檔案工作新起點(diǎn)

胡菡

時(shí)光飛逝，依稀記得兩年前本刊曾就海淀區(qū)檔案局（館）建設(shè)新館的情況進(jìn)行專訪，如今，當(dāng)年圖紙中的新館已坐落于海淀區(qū)溫泉路47號(hào)C座——海淀區(qū)北部文化中心西北角，成為該文化中心的重要組成部分。建成后的新檔案館究竟是什么樣，投入使用后的運(yùn)行狀況如何，從老館到新館的搬遷過程中又有哪些不為人知的細(xì)節(jié)和經(jīng)驗(yàn)？帶著幾分期盼與好奇，記者于近日走訪了海淀區(qū)檔案館新館，就心中的疑問一探究竟。

位于海淀區(qū)溫泉鎮(zhèn)中心區(qū)的海淀區(qū)檔案館新館，并非是一座獨(dú)立建筑，而是與文化館、圖書館、溫泉中心共同構(gòu)成了外觀形似鋼琴立面的海淀北部文化中心。按照設(shè)計(jì)方對(duì)這四個(gè)部分別賦予的“春、夏、秋、冬”的設(shè)計(jì)內(nèi)涵，檔案館被定義為“冬藏”，以體現(xiàn)其館藏豐富的涵義。建成后的新館建筑面積為2.7萬余平方米，共9層，地上6層，地下3層，約占文化中心總面積的四分之一有余。

與原來位于繁華鬧市的老館相比，新館雖然地處偏僻，卻并未因此顯得冷清。這要?dú)w功于該文化中心的定位和新館內(nèi)舉辦的系列展覽。據(jù)海淀區(qū)檔案局（館）的同志介紹，“北部文化中心作為彌補(bǔ)海淀區(qū)北部文化空白的重點(diǎn)文化設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，自建成后經(jīng)常舉辦各種文化活動(dòng)，吸引了大量周邊居民。而檔案館新館落成后舉辦的大型系列展覽可謂其中的一大亮點(diǎn)?！?/p>

在新館一層展廳舉辦的系列展覽于2016年6月24日——新館落成啟用的當(dāng)日，正式面向社會(huì)開放。它由“海淀印跡”“海淀特藏”“海淀文萃”三部分組成，展覽主題突出，內(nèi)容豐富，表現(xiàn)形式多樣，將海淀區(qū)深厚的歷史文化底蘊(yùn)與高科技發(fā)展軌跡等生動(dòng)地表現(xiàn)出來，彰顯了海淀特色，吸引了大量訪客。據(jù)海淀區(qū)檔案局（館）的相關(guān)統(tǒng)計(jì)，開展至今已累計(jì)接待6517人次，特別是在新館運(yùn)行初期，曾有日接待量突破190余人次的記錄。在記者參觀的當(dāng)天，也有很多外單位的參觀團(tuán)體或是個(gè)人參觀者在此觀展。在這寒風(fēng)凜冽的隆冬時(shí)節(jié)，來來往往的參觀者們?yōu)樾吗^增添了幾分人氣，時(shí)常營(yíng)造出一股熱鬧的氣氛。

搬遷前期準(zhǔn)備充分

作為北京市首家落成的區(qū)級(jí)檔案館，海淀區(qū)檔案館新館自2016年6月下旬正式開館以來，在試運(yùn)行階段的運(yùn)行狀況一直很平穩(wěn)，不但成功舉辦了上述展覽，而且在提供查檔服務(wù)方面也很及時(shí)。新館能在使用初期如此正常、順利地運(yùn)行，與海淀區(qū)檔案局（館）的同志們高效、安全、有序地完成搬遷任務(wù)密不可分。

