科學(xué)技術(shù)檔案的實(shí)踐與體會(huì)

顏瑢

摘要：科技檔案建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，檔案管理是進(jìn)行一切消息查找的來源渠道，對(duì)工作的效率起著非常高的決定作用，意義十分重大。但是目前，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)檔案管理工作還存在著很多的問題，例如員工的素質(zhì)、管理制度等等都需要提高。只有及時(shí)的發(fā)現(xiàn)這些問題并且盡快的加以完善，才會(huì)提高我國(guó)的檔案管理水平。 本文簡(jiǎn)單描述了本人自參加檔案工作以來的體會(huì)。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)人員的支持 收集、整理 提高素質(zhì) 現(xiàn)代化

科技檔案工作，不僅是企、事業(yè)單位職能性管理工作的基礎(chǔ)，而且為企、事業(yè)單位的基礎(chǔ)性管理工作提供資料依據(jù)和前提條件。我院檔案室是包括科情、科技在內(nèi)的檔案室，隸屬于總公辦，科技資料工作在業(yè)務(wù)上由總工程師領(lǐng)導(dǎo)，配有四名工作人員。2006年企業(yè)整頓合并以來逐步建立健全了科技檔案理制度和各項(xiàng)設(shè)施，積極開展了利用工作，為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮了很大作用。加強(qiáng)科技成果檔案的管理，是促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化管理和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要條件之一。

1 設(shè)計(jì)人員的支持，是做好科技檔案工作的關(guān)鍵

科學(xué)技術(shù)檔案工作如果沒有設(shè)計(jì)生產(chǎn)人員的支技就是無法做好。因?yàn)樵O(shè)計(jì)生產(chǎn)人員是科技文件材料的編制人，他們最清楚地了解檔案的前身—科技文件材料的來龍去脈。因此，在檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)中取得科技人員的支持是非常重要的。我們?cè)诠ぷ髦胁煊X到，在科技人員中大體有兩種思想：一種是認(rèn)為無所謂的思想。有這種思想的人已經(jīng)工作多年，或沒有形成科技文件材料，或形成了但沒有積累保存下來，這種人常常是對(duì)工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案工作重要性缺乏認(rèn)識(shí)。我們對(duì)有這種思想的人用宣傳檔案工作的重要性和對(duì)其進(jìn)行考績(jī)的辦法加以解決。第二種思想是對(duì)自己在設(shè)計(jì)生產(chǎn)中形成的科技文件材料很珍惜，習(xí)慣自己保存，不忍歸檔。怕文件材料歸檔后，要用時(shí)找不到、不方便、對(duì)有這種思想的人，最好的解決辦法是用檔案工作的成果去取得他們的信任。維護(hù)科、技檔案的完整，就是要保證科技檔案的齊全成套，不能殘缺不全。具體講完整怕性包括兩個(gè)方面，一是應(yīng)建立的科技檔案種類、項(xiàng)目必須齊全，二是每個(gè)科技項(xiàng)目的檔案材料保持成套性，這是實(shí)現(xiàn)科技檔案完整的基礎(chǔ)。維護(hù)科技檔案的完整也就是維護(hù)科技檔案的不可分散性。沒有科技檔案的完整性，也就沒有科技檔案的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。我院的科技檔案由于兩院合并、搬家等眾多因素，存在“缺、散、亂”的現(xiàn)象。缺，即技術(shù)檔案殘缺不全。一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目邊設(shè)計(jì)、邊施工，設(shè)計(jì)工期短等眾多因素，導(dǎo)致檔案缺失嚴(yán)重。散，即已經(jīng)形成的一些技術(shù)文件散存在設(shè)計(jì)部門和技術(shù)個(gè)人手中，亂，應(yīng)該歸檔的不歸檔，。由于技術(shù)檔案的“缺、散、亂”，給設(shè)計(jì)生產(chǎn)造成了很大的損失。針對(duì)存在的“缺、散、亂”的狀況，我們采取了“補(bǔ)、收、整”三個(gè)措施。

2 做好科技檔案收集、整理工作

科技檔案的收集工作包含兩方面的內(nèi)容：一是設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門按照歸檔制度的要求將科技文件材料組成保管單位歸檔；二是科技檔案部門主動(dòng)收集散存在設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門和個(gè)人手中應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料?？萍紮n案部門的收集工作比較復(fù)雜，不但要按歸檔制度接收由設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門歸檔的已組成保管單位的科技文件材料的整理和組成保管單位進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。首先科技檔案部門要與科技業(yè)務(wù)部門密切合作，在統(tǒng)一的工作計(jì)劃、要求和規(guī)定之下，積極完成歸檔工作?？萍紮n案人員應(yīng)深入設(shè)計(jì)工作第一線，了解、掌握設(shè)計(jì)、生產(chǎn)中所產(chǎn)生的科技文件材料的種類、形成過程、積累數(shù)量以及歸檔情況?？萍紮n案人員要做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作如：向設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門和設(shè)計(jì)人員介紹、講解組成保管單位的方法、要求和科技文件材料價(jià)值鑒定、確定保管期限以及保管期限以及密級(jí)劃分等基本原則、方法和要求；協(xié)助設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門對(duì)應(yīng)歸檔的科技文件材料制訂歸檔的具體進(jìn)度，及時(shí)督促，按時(shí)完成歸檔工作；對(duì)設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門組成的保管間們的內(nèi)容和科技文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對(duì)要?dú)w檔的文件材料、組卷方法等進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。其次要疏通各種渠道，抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集科技檔案來源于設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門，設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門是科技檔收集工作的主渠道。根據(jù)各設(shè)計(jì)部門的設(shè)計(jì)范圍和工作特點(diǎn)，確定收集對(duì)象。針對(duì)于我們檔案室來說，現(xiàn)只保管基建檔案。抓住基建文件的可研、施工等幾個(gè)階段進(jìn)行收集，符合科技檔案的自然形成規(guī)律，容易保持科技檔案的成套性。注重隨時(shí)收集與集中收集相結(jié)合。此外還要對(duì)內(nèi)和對(duì)外收集相結(jié)合，不僅要做好本單位內(nèi)部的收集工作，而且還要做好對(duì)外的收集工作。例如外購(gòu)航測(cè)圖、區(qū)域地質(zhì)圖、氣象資料等。

