論述做好新時(shí)期文秘工作的思考

劉衛(wèi)杰

國(guó)網(wǎng)河南鹿邑縣供電公司

1 企業(yè)文秘工作的性質(zhì)分析

企業(yè)文秘工作在辦公室甚至整個(gè)企業(yè)都有著十分重要的作用，是促進(jìn)企業(yè)工作效率提升的關(guān)鍵所在。做好新時(shí)期的企業(yè)文秘工作，就必須要理解企業(yè)文秘工作的性質(zhì)，這是做好其他的工作的前提和基礎(chǔ)。首先企業(yè)文秘工作有著服務(wù)性質(zhì)，這是因?yàn)槠髽I(yè)文秘工作的主要職責(zé)就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部和職工進(jìn)行服務(wù)的，在實(shí)踐中發(fā)揮著承上啟下的重要作用，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間溝通的重要紐帶，這些工作很多都和企業(yè)的利益息息相關(guān)，如果文秘人員在工作中不細(xì)心或者不注意就很有可能會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)巨大的損失，影響到企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。其次文秘工作有著一定的綜合性質(zhì)。文秘人員和企業(yè)的其他工作人員有著很大的不同，文秘工作有著很強(qiáng)的綜合性，工作范圍十分的廣泛、包含網(wǎng)上信息傳遞、打印復(fù)印、來(lái)訪接待、檔案管理、文件傳閱、文書(shū)處理、會(huì)務(wù)工作等等，這些多方面工作和信息的組合，充分的體現(xiàn)了企業(yè)文秘工作的綜合性。企業(yè)文秘工作的這些特征充分的證明了企業(yè)文秘工作的重要性，因此在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中做好文秘工作十分重要。

2 企業(yè)文秘工作人員所應(yīng)該具備的能力探討

2.1 企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備綜合工作能力

企業(yè)的文秘人員應(yīng)該具備一定的文字功底和熟練的業(yè)務(wù)知識(shí)，業(yè)務(wù)知識(shí)不僅僅包含專業(yè)文秘知識(shí)，同時(shí)也應(yīng)該包含一些科學(xué)文化知識(shí)，另外恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言表達(dá)能力和必要的工作方法也是企業(yè)文秘人員所應(yīng)該具備的基本能力。理解能力也是企業(yè)文秘人員在工作中不可或缺的一種重要能力，文秘工作主要就是將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策傳給員工，然后將在員工中的落實(shí)情況反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，這中間涉及到對(duì)于信息的理解和認(rèn)知，所以文秘人員自身的能力將會(huì)直接影響到企業(yè)文秘工作的效果。

2.2 企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備處理日常事務(wù)的能力

企業(yè)文秘人員的工作比較繁瑣，涉及到方方面面的內(nèi)容，但大多都比較重要，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)工作能否順利的開(kāi)展。因此在工作中一定要做到謹(jǐn)慎嚴(yán)密、精益求精，使得企業(yè)文秘工作能夠符合企業(yè)辦事的規(guī)定和原則。企業(yè)文秘工作人員在日常的工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)具備良好的處理日常事務(wù)的能力，這樣才能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。如在日常要確保文件的傳送準(zhǔn)確無(wú)誤，做好對(duì)于文件的管理工作等等，所以企業(yè)的文秘人員在日常應(yīng)該多學(xué)習(xí)企業(yè)的產(chǎn)品性能和管理構(gòu)架，促進(jìn)自身處理日常事務(wù)能力的提升，為做好各項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。

2.3 企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備一定的責(zé)任素質(zhì)

文秘工作經(jīng)常會(huì)涉及到一些企業(yè)的重要決策，這需要企業(yè)的文秘人員具備一定的責(zé)任意識(shí)才能夠做好各項(xiàng)工作，樹(shù)立保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，保障各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。文秘人員在工作中可以將國(guó)家的政策方針和自身的工作進(jìn)行有效的結(jié)合，對(duì)于一些具體的問(wèn)題要形成自身的看法，增強(qiáng)自身處理問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。另外，還應(yīng)當(dāng)熟悉企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)定和政策制度，強(qiáng)化自身工作的責(zé)任感和使命感。作為新時(shí)期的企業(yè)文秘人員，在開(kāi)展工作的過(guò)程中必須要積極主動(dòng)，充分的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性的開(kāi)展工作，在遇到問(wèn)題的時(shí)候能夠堅(jiān)持原則，明辨是非，有大局觀，這樣才能夠做好企業(yè)的文秘工作，也才能夠促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

