辦公自動化軟件在H高校J學(xué)院中的應(yīng)用

沈浚

[摘要]：隨著無線網(wǎng)絡(luò)、移動通訊設(shè)備的快速發(fā)展，人們的工作、生活方式和習(xí)慣均發(fā)生了很大的變化。高校辦公自動化軟件是結(jié)合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術(shù)開發(fā)的軟件產(chǎn)品。本文探討H高校J學(xué)院中行政辦公自動化軟件的應(yīng)用情況和發(fā)展規(guī)劃。其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個人實現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。

[關(guān)鍵詞]：辦公自動化 高校 行政

1辦公自動化的概念

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）在目前常見定義中，被定義為一種新型的現(xiàn)代化的辦公方式，但是，辦公系統(tǒng)離不開人的操作和設(shè)計，是人機合一的系統(tǒng)?；诖?，在OA2000辦公自動化國際學(xué)術(shù)研討會上，辦公自動化被定義為：以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、管理科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機信息系統(tǒng)。高校的辦公自動化順應(yīng)現(xiàn)代行政辦公的需要而產(chǎn)生，目前，大部分高校開發(fā)、運行了符合自身特點的辦公自動化系統(tǒng)。本文中的H高校J學(xué)院結(jié)合多年的傳統(tǒng)行政管理，開發(fā)適合本學(xué)院的行政工作的辦公自動化軟件。

2辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)必要性

傳統(tǒng)的辦公模式，存在著信息傳遞速度慢、辦事周期較長、工作重復(fù)性高等諸多問題，在一定程度上影響了執(zhí)行過程的及時性和管理工作的正確決策。建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)能夠為學(xué)校建立開放的、高效的、網(wǎng)絡(luò)化辦公、科研與教學(xué)新環(huán)境，為學(xué)校內(nèi)部管理和外部交流提供傳播、處理基本信息的平臺，為學(xué)校門戶的建設(shè)與整合，打造信息化、數(shù)字化校園積累有益經(jīng)驗，打下堅實基礎(chǔ)。遠程辦公使得學(xué)生、教師、管理者的面對面交流辦理事務(wù)性工作的流程大大減少，大家都開始習(xí)慣于大量通過網(wǎng)絡(luò)的方式來完成教學(xué)行政活動。

3J學(xué)院行政辦公自動化軟件建設(shè)情況

H高校J學(xué)院根據(jù)需要階段性進行機構(gòu)調(diào)整，進一步優(yōu)化管理流程，在日常辦公及教學(xué)行政管理中大量使用信息化技術(shù)，從2014年起，將部分線下流程開發(fā)到網(wǎng)上辦公，提高工作效率?？紤]到系統(tǒng)必須能夠多人協(xié)同工作，并且出于開發(fā)維護的便利性考慮，采用B/S架構(gòu)來推動辦公自動化。綜合考慮操作的便利性和用戶的接受度、系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性、系統(tǒng)的可維護性和可擴展性、安全性等方面的要求，將原有的管理流程進行優(yōu)化，進一步明確各部門職能，在日常辦公及行政管理中大量使用信息化技術(shù)，提高工作效率。搭建了學(xué)院內(nèi)部辦公OA系統(tǒng)，將公章使用、信息發(fā)布、發(fā)文、學(xué)生接待、文印登記等行政辦公申請審核流程實現(xiàn)網(wǎng)上辦理。圖1顯示了一個學(xué)院內(nèi)部網(wǎng)上行政辦公系統(tǒng)的幾個模塊操作界面。

4J學(xué)院行政辦公自動化軟件使用體會

J學(xué)院應(yīng)用行政辦公自動化軟件兩年來，不僅在辦事流程上大大節(jié)約流轉(zhuǎn)時間，提高工作水平和管理效率，而且辦事更加規(guī)范。數(shù)字化信息化更便于存檔查詢檢索。