收集來的科技檔案，從某種意義上說，只能是科技檔案的初級(jí)階段，科技檔案人員是無法對(duì)它進(jìn)行科學(xué)保管和有效利用的。只有對(duì)這些歸檔材料進(jìn)行科學(xué)整理，及時(shí)剔除其中多余部分，補(bǔ)充殘缺部分，揭示科技檔案的內(nèi)容、成分和特征，反映科技檔案的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，才能實(shí)現(xiàn)科技檔案的條理化、系統(tǒng)化，達(dá)到維護(hù)科技完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。因此，科技檔案的整理，是科技檔案從分散到集中、零亂到系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化過程，是改善科技檔案狀態(tài)和提高科技檔案質(zhì)量和重要手段?？萍紮n案是否經(jīng)過整理，以及整理是否科學(xué)，都直接影響對(duì)科技檔案的利用?？萍紮n案的整理工作，必須堅(jiān)持“遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和提供利用”這一基本原則，對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列、合理地組織保管單位。為做好科技檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及提供利用工作打下基礎(chǔ)。

3 提高檔案工作人員的素質(zhì)，是做好科技檔案工作的必要條件

從事任何一項(xiàng)工作都有一個(gè)從生疏到熟練的過程。只有從事科技檔案工作的人員相對(duì)穩(wěn)定，才能把工作做好。不然的話，工作人員變動(dòng)頻繁，原有人員還沒有等到熟練就又調(diào)走了，就會(huì)使工作人員永遠(yuǎn)處于生疏狀態(tài)。同是，工作人員變動(dòng)了，往往工作方法也會(huì)因人而異，長(zhǎng)此以往，對(duì)工作是不利的。院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)狀況和檔案業(yè)務(wù)水平，都給予足夠的重視。對(duì)科技檔案工作人員的服務(wù)工作提出更高的要求，特別強(qiáng)調(diào)科技檔案工作服務(wù)對(duì)象的雙向性及服務(wù)效益的隱蔽性。因?yàn)榭萍紮n案工作主要為設(shè)計(jì)生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；反過來，科技活動(dòng)又產(chǎn)生科技文件材料，為形成科技檔案創(chuàng)造條件。再者，科技檔案人員為科技人員提供科技信息；反過來，科技人員又將利用科技檔案產(chǎn)生的效果反饋給科技檔案人員。

4 依靠檔案管理軟件，用現(xiàn)代化手段提高科技檔案管理工作的水平

檔案工作現(xiàn)代化，是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。它包括管理思想的現(xiàn)代化。管理組織方法、手段的現(xiàn)代化，管理人員、社會(huì)環(huán)境的現(xiàn)代化等。檔案工作的現(xiàn)代化必堅(jiān)持傳統(tǒng)方法與現(xiàn)代化方法并存的原則，不能急功近利而否定或拋棄原有的基礎(chǔ)，相反應(yīng)當(dāng)在實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的過程中充分注意和利用原有的手工工作基礎(chǔ)。檔案工作的現(xiàn)代化還需要吸收和運(yùn)用多學(xué)科的知識(shí)和技術(shù)手段，最大限度地延長(zhǎng)檔案的自然壽命。

結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代科技和生產(chǎn)的發(fā)展導(dǎo)致了檔案數(shù)量的急劇增加、檔案利用率的不斷提高，傳統(tǒng)的手工整理、檢索檔案已越來越不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)，如何能夠以較少的人力、物力更好地整理、加工檔案，為利用者提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，已經(jīng)成為待解決的問題。計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、精確度高、邏輯判斷能力強(qiáng)，存貯容量大、容易操作，能實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)等人力所無法達(dá)到的優(yōu)點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)管理檔案，正是解決這一問題的最有效的途徑。為此我院在2008年與鐵一院同步，使用了清華紫光檔案管理軟件，從錄入目錄、打印到油印檔案盒、檢索到查看電子圖紙，都大大提高了我院科技檔案管理工作的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國(guó)鐵道建筑總公司檔案管理辦法 中國(guó)鐵道建筑總公司檔案館

[2]科學(xué)技術(shù)檔案工作經(jīng)驗(yàn)選編 檔案出版社