談及新館的搬遷，海淀區(qū)檔案局（館）相關(guān)負(fù)責(zé)人感慨頗多，他認(rèn)為做好搬遷的前期準(zhǔn)備工作，是新館搬遷順利進(jìn)行的首要前提?！霸谛吗^建設(shè)之初，搬家就被提到日程上來，今年5月份新館竣工后，搬家工作已進(jìn)入到實(shí)質(zhì)性操作階段。為了搬遷順利，我們?cè)谇捌谧隽顺渥愕臏?zhǔn)備工作”采訪中該負(fù)責(zé)人如是說。據(jù)介紹，今年9月上旬，海淀區(qū)檔案局（館）專門邀請(qǐng)國(guó)家、市檔案局（館）的專家和領(lǐng)導(dǎo)以及高校檔案保護(hù)專業(yè)的教授、學(xué)者為新館“把脈會(huì)診”，請(qǐng)他們就確保檔案入庫(kù)后的安全和新館功能用房的布局給予專業(yè)指導(dǎo)。專家們根據(jù)檔案“八防”的要求，分別就新館檔案庫(kù)房的溫濕度、燈光照明、消防、密集架、低溫消毒室、中央監(jiān)控室以及庫(kù)區(qū)環(huán)境進(jìn)行了實(shí)地考察、評(píng)估，并針對(duì)新館試運(yùn)行期間發(fā)現(xiàn)的不足和隱患提出了建議。海淀區(qū)檔案局（館）對(duì)此十分重視，及時(shí)細(xì)化、完善了新館整體搬遷方案及應(yīng)急預(yù)案，并對(duì)試運(yùn)行階段出現(xiàn)的問題采取了切實(shí)可行的改進(jìn)措施。據(jù)海淀區(qū)檔案局（館）相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，為使新館的檔案庫(kù)區(qū)達(dá)到“八防”要求，海淀區(qū)檔案局（館）及時(shí)為一層展廳及特藏室配備了除濕機(jī)，并在重點(diǎn)庫(kù)區(qū)、展覽大廳、特藏展室等處安設(shè)了40個(gè)溫濕度計(jì)。同時(shí)，在局（館）領(lǐng)導(dǎo)的親自協(xié)調(diào)下，責(zé)成有關(guān)部門向部分庫(kù)房投放了防蟲與防霉中草藥制劑，并對(duì)檔案庫(kù)區(qū)溫濕度儀器設(shè)備進(jìn)行階段性調(diào)試，委托權(quán)威機(jī)構(gòu)先后兩次對(duì)庫(kù)區(qū)和辦公區(qū)的甲醛、PM2.5、CO2等空氣質(zhì)量要素進(jìn)行檢測(cè)。此外，局（館）還根據(jù)測(cè)量數(shù)據(jù)的變化，有針對(duì)性地制定了若干應(yīng)對(duì)措施，使庫(kù)房盡快達(dá)到檔案保管條件，為后續(xù)檔案實(shí)體的搬遷做好準(zhǔn)備。

除了對(duì)新館庫(kù)房保管條件是否達(dá)標(biāo)進(jìn)行了充分論證外，海淀區(qū)檔案局（館）在主動(dòng)爭(zhēng)取區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)重視、對(duì)員工進(jìn)行思想動(dòng)員和搬遷工作組織協(xié)調(diào)等方面的準(zhǔn)備也很到位。他們較早地提交了“搬遷方案請(qǐng)示”并得到區(qū)委、區(qū)政府的批復(fù)，明確了完成搬遷的時(shí)間節(jié)點(diǎn)；隨后又根據(jù)時(shí)間進(jìn)度，召開了搬遷工作全局動(dòng)員會(huì)，做好思想動(dòng)員和組織發(fā)動(dòng)，使大家從思想上重視并樂意接受這項(xiàng)艱巨的任務(wù)；在搬遷工作組織協(xié)調(diào)方面，海淀區(qū)檔案局（館）提早制定了搬遷方案、應(yīng)急預(yù)案，成立了搬遷領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組，提前兩周在老館門口張貼閉館通知并通過報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、公眾微信號(hào)等多種方式公布了閉館時(shí)間和新館的查檔熱線，多次召開搬遷專題會(huì)討論具體細(xì)節(jié)，為搬遷工作的實(shí)施做好各方面的準(zhǔn)備。

搬遷過程高效安全

從2016年10月28日到11月21日，海淀區(qū)檔案局（館）僅用了不到一個(gè)月的時(shí)間就完成了所有搬遷工作，期間采取了閉館措施，即11月7日至11月20日閉館兩周，搬運(yùn)館藏實(shí)體和機(jī)房設(shè)備，11月21日恢復(fù)開館和查檔利用服務(wù)。說起搬家，對(duì)我們每個(gè)普通家庭而言都不是一件輕而易舉的事，更何況是一個(gè)檔案館！海淀區(qū)檔案局（館）能在如此短暫的時(shí)間內(nèi)完成人員、設(shè)備和53萬余卷（件）館藏的搬遷，并且期間未發(fā)生過一次投訴、沒有耽誤日常接待工作、最大限度地保障了查檔利用服務(wù)不間斷，這些都與海淀區(qū)檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌安排、縝密布置和全體同志的上下一心、通力配合分不開。

