區(qū)級檔案館利用服務(wù)工作初探

付永革

摘要：本文以平谷區(qū)檔案館為例，就區(qū)級檔案館利用工作中存在跨區(qū)檔案館之間同類檔案利用制度不統(tǒng)一、檔案館（室）之間的檔案利用不同步以及跨部門之間檔案利用不共享等問題，提出制訂統(tǒng)一的檔案利用制度、推動基礎(chǔ)檔案室檔案數(shù)字化進程、構(gòu)建檔案利用平臺等措施。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館檔案利用檔案數(shù)字化

檔案利用工作，是檔案部門通過一定方式使檔案資料直接為社會組織和公民服務(wù)的工作，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案價值、發(fā)揮檔案作用的途徑。為進一步強化檔案利用工作，更好地適應(yīng)新形勢的變化，滿足各級政府和社會各界的需求，筆者對平谷區(qū)檔案館近五年來（2011～2015年）檔案利用服務(wù)情況進行了具體分析，并對目前存在的問題，提出相應(yīng)的解決對策。

一、平谷區(qū)檔案館利用服務(wù)情況分析

近五年來，平谷區(qū)檔案館全力推進館藏檔案數(shù)字化進程，不斷提高檔案提供利用服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式。在這種情況下，檔案利用數(shù)量逐年增多，個人利用占全年總利用人數(shù)的95%；檔案利用內(nèi)容不斷拓展，民生檔案利用占總利用率的84%；檔案利用效果在各行業(yè)、各部門逐漸凸顯，檔案惠民、利民成效顯著。具體如下：

（一）個人成為檔案利用的主體，民生檔案利用占主導(dǎo)地位

2011至2015年，平谷區(qū)檔案館接待查檔利用人員共計83954人次，提供利用檔案共計105493卷次。其中，社會個人利用79598人次，占總利用人數(shù)的95%；利用68340卷次，占總利用卷次的65%，個人利用檔案人數(shù)高于單位利用人數(shù)的現(xiàn)象較為突出。在此基礎(chǔ)上，民生檔案利用占主導(dǎo)地位，房產(chǎn)、婚姻、招工、知青等檔案利用占重中之重。近五年來，民生檔案利用占全年總利用人次的84%，卷次的54%。如表1所示。

（二）檔案服務(wù)社會功能逐步提升

近五年來，隨著社會各界對檔案內(nèi)容需求的日益多樣化，檔案服務(wù)社會的功能也在逐步提升。平谷區(qū)檔案館圍繞區(qū)域建設(shè)，緊抓重點工作、專項工作、特色活動，主動提供各項檔案利用服務(wù)。如針對夏各莊村、韓莊村拆遷、分房等重點工作，黨費專項檢查、土地房產(chǎn)確權(quán)、干部檔案核實、單位公車改革等專項工作，以及紀(jì)念中國共產(chǎn)黨成立95周年、中國人民抗日戰(zhàn)爭暨世界反法西斯戰(zhàn)爭勝利70周年、紀(jì)念中國工農(nóng)紅軍長征勝利80周年專題展覽等特色活動，平谷區(qū)檔案館主動與相關(guān)部門聯(lián)系，提前謀劃，將檔案利用服務(wù)工作前置，為相關(guān)部門查閱提供翔實、準(zhǔn)確的檔案資料，極大地滿足了各方利用檔案的需求。

（三）檔案數(shù)字化成果有效發(fā)揮，快捷查檔成為常態(tài)

近五年來，平谷區(qū)檔案館加大館（室）藏檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化力度。截至2016年9月底，平谷區(qū)檔案館已數(shù)字化161839卷/件，占館藏檔案的60.4%，未轉(zhuǎn)化78981卷/件，占29.5%，不需要轉(zhuǎn)化的占10.1%。并在此基礎(chǔ)上，形成了知青、招工、婚姻、房產(chǎn)、二胎、革命歷史、教學(xué)、收養(yǎng)等16個專題數(shù)據(jù)庫。目前，據(jù)筆者了解，檔案數(shù)字化副本在查檔利用中占比達90%以上，查檔時間也由原來的20分鐘縮短至少于5分鐘，調(diào)閱檔案卷數(shù)比2011年減少了1.3倍。

