淺議不動產(chǎn)登記檔案整合管理

韓武生

邯鄲市不動產(chǎn)登記中心

淺議不動產(chǎn)登記檔案整合管理

韓武生

邯鄲市不動產(chǎn)登記中心

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度改革工作已經(jīng)全面展開。實行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，是將分散在各部門的登記職責(zé)整合到國土部門，建立權(quán)責(zé)一致，運轉(zhuǎn)高效，法制保障的不動產(chǎn)統(tǒng)一登記體系。作為在不動產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生的檔案資料管理是實行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度后管理工作的重要組成部分和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。本文對于不動產(chǎn)登記檔案整合管理進(jìn)行了探討，希望為以后的具體工作起到實際的參考作用。

不動產(chǎn)；檔案；管理

1 不動產(chǎn)登記檔案管理現(xiàn)狀

多年來，由于不動產(chǎn)登記職責(zé)分散在國土、住建房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門，不動產(chǎn)登記檔案管理出現(xiàn)管理機制不同，檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案信息管理系統(tǒng)各異，規(guī)范管理工作發(fā)展不平衡的狀況。從目前的情況看，國土、住建房管部門的檔案管理比較規(guī)范，信息化管理水平正在逐步提高。而林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門的不動產(chǎn)檔案管理還不夠規(guī)范，有的檔案不夠健全，亟待規(guī)范管理。這些因素都將對不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度改革，對不動產(chǎn)檔案整合管理等工作產(chǎn)生不利影響。

不動產(chǎn)登記從原來的分散登記過渡到統(tǒng)一登記的管理模式，涉及面廣，影響大，面臨各個層面的改革創(chuàng)新。在整合登記職責(zé)，實施不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的改革中，不動產(chǎn)登記檔案管理存在的主要問題是對現(xiàn)有分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案管理由哪個部門負(fù)責(zé)，怎么規(guī)范管理，怎樣為改革后建立的統(tǒng)一登記制度提供基礎(chǔ)業(yè)務(wù)保障的問題。這個問題如何解決，當(dāng)前，不動產(chǎn)登記檔案管理存在以下難點：

1.1 機構(gòu)合并難

分散登記時，各部門在檔案管理等方面投入了一定人力物力進(jìn)行規(guī)范管理和基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)標(biāo)建設(shè)，都具一定基礎(chǔ)和規(guī)模。統(tǒng)一登記職責(zé)，中央對除此之外的管理職能整合并沒有硬性規(guī)定，而是要求從各地實際進(jìn)行整合。因此，各部門都可能希望保留職能，機構(gòu)合并難度大，對確定不動產(chǎn)檔案管理的歸宿仍有分歧。

1.2 業(yè)務(wù)整合難

不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)分類復(fù)雜，業(yè)務(wù)銜接不可能一蹴而就，檔案管理的業(yè)務(wù)銜接難度亦不容低估。

1.3 檔案數(shù)量巨大，整合難

目前，分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量都不少，如果統(tǒng)一整合，勢必形成海量信息。如何效將這個巨大信息資源有序整合，需要統(tǒng)籌規(guī)劃。

2 對不動產(chǎn)登記檔案整合管理的思考與對策

建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，是在已有工作成果基礎(chǔ)上進(jìn)行整合，形成更加高效統(tǒng)一的物權(quán)登記體系。這為不動產(chǎn)登記檔案管理迎來改革創(chuàng)新的重要機遇。

2.1 制定目標(biāo)計劃，逐步分步實施

根據(jù)建立不動產(chǎn)登記制度工作部署，不動產(chǎn)登記檔案的整合工作應(yīng)分三個階段實施。第一階段目標(biāo)是理順關(guān)系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準(zhǔn)備。第二階段目標(biāo)是整合現(xiàn)有檔案，規(guī)范電子文檔，建立電子文檔數(shù)據(jù)庫，逐步移交檔案，逐步實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第三階段目標(biāo)是全面規(guī)范檔案管理，建立完整數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案以傳統(tǒng)管理為輔，信息化管理為主的根本轉(zhuǎn)變，為不動產(chǎn)登記檔案管理工作提供保障，為社會提供高效快捷的服務(wù)。

2.2 理順管理機制，落實管理職責(zé)

為有效推進(jìn)不動產(chǎn)檔案管理，確保改革中既保持工作的連續(xù)性，又不影響正常業(yè)務(wù)開展，對檔案資料的利用和整合。一是在職責(zé)整合期間，國土、住建房管、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等部門的檔案資源信息首先在部門之間以各自現(xiàn)有的檔案資源作依托，通過局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案資源共享，消除“信息孤島”，為逐步過渡到統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案管理信息平臺打牢基礎(chǔ)。二是在檔案整合規(guī)范期，檔案管理基本建立以國土為主，房管為輔的模式，林業(yè)、農(nóng)業(yè)部門的不動產(chǎn)檔案逐步移交國土部門。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)納入不動產(chǎn)登記后，應(yīng)按規(guī)范健全檔案，五年過度期后將相關(guān)檔案移交國土部門，進(jìn)入集中統(tǒng)一管理。三是全面規(guī)范管理期，全面建立以國土部門為統(tǒng)一集中管理平臺的不動產(chǎn)檔案管理體系，為不動產(chǎn)登記管理提供全方位的基礎(chǔ)服務(wù)。

2.3 建立業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步規(guī)范管理

一是高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，把好檔案整合質(zhì)量關(guān)，制定不動產(chǎn)登記的統(tǒng)一薄冊和權(quán)利證書等要件標(biāo)準(zhǔn)，以形成統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案，利于促進(jìn)檔案信息化管理。二是原來的各類檔案資料，按照原有的要件格式歸檔，新辦理的業(yè)務(wù)檔案按新的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建檔；對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文掃描，轉(zhuǎn)換為電子文檔；對已經(jīng)形成的電子文檔，進(jìn)行規(guī)范整合，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，納入數(shù)據(jù)庫管理。通過1-2年分類整合檔案的海量資源，逐步建立不動產(chǎn)登記檔案的完整數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)對不動產(chǎn)檔案信息化管理。

2.4 建立統(tǒng)一信息平臺，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范機制

以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ)，建立不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)”等主要功能，同時要注重做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范工作，采取嚴(yán)格的保密措施，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記信息化平臺建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

2.5 建立協(xié)調(diào)配合機制，加強部門之間的協(xié)調(diào)工作，切實做好檔案管理業(yè)務(wù)銜接工作

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記改革涉及面廣，業(yè)務(wù)種類復(fù)雜，各部門的登記業(yè)務(wù)銜接需要過渡和磨合，尤其是不動產(chǎn)登記檔案業(yè)務(wù)看似簡單，但整合規(guī)范工作任務(wù)卻十分繁重。應(yīng)結(jié)合實際制定檔案整合實施方案，對工作流程進(jìn)行梳理，制定檔案移交程序，制定統(tǒng)一的工作規(guī)范，細(xì)化業(yè)務(wù)銜接工作步驟，保證檔案業(yè)務(wù)順利銜接。我們要通過建立協(xié)調(diào)配合機制，充分調(diào)動各部門的工作積極性，按照制定的檔案業(yè)務(wù)銜接模式，認(rèn)真做好整合后的檔案資料移交，將分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案資源全部納入規(guī)范管理的軌道，為建立完善的物權(quán)登記管理體系而共同努力。

3 結(jié)束語

本文對各類不動產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，探討將目前分散在各登記機構(gòu)的不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行規(guī)范管理，以及提出對現(xiàn)有不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行過渡整合管理的途徑，為全面建立和完善不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度提供基礎(chǔ)保障。

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