新館搬遷工作進(jìn)入實(shí)施階段后，各搬遷小組憑著極強(qiáng)的責(zé)任心和大局意識(shí)，采用科學(xué)有效的方法，使搬遷過程有條不紊、忙而不亂。根據(jù)搬遷領(lǐng)導(dǎo)小組的分工安排，管理科負(fù)責(zé)館藏實(shí)體的搬遷。由于館藏實(shí)體的搬運(yùn)時(shí)間決定著閉館時(shí)間的長(zhǎng)短，管理科的同志們?yōu)榱吮M量壓縮閉館時(shí)間，不影響查詢利用，提前將利用率較高的民生檔案全部數(shù)字化，以備原件打包封箱后仍可以查閱。另外，他們還制定了包括16個(gè)文件在內(nèi)的“海淀區(qū)檔案館館藏檔案搬遷工作文件匯編”，用管理科科長(zhǎng)的話說，“這16份文件就像一個(gè)鏈條，環(huán)環(huán)相扣，幾乎把檔案實(shí)體搬遷過程中可能遇到的各種問題都考慮到了”。如其中的《海淀區(qū)檔案館館藏庫(kù)房分布區(qū)與搬遷工作步驟》中就明確了新館庫(kù)房按照利用需求設(shè)置，搬遷過程中要根據(jù)檔案的重要程度和利用頻次決定搬運(yùn)的先后順序；《專門檔案存放節(jié)數(shù)統(tǒng)計(jì)表》和《文書檔案存放節(jié)數(shù)統(tǒng)計(jì)表》則明確了不同門類檔案的數(shù)量，以便提前預(yù)留空間……不但有清晰的思路，在細(xì)節(jié)工作中管理科的同志們也做得很到位。例如，他們根據(jù)實(shí)物檔案和紙質(zhì)檔案的不同特點(diǎn)分別做了箱面標(biāo)識(shí)，在實(shí)物檔案的打包箱上注明“朝上”“易碎”“怕壓”等標(biāo)簽，在紙質(zhì)檔案打包箱上則注明起止檔案號(hào)，以便遇到突發(fā)查檔的情況也能順利找到。據(jù)海淀區(qū)檔案局（館）相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，閉館搬運(yùn)期間確有兩次突發(fā)的查檔情況，查詢者因事情緊急堅(jiān)持要求開箱調(diào)檔，由于箱面標(biāo)識(shí)工作做得嚴(yán)謹(jǐn)、到位，管理科的同志很快就從上千個(gè)打包箱中找到了所需檔案，及時(shí)滿足了查詢者的要求。管理科的人員不多，共七名同志分成了兩撥，一撥在老館負(fù)責(zé)打包，另一撥負(fù)責(zé)押運(yùn)和到新館后的上架工作，由于他們分工明確、配合默契，搬運(yùn)過程中沒有間斷和停歇，僅用七天時(shí)間就完成了所有館藏實(shí)體的搬運(yùn)和上架工作。

誠(chéng)然，整個(gè)搬遷工作的順利進(jìn)行不是單憑一個(gè)科室的努力，而是局（館）全體成員共同努力的結(jié)果。如負(fù)責(zé)機(jī)房和信息化設(shè)備搬遷的小組，他們?yōu)榱耸估橡^的查檔利用系統(tǒng)搬至新館后能順利使用，不僅在前期與各科室及新館的物業(yè)方、施工方充分溝通，不斷調(diào)整機(jī)房搬遷方案，后期還專門邀請(qǐng)了查檔利用系統(tǒng)的開發(fā)單位對(duì)軟硬件、服務(wù)器等進(jìn)行跟蹤調(diào)試，并且在恢復(fù)開館的前一天，加班加點(diǎn)、放棄休息再次檢查，以確保開館后設(shè)備正常運(yùn)行。又如，負(fù)責(zé)車輛調(diào)配、路線選擇和后勤保障的辦公室，在搬遷期間做到了搬家和接待工作兩不誤。負(fù)責(zé)接待查檔者的利用科，在搬遷工作啟動(dòng)前一直堅(jiān)守在老館的利用窗口，以保證查檔服務(wù)不間斷，直至閉館的前一天；搬到新館后面對(duì)最初每天上百人次的查檔高峰，利用科全員出動(dòng)，以耐心、周到的服務(wù)使查詢者滿意而歸。再如，負(fù)責(zé)全程記錄搬遷過程的征集科，在搬遷過程中搜集、留存了大量文字材料和影像資料，并在海淀區(qū)檔案局（館）的公眾微信號(hào)上及時(shí)更新搬遷進(jìn)展……正是由于這些科室的堅(jiān)守、敬業(yè)，各司其職、通力配合，才保證了搬遷工作的順利進(jìn)行。

