略包括:以數(shù)據(jù)挖掘、對(duì)外采購(gòu)、兼并、組織間合作等方法,獲取某個(gè)領(lǐng)域突破知識(shí)的原始積累獲取所需要的數(shù)據(jù),或有針對(duì)性的引入相應(yīng)人才,以獲取其隱性數(shù)據(jù)。
3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。隨著知識(shí)量的增長(zhǎng),知識(shí)存儲(chǔ)的重要性也在不斷增長(zhǎng),檔案館應(yīng)對(duì)已獲取的數(shù)據(jù)或是創(chuàng)造的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理后,進(jìn)行系統(tǒng)、邏輯、可靠并準(zhǔn)確的存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)包括顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)。此外,數(shù)據(jù)也可存儲(chǔ)在組織活動(dòng)程序中。
4.數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)共享是指數(shù)據(jù)在檔案館中轉(zhuǎn)移、傳遞和交流的過(guò)程,借助云平臺(tái)和大數(shù)據(jù)技術(shù)將數(shù)據(jù)資源共享到個(gè)人或者部門,數(shù)據(jù)共享是高校檔案館工作的最終目標(biāo),高效率的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能為共享活動(dòng)提供更便捷的途徑。隨著數(shù)據(jù)量的增加,共享工具與方式變得更為重要,特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),各種前沿性的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都可以應(yīng)用到數(shù)據(jù)共享中來(lái)。
5.數(shù)據(jù)應(yīng)用。數(shù)據(jù)在應(yīng)用時(shí)才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。學(xué)習(xí)、變革以及接收和應(yīng)用數(shù)據(jù)的意愿,都體現(xiàn)了檔案館數(shù)據(jù)應(yīng)用程度。個(gè)人或者團(tuán)體對(duì)數(shù)據(jù)的需求決定了數(shù)據(jù)應(yīng)用程度,是數(shù)據(jù)鑒別、創(chuàng)新、獲取、存儲(chǔ)和共享的參考點(diǎn)。同時(shí),數(shù)據(jù)應(yīng)用體現(xiàn)了檔案館數(shù)據(jù)管理運(yùn)行狀態(tài)。
6.數(shù)據(jù)創(chuàng)新。數(shù)據(jù)創(chuàng)新是數(shù)據(jù)管理的核心問(wèn)題,對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō),數(shù)據(jù)創(chuàng)新過(guò)程不僅是產(chǎn)品或服務(wù)方面的創(chuàng)造過(guò)程,要注重創(chuàng)新主體的多元化,通過(guò)多種方式積極引導(dǎo)社會(huì)力量參與其中[3]13,即鼓勵(lì)全體檔案館員工積極參與,同時(shí)支持檔案用戶從利用的角度建言獻(xiàn)策。創(chuàng)新有很多方法,如頭腦風(fēng)暴法、小組討論、跨界團(tuán)隊(duì)合作等。
(三)檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)體系。
檔案館數(shù)據(jù)管理評(píng)價(jià)可采用指標(biāo)體系的方法:將檔案館數(shù)據(jù)管理的三方面核心內(nèi)容設(shè)定一級(jí)指標(biāo)體系,包括:檔案館數(shù)據(jù)管理資源、檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、檔案館數(shù)據(jù)服務(wù)管理。在一級(jí)指標(biāo)體系之下,設(shè)二級(jí)指標(biāo),二級(jí)指標(biāo)為檔案館數(shù)據(jù)管理各項(xiàng)能力要素。
1.高校檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)模型內(nèi)容。(1)高校檔案館數(shù)據(jù)資源:這其中包括數(shù)據(jù)資源硬環(huán)境和軟環(huán)境。(2)高校檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng):建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是檔案館實(shí)施數(shù)據(jù)管理的前提條件,也是管理檔案館數(shù)據(jù)資源的重要手段。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)據(jù)管理流程及檔案館管理的自動(dòng)化,使檔案館更容易提供新理論、新模式、新服務(wù),使數(shù)據(jù)管理流程更具實(shí)用性及高效性。檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)包括數(shù)據(jù)流程管理及檔案館業(yè)務(wù)管理兩大模塊。(3)數(shù)據(jù)服務(wù):高校檔案館開展數(shù)據(jù)服務(wù)是檔案館實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理目標(biāo)的主要手段,其能力水平直接影響檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效。對(duì)于數(shù)據(jù)服務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)可以通過(guò)檔案館網(wǎng)站訪問(wèn)量、檔案館數(shù)據(jù)服務(wù)方式多樣化,數(shù)據(jù)服務(wù)涉及面,用戶服務(wù)滿意度,數(shù)據(jù)共享程度及數(shù)據(jù)服務(wù)機(jī)制構(gòu)建等多方面指標(biāo)來(lái)衡量。
2.高校檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)步驟。結(jié)合高校檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)的具體內(nèi)容,基于評(píng)價(jià)模型,對(duì)數(shù)據(jù)管理績(jī)效進(jìn)行定量評(píng)價(jià)。本文借鑒模糊綜合評(píng)價(jià)理論與層次分析理論,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效的評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)過(guò)程有以下四個(gè)步驟。(1)確定評(píng)價(jià)模型要素集W。本文共分為一級(jí)指標(biāo)四個(gè)W={W1,W2,W3,W4};二級(jí)指標(biāo)20個(gè)W1={U1,U2,U3,U4,U5,U6}、W2={U7,U8,U9,U10}、W3={U11,U12,U13,U14,U15,U16,}、W4={U17,U18,U19,U20}。(2)確定指標(biāo)要素權(quán)重集Im={I1,I2,…,…,Im-1,Im},用來(lái)表示二級(jí)指標(biāo)Un={U1,U2,…,…,Un-1,Un}在數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)體系中的重要程度。權(quán)重值的確定主要有德爾菲法,比較加權(quán)法,層次分析法等。(3)確定評(píng)價(jià)水平集合V={V1,V2,V3,V4}={優(yōu),良,中,差}。用來(lái)衡量最終計(jì)算結(jié)果,即檔案館數(shù)據(jù)管理績(jī)效評(píng)價(jià)體系中各指標(biāo)要素,哪些是符合構(gòu)建檔案館數(shù)據(jù)管理體系要求,而哪些指標(biāo)需要進(jìn)行改進(jìn)與完善。(4)確定從W到V的模糊關(guān)系,利用模糊數(shù)學(xué)方法對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算,推導(dǎo)模糊評(píng)價(jià)矩陣,對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)體系數(shù)值進(jìn)行比較[4]24,通過(guò)量化數(shù)據(jù)分析研究檔案館數(shù)據(jù)管理體系中存在的優(yōu)點(diǎn)與不足,通過(guò)政策變化與機(jī)制建設(shè)來(lái)完善檔案館數(shù)據(jù)管理。
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2017-07-12