4.1辦公更加規(guī)范

在辦公自動化軟件平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、流程進行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了運行風(fēng)險，增加了監(jiān)督性。

4.2辦公流程清晰

運用行政辦公自動化軟件，在每一個流程的發(fā)起都有清晰的流程圖，可以指導(dǎo)申請人員進行正確的辦公申請，比如公章使用中，操作流程圖（如圖2所示），清晰辦事流程，員工提起公章使用申請，需要經(jīng)過部室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，才能進程到學(xué)院辦公室進行蓋章操作，這樣的流程操作，不僅讓申請者清晰流程，更能讓用印人正確用印。

再如，信息發(fā)布，在操作流程圖上（如圖3所示）明確操作流程，高校的信息發(fā)布非常嚴謹，不僅需要業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過，還需要黨支部的審核，從業(yè)務(wù)和政治的角度雙重審核，通過后才可以發(fā)布。但如果是常規(guī)的每年例行的信息發(fā)布，可以主管領(lǐng)導(dǎo)通過選擇常規(guī)發(fā)布后直接發(fā)布。這樣的流程可以節(jié)省一個流程點從而節(jié)約審批流程和時間。

4.3節(jié)約流轉(zhuǎn)時間

高校行政辦公是嚴謹?shù)?，一個申請需要二到三級的審批，傳統(tǒng)的審批是線下流轉(zhuǎn)，一旦找不到審批的人簽字，流程就無法進行下去。采用了行政辦公自動化軟件，將線下審批轉(zhuǎn)為線上審批。大大節(jié)約流轉(zhuǎn)時間，原本可能需要幾天走完的流程，線上一個小時不到就可完成。

4.4提高管理效率

運用行政辦公自動化軟件，文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，幫助使用者了解工作進程，不僅大大減少了傳統(tǒng)靠人腦記憶及筆記記錄的了工作量，而且精準的記錄，規(guī)避出錯。J學(xué)院使用行政辦公自動化軟件至今，有信息發(fā)布900多次申請，公章使用800多次申請，文印登記300多次申請，通過網(wǎng)上辦公自動化軟件，不僅辦公快捷，還為存檔查詢提供了方便。

4.5方便信息檢索

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)和手工辦公模式下，工作存檔的查詢檢索存在非常大的難度和工作量。 辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)了電子化，通過電子信息的形式實現(xiàn)文檔的保管，查詢調(diào)檔便捷迅速，準確率高。

4.6局限與不足

行政辦公自動化軟件的使用依賴網(wǎng)絡(luò)，如果遇到網(wǎng)絡(luò)故障，將無法實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，另外，隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，雖然辦公自動化的實現(xiàn)給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但是近幾年來正因為科技的發(fā)展，使得不少不法分子乘虛而入，像電腦黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等嚴重影響了高校的辦公質(zhì)量，給高校帶來了嚴重的威脅，一些重要的數(shù)據(jù)文件經(jīng)常被盜取、損壞。因此，加強學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全管理，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)盡量單獨使用極其重要。

5J學(xué)院行政辦公自動化軟件的發(fā)展

J學(xué)院通過兩年來的的行政辦公自動化軟件的開發(fā)和使用，大大提高了行政辦公的效率和質(zhì)量，根據(jù)使用反饋，以及工作需求，接下來會繼續(xù)開發(fā)辦公模塊，比如合同管理、交辦協(xié)辦等。結(jié)合工作實踐，開發(fā)切之可行的辦公自動化軟件，為日益繁重的高校行政工作帶來了方便，更提供了正確工作的保障。同時根據(jù)實際工作的需要，也在應(yīng)用中不斷探索，循序漸進地對已開發(fā)項目進行改進、升級和完善。全面推進學(xué)院高效辦公模式。

參考文獻：

[1]高蘭蘭，徐效麗，柴大萍，OA2000大會組委會.中國0A的現(xiàn)狀和展望[J].辦公自動化，2000（4）：8.