除了各個(gè)搬遷工作小組的全力以赴，搬遷領(lǐng)導(dǎo)小組在保障檔案安全方面的努力也功不可沒。不但在搬遷工作啟動(dòng)前與搬家公司簽訂了保密協(xié)議，而且在搬遷過程中也安排局（館）人員全程監(jiān)督，即檔案“走”到哪，局（館）的同志就跟到哪，即使在電梯里、樓道里也有局（館）的工作人員監(jiān)督搬家公司的工作，真正做到全程無死角、無盲區(qū)。恰如海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長(zhǎng)所言：“真是把這些檔案當(dāng)個(gè)寶，把老百姓的事兒當(dāng)事兒！”此外，局（館）領(lǐng)導(dǎo)還堅(jiān)持在搬遷過程中每個(gè)階段的工作完成后召開階段性總結(jié)會(huì)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、彌補(bǔ)不足，以使下一個(gè)階段的搬遷工作順利進(jìn)行。

如果說新館的落成是海淀區(qū)檔案局（館）集體智慧的結(jié)晶，那么搬遷任務(wù)的圓滿完成則是全局（館）56名同志眾志成城、敬業(yè)守則、無私奉獻(xiàn)的生動(dòng)寫照。

憧憬未來嶄新開始

“檔案安全保管基地、愛國(guó)主義教育基地、檔案利用中心、電子文件備份中心、政府信息查閱中心”是對(duì)新型公共檔案館的功能定位。海淀區(qū)檔案館新館是否體現(xiàn)了“五位一體”功能，也是本刊此次采訪中較為關(guān)心的問題。對(duì)此，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長(zhǎng)坦言：“新館會(huì)充分利用海淀區(qū)作為科技大區(qū)、文化大區(qū)的優(yōu)勢(shì)，盡可能地運(yùn)用高科技和現(xiàn)代化手段，利用豐厚的歷史和人文資源，在安全保管基地、愛教基地、利用服務(wù)中心等方面體現(xiàn)新館的優(yōu)越性?！本唧w到新館未來的使用，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長(zhǎng)有很多自己的思考。

在“檔案安全保管基地”方面，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長(zhǎng)認(rèn)為，“相比老館不足1000平方米的庫(kù)房面積，新館在硬件上已經(jīng)有了很大改觀，現(xiàn)有庫(kù)房37間，庫(kù)區(qū)面積5800多平方米，硬件條件已經(jīng)達(dá)標(biāo)，今后將在技術(shù)保障層面上多下功夫。例如，我們聽取有關(guān)專家的建議，計(jì)劃建立一個(gè)智能化庫(kù)房管理系統(tǒng)，通過它將庫(kù)房的‘八防要求監(jiān)控起來，使庫(kù)管員坐在辦公室內(nèi)就能檢測(cè)到庫(kù)區(qū)溫濕度的變化及人員的進(jìn)出情況，而不必親自去看，因?yàn)槿绱舜蟮膸?kù)區(qū)面積靠人工抄錄監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，可能走上一天也不一定能全部做完。采用智能化管理不僅能提高效率，還可以利用它提供的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)做月分析和周分析，使我們及時(shí)掌握一段時(shí)間的庫(kù)區(qū)溫濕度變化，以便指導(dǎo)整個(gè)庫(kù)區(qū)內(nèi)溫濕度的調(diào)節(jié)。如果這個(gè)智能化庫(kù)房能建起來，可以說新館真正運(yùn)用了現(xiàn)代化的管理手段?！?/p>

