物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式研究

李月娥+周曉林+賈玲+嚴(yán)悅+陸江

摘要：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺(tái)。本文介紹了國內(nèi)學(xué)界關(guān)于智慧檔案館的界定，在此基礎(chǔ)上，筆者提出了自己對(duì)智慧檔案館的理解，分析了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的重要影響，闡述了基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)智慧檔案館檔案實(shí)體管理服務(wù)模式

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時(shí)隨地地連接擴(kuò)展到了任何人和物之間隨時(shí)隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺(tái)。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實(shí)踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計(jì)等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個(gè)長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進(jìn)而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式。

一、智慧檔案館的概念

我國對(duì)智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對(duì)“智慧檔案館”還沒有一個(gè)統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對(duì)智慧檔案館進(jìn)行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實(shí)踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對(duì)設(shè)施設(shè)備的自動(dòng)監(jiān)控，對(duì)各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機(jī)地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]

雖然不同學(xué)者對(duì)智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識(shí)，即不論是重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲(chǔ)、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。部分省市檔案館已經(jīng)進(jìn)行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報(bào)警系統(tǒng)、多媒體發(fā)布系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識(shí)別技術(shù)，實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)檔案實(shí)體和數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的區(qū)域追蹤定位、移動(dòng)終端管理、自動(dòng)盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動(dòng)、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。

二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理

依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個(gè)智慧的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時(shí)隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、利用、統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)并對(duì)檔案實(shí)體保管環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實(shí)體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理

20世紀(jì)80年代以前，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行維護(hù)和管理的技術(shù)都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項(xiàng)工作，如用手寫方式對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進(jìn)行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時(shí)采用較為簡單的物理、化學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案實(shí)體的保管和保護(hù)，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實(shí)體管理水平和檔案利用查找效率，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體的目錄、全文等信息的收集、存儲(chǔ)和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進(jìn)大多是針對(duì)檔案虛擬信息的，由于檔案實(shí)體本身無法自動(dòng)發(fā)送和接受任何指令，因此在對(duì)這些虛擬信息進(jìn)行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實(shí)體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的都是檔案的虛擬信息，無法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實(shí)體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。

同時(shí)，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實(shí)體，主要依賴檔案的分類擺放來進(jìn)行檔案實(shí)體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯(cuò)位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯(cuò)位放置的檔案，將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。

另外，為了有效保障檔案實(shí)體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會(huì)配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動(dòng)化程度不高，很多還需要依賴人工管理實(shí)現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨(dú)立運(yùn)行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實(shí)體管理

引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個(gè)帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會(huì)徹底解決檔案館中檔案實(shí)體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個(gè)聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)都具有獨(dú)立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點(diǎn)的方式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的實(shí)時(shí)感知和監(jiān)測。同時(shí)，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案實(shí)體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。

通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對(duì)檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對(duì)更新，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯(cuò)位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實(shí)體的錯(cuò)位放置，讀寫設(shè)備就會(huì)報(bào)警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯(cuò)位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實(shí)體，借閱的過程將會(huì)變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點(diǎn)去圖形化導(dǎo)航索取對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體的物理位置并完成實(shí)體借閱。同時(shí)，由于每份檔案都具有獨(dú)一無二的電子標(biāo)簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實(shí)體借閱的過程中，檔案實(shí)體的檔號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動(dòng)地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點(diǎn)要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護(hù)系統(tǒng)集成一體，形成一個(gè)統(tǒng)一的安全管理平臺(tái)。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點(diǎn)上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺(tái)通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸?、光線等環(huán)境情況進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實(shí)體處于溫濕度不合適的環(huán)境時(shí)，傳感器節(jié)點(diǎn)能夠自動(dòng)向?qū)?yīng)的管理節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實(shí)體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險(xiǎn)。管理平臺(tái)可以通過檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施監(jiān)控，如果檔案實(shí)體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時(shí)檢測并報(bào)警，同時(shí)管理平臺(tái)可以自動(dòng)以手機(jī)短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報(bào)情況，從而便于管理人員能夠隨時(shí)隨地了解庫房情況。

因此，隨著傳感器節(jié)點(diǎn)的智能程度不斷提高，檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個(gè)被動(dòng)的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實(shí)體的橋梁作用。檔案實(shí)體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式

如果說傳統(tǒng)檔案館以對(duì)檔案實(shí)體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公開程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會(huì)隨之發(fā)生改變。

（一）由靜態(tài)被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃?dòng)服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實(shí)體。檔案服務(wù)過程中，檔案實(shí)體更多時(shí)候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動(dòng)地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。

而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個(gè)重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點(diǎn)的檔案實(shí)體可以主動(dòng)地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時(shí)也可以隨時(shí)隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實(shí)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)將對(duì)用戶尋找檔案實(shí)體的過程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案實(shí)體富有智慧，成為利用活動(dòng)中的主動(dòng)參與者。

（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程

現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實(shí)體之間無法直接進(jìn)行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時(shí)記錄檔案的借閱信息。由于檔案實(shí)體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實(shí)體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進(jìn)行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請(qǐng)借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體都是具有計(jì)算能力的智慧節(jié)點(diǎn)，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案虛擬信息與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，從而加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點(diǎn)建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時(shí)，不僅能夠?qū)崟r(shí)感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點(diǎn)引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實(shí)體。

（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的信息存儲(chǔ)有限，且實(shí)體信息很難更新，無法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進(jìn)行用戶服務(wù)。其能夠?yàn)橛脩籼峁┑拇蠖嗍且粋€(gè)個(gè)孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個(gè)整體，也無法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。

然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個(gè)檔案實(shí)體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對(duì)象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時(shí)各個(gè)智慧節(jié)點(diǎn)自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個(gè)有機(jī)的整體，相互之間可以進(jìn)行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識(shí)，對(duì)各節(jié)點(diǎn)之間的檔案知識(shí)進(jìn)行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價(jià)值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。

四、結(jié)語

隨著檔案進(jìn)庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對(duì)所有檔案實(shí)體資源做到智能、高效、安全的管理和利用?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅(jiān)信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備終將促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。

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