二、檔案利用服務(wù)工作中存在的問題

信息化時代，規(guī)范查檔、便捷查檔、高效查檔與信息共建共享利用已經(jīng)成為一種趨勢。然而，目前區(qū)級檔案館在利用工作中存在跨區(qū)檔案館之間同類檔案利用制度不統(tǒng)一、檔案館（室）之間檔案利用不同步以及跨部門之間檔案利用不共享等亟待解決的問題。

（一）缺乏統(tǒng)一的檔案利用制度

目前，區(qū)級檔案利用工作制度均由各區(qū)檔案館根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、北京市實施《中華人民共和國檔案法》辦法等法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本區(qū)檔案利用情況制定。由于全市范圍內(nèi)缺乏統(tǒng)一的檔案利用規(guī)范性文件，導(dǎo)致各區(qū)檔案館查閱同類檔案所需的手續(xù)不盡相同。這種情況在民生檔案的利用中最為明顯。據(jù)筆者了解，目前除了婚姻檔案查閱有《婚姻登記檔案管理辦法》以外，其他像房產(chǎn)、招工、知青、獨生子女、兵役檔案等民生檔案查閱都沒有較為詳細(xì)的檔案利用規(guī)范性文件。例如，北京市共有10個區(qū)級檔案館藏涉及房產(chǎn)檔案，由于各區(qū)查閱房產(chǎn)檔案所需手續(xù)并不一致，導(dǎo)致利用者十分困惑，進而給查檔利用工作帶來了較大不便。

（二）信息環(huán)境下館（室）藏檔案利用不同步

雖然很多區(qū)級檔案館館藏檔案數(shù)字化程度較高，檔案利用便捷高效，但是基層檔案室室藏檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化程度相對緩慢甚至沒有開展，這種館（室）藏檔案信息不同步的現(xiàn)象，致使數(shù)字化檔案資源不能有效共享，極大地影響了各機關(guān)檔案信息和館藏檔案的綜合開發(fā)利用。

（三）缺乏各部門檔案資源共建共享平臺

數(shù)字化時代，在最短的時間內(nèi)找到全面準(zhǔn)確的檔案信息，需要建立高效的檔案查詢系統(tǒng)及資源平臺。然而目前，各區(qū)缺乏區(qū)域檔案資源共建共享平臺，檔案館與同區(qū)的戶籍、民政、計生、武裝、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村等部門存在一定的信息壁壘，戶籍、婚姻、房產(chǎn)、兵役、獨生子女等民生檔案資源信息并不能共享，導(dǎo)致老百姓查閱同類民生檔案往往需要多次往返于不同部門，無形中增加了老百姓的查檔負(fù)擔(dān)。

三、優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作的對策

（一）制定統(tǒng)一的檔案利用制度

為使檔案利用服務(wù)工作更加規(guī)范，出臺統(tǒng)一的檔案利用制度標(biāo)準(zhǔn)，賦予其強制性與約束力，為檔案利用服務(wù)工作健康發(fā)展提供保障。一是在全市范圍內(nèi)制定統(tǒng)一的檔案利用規(guī)范性文件，解決全市跨區(qū)檔案館同類檔案利用手續(xù)不一致的問題。二是實現(xiàn)檔案館（室）之間檔案利用制度的統(tǒng)一和有效銜接，解決館（室）之間檔案利用手續(xù)不一致的問題。三是結(jié)合行業(yè)部門的專業(yè)要求，制定統(tǒng)一的專業(yè)檔案特別是民生檔案利用制度，解決同類檔案利用手續(xù)不一致的問題。這樣，通過制定統(tǒng)一的檔案利用制度，可以有效減少查檔糾紛，進而實現(xiàn)便捷查檔、規(guī)范查檔、高效查檔。