3 新時(shí)期文秘工作人員要樹(shù)立四種意識(shí)，提高四種能力，平衡四種關(guān)系

3.1 樹(shù)立四種意識(shí)

奉獻(xiàn)意識(shí)。辦公室工作強(qiáng)度大、頭緒多、要求高、回報(bào)低，這就更需要工作人員有吃苦耐勞的作風(fēng)和無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，要正確處理苦與樂(lè)、得與失、個(gè)人與集體利益的關(guān)系，以無(wú)私奉獻(xiàn)的精神投入到工作中。

大局意識(shí)。辦公室工作人員想問(wèn)題應(yīng)站得更高一些，從全局和集體出發(fā)，有全局意識(shí)和戰(zhàn)略思維，善于把辦公室的工作置于宏觀形勢(shì)和改革發(fā)展穩(wěn)定大局及本單位的實(shí)際工作中來(lái)思考謀劃，善于了解上情，吃透下情，精于結(jié)合，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

創(chuàng)新意識(shí)。要對(duì)不斷變化的工作環(huán)境，提出不同的方案和方法。

參謀意識(shí)。辦公室工作人員不能只是人云亦云、奉命辦事、被動(dòng)工作，而應(yīng)圍繞中心工作，貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，積極當(dāng)好參謀。

3.2 耐心細(xì)致，著力提高自身能力

一是組織協(xié)調(diào)能力。要善于協(xié)調(diào)人事、財(cái)務(wù)等綜合部門(mén)，形成合力開(kāi)展工作；要善于爭(zhēng)取上級(jí)單位、兄弟單位的支持，善于贏得群眾的關(guān)注和理解，營(yíng)造和諧氛圍。

二是聯(lián)系群眾的能力。要樂(lè)于做群眾和領(lǐng)導(dǎo)之間的“通訊員”，把單位的決策及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)到群眾中去，把群眾的意愿真實(shí)快捷地反映到領(lǐng)導(dǎo)那里。

三是文字綜合能力。新時(shí)期文秘工作人員要確保起草的文稿和辦理的公文層次邏輯清楚，文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，表達(dá)準(zhǔn)確，并且符合公文規(guī)范。

3.3 正確處理各種關(guān)系

一是處理好整體與局部的關(guān)系。新時(shí)期文秘工作人員要把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。做到調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)、服務(wù)圍繞大家轉(zhuǎn)、信息圍繞決策轉(zhuǎn)。當(dāng)部門(mén)工作與整體工作、局部工作與大局工作發(fā)生矛盾時(shí)，要自覺(jué)地做到局部服從大局、個(gè)體服從整體。

二是處理好“急事”和“緩事”的關(guān)系。衡量新時(shí)期文秘工作做得好不好，既要看處理“緩事”的效果，又要看處理“急事”的水平。如果只是做具體工作，完全陷入“緩事”的圈子而忘記“急事”，那是不全面的。相反，單純追求“急事急辦”，而忽視日常工作，妨礙具體計(jì)劃的實(shí)施。

三是處理好辦公室內(nèi)部與外部的關(guān)系。首先，要善于協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。對(duì)那些難度大、工作量大、時(shí)效性強(qiáng)的任務(wù)，要合理安排人力、物力，確保工作任務(wù)的完成。其次，要善于協(xié)調(diào)辦公室與其他部門(mén)的關(guān)系。要從既維護(hù)全局利益又保護(hù)部門(mén)工作積極性的角度做好協(xié)調(diào)工作，把各部門(mén)、各處室的積極性引導(dǎo)到確保全局工作任務(wù)的完成上來(lái)。

小結(jié)

總的來(lái)講，企業(yè)的文秘人員不斷的更新自身的工作方法和工作思路，以全新的視野對(duì)待新時(shí)期的文秘工作，積極的順應(yīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷的提升服務(wù)意識(shí)，提升自身的學(xué)習(xí)能力，高標(biāo)準(zhǔn)的做好本職工作，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。

[1]陳光誼.基于能力本位的高職文秘專業(yè)課程改革芻議[J].職教論壇，2010年02期.

[2]蔡仲穎.淺談新時(shí)期對(duì)文秘專業(yè)學(xué)生綜合職業(yè)素養(yǎng)的新要求[J].遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2010年02期.