在“愛國(guó)主義教育基地”方面，海淀區(qū)檔案局（館）計(jì)劃不斷推出新的展覽，充分發(fā)揮展覽作為中小學(xué)教育輔助課堂的作用。同時(shí)，局（館）還積極協(xié)助區(qū)教委的科研院所，探討如何把海淀歷史寫進(jìn)中小學(xué)教材，以激發(fā)學(xué)生們學(xué)習(xí)、了解海淀歷史文化的興趣和知海淀、愛海淀的情懷，從而激勵(lì)這些象征著海淀未來的孩子們，長(zhǎng)大后為海淀美好的明天努力奮斗。此外，局（館）還打算充分發(fā)揮新館面積寬裕的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步豐富館藏，做到應(yīng)收盡收，使館藏門類更加豐富，也為查詢利用者提供更多幫助，使公眾越發(fā)體會(huì)到檔案的價(jià)值、檔案的魅力?！爱?dāng)越來越多的人因檔案而受益、受教，那么檔案館作為愛教基地的功能自然也就凸顯了”采訪中海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長(zhǎng)由衷地說道。最后，局（館）長(zhǎng)還提到了“冷工作熱處理”的工作思路，即把檔案館的工作搞活，進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案館的開放性。比如，局（館）每天都通過微信公眾號(hào)——“海淀檔案”宣傳、展示館藏，利用這種覆蓋面極廣的新媒體引起更多人對(duì)檔案館的關(guān)注，甚至使他們逐步成為豐富館藏的貢獻(xiàn)者，實(shí)現(xiàn)檔案館與利用者的雙贏；在新館內(nèi)設(shè)立檔案沙龍，搜集各種有關(guān)檔案的資料，為員工業(yè)余學(xué)習(xí)提供方便?？傊?，在發(fā)揮愛教基地的功能方面，新館大有可為。

在“檔案利用中心”和“政府信息查閱中心”方面，新館的利用大廳以嶄新的面貌示人：功能齊全的設(shè)施設(shè)備，科學(xué)有序的區(qū)域分布，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的利用流程、溫馨舒適的查檔環(huán)境和高效優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。未來，新館將繼續(xù)堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)理念，致力于不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，開拓服務(wù)渠道，延伸服務(wù)內(nèi)容，積極探索新形勢(shì)下“讓信息跑起來，讓群眾少跑路”的服務(wù)模式。采訪中，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長(zhǎng)談到了開辟手機(jī)APP查檔、查閱政府公開信息的設(shè)想，同時(shí)，提到局（館）目前正想方設(shè)法在市內(nèi)繁華地段設(shè)立查詢點(diǎn)，如在位于雙榆樹的海淀區(qū)民政局婚姻登記大廳和位于西四環(huán)北路的海淀區(qū)政府辦行政利用大廳內(nèi)分別設(shè)立查詢窗口，從而形成在海淀區(qū)北部、中部、南部都有查詢點(diǎn)，以方便全區(qū)的黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)公眾利用、查詢檔案和政府公開的信息。另外，搬到新館后，海淀區(qū)檔案局（館）也打算在簡(jiǎn)化檔案查詢審批程序、延長(zhǎng)檔案館開放式時(shí)間等方面進(jìn)行探索、嘗試，以期充分發(fā)揮檔案館作為公共文化資源的作用。

在電子文件備份中心方面，海淀區(qū)檔案局（館）也計(jì)劃采取更新機(jī)房設(shè)備，為重要檔案資料加電子標(biāo)簽等手段，真正做到把電子文件“管”起來，而不僅僅是復(fù)制和拷貝。

2016年是“十三五”規(guī)劃的開局之年，亦是海淀區(qū)檔案館自1986年成立以來的30周年紀(jì)念。在這樣有紀(jì)念意義的年份中，海淀區(qū)檔案館新館的落成使用無疑成為獻(xiàn)禮之作，標(biāo)志著海淀區(qū)檔案事業(yè)邁上了新臺(tái)階。誠(chéng)如海淀區(qū)區(qū)長(zhǎng)于軍所言：“（搬遷工作）是歷史性的節(jié)點(diǎn)”，搬到新館后的海淀區(qū)檔案局（館）已經(jīng)站在了歷史轉(zhuǎn)折新起點(diǎn)上，讓我們祝愿它能以濃墨重彩的筆觸繪出檔案事業(yè)的美好藍(lán)圖！