（二）推動基層檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化

1.實現(xiàn)館（室）藏檔案數(shù)字化協(xié)同發(fā)展。統(tǒng)籌部署室藏檔案數(shù)字化與館藏檔案數(shù)字化工作，平谷區(qū)檔案館將基層單位室藏檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作列入?yún)^(qū)檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，提出“十三五”發(fā)展目標(biāo)；下發(fā)《北京市平谷區(qū)檔案局關(guān)于印發(fā)〈平谷區(qū)2017-2020年室藏檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作計劃〉的通知》，有計劃地開展基層數(shù)字轉(zhuǎn)化工作；制訂每年基層數(shù)字轉(zhuǎn)化工作方案，確定每年數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作重點，確?；鶎訑?shù)字轉(zhuǎn)化的同步完成；制訂《平谷區(qū)基層檔案室數(shù)字轉(zhuǎn)化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》，規(guī)范開展基層檔案室數(shù)字轉(zhuǎn)化工作。

2.以“點”帶“面”，逐步推動，用實際效果提高對室藏檔案數(shù)字化的認(rèn)識。2014年底，平谷區(qū)檔案館將劉家店鎮(zhèn)和金海湖鎮(zhèn)檔案室作為創(chuàng)新工作的突破點，開展基層檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作。2015年6月，上述兩個鄉(xiāng)鎮(zhèn)已基本完成檔案室藏需進館檔案的數(shù)字化掃描工作，實現(xiàn)不進庫房即可查閱檔案目錄及原文，并在村委換屆，村干部補貼發(fā)放和黨員管理等實際工作中實現(xiàn)了檔案快速查閱服務(wù)。2016年，平谷區(qū)檔案館將全部鎮(zhèn)街室藏檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作作為首要任務(wù)，列入工作計劃。同時，平谷區(qū)檔案館預(yù)計在“十三五”期間將完成50%的一、二級立檔單位室藏檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作，并遵循“館室銜接”“先后有序”“確保重點”的原則，將基層檔案數(shù)字化推向深入，實現(xiàn)館（室）藏數(shù)字化的有效銜接。

（三）實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)民生檔案資源共享

1.構(gòu)建信息資源共享體系。平谷區(qū)檔案館積極調(diào)整檔案資源結(jié)構(gòu)與布局，特別是將各類民生檔案資源全部整合進區(qū)綜合檔案館。與此同時，聯(lián)合區(qū)發(fā)改委、衛(wèi)計委、住建委、教委、區(qū)人力社保局、民政局、國土資源分局、規(guī)劃分局、工商分局、地稅局等涉民部門，充分利用網(wǎng)絡(luò)媒體資源和現(xiàn)代化信息手段，實現(xiàn)館內(nèi)外民生檔案資源的有效整合，以便在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)資源的共建共享。比如對于公路局、工商分局、海關(guān)等不在檔案接收進館范圍內(nèi)的市屬單位的檔案，考慮到其中大部分都是涉及群眾利益的民生檔案，建議采用“實體分散保存，資源集中共享”的管理模式，即檔案原件暫由本單位保管，區(qū)檔案局指導(dǎo)建立民生檔案專柜，并將專門目錄報送檔案館備查，以便百姓查閱。

2.建立行業(yè)目錄檢索體系。通過網(wǎng)絡(luò)平臺整合相關(guān)行業(yè)或者公共服務(wù)重點部門的民生檔案資源，分行業(yè)、分種類建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)目錄檢索系統(tǒng)。利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速獲取民生檔案所需目錄信息，避免利用者因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現(xiàn)象，最大限度地方便他們對民生檔案的利用。為了更好地服務(wù)群眾，平谷區(qū)檔案館還開發(fā)了“農(nóng)村檔案管理發(fā)布平臺”，通過在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行目錄檢索，將村級房產(chǎn)檔案信息納入檔案館民生檔案資源的范圍，對相關(guān)的檔案實現(xiàn)信息資源共享，極大地方便了群眾查閱。